Articles pràctics sobre incidències, comunicació amb els veïns, repartiment de feines entre tècnics i com fer créixer un despatx d’administració de finques sense contractar tres persones més.
Rebuts domiciliats, transferències amb conceptes inventats i un extracte que cal desxifrar a mà. Com un IBAN comprovat, una referència per habitatge i el Norma 43 importat converteixen el control de quotes en una llista per llegir.
Les primeres comunitats es porten de memòria. Passada la dotzena, una avaria es perd en una resposta de WhatsApp i es reclama un pagament que ja havia arribat. Així se’n porten cinquanta amb l’esforç que en demanaven deu.
Un hotel repeteix el mateix cicle de manteniment que una comunitat de propietaris, només que més de pressa. Així encaixa el flux d’incidències de Kvaro en un hotel: el personal avisa, el responsable reparteix, els tècnics resolen i el personal confirma.
Les presses de cada any amb la liquidació de comptes són un símptoma. La liquidació és el resultat d’un cicle que dura tot l’exercici: pressupost, quotes, comptabilitat, liquidació i regularització. Porta el cicle i el tancament es converteix en aritmètica.
La factura electrònica està deixant de ser opcional per als teus proveïdors, i pocs professionals reben tantes factures com un administrador de finques. Què ha canviat de debò, i el circuit que la converteix en una ajuda en lloc d’una càrrega.
Tot administrador deu un informe a la comunitat i ningú no li paga la tarda que costa redactar-lo. La solució són uns registres tan bons que l’informe es generi sol en lloc d’escriure’s.
Deu anys d’acords d’una comunitat viuen als correus de tres administradors anteriors com a acta_final_v3.docx. Així és un registre d’acords, i per què la clau és que només s’hi pugui afegir.
La remesa de rebuts no hauria de dependre d’un full amb quaranta IBAN copiats a mà. Aquesta és tota la maquinària: mandats, identificador de creditor, preavís i el fitxer pain.008.
L’Excel queda desfasat tan bon punt el tanques. Aquest és el sistema que el substitueix: una referència única per pagament, extractes bancaris importats i estats de pagament que s’actualitzen sols.
El grup de WhatsApp de la comunitat: el sistema operatiu no oficial de l’administració de finques. Per què tots els administradors topen amb un sostre molt abans del que diuen els seus números, i què cal fer-hi.
Els números honestos de la capacitat d’un administrador. Sobre el paper surten 60 comunitats per persona, però a la pràctica la majoria es queda al voltant de 20.
Si no has fet servir mai Jira, Zendesk o res semblant, això és el que és de debò un tiquet, i les quatre dades que converteixen les queixes dels veïns en un flux de treball.
De «l’ascensor no funciona» a la incidència tancada: el cicle de vida d’una queixa en una comunitat de propietaris, i on perd informació el 80% dels administradors.
Programa d’administració de finques, programari de gestió de comunitats, app per a la comunitat: noms diferents, la mateixa llista de la compra. Les vuit funcions que importen de debò i les que llueixen a la demo però que no faràs servir mai.