Εισαγωγή αντιγράφου κίνησης από κάθε ελληνική τράπεζα

Στις αρχές κάθε μήνα η ίδια δουλειά. Ανοίγετε το e-banking, πηγαίνετε στις κινήσεις του λογαριασμού της πολυκατοικίας και ψάχνετε ποιος πλήρωσε τα κοινόχρηστα. Το «ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ 85,00» είναι ο ιδιοκτήτης του τρίτου ή ο ένοικος του πέμπτου; Η μεταφορά με αιτιολογία «κοινοχρ. Μαρτίου» ήρθε από τον λογαριασμό της κόρης, με άλλο επώνυμο. Τα ποσά περνούν με το χέρι σε ένα Excel, και κάπου κοντά στα μεσάνυχτα ένα πέφτει στη λάθος γραμμή. Με μία πολυκατοικία σας κοστίζει ένα βράδυ. Με δέκα, μια ολόκληρη μέρα κάθε μήνα.

Η τράπεζα έχει ήδη όλα αυτά τα στοιχεία, σωστά και πλήρη. Αρκεί να τα κατεβάσετε ως αρχείο αντί να τα αντιγράφετε.

Τι κατεβάζετε από κάθε τράπεζα

Κάθε ελληνικό e-banking βγάζει τις κινήσεις ενός λογαριασμού σε αρχείο, συνήθως Excel ή CSV. Το Kvaro διαβάζει το αρχείο όπως ακριβώς το δίνει η τράπεζα: δεν μετονομάζετε τίποτα, δεν σβήνετε στήλες και δεν συμπληρώνετε κανένα πρότυπο.

• Εθνική Τράπεζα: Excel (XLSX) από το e-banking, για ιδιωτικούς και για επαγγελματικούς λογαριασμούς. Οι επικεφαλίδες των στηλών διαβάζονται είτε είναι στα ελληνικά είτε στα αγγλικά.
• Πειραιώς: Excel από τις «Κινήσεις Λογαριασμών». Η τράπεζα βγάζει έως 700 γραμμές ανά εξαγωγή, οπότε μια μεγάλη περίοδο την κατεβάζετε σε κομμάτια και τα ανεβάζετε όλα μαζί.
• Alpha Bank: CSV από τις «Κινήσεις Λογαριασμού».
• Eurobank: CSV από το e-Banking.
• Optima, CrediaBank, Attica Bank / Παγκρήτια, Συνεταιριστική Τράπεζα Ηπείρου, Viva: Excel με τις κινήσεις του λογαριασμού.

Η Εθνική και η Πειραιώς δίνουν τις κινήσεις μόνο σε Excel, και αυτό αρκεί. Αν ο λογαριασμός είναι επαγγελματικός και η τράπεζα σάς στέλνει αρχεία MT940 ή camt.053 (XML), όπως τα προγραμματισμένα αρχεία της Eurobank για επιχειρήσεις, το e-extrait της Alpha ή τα ημερήσια MT940 της Viva, ανεβάστε κι αυτά. Όταν η τράπεζα βγάζει ένα αρχείο για κάθε μέρα, τα επιλέγετε όλα μαζί ή τα ανεβάζετε σε ένα ZIP.

Τέσσερα βήματα κάθε μήνα

Τα μενού αλλάζουν από τράπεζα σε τράπεζα, η διαδρομή σχεδόν καθόλου:

1. Στο e-banking ανοίγετε τον λογαριασμό της πολυκατοικίας και τις κινήσεις του.
2. Διαλέγετε την περίοδο, για παράδειγμα τον προηγούμενο μήνα.
3. Πατάτε εξαγωγή και κατεβάζετε το Excel ή το CSV.
4. Στο Kvaro, στα Οικονομικά, ανεβάζετε το αρχείο από την «Προσθήκη αντιγράφων κίνησης».

Κατεβάζετε τις κινήσεις χωρίς κενά, μήνα με μήνα. Έτσι το Kvaro μπορεί να ελέγξει ότι δεν λείπει καμία περίοδος.

Τι γίνεται όταν ανεβάζετε το αρχείο

Το Kvaro διαβάζει κάθε γραμμή και σας τη δείχνει σε προεπισκόπηση πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε:

• Ο λογαριασμός ελέγχεται. Όταν το αρχείο γράφει IBAN, όπως το Excel της Πειραιώς ή το CSV της Eurobank, το Kvaro το συγκρίνει με τον λογαριασμό της πολυκατοικίας και σταματά το αντίγραφο κίνησης μιας άλλης πολυκατοικίας πριν αποθηκευτεί έστω και μία γραμμή. Η εξαγωγή της Εθνικής δεν γράφει IBAN, οπότε αποδίδεται στον λογαριασμό της πολυκατοικίας όπου την ανεβάζετε.
• Χρεώσεις και πιστώσεις βγαίνουν σωστά. Κάθε τράπεζα τις γράφει αλλιώς: με πρόσημο, με «Χ» και «Π» δίπλα στο ποσό ή σε χωριστές στήλες χρέωσης και πίστωσης. Το Kvaro ξέρει τη μορφή κάθε τράπεζας.
• Το υπόλοιπο ελέγχεται. Από τη στήλη του υπολοίπου, ή από το προηγούμενο και το νέο υπόλοιπο που γράφει η Alpha, βγαίνουν το αρχικό και το τελικό υπόλοιπο. Αν το αρχικό δεν ταιριάζει με το καταχωρισμένο υπόλοιπο της πολυκατοικίας, το Kvaro σάς ειδοποιεί ότι λείπει μια περίοδος.
• Τα ελληνικά μένουν ελληνικά. Αρχεία γραμμένα με την παλιά ελληνική κωδικοσελίδα των Windows, όπως το CSV της Alpha, διαβάζονται σωστά, χωρίς ακαταλαβίστικους χαρακτήρες στα ονόματα.

