Ηλεκτρονική τιμολόγηση για διαχειριστές πολυκατοικιών: το ευρωπαϊκό πρότυπο χωρίς ορολογία

Το τιμολόγιο του προμηθευτή κάνει την ίδια διαδρομή εδώ και είκοσι χρόνια: φτάνει ως PDF στα εισερχόμενα του διαχειριστή, κάποιος διαβάζει το ποσό από την οθόνη, το ξαναπληκτρολογεί σε ένα λογιστικό φύλλο ή σε ένα λογιστικό πρόγραμμα, αρχειοθετεί το PDF σε έναν φάκελο και ελπίζει ότι τα δύο θα μείνουν συγχρονισμένα. Πολλαπλασιάστε το με κάθε σύμβαση συντήρησης ανελκυστήρα, κάθε συνεργείο καθαρισμού, κάθε ασφαλιστήριο και κάθε έκτακτη επισκευή σε ένα χαρτοφυλάκιο πολυκατοικιών, και η ξαναπληκτρολόγηση τιμολογίων γίνεται σημαντικό κομμάτι της δουλειάς γραφείου ενός διαχειριστή.

Αυτή η εποχή τελειώνει, με νόμο, και όχι σε μία μόνο χώρα. Σε όλη την ΕΕ, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων περνά από προαιρετική σε υποχρεωτική με κλιμακωτό χρονοδιάγραμμα: σε ορισμένα κράτη μέλη ισχύει εδώ και χρόνια, σε άλλα εισάγεται σταδιακά μέσα στο δεύτερο μισό αυτής της δεκαετίας. Στην Ελλάδα, η ηλεκτρονική τιμολόγηση προς το Δημόσιο στηρίζεται ήδη στο EN 16931, και η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων εφαρμόζεται σταδιακά, ξεκινώντας από τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, μέσω παρόχων ηλεκτρονικής τιμολόγησης και με διαβίβαση των στοιχείων στο myDATA της ΑΑΔΕ. Τα χρονοδιαγράμματα διαφέρουν, αλλά η κατεύθυνση και το πρότυπο από κάτω όχι. Οι διαχειριστές πολυκατοικιών βρίσκονται ακριβώς μέσα σε αυτό: η διαχείριση των χρημάτων μιας πολυκατοικίας είναι επαγγελματική δραστηριότητα, οι προμηθευτές είναι επιχειρήσεις, και θα στέλνουν όλο και περισσότερο δομημένα δεδομένα, είτε η πλευρά που τα παραλαμβάνει είναι έτοιμη είτε όχι.

Τα περισσότερα κείμενα το παρουσιάζουν ως βάρος συμμόρφωσης. Είναι πιο κοντά σε δώρο. Η υποχρέωση αναγκάζει τους προμηθευτές να στέλνουν τιμολόγια σε μορφή που διαβάζεται από μηχανή, που σημαίνει ότι η εποχή της ξαναπληκτρολόγησης μπορεί να τελειώσει, αν η διαδικασία παραλαβής είναι σωστά φτιαγμένη.

Το PDF δεν είναι πια το τιμολόγιο

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, με τη νομική έννοια, δεν είναι ένα PDF τιμολογίου. Είναι ένα αρχείο δομημένων δεδομένων σύμφωνο με το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931: ο πωλητής, τα ποσά, οι ημερομηνίες, τα στοιχεία πληρωμής, όλα ως πεδία που διαβάζει μια μηχανή. Αυτό το ενιαίο πρότυπο είναι το σημαντικό κομμάτι. Όποια κι αν είναι η εθνική εκδοχή, ένα συμμορφούμενο τιμολόγιο φέρει από κάτω το ίδιο βασικό μοντέλο δεδομένων, και γι’ αυτό ένα εργαλείο φτιαγμένο για το πρότυπο λειτουργεί πέρα από τα σύνορα.

