L’exercici comptable de la comunitat: del pressupost a la liquidació

Cada any, les setmanes abans de la junta ordinària, els administradors de finques desapareixen en el mateix projecte: reconstruir un exercici sencer de comptes de la comunitat prou bé per presentar la liquidació. Es tornen a baixar extractes, s’endrecen capses de factures i un document que els propietaris revisaran línia per línia es munta a base de memòria i arqueologia. Pot costar setmanes per comunitat.

La liquidació de comptes no és una tasca d’última hora. És el resultat d’un cicle que dura tot l’any. La normativa en marca el contorn: com a mínim una junta l’any per aprovar el pressupost i els comptes de l’exercici, i un fons de reserva amb una dotació mínima. Dins d’aquest marc, tot exercici segueix els mateixos cinc passos: un pressupost, les quotes mensuals que el financen, la comptabilitat mes a mes, la liquidació de l’exercici i la regularització amb cada propietari. Porta’ls com una rutina i el tancament és aritmètica. Salta-te’ls i el tancament és arqueologia.

Pas 1: el pressupost, decidit un cop i aprovat formalment

L’any comença amb un pla: les despeses previstes per partida (neteja, ascensor, assegurança, subministraments, manteniment), més l’aportació al fons de reserva com a línia pròpia, mai barrejada amb les despeses corrents. Del total surt el que correspon a cada propietari segons el criteri de repartiment de la comunitat: normalment la seva quota de participació, de vegades a parts iguals per habitatge, o un repartiment especial que la comunitat tingui establert per a certes despeses, com l’ascensor que no paguen els locals de la planta baixa.

Dividides entre dotze, aquestes quantitats són les quotes mensuals que cada propietari pagarà durant tot l’exercici. Dos detalls decideixen si la resta de l’any va com una seda:

• El repartiment ha de ser exacte. Les quantitats per propietari han de tornar a sumar el total previst fins al cèntim, amb l’arrodoniment assignat expressament. Un pressupost al qual falten 40 cèntims és una liquidació que al tancament no quadra.
• El pressupost és un acord. L’aprova la junta, i aquesta aprovació pertany al registre d’acords de la comunitat, amb la votació al darrere, perquè cada quota que cobris durant els dotze mesos següents s’hi recolza. Aquesta disciplina de registre és un tema en si mateix: per què les actes de la junta no haurien de viure al correu.

Pas 2: quotes que es cobren soles

Dotze mesos cobrant les mateixes quantitats a les mateixes persones és la feina més automatitzable de tota la professió, i a la pràctica la menys automatitzada.

La clau és que el cobrament de cada mes s’hauria de crear sol a partir del pressupost aprovat, amb una referència única per propietari, perquè els diners que entren s’assignin a qui els ha enviat. Aquí el més habitual és el rebut domiciliat, i llavors tot el mes es redueix a una remesa: un fitxer que puges a la banca en línia de la comunitat, com expliquem a la guia de remeses de rebuts SEPA. Qui paga per transferència posa la referència al concepte. Sigui quin sigui el canal, la regla és la mateixa: si preparar el cobrament de març exigeix que et recordis de març, un mes despistat trenca l’any sense que es noti.

Pas 3: la comptabilitat com a costum de deu minuts al mes

Entre les quotes que entren i les factures que surten, el compte de la comunitat acumula la matèria primera de la liquidació: els moviments. El costum que manté viu el cicle és petit. Importa cada extracte quan arriba (en Norma 43, camt.053 o MT940), deixa que els ingressos s’assignin a cada propietari per la referència i assigna cada càrrec a la seva partida mentre encara recordes què era. Deu minuts al mes, com expliquem a com portar els comptes de la comunitat sense Excel.

Aquest és el pas que substitueix l’arqueologia d’abans de la junta. Una liquidació muntada al tancament a partir de moviments ja classificats és un informe. La mateixa liquidació muntada mesos després a partir de papers sense classificar és una reconstrucció, i en les reconstruccions neixen els errors i la desconfiança dels propietaris.

