Πώς να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης πολυκατοικιών: πρακτικός οδηγός για διαχειριστές

Η αγορά λογισμικού διαχείρισης πολυκατοικιών είναι εκνευριστική, γιατί είναι χωρισμένη σε δύο άκρα. Στη μία άκρη υπάρχουν παλιά προγράμματα για υπολογιστή, φτιαγμένα πριν από είκοσι χρόνια για ένα γραφείο που κυρίως εκδίδει κοινόχρηστα και τυπώνει ειδοποιητήρια και προσκλήσεις γενικής συνέλευσης. Κάνουν καλά ό,τι τους ζητήθηκε τότε και σχεδόν τίποτα από όσα περιμένουν σήμερα οι ένοικοι. Στην άλλη άκρη υπάρχουν εκατό νέες εφαρμογές που κάνουν παρακολούθηση βλαβών αλλά αγνοούν τις ανακοινώσεις, τα έγγραφα, τη διαχείριση πολλών πολυκατοικιών ταυτόχρονα και την πραγματική δομή της επιχείρησής σας.

Αυτός ο οδηγός είναι ένα πρακτικό φίλτρο. Απαριθμεί τα χαρακτηριστικά που μετράνε για έναν διαχειριστή που δουλεύει καθημερινά, και τα χαρακτηριστικά με τα οποία καυχιούνται οι παρουσιάσεις αλλά δεν τα χρησιμοποιεί ποτέ κανείς.

Τι πραγματικά χρειάζεστε (τα οκτώ)

1. Δομημένες βλάβες, όχι απλώς chat

Το εργαλείο πρέπει να αντιμετωπίζει μια βλάβη ως εγγραφή με πεδίο κατάστασης, υπεύθυνο και ιστορικό. Οτιδήποτε είναι «Viber για διαχειριστές» είναι άχρηστο για τους ίδιους λόγους που είναι άχρηστο και το Viber.

Αν δεν μπορείτε να φιλτράρετε τις ανοιχτές βλάβες σε όλες τις πολυκατοικίες με δύο κλικ, το εργαλείο είναι κάτω από τη βάση.

2. Διαχωρισμός ανά πολυκατοικία

Διαχειρίζεστε περισσότερες από μία πολυκατοικίες. Κάθε οθόνη πρέπει να δείχνει μία πολυκατοικία ή όλες, ποτέ ένα τυχαίο ανακάτεμα. Οι ένοικοι της πολυκατοικίας Α δεν πρέπει ποτέ να βλέπουν βλάβες, έγγραφα ή ανακοινώσεις της πολυκατοικίας Β, ούτε κατά λάθος.

Αν στην παρουσίαση δεν σας δείξουν έναν καθαρό τρόπο να αλλάζετε πολυκατοικία, το μοντέλο δεδομένων από κάτω είναι λάθος και θα παλεύετε μαζί του για πάντα.

3. Τέσσερις ρόλοι, πραγματικά δικαιώματα

Κάτοχος / Διαχειριστής / Τεχνικός / Ένοικος. Κάθε ρόλος βλέπει διαφορετική εικόνα. Ο κάτοχος βλέπει τα χρήματα και τους διαχειριστές. Ο διαχειριστής βλέπει τις πολυκατοικίες και τις βλάβες. Ο τεχνικός βλέπει μόνο τη δική του ουρά. Ο ένοικος βλέπει μόνο τη δική του πολυκατοικία.

Αν το εργαλείο έχει μόνο «διαχειριστή συστήματος» και «χρήστη», θα φτιάχνετε τα δικαιώματα στο μυαλό σας, και κάποια μέρα ένας τεχνικός θα δει ένα τιμολόγιο που δεν έπρεπε.

4. Ένταξη ενοίκων με κωδικό, όχι με σύνδεσμο στο email

Οι σύνδεσμοι λήγουν, καταλήγουν στα ανεπιθύμητα, και κάποιοι ένοικοι δεν έχουν καν email (πολύ συνηθισμένο στις παλιότερες πολυκατοικίες). Ένας κωδικός 6 χαρακτήρων που ο ένοικος πληκτρολογεί στην εφαρμογή λειτουργεί για όλους.

Αν το εργαλείο έχει μόνο ένταξη μέσω συνδέσμου στο email, να περιμένετε ότι θα βάζετε με το χέρι τους μεγαλύτερους ενοίκους σας για πάντα.