Στην πράξη εμφανίζονται δύο μορφές του ίδιου προτύπου:

• Το καθαρό XML είναι η μορφή για μηχανές: ένα αρχείο XML, σε μία από τις δύο συντάξεις του προτύπου (UBL ή CII), χωρίς καθόλου οπτικό μέρος. Ανοίξτε το σε ένα πρόγραμμα προβολής και βλέπετε γωνιακές αγκύλες. Είναι δυσανάγνωστο εκ σχεδιασμού, γιατί προορίζεται για μηχανές. Αρκετές χώρες έχουν το δικό τους εθνικό προφίλ, αλλά είναι διάλεκτοι γύρω από το EN 16931, όχι ξεχωριστοί κόσμοι.
• Το υβριδικό (για παράδειγμα το Factur-X) είναι ένα κανονικό PDF με το XML ενσωματωμένο μέσα του. Ο άνθρωπος βλέπει ένα τιμολόγιο· η μηχανή βλέπει δεδομένα. Και το κρίσιμο: το ενσωματωμένο XML είναι το έγκυρο μέρος, όχι τα pixel.

Η υβριδική μορφή κρύβει μια παγίδα που αξίζει να γνωρίζετε. Ένα υβριδικό τιμολόγιο που επεξεργάζεται κανείς με τον παλιό τρόπο, διαβάζοντας το PDF με ανθρώπινα μάτια και ξαναπληκτρολογώντας, αγνοεί αθόρυβα το δομημένο μέρος. Τα νούμερα στο οπτικό μέρος και στο XML υποτίθεται ότι ταιριάζουν, αλλά το τιμολόγιο είναι το μέρος που διαβάζεται από μηχανή. Μια διαδικασία που αγγίζει μόνο τα pixel επεξεργάζεται μια φωτογραφία του τιμολογίου και πετά το ίδιο το τιμολόγιο.

Σωστή παραλαβή: ανάγνωση, εμφάνιση, επιβεβαίωση

Η σωστή διαδικασία παραλαβής έχει τρία βήματα, και μόνο το ένα από αυτά χρειάζεται άνθρωπο.

Πρώτα, το αρχείο μπαίνει, XML ή υβριδικό PDF, και η μηχανή διαβάζει τα δομημένα πεδία: ποιος το έστειλε, τον αριθμό του τιμολογίου, τις ημερομηνίες έκδοσης και λήξης, το καθαρό ποσό, τον φόρο και το συνολικό ποσό, τον λογαριασμό πληρωμής. Χωρίς ξαναπληκτρολόγηση, χωρίς ανάγνωση νούμερων από μια οθόνη.

Δεύτερον, αυτά τα πεδία σας εμφανίζονται σε απλή, αναγνώσιμη μορφή. Αυτό μετράει περισσότερο για το καθαρό XML, που χωρίς αυτό το βήμα είναι ένας τοίχος από γωνιακές αγκύλες με τον οποίο κανείς δεν μπορεί να κάνει τίποτα, αλλά μετράει και για τα υβριδικά: αυτό που βλέπετε είναι αυτό που λέει πραγματικά το μέρος της μηχανής, όχι αυτό που τυχαίνει να δείχνει το PDF.

Τρίτον, επιβεβαιώνετε, μία φορά, και το τιμολόγιο γίνεται πρόχειρη δαπάνη στα βιβλία της πολυκατοικίας, με το ποσό και τον προμηθευτή που διαβάστηκαν. Από εκεί και πέρα ζει την κανονική ζωή μιας δαπάνης: περιμένει το αντίγραφο κίνησης, η γραμμή της πληρωμής συνδέεται με αυτήν, και η κατάστασή της υπολογίζεται μόνη της, όπως πρέπει να συμβαίνει με κάθε δαπάνη της πολυκατοικίας.

Ένα αρχείο μέσα, μία επιβεβαίωση, μία καταχωρισμένη δαπάνη. Αυτή είναι όλη η χειροκίνητη επιφάνεια της διαδικασίας.

