Πώς να διαχειρίζεστε τα οικονομικά της πολυκατοικίας χωρίς Excel

Ρωτήστε έναν διαχειριστή πολυκατοικιών πώς παρακολουθεί τα χρήματα και θα ακούσετε παντού τον ίδιο συνδυασμό: το e-banking σε μία καρτέλα, ένα Excel σε άλλη, και ένα κινητό γεμάτο «πληρώσατε;» που κρατά ενωμένα τα δύο.

Το πρόβλημα είναι το Excel. Όχι επειδή τα λογιστικά φύλλα κάνουν λάθος πράξεις, αλλά επειδή ένα λογιστικό φύλλο ξέρει μόνο ό,τι του γράψατε τελευταία φορά. Κάθε πληρωμή που φτάνει αφού κλείσετε το αρχείο το κάνει λάθος. Έτσι ανοίγετε ξανά το e-banking, κοιτάτε τις νέες κινήσεις, τις αντιστοιχίζετε σε διαμερίσματα από μνήμης, ξαναπληκτρολογείτε τα αποτελέσματα και επαναλαμβάνετε την επόμενη εβδομάδα. Για μία πολυκατοικία αυτό κοστίζει ένα βράδυ τον μήνα. Για έξι πολυκατοικίες γίνεται η δουλειά σας.

Τα οικονομικά μιας πολυκατοικίας έχουν συγκεκριμένη μορφή, και μόλις τη μοντελοποιήσετε σωστά, το μεγαλύτερο μέρος της χειροκίνητης δουλειάς εξαφανίζεται.

Τα χρήματα κινούνται προς δύο κατευθύνσεις. Παρακολουθήστε κάθε ροή χωριστά.

Κάθε πολυκατοικία έχει ακριβώς δύο είδη ροής χρημάτων:

• Εξερχόμενες δαπάνες. Το συνεργείο καθαρισμού, η συντήρηση του ανελκυστήρα, ο ηλεκτρολόγος, το ρεύμα των κοινόχρηστων χώρων, το πετρέλαιο θέρμανσης, η ασφάλεια. Η πολυκατοικία τα πληρώνει από τον λογαριασμό της.
• Εισερχόμενα κοινόχρηστα. Τα μηνιαία κοινόχρηστα, μια έκτακτη εισφορά για τη μόνωση της ταράτσας, οι εισφορές στο αποθεματικό. Οι ιδιοκτήτες και οι ένοικοι τα καταθέτουν στον λογαριασμό της πολυκατοικίας.

Τα περισσότερα Excel ανακατεύουν και τα δύο στο ίδιο φύλλο, και γι’ αυτό καταλήγουν σε αρχαιολογία. Οι δαπάνες χρειάζονται απάντηση στο «το έχουμε πληρώσει, και με ποια γραμμή του αντιγράφου κίνησης;». Τα κοινόχρηστα χρειάζονται μια εντελώς διαφορετική απάντηση: «ποιος ακριβώς έχει πληρώσει, ποιος έχει πληρώσει μέρος, και ποιον πρέπει να υπενθυμίσω;». Το πρώτο είναι λίστα ελέγχου. Το δεύτερο είναι καρτέλα ανά διαμέρισμα. Κρατήστε τα χωριστά και κάθε ερώτηση απαντιέται με μια ματιά.

Το κόλπο του κωδικού αναφοράς: αφήστε τις πληρωμές να αυτοπροσδιορίζονται

Οι πάροχοι ενέργειας και οι εταιρείες τηλεπικοινωνιών συμφωνούν εκατομμύρια πληρωμές τον μήνα με ένα μικρό λογιστήριο. Το μυστικό τους είναι βαρετό: κάθε πληρωτής έχει έναν μοναδικό κωδικό πληρωμής, και ο κωδικός επιστρέφει στο αντίγραφο κίνησης μαζί με τα χρήματα.

Το ίδιο κόλπο δουλεύει και στην πολυκατοικία. Όταν εκδίδετε κοινόχρηστα, κάθε διαμέρισμα παίρνει τον δικό του κωδικό αναφοράς. Όταν φτάνει η πληρωμή, ο κωδικός σάς λέει ακριβώς ποιο διαμέρισμα πλήρωσε, χωρίς να μαντεύετε από το όνομα. Ο «Γ. Παπαδόπουλος» στο αντίγραφο κίνησης μπορεί να είναι τρεις διαφορετικοί ένοικοι. Ο κωδικός 26011804 είναι ακριβώς ένα διαμέρισμα.