Mentrestant, les factures dels proveïdors arriben cada vegada més com a dades estructurades i no com a paper: una factura electrònica llegida per la màquina es pot convertir en un esborrany de despesa, amb la partida suggerida, després d’una sola confirmació, i amb l’original arxivat durant els anys que calgui conservar-lo. Una capsa de factures menys. Ho expliquem a la factura electrònica per a administradors de finques.

Pas 4: la liquidació, calculada, no redactada

Si els passos 1 a 3 han funcionat tot l’any, la liquidació de l’exercici és una derivació: la despesa total per partida davant del pressupost, el que correspon a cada propietari segons el mateix criteri de repartiment, el que cada propietari ha pagat de debò segons els moviments aparellats, i la diferència de cadascú. Al costat, la situació patrimonial de la comunitat: els saldos dels comptes, el fons de reserva i les quantitats pendents de cobrament.

Hi ha dues coses que bloquegen el càlcul amb tota la raó, i un bon programa les anomena en lloc de produir un document equivocat sense avisar. Un forat de cobertura, és a dir, un període sense extracte importat, en què es van moure diners que el registre no veu. O moviments sense classificar, files que ningú no ha assignat a cap partida. Totes dues coses es troben en minuts si ho fas al tancament. Totes dues són mines si ho deixes per a la setmana abans de la junta.

Pas 5: la regularització, i el tancament

La junta ordinària revisa la liquidació i l’aprova; aquesta aprovació també és un acord per al registre. Després es regularitzen les diferències: el propietari que ha pagat menys del que li corresponia deu la diferència, i el que ha pagat de més queda amb saldo a favor. Calcular i cobrar això a mà, propietari per propietari, és l’últim reducte de la feina feixuga del tancament, i no hi ha cap motiu perquè sigui així. Els resultats per propietari ja estan calculats; convertir-los en càrrecs i saldos a favor hauria de ser una acció, no una tarda de comptes i de copiar i enganxar. A Kvaro, en confirmar la liquidació aprovada es crea el cobrament de regularització de cada propietari que deu, i queda anotat el saldo a favor de cadascun dels que han pagat de més, per compensar-lo o retornar-lo.

I un cop aprovat, l’exercici es tanca. Res d’editar un any tancat, mai; les correccions es fan, documentades, a l’exercici obert. Que els registres comptables no es puguin alterar és un principi comptable gairebé universal, però la raó de fons és la mateixa que amb el registre d’acords: un registre que demostrablement no es pot reescriure en silenci és un registre que ningú no s’ha de creure a cegues.

Hi ha dos corrents paral·lels que mereixen estar a la vista tot l’any i no aparèixer com una sorpresa al tancament. El fons de reserva són els diners a llarg termini dels propietaris, i s’hauria de poder seguir com a saldo propi, idealment en un compte propi, amb les aportacions visibles davant del que es preveia; com que la normativa hi fixa una dotació mínima, convé que l’aportació surti del mateix pressupost i no d’un càlcul a part. I el traspàs a la gestoria o a l’assessor comptable hauria de ser una exportació, no tornar a escriure: per això existeixen els fitxers d’exportació comptable, perquè els teus registres entrin al seu programa de comptabilitat en lloc de dictar-los per telèfon. Kvaro exporta un fitxer comptable genèric, amb les partides i els números de compte que tu assignis.

El dividend: propietaris que ho poden comprovar per si mateixos

Porta el cicle i canvia alguna cosa més enllà de la teva càrrega de feina. Cada propietari té, en qualsevol moment, una resposta actualitzada a les preguntes que, si no, omplen la primera hora de la junta: què he pagat, què dec, quant hi ha al fons de reserva, en què ha gastat la comunitat. Quan el compte de cada propietari és a la vista tot l’any, la junta deixa de ser una auditoria de l’administrador i torna a ser l’òrgan que decideix.

Les setmanes que t’estalvies cada any són el benefici evident. El que s’acumula és la confiança: una comunitat que pot comprovar les xifres del seu administrador quan vulgui és una comunitat que el renova a la junta sense baralles.