Γιατί το βήμα της επιβεβαίωσης δεν είναι προαιρετικό

Μια λογική ερώτηση: αν η μηχανή τα διαβάζει όλα, γιατί να επιβεβαιώνετε; Γιατί να μην καταχωρίζονται τα τιμολόγια αυτόματα τη στιγμή που φτάνουν;

Επειδή η ανάγνωση είναι αξιόπιστη, αλλά η ευθύνη δεν εκχωρείται. Ένα τιμολόγιο μπορεί να είναι τέλειο για τη μηχανή και παρ’ όλα αυτά λάθος: διπλό, με ποσό που δεν ταιριάζει με τη σύμβαση, για υπηρεσία που δεν παραγγέλθηκε ποτέ, ή σκέτη απάτη. Η απάτη με αλλοιωμένα στοιχεία πληρωμής σε τιμολόγια είναι πραγματικό και αυξανόμενο φαινόμενο, και η οθόνη επιβεβαίωσης είναι ακριβώς το σημείο όπου πεθαίνει: ο αριθμός λογαριασμού που διαβάστηκε βρίσκεται μπροστά σε έναν άνθρωπο που ξέρει ποιος ήταν πάντα ο λογαριασμός της εταιρείας του ανελκυστήρα. Μια διαδικασία που καταχωρίζει αυτόματα αφαιρεί τη μία στιγμή όπου εφαρμόζεται η κρίση του διαχειριστή, δηλαδή αυτό για το οποίο πραγματικά πληρώνει η πολυκατοικία.

Γι’ αυτό ο σωστός σχεδιασμός είναι συνειδητός: η μηχανή κάνει όλη την ανάγνωση, ο άνθρωπος παίρνει τη μία απόφαση. Οτιδήποτε πιο αυτόματο βελτιστοποιεί το νόημα μέχρι να εξαφανιστεί.

Αρχειοθετήστε το πρωτότυπο, όχι την απεικόνιση

Οι κανόνες τήρησης αρχείων σε όλη την ΕΕ απαιτούν τα τιμολόγια να φυλάσσονται για χρόνια, συχνά για το μεγαλύτερο μέρος μιας δεκαετίας, και εδώ ισχύει η ίδια λογική με την υβριδική μορφή: αυτό που πρέπει να διατηρηθεί είναι το πρωτότυπο αρχείο, το XML ή το υβριδικό PDF ακριβώς όπως παραλήφθηκε, όχι ένα στιγμιότυπο οθόνης, όχι η αναγνώσιμη απεικόνιση, όχι μια νέα εξαγωγή. Η απεικόνιση είναι μια διευκόλυνση για σήμερα· το πρωτότυπο είναι το αρχείο για τον ελεγκτή τον έβδομο χρόνο.

Γι’ αυτό το εργαλείο παραλαβής πρέπει να αποθηκεύει το πρωτότυπο χωρίς δυνατότητα αλλαγής, δίπλα στη δαπάνη που προέκυψε από αυτό, και να μπορεί πάντα να επιστρέψει ακριβώς τα bytes που έφτασαν. Αν ένα εργαλείο ξαναπαράγει ή «καθαρίζει» τα αποθηκευμένα τιμολόγια, αρχειοθετεί το δικό του έργο αντί για το έγγραφο.

