Com triar un programa per a administradors de finques: guia pràctica

Triar un programa per a administradors de finques és incòmode perquè el mercat està partit en dos. En un extrem tens els programes d’escriptori de tota la vida, instal·lats a l’ordinador del despatx i pensats per emetre rebuts, portar la comptabilitat i imprimir actes. Fan molt bé el que feien fa vint anys i gairebé res del que avui et demanen els veïns. A l’altre extrem tens cent apps acabades de sortir que gestionen incidències però s’obliden dels comunicats, dels documents, de la feina amb moltes comunitats alhora i de la manera real com està organitzat el teu despatx.

Aquesta guia és un filtre pràctic. Recull les funcions que importen a un administrador de finques que treballa a peu de carrer i les que llueixen a les demos però que ningú no fa servir.

El que necessites de debò (les vuit)

1. Incidències estructurades, no només xat

L’eina ha de tractar cada incidència com un registre amb un estat, un responsable i un historial. Qualsevol cosa que sigui “WhatsApp per a administradors” no serveix, pels mateixos motius pels quals no serveix el grup de WhatsApp de la comunitat.

Si no pots filtrar en dos clics les incidències obertes de totes les teves comunitats, l’eina no arriba al mínim.

2. Separació per comunitat

Portes més d’una comunitat. Cada pantalla ha de mostrar una comunitat o totes, mai una barreja accidental. Els veïns de la comunitat A no han de veure mai incidències, documents ni comunicats de la comunitat B, ni tan sols per error.

Si a la demo no t’ensenyen una manera neta de canviar de comunitat, el model de dades de sota està mal plantejat i t’hi barallaràs per sempre.

3. Quatre rols, permisos de debò

Titular del despatx / Administrador / Tècnic / Veí. Cada rol veu una cosa diferent. El titular veu els diners i els administradors. L’administrador veu les comunitats i les incidències. El tècnic veu només la seva cua de feina. El veí veu només la seva comunitat.

Si l’eina només distingeix entre “admin” i “usuari”, acabaràs gestionant els permisos de memòria i un dia un tècnic veurà una factura que no havia de veure.

4. Alta de veïns amb codi, no amb enllaç per correu

Els enllaços caduquen, acaben al correu brossa o el veí directament no té correu (una cosa molt habitual en finques antigues amb veïns grans). Un codi de sis caràcters que el veí escriu a l’app funciona amb tothom.

Si l’eina només permet l’alta per enllaç, prepara’t per donar d’alta a mà els teus veïns més grans per sempre.

5. Documents de cada comunitat

Els pocs documents que un veí necessita de debò: els estatuts i el reglament de règim intern, les actes de la junta, el pressupost aprovat, l’informe de l’última inspecció tècnica de l’edifici. Es pugen una vegada per comunitat i tots els veïns d’aquella comunitat hi tenen accés. PDF, DOC o imatge. Amb 25 MB per fitxer en tens de sobres.

Si l’eina no guarda documents, continuaràs enviant PDF per correu i això li treu la meitat del sentit.

6. Comunicats amb recordatoris

Dos tipus: Esdeveniment (amb un recordatori opcional 1 hora, 1 dia, 3 dies o 1 setmana abans) i Informació. Res més. Els veïns reben una notificació push. Els administradors no reben recordatoris dels esdeveniments que han creat ells mateixos.

Si l’eina té fluxos de comunicats complicadíssims, amb cadenes d’aprovació i registres d’auditoria, estàs pagant una funció que existeix per complir la llista de requisits del departament de compres. A un administrador no l’ajuda.

7. Historial de cada incidència

Quan un propietari pregunta a la junta per què una incidència de novembre va trigar tres setmanes, has d’ensenyar una cronologia. Cada canvi d’estat, cada assignació, cada comentari. Amb data i hora.

També et cobreix les espatlles. Si un propietari reclama, un historial de com vas gestionar la seva queixa és la millor manera de demostrar que vas actuar a temps.

8. Pensat per al mòbil, amb versió web

El 90% del que fan els veïns ho fan des del mòbil. El 90% del que fa l’administrador, també (no ets al despatx, ets a l’escala d’una finca). La versió web és per a la feina d’oficina: l’administració pesada, la facturació, la configuració.