5. Έγγραφα ανά πολυκατοικία

Τα λίγα έγγραφα που χρειάζονται ποτέ οι ένοικοι: ο κανονισμός της πολυκατοικίας, το σχέδιο πυρασφάλειας, τα πρακτικά των γενικών συνελεύσεων, ο ετήσιος προϋπολογισμός. Τα ανεβάζετε μία φορά ανά πολυκατοικία και κάθε ένοικος της πολυκατοικίας έχει πρόσβαση. PDF / DOC / εικόνα. Έως 25 MB ανά αρχείο είναι υπεραρκετά.

Αν το εργαλείο δεν έχει καθόλου αποθήκευση εγγράφων, θα συνεχίσετε να στέλνετε PDF με email, και αυτό ακυρώνει τον μισό σκοπό.

6. Ανακοινώσεις με υπενθυμίσεις

Δύο κατηγορίες: Εκδήλωση (με προαιρετική υπενθύμιση 1 ώρα, 1 μέρα, 3 μέρες ή 1 εβδομάδα πριν) και Ενημέρωση. Αυτό είναι όλο. Οι ένοικοι λαμβάνουν ειδοποιήσεις push. Οι διαχειριστές δεν λαμβάνουν υπενθυμίσεις για εκδηλώσεις που δημιούργησαν οι ίδιοι.

Αν το εργαλείο έχει περίπλοκες διαδικασίες ανακοινώσεων με αλυσίδες εγκρίσεων και αρχεία ελέγχου, πληρώνετε για ένα χαρακτηριστικό που υπάρχει για να ικανοποιήσει μια λίστα προμηθειών. Δεν βοηθά έναν διαχειριστή.

7. Ιστορικό σε κάθε βλάβη

Όταν ένας ιδιοκτήτης ρωτήσει στη γενική συνέλευση γιατί μια βλάβη από τον Νοέμβριο χρειάστηκε τρεις εβδομάδες, πρέπει να παρουσιάσετε ένα χρονολόγιο. Κάθε αλλαγή κατάστασης, κάθε ανάθεση, κάθε σχόλιο. Με ημερομηνία και ώρα.

Αυτό είναι χρήσιμο και νομικά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα αρχείο του πώς χειριστήκατε ένα παράπονο είναι η άμυνά σας αν ένας ένοικος κλιμακώσει το θέμα.

8. Πρώτα για κινητό, με υποστήριξη και στο web

Το 90% της αλληλεπίδρασης των ενοίκων γίνεται από το κινητό. Το 90% της αλληλεπίδρασης των διαχειριστών επίσης (δεν είστε σε γραφείο, είστε σε μια πολυκατοικία). Η web εφαρμογή είναι για τις δουλειές γραφείου: βαριά διοικητικά, χρεώσεις, ρυθμίσεις.

Αν το εργαλείο είναι μόνο web και η εμπειρία στο κινητό είναι «responsive ιστοσελίδα», οι ένοικοι δεν θα το χρησιμοποιήσουν και όλο το οικοδόμημα καταρρέει.

Τι δεν χρειάζεστε πραγματικά (οι εντυπωσιακοί περισπασμοί)

Οτιδήποτε «με τεχνητή νοημοσύνη»

Εννιά φορές στις δέκα πρόκειται για ένα χαρακτηριστικό που ψάχνει πρόβλημα για να λύσει. Η αυτόματη κατηγοριοποίηση των βλαβών ακούγεται υπέροχη μέχρι να καταλάβετε ότι ο διαχειριστής μπορεί να το κάνει σε 1 δευτερόλεπτο ανά βλάβη, ενώ η τεχνητή νοημοσύνη κάνει λάθος στο 20% των περιπτώσεων.

Προσπεράστε το μέχρι να το προσθέσει δωρεάν το εργαλείο που ήδη χρησιμοποιείτε.

Ενσωματωμένη επεξεργασία πληρωμών

Ακούγεται καταπληκτικό σε μια παρουσίαση. Στην πράξη, οι ιδιοκτήτες και οι ένοικοι πληρώνουν τα κοινόχρηστα από τα κανάλια που ήδη χρησιμοποιούν: μεταφορά στο e-banking στον λογαριασμό της πολυκατοικίας, πάγια εντολή, κατάθεση στην τράπεζα. Η ενσωμάτωση πληρωμών στο εργαλείο διαχείρισης σημαίνει ότι ξαναχτίζετε δρόμους που ήδη υπάρχουν, και τα χρήματα της πολυκατοικίας πρέπει να βρίσκονται στον λογαριασμό της πολυκατοικίας. Οι περισσότερες εταιρείες που το δοκίμασαν το εγκατέλειψαν.