Το αρχείο μένει στη συσκευή σας

Ένα αντίγραφο κίνησης της πολυκατοικίας περιέχει ονόματα, IBAN και το ιστορικό πληρωμών κάθε ιδιοκτήτη. Γι’ αυτό το Kvaro το διαβάζει απευθείας στον υπολογιστή ή στο κινητό σας. Το ίδιο το αρχείο δεν ανεβαίνει πουθενά. Αποθηκεύονται μόνο οι γραμμές που κρατάτε μετά την προεπισκόπηση.

Ο αριθμός αναφοράς κάνει την αντιστοίχιση

Όταν εκδίδετε στο Kvaro τα κοινόχρηστα του μήνα ή μια έκτακτη εισφορά για την ταράτσα, κάθε διαμέρισμα παίρνει για τη συγκεκριμένη έκδοση έναν νέο, τυχαίο οκταψήφιο αριθμό αναφοράς. Ο αριθμός αλλάζει σε κάθε έκδοση και δεν είναι μόνιμος κωδικός του διαμερίσματος. Ο ιδιοκτήτης τον βλέπει στην εφαρμογή μαζί με τον δικαιούχο, το IBAN και το ποσό, το καθένα με κουμπί αντιγραφής, και τον επικολλά στην «Αιτιολογία» της μεταφοράς. Η αιτιολογία είναι ελεύθερο κείμενο: αν ο ιδιοκτήτης γράψει «Κοινόχρηστα Μαρτίου Γ2 26011804», η πληρωμή αντιστοιχίζεται κανονικά, γιατί το Kvaro ψάχνει τα οκτώ ψηφία οπουδήποτε μέσα στο κείμενο.

Δίπλα στα στοιχεία πληρωμής εμφανίζεται και ένας κωδικός EPC QR, το ευρωπαϊκό πρότυπο για μεταφορές σε ευρώ, με τον δικαιούχο, το IBAN, το ποσό και τον αριθμό αναφοράς. Όποια τραπεζική εφαρμογή τον διαβάζει συμπληρώνει τη μεταφορά μόνη της. Για τις υπόλοιπες, τα ίδια στοιχεία υπάρχουν πάντα ως κείμενο για αντιγραφή. Για τους ιδιοκτήτες που δεν χρησιμοποιούν την εφαρμογή, τυπώνετε τη λίστα με τους αριθμούς αναφοράς και τη μοιράζετε μαζί με το ειδοποιητήριο των κοινοχρήστων.

Όταν ανεβάζετε το αντίγραφο κίνησης, κάθε εισερχόμενη πληρωμή με αριθμό αναφοράς πηγαίνει μόνη της στο σωστό διαμέρισμα, ακόμη κι αν πλήρωσε η κόρη από τον δικό της λογαριασμό. Για κάθε έκδοση κοινοχρήστων βλέπετε ποιος πλήρωσε, ποιος πλήρωσε μέρος και ποιος χρωστά. Οι λίγες πληρωμές χωρίς αριθμό αναφοράς μένουν στο «Μη κατανεμημένο» ποσό της έκδοσης, και τις αποδίδετε στο σωστό διαμέρισμα με την «Κατανομή» στη λίστα πληρωμών. Το ίδιο ισχύει για μια πάγια εντολή: στέλνει κάθε μήνα την ίδια αιτιολογία, όχι τον νέο αριθμό αναφοράς, οπότε δεν αντιστοιχίζεται αυτόματα. Στο Excel της Πειραιώς το κείμενο του πληρωτή μοιράζεται το ίδιο κελί με εσωτερικούς κωδικούς της τράπεζας: το Kvaro κρατά το κείμενο και αφήνει έξω τους κωδικούς.

Οι εξερχόμενες κινήσεις δουλεύουν με τον ίδιο τρόπο. Συνδέετε την πληρωμή του ρεύματος των κοινόχρηστων χώρων ή του συνεργείου του ανελκυστήρα με τη δαπάνη που εξοφλεί, και η δαπάνη γίνεται πληρωμένη.

Τι δεν εισάγεται

• PDF. Το PDF αντίγραφο κίνησης είναι φτιαγμένο για ανάγνωση από άνθρωπο. Αν ανεβάσετε PDF, το Kvaro εμφανίζει μήνυμα σφάλματος. Κατεβάστε την ίδια περίοδο σε Excel ή CSV.
• Κινήσεις κάρτας. Μια εξαγωγή κινήσεων πιστωτικής κάρτας απορρίπτεται. Η πολυκατοικία εισπράττει και πληρώνει από τον λογαριασμό της, και αυτόν ανεβάζετε.

Και μετά;

Με ένα αρχείο τον μήνα για κάθε πολυκατοικία και λίγα λεπτά στην προεπισκόπηση, η λίστα με το ποιος πλήρωσε είναι έτοιμη πριν σας πάρει κανείς τηλέφωνο να ρωτήσει. Με συνεχή αντίγραφα κίνησης, ο ετήσιος απολογισμός βγαίνει από τα ίδια δεδομένα, και τα νούμερα της αναφοράς προς τους ιδιοκτήτες συμφωνούν με την τράπεζα. Όλο το σύστημα, από τους αριθμούς αναφοράς μέχρι τον έλεγχο υπολοίπου, περιγράφεται στο άρθρο πώς να διαχειρίζεστε τα οικονομικά της πολυκατοικίας χωρίς Excel. Όσο λιγότερα βράδια τρώει η συμφωνία των πληρωμών, τόσο περισσότερες πολυκατοικίες μπορείτε να αναλάβετε.