Πώς να διαχειρίζεστε πολλά διαμερίσματα χωρίς επιπλέον προσωπικό

Τα πρώτα δέκα διαμερίσματα τα διαχειρίζεστε από μνήμης. Ξέρετε ποιος ένοικος στέλνει μήνυμα για τον θερμοσίφωνα, ποιος πληρώνει πάντα αργά και ποιος τεχνικός σηκώνει το τηλέφωνο την Κυριακή. Κάπου μετά τα δώδεκα διαμερίσματα, αυτή η μνήμη παύει να είναι σύστημα. Μια επισκευή ξεχνιέται επειδή δηλώθηκε σε μια απάντηση στο chat που προσπεράσατε. Μια πληρωμή κυνηγιέται ενώ έχει ήδη φτάσει. Ένα βράδυ την εβδομάδα χάνεται στην αντιστοίχιση κινήσεων του λογαριασμού με αριθμούς διαμερισμάτων.

Η ανάπτυξη είναι αυτό που σπάει το άτυπο σύστημα. Κάθε διαμέρισμα που προσθέτετε είναι άλλη μια ροή από «στάζει η βρύση» και άλλη μια γραμμή «πλήρωσαν αυτόν τον μήνα;», και οι δύο ροές καταλήγουν ακόμη σε ένα κινητό. Το χαρτοφυλάκιο μπορεί να συνεχίσει να μεγαλώνει. Ο τρόπος που το διαχειρίζεστε όχι, εκτός αν η λειτουργία φύγει από το κινητό και περάσει σε κάτι φτιαγμένο για τη μορφή αυτής της δουλειάς.

Το Kvaro καλύπτει το λειτουργικό μισό ενός χαρτοφυλακίου ενοικιαζόμενων διαμερισμάτων: τις επισκευές και τα χρήματα που έρχονται μετά τη μετακόμιση του ενοίκου. Οι αγγελίες και τα μισθωτήρια μένουν σε ό,τι χρησιμοποιείτε σήμερα. Ακολουθεί το πώς ένας ιδιοκτήτης τρέχει και τις δύο δουλειές σε πενήντα διαμερίσματα με τον κόπο που το κινητό απαιτούσε στα δέκα.

Δώστε σε κάθε διαμέρισμα ένα σημείο για να δηλώνει ένα πρόβλημα

Σήμερα τα αιτήματα συντήρησης σάς φτάνουν από όλα τα κανάλια ταυτόχρονα: ένα μήνυμα, ένα τηλεφώνημα, μια κουβέντα με τον θυρωρό, ένα σημείωμα κάτω από την πόρτα. Κάθε κανάλι χάνει κάτι. Ένα τηλεφώνημα δεν έχει φωτογραφία. Ένα μήνυμα δεν έχει διεύθυνση μόλις χαθεί στο scroll. Γίνεστε ο δρομολογητής, ξαναγράφοντας «διαρροή σωλήνα, διαμέρισμα 14, επείγον» σε όποια λίστα κρατάτε.

Το Kvaro δίνει σε κάθε ένοικο την ίδια εξώπορτα. Ο ένοικος ανοίγει την εφαρμογή και δηλώνει μια βλάβη με τίτλο, περιγραφή, προτεραιότητα (Χαμηλή, Μεσαία, Επείγουσα), προαιρετική κατηγορία και φωτογραφίες. Μόνο η φωτογραφία γλιτώνει μια επίσκεψη: βλέπετε τη διαβρωμένη βάνα πριν στείλετε οποιονδήποτε. Η βλάβη φτάνει συνδεδεμένη με το διαμέρισμα και την πολυκατοικία, οπότε τίποτα δεν χρειάζεται να ξαναγραφτεί και τίποτα δεν είναι ανώνυμο.

Μπορείτε επίσης να δηλώσετε μια βλάβη εκ μέρους ενός ενοίκου, για τον ηλικιωμένο ένοικο που προτιμά να τηλεφωνήσει παρά να πατήσει κουμπιά. Επιλέγετε για ποιον δηλώνεται, και εμφανίζεται στη ροή του με ειδοποίηση, ώστε η εγγραφή να είναι ίδια είτε την έγραψε εκείνος είτε εσείς.