Ο κίνδυνος είναι τα τυπογραφικά λάθη, και η λύση είναι να μη χρειάζεται ποτέ κανείς να ξαναπληκτρολογήσει τον κωδικό. Βάλτε τον μέσα στο ίδιο το αίτημα πληρωμής, δίπλα στο ακριβές ποσό, ώστε ο ένοικος να αντιγράψει και τα δύο κατευθείαν στο πεδίο «Αιτιολογία» της μεταφοράς στο e-banking. Η πληρωμή φτάνει με τον κωδικό ακριβώς όπως εκδόθηκε. Χωρίς λάθος κωδικούς, χωρίς στρογγυλεμένα ποσά, χωρίς «νομίζω ότι πλήρωσα το σωστό».

Αν δεν στήσετε τίποτε άλλο από αυτό το άρθρο, στήστε κωδικούς αναφοράς. Είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια συμφωνία που είναι δουλειά αντιστοίχισης και σε μια συμφωνία που είναι δουλειά μαντείας.

Το αντίγραφο κίνησης είναι το βιβλίο. Εισαγάγετέ το, μην το ξαναγράφετε.

Το αντίγραφο κίνησης του λογαριασμού είναι ήδη το επίσημο αρχείο των χρημάτων της πολυκατοικίας σας. Κάθε πληρωμή που μπαίνει, κάθε δαπάνη που βγαίνει, με ημερομηνία και πλήρης. Αν το ξαναγράψετε σε ένα δεύτερο έγγραφο, δημιουργείτε ένα αντίγραφο χειρότερο από κάθε άποψη, και μετά ξοδεύετε ώρες για να κρατάτε το κακό αντίγραφο συγχρονισμένο με το καλό πρωτότυπο.

Γι’ αυτό, κάντε εισαγωγή. Οι τράπεζες δίνουν το αντίγραφο κίνησης και σε μορφή που διαβάζεται από μηχανή: οι ελληνικές τράπεζες κυρίως σε Excel ή CSV από το e-banking, ορισμένες και σε MT940 ή camt.053 (XML) για επαγγελματικούς λογαριασμούς. Ποιο αρχείο κατεβάζετε από κάθε τράπεζα θα το βρείτε στον οδηγό εισαγωγής αντιγράφου κίνησης. Ένα σωστό εργαλείο διαβάζει το αρχείο και μετατρέπει κάθε κίνηση σε γραμμή που μπορείτε να συνδέσετε με μια δαπάνη ή με τα κοινόχρηστα. Οι εισερχόμενες γραμμές αντιστοιχίζονται αυτόματα στα διαμερίσματα μέσω του κωδικού αναφοράς. Οι εξερχόμενες συνδέονται με τη δαπάνη που εξοφλούν.

Οι καταστάσεις τότε υπολογίζονται μόνες τους. Μια δαπάνη με συνδεδεμένες κινήσεις που καλύπτουν όλο το ποσό είναι πληρωμένη. Αν καλύπτουν μέρος: μερικώς πληρωμένη, με ένδειξη «πληρωμένο / σύνολο». Τα κοινόχρηστα δείχνουν ακριβώς ποια διαμερίσματα πλήρωσαν και ποια όχι, επειδή το είπε το αντίγραφο κίνησης, όχι επειδή θυμηθήκατε να ενημερώσετε ένα κελί.

Ο έλεγχος υπολοίπου: πώς εντοπίζετε τους μήνες που λείπουν

Ένα ύπουλο λάθος καταστρέφει περισσότερα βιβλία πολυκατοικιών από οποιοδήποτε τυπογραφικό: ένα αντίγραφο κίνησης που λείπει. Εισάγετε τον Ιανουάριο, παραλείπετε τον Φεβρουάριο μέσα στον πανικό ενός σπασμένου σωλήνα, εισάγετε τον Μάρτιο, και τώρα κάθε νούμερο που υπολογίζετε είναι αθόρυβα λάθος. Το ανακαλύπτετε έναν χρόνο αργότερα, στη χειρότερη δυνατή συζήτηση.

Η προστασία είναι απλή: παρακολουθείτε το τρέχον υπόλοιπο του λογαριασμού της πολυκατοικίας και ελέγχετε κάθε αντίγραφο κίνησης απέναντί του. Κάθε αντίγραφο δηλώνει ένα αρχικό και ένα τελικό υπόλοιπο. Αν το αρχικό υπόλοιπο του αρχείου δεν ταιριάζει με το καταχωρισμένο υπόλοιπό σας, λείπουν εγγραφές, και η εισαγωγή πρέπει να σταματήσει και να το πει, αντί να αφήσει το κενό να περάσει. Εισάγετε το αντίγραφο που λείπει και συνεχίστε. Το καταχωρισμένο υπόλοιπο ευθυγραμμίζεται με το τελικό υπόλοιπο του αντιγράφου, και η αλυσίδα μένει συνεχής.

