Quotes de la comunitat i Norma 43: com saber qui ha pagat sense repassar l’extracte

Principi de mes en una comunitat de l’Eixample. La majoria de propietaris paguen la quota per rebut domiciliat, però no tots. El del 1r 2a la paga per transferència perquè no vol domiciliar res. La propietària del 3r 1a viu a Lió i transfereix quan se’n recorda. Un rebut ha tornat per manca de saldo. I la quota extraordinària de la façana, aprovada a la junta de juny, l’han pagat uns quants per transferència amb conceptes com «façana», «extra 2a» o, directament, cap.

A la banca en línia hi trobes moviments amb el nom del titular del compte, que no sempre és el propietari, conceptes retallats i l’abonament de la remesa en una sola línia. I això per cada comunitat, sovint en bancs diferents, conciliat a mà amb l’Excel al costat.

El problema no és cobrar. És saber amb certesa qui ha pagat, i quant, per reclamar només a qui deu i presentar a la junta uns comptes que aguantin qualsevol pregunta. Per a això calen tres coses: un IBAN correcte, una referència que identifiqui cada habitatge i un extracte que llegeixi una màquina en lloc de tu.

1. L’IBAN de la comunitat té dos controls, no un

Un IBAN espanyol té 24 caràcters: ES, dos dígits de control i els 20 dígits del compte de tota la vida, el que abans en dèiem CCC. A l’IBAN d’exemple dels manuals, ES91 2100 0418 4502 0005 1332, el 91 són els dígits de control de l’IBAN, 2100 l’entitat (el banc), 0418 l’oficina, 45 els dígits de control del compte i 0200051332 el número de compte. Els de l’IBAN comproven tot el codi amb l’algorisme internacional MOD-97. Els del compte són anteriors a l’IBAN: el primer comprova l’entitat i l’oficina, i el segon, el número de compte. Són dos controls independents.

Quan deses l’IBAN d’una comunitat, Kvaro comprova tots dos. Si has intercanviat dues xifres o te n’has deixat una, l’IBAN es rebutja al moment, abans que arribi als veïns, que és on un error es multiplica per quaranta trucades. La mateixa comprovació s’aplica a l’IBAN del propietari quan registres un mandat SEPA.

Un consell de passada: des d’octubre del 2025, els bancs de la zona euro comproven que el nom del beneficiari coincideixi amb el titular del compte. Comunica als propietaris el titular exactament com consta al banc i ningú no veurà cap avís de discrepància.

2. La referència, al concepte

El concepte d’una transferència és un camp de text lliure, i cada propietari hi escriu el que li sembla. La solució és donar-li una cosa concreta per escriure.

A Kvaro, cada cobrament genera per a cada habitatge una referència de pagament pròpia de 8 xifres. A l’app, el propietari veu l’IBAN de la comunitat, l’import i la referència per al concepte, cadascun amb un botó per copiar. Copia, enganxa a l’app del banc i confirma. Si hi vol afegir «quota abril» o el seu nom, cap problema: l’important és que les 8 xifres hi siguin. Els diners van directament del seu compte al de la comunitat, sense passar per Kvaro.

Al costat de les dades, Kvaro mostra el codi QR europeu per a transferències SEPA (el QR EPC), amb l’IBAN, l’import i la referència. Les apps dels grans bancs encara el llegeixen poques vegades; alguns neobancs sí. Per això les dades sempre són a la vista en text: el QR és una drecera, no l’únic camí.

I qui no fa servir l’app? Des de Kvaro imprimeixes un full amb la referència de cada habitatge, per adjuntar a l’avís de cobrament o per lliurar en mà. La referència funciona igual per a qui no ha instal·lat mai res, perquè l’aparellament es fa amb l’extracte, no amb l’app.

3. El Norma 43, el fitxer que ja et dona el banc

Tots els grans bancs permeten baixar els moviments d’un compte en Norma 43, també dit Quadern 43: un format de text estàndard de la banca, pensat justament per a la comptabilitat. A la banca en línia sol ser a l’apartat de descàrrega de fitxers o d’extractes, amb el nom «Norma 43» o «Quadern 43».

Cada línia fa 80 caràcters i comença amb un codi: 11 per a la capçalera del compte, amb el saldo inicial; 22 per a cada moviment, amb la data, l’import i la clau deure/haver que diu si és un càrrec o un abonament; 23 per a les fins a cinc línies de concepte del moviment, on hi ha el text de la transferència; 33 per al final del compte, amb el saldo final, i 88 per al final del fitxer.