Πού πηγαίνει μετά το τιμολόγιο

Το αθόρυβο όφελος της παραλαβής τιμολογίων ως δεδομένων είναι όλα όσα ακολουθούν. Η επιβεβαιωμένη δαπάνη μπαίνει στην αλυσίδα κινήσεων της πολυκατοικίας, που σημαίνει ότι:

• Οι ιδιοκτήτες μπορούν να τη δουν. Το τιμολόγιο παίρνει τη θέση του στη λίστα παραστατικών της πολυκατοικίας, όπου ένας ιδιοκτήτης που εξετάζει τον απολογισμό της χρονιάς μπορεί να ανοίξει το πραγματικό έγγραφο πίσω από κάθε γραμμή.
• Η ετήσια εκκαθάριση το απορροφά. Το κλείσιμο της χρονιάς δεν απαιτεί πια κυνήγι τιμολογίων, γιατί κάθε τιμολόγιο προμηθευτή βρίσκεται ήδη κατηγοριοποιημένο στα βιβλία. Όλος ο κύκλος καλύπτεται στο άρθρο η οικονομική χρήση της πολυκατοικίας.
• Ο λογιστής παίρνει καθαρά δεδομένα. Μια εξαγωγή εγγραφών μεταφέρει τη δαπάνη με τις κατηγορίες της στον λογιστή, με το πρωτότυπο έγγραφο διαθέσιμο όποτε ζητηθεί.

Μετρήστε τις ανθρώπινες παρεμβάσεις σε όλη αυτή τη διαδρομή: μία. Το τιμολόγιο επιβεβαιώθηκε μία φορά, και κάθε επόμενος χρήστης, ιδιοκτήτης, γενική συνέλευση, λογιστής, ελεγκτής, διαβάζει εγγραφές που προέρχονται από αυτό το ένα επιβεβαιωμένο γεγονός.

Τι κάνει και τι δεν κάνει το Kvaro

Αξίζει να ειπωθεί καθαρά, γιατί γύρω από το myDATA και την ηλεκτρονική τιμολόγηση υπάρχει πολύς θόρυβος: το Kvaro παραλαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια και τα μετατρέπει σε δαπάνες. Δεν εκδίδει τιμολόγια, δεν είναι πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δεν διαβιβάζει τίποτα στο myDATA ή στην ΑΑΔΕ και δεν είναι πρόγραμμα τιμολόγησης. Η έκδοση και η διαβίβαση είναι υπόθεση του προγράμματος ή του παρόχου με τον οποίο τιμολογεί ο εκδότης, δηλαδή οι προμηθευτές σας.

Το Kvaro διαβάζει τις δύο συντάξεις του ευρωπαϊκού προτύπου, UBL και CII, και το υβριδικό PDF Factur-X. Αν ένας προμηθευτής σάς στέλνει μόνο ένα απλό PDF χωρίς δομημένα δεδομένα, καταχωρίζετε τη δαπάνη με το χέρι και επισυνάπτετε το τιμολόγιο ως παραστατικό.

Τι δεν υπάρχει ακόμη, και γιατί να ξεκινήσετε έτσι κι αλλιώς

Δύο κανάλια παράδοσης ωριμάζουν ακόμη στην αγορά: η αυτόματη παραλαβή τιμολογίων που φτάνουν με email, και το δίκτυο Peppol για την ανταλλαγή δομημένων τιμολογίων, που γίνεται το κοινό επίπεδο μεταφοράς ανάμεσα στα κράτη μέλη της ΕΕ. Σήμερα, η αξιόπιστη βάση είναι η μεταφόρτωση: το αρχείο του τιμολογίου, όπως κι αν σας έφτασε, μπαίνει στο εργαλείο και η διαδικασία που περιγράψαμε αναλαμβάνει.

Αυτή η βάση είναι ήδη όλο το κέρδος. Το κόστος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν ήταν ποτέ το κλικ της μεταφόρτωσης, ήταν η ξαναπληκτρολόγηση, οι φάκελοι που δεν ταιριάζουν, το κυνήγι τιμολογίων κάθε Ιανουάριο. Αυτά τελειώνουν τη μέρα που η διαδικασία παραλαβής αρχίζει να διαβάζει τα δομημένα δεδομένα αντί για εσάς. Η υποχρέωση ανάγκασε τους προμηθευτές να κάνουν το δύσκολο μισό· το μισό της παραλαβής είναι πλέον επιλογή.