Κάθε επισκευή έχει κατάσταση, ώστε τίποτα να μη μένει στάσιμο

Μια απλή λίστα ανοιχτών προβλημάτων κρύβει αυτά που μετράνε σήμερα. Αυτό που χρειάζεται ένας ιδιοκτήτης με πολλά κτίρια είναι η κατάσταση κάθε επισκευής: τι είναι νέο, τι προχωρά και τι έχει κολλήσει. Κάθε βλάβη στο Kvaro περνά από τις καταστάσεις Νέα, Σε εξέλιξη, Σε έλεγχο και Επιλύθηκε, με ξεχωριστή έκβαση «Δεν απαιτείται επισκευή» για όσες χρειάζονται αιτιολόγηση αντί για επίσκεψη. Ο ένοικος επιβεβαιώνει την επισκευή ή την επιλύετε εσείς απευθείας. Αν το πρόβλημα επανέλθει, η βλάβη ανοίγει ξανά με υποχρεωτική αιτιολογία, ώστε ένα επαναλαμβανόμενο πρόβλημα να αφήνει ίχνη αντί να εξαφανίζεται.

Για έναν ιδιοκτήτη που παρακολουθεί πολλά διαμερίσματα, η ουρά είναι το ζητούμενο. Φιλτράρεται και χωρίζεται σε σελίδες, οπότε το «κάθε επείγουσα βλάβη που είναι ακόμη ανοιχτή και στα έξι κτίρια» είναι μία προβολή, όχι έξι scroll σε έξι chat. Όταν ένας τεχνικός κλείνει δέκα μικρές βλάβες σε ένα πρωί, τις επιλύετε με μία μαζική ενέργεια. Οι ειδοποιήσεις push σας φτάνουν όταν δηλώνεται ο σπασμένος σωλήνας, όχι όταν τηλεφωνεί ο ένοικος από κάτω για το ταβάνι. Αν αυτές οι δηλώσεις ζουν σήμερα σε ένα group, αυτό είναι ένας αθόρυβος φόρος από μόνο του, που τον αναλύουμε στο άρθρο για τα group στο Viber.

Όλη η μηχανική της ροής των βλαβών, από την καταγραφή μέχρι το κλείσιμο, βρίσκεται στον οδηγό για το σύστημα βλαβών.

Δρομολογήστε τις επισκευές ώστε να μην πέφτουν όλες σε εσάς

Ένα χαρτοφυλάκιο σταματά να μεγαλώνει όταν ένας άνθρωπος κάθεται στη μέση κάθε εργασίας. Το Kvaro είναι φτιαγμένο για να σας βγάλει από αυτή τη μέση.

Όταν δηλώνεται μια βλάβη, μπορεί να δρομολογηθεί μόνη της: στον προεπιλεγμένο τεχνικό για την κατηγορία, σε μια ομάδα τεχνικών με την κατάλληλη ειδικότητα που την αναλαμβάνουν μόνοι τους, στον διαχειριστή της πολυκατοικίας ή σε εσάς. Ένας τεχνικός βλέπει μόνο τις κατηγορίες που καλύπτει, οπότε ο υδραυλικός παίρνει τα υδραυλικά και δεν χρειάζεται να ψάχνει ανάμεσα στα υπόλοιπα. Καθώς το χαρτοφυλάκιο μεγαλώνει, προσθέτετε έναν τεχνικό ή έναν συνδιαχειριστή και του δίνετε έναν τομέα, αντί να προσθέτετε άλλη μια ώρα στη δική σας μέρα.

Το πρόγραμμά σας καθορίζει πόσο μακριά φτάνει αυτή η ανάθεση. Το δωρεάν πρόγραμμα (Free) καλύπτει απεριόριστες πολυκατοικίες και διαμερίσματα με έως τρεις διαχειριστές και πέντε τεχνικούς, κάτι που πάει τους περισσότερους ιδιοκτήτες πολύ πέρα από τις πρώτες τους διευθύνσεις. Τα Premium και Ultimate αυξάνουν τον αριθμό διαχειριστών και τεχνικών και προσθέτουν αυτόματη δρομολόγηση βλαβών καθώς αναλαμβάνετε περισσότερα, και το Ultimate σας επιτρέπει να ορίσετε έναν προεπιλεγμένο τεχνικό ανά πολυκατοικία, ώστε κάθε διεύθυνση να δρομολογείται στον δικό της έμπιστο τεχνικό. Το εργαλείο μεγαλώνει ένα επίπεδο τη φορά μαζί με τον αριθμό των διαμερισμάτων.

Αφήστε τις πληρωμές να αυτοπροσδιορίζονται

Το άλλο μισό του χαρτοφυλακίου είναι τα χρήματα που μπαίνουν. Στα δέκα διαμερίσματα αναγνωρίζετε τα ονόματα στο αντίγραφο κίνησης. Στα πενήντα, ο «Κ. Γεωργίου» μπορεί να είναι τρεις ένοικοι, και η αντιστοίχιση μιας μεταφοράς με ένα διαμέρισμα γίνεται μαντεία που επαναλαμβάνετε κάθε εβδομάδα.