Αυτό που πραγματικά εξοικονομεί ώρες είναι ένα εργαλείο που δίνει σε κάθε χρέωση κοινοχρήστων έναν μοναδικό κωδικό αναφοράς και συμφωνεί μόνο του το αντίγραφο κίνησης. Αν η πολυκατοικία θέλει να εισπράττει τα κοινόχρηστα με άμεση χρέωση SEPA, το λογισμικό πρέπει επίσης να δημιουργεί το αρχείο χρεώσεων που ανεβάζετε στην τράπεζά σας. Τα χρήματα συνεχίζουν να κινούνται μέσω της τράπεζας, όχι μέσω του λογισμικού.

Αγορές συνεργατών

«Βρείτε υδραυλικό μέσα από την εφαρμογή μας.» Οι υδραυλικοί της πόλης σας είναι άνθρωποι που ήδη ξέρετε, και η επιλογή της αγοράς είναι χειρότερη από τη δική σας λίστα. Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει στις παρουσιάσεις για επενδυτές· δεν το χρησιμοποιεί κανείς.

Προσαρμοσμένοι επεξεργαστές ροών εργασίας

Ένα περιβάλλον drag-and-drop για να σχεδιάζετε τις δικές σας καταστάσεις βλαβών. Ακούγεται ισχυρό. Στην πραγματικότητα θα χρησιμοποιήσετε την προεπιλογή και δεν θα το αγγίξετε ποτέ. Αν το αγγίξετε, θα φτιάξετε μια ροή που θα μπερδεύει κάθε διαχειριστή που θα έρθει αργότερα. Το κλασικό μοντέλο 5 καταστάσεων δουλεύει. Μην το παρακάνετε.

Έρευνες «ικανοποίησης ενοίκων» μετά από κάθε βλάβη

Οι ένοικοι θα συμπληρώσουν μία έρευνα και θα αγνοήσουν τις υπόλοιπες. Η επιβεβαίωση της βλάβης (Επιβεβαίωση επισκευής / Επανάνοιγμα) είναι πολύ πιο αξιόπιστο σήμα, και είναι δωρεάν, γιατί είναι ήδη μέρος της ροής εργασίας.

Ρεαλιστικός έλεγχος τιμολόγησης

Τα μοντέλα τιμολόγησης σε αυτή την αγορά διαφέρουν πολύ: ανά πολυκατοικία, ανά διαμέρισμα, ανά χρήστη ή σταθερή τιμή. Όποιο κι αν είναι το μοντέλο, το πρώτο που πρέπει να ελέγξετε είναι τι καλύπτει πραγματικά το δωρεάν πρόγραμμα, γιατί πολλά εργαλεία το περιορίζουν σε μία πολυκατοικία ή σε λίγα διαμερίσματα.

Το δωρεάν πρόγραμμα (Free) του Kvaro καλύπτει απεριόριστες πολυκατοικίες και απεριόριστα διαμερίσματα, με οικονομικά, βλάβες, αναφορές, ανακοινώσεις και έγγραφα, χωρίς να απαιτείται πιστωτική κάρτα. Τα πραγματικά όρια αφορούν το μέγεθος της ομάδας και τις αναφορές:

• Free: απεριόριστες πολυκατοικίες και διαμερίσματα, έως 3 διαχειριστές και 5 τεχνικοί (οι συνεργάτες σας), 2 αναφορές πολυκατοικίας τον μήνα.
• Premium: έως 5 διαχειριστές και 10 τεχνικοί, απεριόριστες αναφορές.
• Ultimate: απεριόριστοι διαχειριστές και τεχνικοί, προγραμματισμένες αναφορές με τη δική σας εταιρική ταυτότητα και προεπιλεγμένοι τεχνικοί ανά κατηγορία για κάθε πολυκατοικία.

Τα επί πληρωμή προγράμματα χρεώνονται ανά διαμέρισμα τον μήνα, και ο κάτοχος ορίζει ένα μηνιαίο όριο δαπάνης, ώστε ο λογαριασμός να μην είναι ποτέ έκπληξη.