Μια συνεχής αλυσίδα αξίζει περισσότερο από την τάξη. Σημαίνει ότι οποιαδήποτε στιγμή μπορείτε να αποδείξετε πού πήγε κάθε ευρώ, που είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε στη γενική συνέλευση, και ακριβώς αυτό που ένα Excel φτιαγμένο από μνήμης δεν μπορεί ποτέ να αποδείξει. Είναι επίσης αυτό που κάνει την ετήσια εκκαθάριση να φτιάχνεται μόνη της αντί να τρώει τον Ιανουάριό σας: καλύπτουμε όλον τον κύκλο στο άρθρο η οικονομική χρήση της πολυκατοικίας, από τον προϋπολογισμό στην ετήσια εκκαθάριση.

Μια σημείωση για την ιδιωτικότητα, γιατί τα αντίγραφα κίνησης είναι ευαίσθητα

Το αντίγραφο κίνησης του λογαριασμού μιας πολυκατοικίας περιέχει το όνομα και το ιστορικό πληρωμών κάθε ενοίκου. Σκεφτείτε προσεκτικά πού καταλήγει αυτό το αρχείο. Η ισχυρότερη λύση είναι αυτή όπου το αντίγραφο διαβάζεται τοπικά, στον δικό σας υπολογιστή ή στο κινητό σας, και δεν ανεβαίνει ούτε αποθηκεύεται πουθενά ως αρχείο· από τη συσκευή φεύγουν μόνο οι γραμμές κινήσεων που επιλέγετε να αποθηκεύσετε. Όταν αξιολογείτε εργαλεία, κάντε αυτή την ερώτηση ευθέως. Το «πού πηγαίνει το αρχείο του αντιγράφου κίνησης;» είναι ερώτηση που κάθε πάροχος πρέπει να μπορεί να απαντήσει με μία πρόταση.

Τι αντικαθιστά αυτό

Το όφελος δεν είναι αφηρημένο. Ένα σύστημα με κωδικούς αναφοράς και εισαγωγή αντιγράφων κίνησης αντικαθιστά, συγκεκριμένα:

• Το βράδυ της συμφωνίας. Η αντιστοίχιση γίνεται αυτόματη για τις πληρωμές με κωδικό και δύο κλικ για τις υπόλοιπες.
• Τα μηνύματα «πληρώσατε;». Η προβολή του ποιος πλήρωσε απαντά στην ερώτηση, οπότε επικοινωνείτε μόνο με όσους πραγματικά δεν έχουν πληρώσει, με τα νούμερα μπροστά σας. (Αν αυτές οι συζητήσεις γίνονται σήμερα στο group της πολυκατοικίας στο Viber, αυτό είναι ένα ξεχωριστό πρόβλημα.)
• Την άβολη λανθασμένη κατηγορία. Η υπενθύμιση σε κάποιον που πλήρωσε πριν από τρεις εβδομάδες κοστίζει περισσότερη καλή διάθεση από οποιαδήποτε καθυστερημένη πληρωμή. Οι εγγραφές που αντιστοιχίζονται με κωδικό την κάνουν αδύνατη.
• Τη μαύρη τρύπα της παράδοσης. Η αλλαγή διαχειριστή παραδίδει ένα συνδεδεμένο, συνεχές αρχείο αντί για «το Excel, λίγο πολύ ενημερωμένο μέχρι κάποια στιγμή».

Πού οδηγεί αυτό

Μόλις οι πληρωμές αυτοπροσδιορίζονται και τα αντίγραφα κίνησης εισάγονται καθαρά, δύο αναβαθμίσεις έρχονται σχεδόν δωρεάν. Η πρώτη είναι η άμεση χρέωση SEPA: από τα ίδια δεδομένα δημιουργείται ένα αρχείο χρεώσεων που ανεβάζετε στο e-banking της τράπεζάς σας, και η είσπραξη των κοινοχρήστων παύει να εξαρτάται από το αν θα θυμηθεί ο καθένας να πληρώσει. Περιγράφουμε όλη τη διαδικασία στον οδηγό για την άμεση χρέωση SEPA. Η δεύτερη είναι η ετήσια εκκαθάριση, που παύει να είναι έργο και γίνεται μια αναφορά που παράγετε, γιατί η αλυσίδα των κινήσεων που συνοψίζει υπάρχει ήδη.

Το Excel έκανε καλή δουλειά για πολύ καιρό. Όμως ήταν πάντα ένα χειροκίνητο αντίγραφο ενός αρχείου που η τράπεζά σας κρατά καλύτερα. Συνδέστε το αρχείο αντί να το αντιγράφετε, και τα οικονομικά της πολυκατοικίας μικραίνουν από ένα βράδυ την εβδομάδα σε λίγα λεπτά τον μήνα.