Comparat amb un Excel o un PDF de moviments, el Norma 43 té dos avantatges: segueix el mateix estàndard a tots els bancs i porta els saldos, que és el que permet comprovar que no falta res.

4. Com llegeix Kvaro el teu Norma 43

Importes el fitxer a Kvaro i es llegeix al teu dispositiu, al navegador o al mòbil. No es puja enlloc: només surten del dispositiu els moviments que decideixes desar. Kvaro reconeix el Norma 43 pel contingut, no pel nom, així que tant se val si el banc el baixa com a .n43, .q43, .aeb, .txt o sense extensió. També llegeix els que arriben sense salts de línia o amb els espais finals retallats.

Abans d’importar, fa dues comprovacions:

• El compte correcte. La capçalera del Norma 43 porta l’entitat, l’oficina i el compte, però no els dígits de control. Kvaro els recalcula, reconstrueix l’IBAN i el compara amb el de la comunitat. Si per error tries l’extracte del despatx o d’una altra comunitat, la importació s’atura. Si el fitxer porta diversos comptes, només s’importa el de la comunitat (el compte corrent o el del fons de reserva).
• El saldo inicial. El saldo inicial del fitxer ha de coincidir amb el saldo registrat del compte. Si no hi coincideix, falta un extracte anterior, i Kvaro t’ho diu en lloc de deixar passar el forat.

Després, Kvaro ajunta les línies de concepte de cada moviment i hi busca la referència. Si el propietari ha escrit «QUOTA ABRIL 44021187 3R 2A», el moviment s’aparella amb el seu habitatge. Funciona encara que el banc retalli el text. Per a cada cobrament tens la llista de qui ha pagat, qui ha pagat una part i qui encara deu; les poques transferències sense referència queden com a import sense assignar, i les assignes a mà des de la mateixa vista.

Els càrrecs també es llegeixen bé. Els rebuts que els proveïdors passen a la comunitat, com la llum, l’aigua o l’assegurança, arriben amb el nom de l’empresa que cobra, així que vincular-los a la despesa que toca és immediat. I si el teu banc també ofereix el camt.053 (XML) o l’MT940, Kvaro els llegeix igual, amb les mateixes comprovacions.

5. I els rebuts domiciliats?

Kvaro genera la remesa a partir del mateix cobrament: registres els mandats SEPA signats en paper, introdueixes un cop l’identificador de creditor SEPA de la comunitat, i Kvaro crea el fitxer pain.008 amb els propietaris que tenen mandat actiu i encara no han pagat, cadascun pel que li queda pendent. El puges a la banca en línia i el banc passa els rebuts. Els propietaris que fan servir l’app reben el preavís per notificació i per correu; els altres te’ls marca perquè els avisis tu.

Cada rebut de la remesa porta al concepte la referència de l’habitatge. Com torna a l’extracte de la comunitat depèn del banc. Si el camt.053 inclou el detall de cada rebut, Kvaro desplega la remesa en una fila per rebut i aparella cadascuna amb el seu habitatge. Si l’extracte només mostra l’abonament total de la remesa, que és el més habitual en Norma 43, el vincules al cobrament i, a la vista de qui ha pagat, l’acció Assigna et deixa repartir l’import entre els habitatges. Quan un rebut torna, el gestiones amb el propietari com qualsevol impagament. Tot el procés, del mandat a les devolucions, és a la guia de remeses de rebuts SEPA.

La llista de comprovació

1. Comprova que el compte sigui a nom de la comunitat i desa l’IBAN a Kvaro: si els dígits de control no quadren, ho sabràs al moment.
2. Emet els cobraments des de Kvaro, o deixa que el pressupost aprovat els creï cada mes, perquè cada habitatge tingui la seva referència.
3. A l’avís de cobrament, una sola instrucció per a qui paga per transferència: «Posa al concepte la referència del teu habitatge».
4. Imprimeix el full de referències per als propietaris que no fan servir l’app.
5. Localitza a la banca en línia on es baixa el Norma 43 de cada compte, i importa’l cada mes sense saltar-te’n cap.
6. Per als rebuts domiciliats, registra els mandats i l’identificador de creditor SEPA, i genera la remesa des del cobrament.
7. Revisa la llista de qui ha pagat, assigna a mà els pocs pagaments sense referència i reclama només a qui deu. L’informe mensual en PDF ho recull tot per al president o per a la junta.

Per al sistema complet, del primer cobrament a la liquidació de l’exercici, llegeix com portar els comptes de la comunitat sense Excel.