Πρακτικά κείμενα για αιτήματα βλαβών, επικοινωνία με τους ενοίκους, ανάθεση σε τεχνικούς και ανάπτυξη μιας επιχείρησης διαχείρισης πολυκατοικιών - χωρίς να προσλάβετε άλλα τρία άτομα.
Κάθε ελληνική τράπεζα βγάζει τις κινήσεις του λογαριασμού σε αρχείο. Ανεβάστε το στο Kvaro και οι πληρωμές κοινοχρήστων αντιστοιχίζονται μόνες τους στο σωστό διαμέρισμα, χωρίς το αρχείο να φύγει ποτέ από τη συσκευή σας.
Τα πρώτα δέκα διαμερίσματα τα διαχειρίζεστε από μνήμης. Μετά τα δώδεκα, μια επισκευή χάνεται σε μια απάντηση στο Viber και μια πληρωμή κυνηγιέται ενώ έχει ήδη φτάσει. Δείτε πώς ένας ιδιοκτήτης τρέχει και τις δύο δουλειές σε πενήντα διαμερίσματα με τον κόπο που απαιτούσαν τα δέκα.
Ένα ξενοδοχείο τρέχει τον ίδιο κύκλο συντήρησης με μια πολυκατοικία, απλώς πιο γρήγορα. Δείτε πώς η ροή βλαβών του Kvaro ταιριάζει σε ένα ξενοδοχείο: το προσωπικό αναφέρει, ο διαχειριστής δρομολογεί, οι τεχνικοί επισκευάζουν, το προσωπικό επιβεβαιώνει.
Ο πανικός του ετήσιου απολογισμού είναι σύμπτωμα. Ο απολογισμός είναι το αποτέλεσμα ενός κύκλου που τρέχει όλη τη χρονιά: προϋπολογισμός, κοινόχρηστα, τήρηση βιβλίων, εκκαθάριση, τακτοποίηση διαφορών. Τρέξτε τον κύκλο και το κλείσιμο της χρονιάς γίνεται αριθμητική.
Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση φτάνει σε όλη την ΕΕ με ένα κοινό πρότυπο. Οι διαχειριστές πολυκατοικιών χειρίζονται περισσότερα τιμολόγια προμηθευτών από σχεδόν οποιονδήποτε. Δείτε τι άλλαξε πραγματικά και τη διαδικασία που το κάνει δώρο αντί για βάρος.
Κάθε διαχειριστής χρωστά στην πολυκατοικία μια αναφορά, και κανείς δεν πληρώνει το βράδυ που χρειάζεται για να γραφτεί. Η λύση είναι αρχεία τόσο καλά ώστε η αναφορά να παράγεται μόνη της αντί να γράφεται.
Δέκα χρόνια αποφάσεων της πολυκατοικίας ζουν στα εισερχόμενα τριών πρώην διαχειριστών ως praktiko_teliko_v3.docx. Δείτε πώς μοιάζει ένα βιβλίο πρακτικών και γιατί το ότι μόνο προστίθενται εγγραφές είναι όλο το νόημα.
Η άμεση χρέωση αλλάζει τη μηνιαία είσπραξη από κυνήγι σαράντα μεταφορών σε ανέβασμα ενός αρχείου. Δείτε όλο τον μηχανισμό: εντολές, κωδικός αναγνώρισης δικαιούχου, προειδοποίηση, pain.008.
Το Excel είναι λάθος τη στιγμή που το κλείνετε. Δείτε το σύστημα που το αντικαθιστά: μοναδικοί κωδικοί αναφοράς πληρωμής, εισαγμένα αντίγραφα κίνησης και καταστάσεις πληρωμών που ενημερώνονται μόνες τους.
Viber, Messenger, ένα group στο Facebook: το ανεπίσημο λειτουργικό σύστημα της διαχείρισης πολυκατοικιών. Γιατί κάθε διαχειριστής χτυπά σε τοίχο γύρω στην τέταρτη πολυκατοικία και τι μπορεί να κάνει γι' αυτό.
Τα ειλικρινή νούμερα πίσω από τις δυνατότητες ενός διαχειριστή. Οι περισσότεροι σταματούν στις 3-5 πολυκατοικίες, παρότι το λογιστικό φύλλο λέει 12.
Αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ Jira, Zendesk ή κάτι παρόμοιο, δείτε τι είναι πραγματικά ένα «ticket» και ποια τέσσερα στοιχεία μετατρέπουν τα παράπονα σε ροή εργασίας.
Από το «χάλασε το ασανσέρ» μέχρι την κλειστή βλάβη: ο βασικός κύκλος ζωής ενός παραπόνου και τα σημεία όπου το 80% των διαχειριστών χάνει πληροφορίες.
Λογισμικό διαχείρισης πολυκατοικιών, πρόγραμμα κοινοχρήστων, εφαρμογή για πολυκατοικίες: διαφορετικά ονόματα, ίδια λίστα αγορών. Τα οκτώ χαρακτηριστικά που πραγματικά μετράνε και αυτά που εντυπωσιάζουν στην παρουσίαση αλλά δεν θα τα χρησιμοποιήσετε ποτέ.