Το Kvaro εξαφανίζει τη μαντεία. Όταν εκδίδετε μια χρέωση, είτε είναι τα μηνιαία κοινόχρηστα, είτε μια έκτακτη εισφορά για την επισκευή της ταράτσας, είτε μια εισφορά στο αποθεματικό, κάθε διαμέρισμα παίρνει τον δικό του κωδικό αναφοράς πληρωμής. Ο ένοικος λαμβάνει ειδοποίηση push και βλέπει στην εφαρμογή το ποσό και αυτόν τον κωδικό, έτοιμα για αντιγραφή στο πεδίο «Αιτιολογία» της μεταφοράς στο e-banking. Όταν φτάσουν τα χρήματα, ο κωδικός στο αντίγραφο κίνησης λέει ακριβώς ποιο διαμέρισμα πλήρωσε, μέχρι το τελευταίο λεπτό του ευρώ.

Στη συνέχεια έχετε για κάθε χρέωση μια προβολή του ποιος πλήρωσε: κάθε διαμέρισμα εμφανίζεται ως πληρωμένο, μερικώς πληρωμένο ή ανεξόφλητο. Το κυνήγι των οφειλών μικραίνει από έναν εβδομαδιαίο έλεγχο όλου του αντιγράφου κίνησης σε επικοινωνία μόνο με τους λίγους που πραγματικά χρωστούν, με τα νούμερα μπροστά σας. Η υπενθύμιση σε κάποιον που πλήρωσε πριν από τρεις εβδομάδες κοστίζει περισσότερη καλή διάθεση από οποιαδήποτε καθυστερημένη πληρωμή, και οι εγγραφές που αντιστοιχίζονται με κωδικό κάνουν αυτό το λάθος αδύνατο.

Το αντίγραφο κίνησης είναι το αρχείο. Εισαγάγετέ το, μην το ξαναγράφετε.

Η τράπεζά σας κρατά ήδη το επίσημο ημερολόγιο των χρημάτων του κτιρίου: κάθε πληρωμή που μπαίνει και κάθε δαπάνη που βγαίνει, με ημερομηνία και πλήρες. Αν το αντιγράψετε σε ένα λογιστικό φύλλο, φτιάχνετε μια χειρότερη εκδοχή και μια δεύτερη δουλειά για να τη συγχρονίζετε.

Το Kvaro εισάγει αντί γι’ αυτό το αντίγραφο κίνησης. Επιλέγετε το αρχείο και αυτό διαβάζεται στη δική σας συσκευή, στον browser ή στο κινητό, και δεν ανεβαίνει ούτε αποθηκεύεται πουθενά· από τη συσκευή φεύγουν μόνο οι γραμμές κινήσεων που επιλέγετε να αποθηκεύσετε. Αυτό μετράει, γιατί το αντίγραφο κίνησης ενός κτιρίου περιέχει το όνομα και το ιστορικό πληρωμών κάθε ενοίκου. Οι εισερχόμενες γραμμές αντιστοιχίζονται μόνες τους στο διαμέρισμα που πλήρωσε μέσω του κωδικού αναφοράς, και οι εξερχόμενες συνδέονται με τη δαπάνη που εξοφλούν, οπότε μια καταχωρισμένη δαπάνη γίνεται πληρωμένη, μερικώς πληρωμένη ή απλήρωτη με βάση το αντίγραφο κίνησης και όχι τη μνήμη σας. Η λίστα του ποιος πλήρωσε και κάθε κατάσταση βγαίνουν από όσα είπε η τράπεζα.

Ένας έλεγχος προστατεύει αθόρυβα όλο το αρχείο. Κάθε αντίγραφο κίνησης δηλώνει ένα αρχικό και ένα τελικό υπόλοιπο, και το Kvaro ελέγχει το αρχικό υπόλοιπο απέναντι στο καταχωρισμένο υπόλοιπο του κτιρίου πριν από την εισαγωγή. Αν παραλείψετε έναν μήνα μέσα στον πανικό ενός σπασμένου σωλήνα, η επόμενη εισαγωγή αρνείται να αφήσει το κενό να περάσει: σταματά και σας λέει ότι λείπει ένα αντίγραφο κίνησης. Μια συνεχής αλυσίδα αντιγράφων κίνησης είναι αυτό που σας επιτρέπει να αποδείξετε, οποιαδήποτε στιγμή, πού πήγε κάθε πληρωμή και από πού προήλθε κάθε δαπάνη, που είναι ακριβώς αυτό που ζητά ένας συνιδιοκτήτης ή η γενική συνέλευση μιας πολυκατοικίας. Όλο το σύστημα παρακολούθησης πληρωμών περιγράφεται στον οδηγό για τα οικονομικά της πολυκατοικίας.