Η αξιολόγηση των 30 λεπτών

Όταν δοκιμάζετε ένα εργαλείο, κάντε ακριβώς αυτό και θα μάθετε σε 30 λεπτά αν αξίζει:

1. Εγγραφείτε. Χρειάστηκαν πάνω από 5 λεπτά; Κακό σημάδι.
2. Δημιουργήστε μια πολυκατοικία. Σας ζήτησε 17 πεδία; Κακό σημάδι. Δύο (όνομα και διεύθυνση) πρέπει να αρκούν για να ξεκινήσετε.
3. Προσκαλέστε έναν ένοικο. Θα καταλάβαινε τη διαδικασία κάποιος που δεν είναι εξοικειωμένος με την τεχνολογία; Δοκιμάστε το στην οικογένειά σας.
4. Δηλώστε ένα παράπονο ως ένοικος. Ήταν η φόρμα γρήγορη και ανεκτική; Χρειάστηκε να επιλέξετε κατηγορία πριν καν γράψετε το πρόβλημα;
5. Κάντε διαλογή ως διαχειριστής. Μπορέσατε να το αναθέσετε σε τεχνικό με δύο πατήματα;
6. Επιλύστε το ως τεχνικός. Μπορέσατε να το σημειώσετε ως έτοιμο χωρίς να γράψετε μια παράγραφο;
7. Επιβεβαιώστε ως ένοικος. Λάβατε ειδοποίηση; Ήταν η επιβεβαίωση ένα πάτημα;

Αν και τα επτά βήματα είναι γρήγορα και αυτονόητα, το εργαλείο είναι καλό. Αν οποιοδήποτε από αυτά παίρνει πάνω από 90 δευτερόλεπτα, το εργαλείο δεν καταλαβαίνει τη ροή εργασίας.

Για τη γλώσσα και για όσα είναι ιδιαίτερα στις ελληνικές πολυκατοικίες

Η γλώσσα μετράει περισσότερο απ’ όσο νομίζετε: οι άνθρωποι χειρίζονται ό,τι αφορά το σπίτι τους στη μητρική τους γλώσσα, και μια μισομεταφρασμένη εφαρμογή είναι η πρώτη δικαιολογία για να μη χρησιμοποιηθεί. Το Kvaro είναι πλήρως στα ελληνικά, για τους διαχειριστές και για τους ενοίκους: web εφαρμογή, εφαρμογές iOS και Android, ειδοποιήσεις push, email και αναφορές PDF.

Η μετάφραση όμως δεν αρκεί. Ένα λογισμικό σχεδιασμένο για άλλη χώρα μπορεί να καλύπτει όλη την παραπάνω λίστα και να είναι παρ’ όλα αυτά άχρηστο για εσάς. Πριν αποφασίσετε, ελέγξτε τι είναι ιδιαίτερο στη διαχείριση μιας ελληνικής πολυκατοικίας:

• Χιλιοστά. Να μπορούν οι δαπάνες να κατανέμονται ισόποσα, κατά χιλιοστά ή με ξεχωριστούς πίνακες κατανομής για συγκεκριμένες δαπάνες (για παράδειγμα χιλιοστά ανελκυστήρα ή θέρμανσης), όπως ορίζει ο κανονισμός της πολυκατοικίας.
• Αντίγραφα κίνησης. Να διαβάζει το αντίγραφο κίνησης του λογαριασμού της πολυκατοικίας στη μορφή που δίνουν οι ελληνικές τράπεζες, δηλαδή κυρίως Excel ή CSV από το e-banking, και να αντιστοιχίζει μόνο του τις πληρωμές των κοινοχρήστων μέσω του κωδικού αναφοράς στην αιτιολογία.
• Άμεση χρέωση SEPA. Αν θέλετε να εισπράττετε τα κοινόχρηστα με άμεση χρέωση, να δημιουργεί το αρχείο χρεώσεων που δέχεται η τράπεζά σας και να κρατά αρχείο με τις εντολές που υπέγραψαν οι ιδιοκτήτες.
• Γενική συνέλευση και αποφάσεις. Να καταγράφει τις ψήφους ανά διαμέρισμα, με βάρος τα χιλιοστά όπου χρειάζεται, και να κρατά ένα αριθμημένο βιβλίο πρακτικών με κάθε απόφαση, που μπορεί να εκτυπωθεί.

Αν κάτι από αυτά λείπει, θα το πληρώνετε κάθε μήνα σε χειροκίνητη δουλειά.

Πριν δεσμευτείτε

Αυτό που αγοράζετε είναι δύο με τρεις ώρες του δικού σας χρόνου κάθε μέρα. Πάρτε την αξιολόγηση στα σοβαρά, δώστε στον εαυτό σας μια πραγματική δοκιμή δύο εβδομάδων σε τουλάχιστον μία πολυκατοικία πριν δεσμευτείτε, και μην αφήσετε το θέαμα της παρουσίασης να σας αποσπάσει.

Το σωστό εργαλείο είναι αυτό που, δύο εβδομάδες μετά, θα αρνιόσασταν να το αποχωριστείτε.