Βάλτε την εφαρμογή στα χέρια των ενοίκων

Τίποτα από αυτά δεν δουλεύει αν οι ένοικοι δεν είναι στην εφαρμογή, και σε ένα μεγάλο χαρτοφυλάκιο αυτό ακούγεται σαν το δύσκολο κομμάτι. Είναι το εύκολο. Κάθε πολυκατοικία έχει έναν κωδικό σύνδεσης έξι χαρακτήρων και έναν σύνδεσμο κοινοποίησης· ο ένοικος τον πατά, και ο σύνδεσμος ανοίγει την εφαρμογή κατευθείαν στην οθόνη σύνδεσης με τον κωδικό ήδη συμπληρωμένο, ή τον στέλνει πρώτα στο store για να την εγκαταστήσει. Ένας ένοικος μπορεί να ανήκει σε πολλές από τις πολυκατοικίες σας και να αλλάζει ανάμεσά τους, οπότε όποιος μετακομίζει μέσα στο χαρτοφυλάκιο κρατά έναν λογαριασμό.

Η εφαρμογή των ενοίκων είναι επίσης το πιο αθόρυβο εργαλείο πωλήσεών σας. Όταν διεκδικείτε το επόμενο κτίριο, το «οι ένοικοί σας αποκτούν μια εφαρμογή που δείχνει πώς καταγράφεται και κλείνει μια επισκευή και δείχνει ακριβώς τι οφείλουν» είναι μια απτή διαφορά από τον διαχειριστή που δουλεύει ακόμη με το κινητό. Αυτό είναι το επιχείρημα που κερδίζει τη σύμβαση.

Αποδείξτε το ανά κτίριο, όποτε σας ζητηθεί

Όταν έχετε ένα χαρτοφυλάκιο, απαντάτε στην ίδια ερώτηση για κάθε διεύθυνση: πώς πάει πραγματικά αυτό το κτίριο; Το Kvaro παράγει μια αναφορά PDF ανά πολυκατοικία για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα, που συγκεντρώνει τις επιλυμένες βλάβες με τις φωτογραφίες τους, τα οικονομικά, τις ανακοινώσεις και τις ψηφοφορίες. Η αναφορά δημιουργείται στον διακομιστή και σας ειδοποιεί όταν είναι έτοιμη, οπότε ένας μήνας για έξι κτίρια είναι έξι πατήματα, όχι ένα Σαββατοκύριακο συναρμολόγησης.

Η αναφορά αξίζει τον κόπο δύο φορές. Είναι το αρχείο που δίνετε στη γενική συνέλευση ή σε έναν συνιδιοκτήτη, και είναι η απόδειξη που δείχνετε στο επόμενο κτίριο που θέλετε να κερδίσετε. Στο Ultimate οι αναφορές προγραμματίζονται μόνες τους μηνιαία ή ανά τρίμηνο, δημοσιεύονται στη βιβλιοθήκη εγγράφων της πολυκατοικίας και φέρουν το δικό σας λογότυπο. Όλη η εικόνα βρίσκεται στον οδηγό για τις αναφορές.

Τι κλιμακώνεται πραγματικά

Το ειλικρινές τεστ για κάθε εργαλείο είναι αν το εικοστό κτίριο κοστίζει λιγότερο να λειτουργήσει από ό,τι κόστιζε το πέμπτο. Εδώ ισχύει, γιατί η δουλειά που δημιουργεί κάθε διαμέρισμα ρέει πλέον σε ένα σύστημα αντί να πέφτει σε εσάς. Μια επισκευή δρομολογείται σε τεχνικό και κλείνει μόνη της. Μια πληρωμή αυτοπροσδιορίζεται και συμφωνείται από το αντίγραφο κίνησης. Μια αναφορά συναρμολογείται μόνη της όποτε τη ζητήσετε. Αυτό που προσθέτετε ανά διαμέρισμα είναι μια γραμμή, όχι ένα βράδυ.

Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στο να έχετε πολλά διαμερίσματα και στο να διαχειρίζεστε πολλά διαμερίσματα. Τα διαμερίσματα ήταν πάντα το εύκολο κομμάτι. Πόσα μπορεί πραγματικά να διαχειριστεί ένας άνθρωπος πριν η λειτουργία βάλει ταβάνι στην ανάπτυξη είναι το πραγματικό όριο, και το αναλύουμε στο άρθρο πόσες πολυκατοικίες μπορεί να διαχειριστεί ένας άνθρωπος. Βγάλτε τις επισκευές και τα χρήματα από το κινητό σας, και ο αριθμός των διαμερισμάτων που μπορεί να διαχειριστεί ένας άνθρωπος ανεβαίνει μαζί τους.