Si l’eina només funciona al web i l’“app” és una web que s’adapta al mòbil, els veïns no la faran servir i tot se’n va en orris.

El que no necessites (les distraccions que impressionen)

Tot el que digui “amb IA”

Nou de cada deu vegades és una funció que busca un problema. Classificar incidències automàticament sona genial fins que t’adones que l’administrador ho fa en un segon per incidència i que la IA s’equivoca una de cada cinc vegades.

Deixa-ho córrer fins que l’eina que ja fas servir ho afegeixi de franc.

Passarel·la de pagament integrada

A la demo sona de meravella. A la pràctica, els propietaris paguen la quota de la comunitat com sempre: amb un rebut domiciliat que l’administrador passa en remesa pel banc de la comunitat, o per transferència. Posar una passarel·la de pagament al teu programa de gestió és reconstruir unes vies que ja existeixen, i els diners de la comunitat han de ser al compte de la comunitat.

El que sí que t’estalvia hores és que el programa prepari el fitxer de la remesa d’adeutaments directes SEPA per pujar-lo al teu banc i que després quadri l’extracte tot sol. Els diners continuen passant pel banc, no pel programa.

Directoris de professionals

“Troba un lampista amb la nostra app.” Els lampistes de la teva ciutat són gent que ja coneixes, i el catàleg de l’app és pitjor que la teva pròpia agenda de professionals de confiança. Aquesta funció viu a les presentacions per a inversors. Ningú no la fa servir.

Editors de fluxos a mida

Una interfície d’arrossegar i deixar anar per dissenyar els teus propis estats d’incidència. Sona potent. A la realitat faràs servir el flux per defecte i no el tocaràs mai. I si el toques, crearàs un flux que confondrà cada administrador que entri després. El model estàndard de cinc estats funciona. No t’hi compliquis.

Enquestes de “satisfacció del veí” després de cada incidència

Els veïns n’ompliran una i passaran de les altres. La confirmació de la incidència (Confirma la reparació / Reobre) és un senyal molt més fiable, i és gratis, perquè ja forma part del flux.

Els preus, amb els peus a terra

Els models de preu en aquest sector són molt variats: per comunitat, per habitatge, per usuari o tarifa plana. Sigui quin sigui el model, el primer que has de mirar és què cobreix de debò el pla gratuït, perquè molts programes el limiten a una comunitat o a un grapat d’habitatges.

El pla Gratuït de Kvaro cobreix comunitats i habitatges il·limitats, amb finances, incidències, informes, comunicats i documents inclosos, i sense targeta de crèdit. Els límits reals són en la mida de l’equip i en els informes:

• Gratuït: comunitats i habitatges il·limitats, fins a 3 administradors i 5 tècnics, 2 informes de la comunitat generats al mes.
• Premium: fins a 5 administradors i 10 tècnics, informes il·limitats.
• Ultimate: administradors i tècnics il·limitats, informes programats amb la teva pròpia imatge de marca i un tècnic assignat per defecte a cada categoria a cada comunitat.

Els plans de pagament es facturen per habitatge i mes, i el titular del despatx fixa un límit de despesa mensual perquè la factura no l’agafi mai per sorpresa.

La prova de 30 minuts

Quan provis una eina, fes exactament això i en mitja hora sabràs si val la pena:

1. Registra’t. T’ha costat més de 5 minuts? Mal senyal.
2. Dona d’alta una comunitat. T’ha demanat 17 camps? Mal senyal. Per començar n’haurien de bastar dos (nom i adreça).
3. Convida un veí. Ho entendria algú que no s’avé gaire amb la tecnologia? Prova-ho amb la teva família.
4. Comunica una queixa com a veí. El formulari era ràpid i senzill? T’ha obligat a triar una categoria abans de poder escriure el problema?
5. Classifica-la com a administrador. L’has pogut assignar a un tècnic amb dos tocs?
6. Resol-la com a tècnic. L’has pogut marcar com a acabada sense escriure un paràgraf?
7. Confirma-la com a veí. T’ha arribat la notificació? Confirmar era un sol toc?

Si els set passos són ràpids i evidents, l’eina és bona. Si algun porta més de 90 segons, l’eina no entén el flux de treball.

Una nota sobre la llengua i el que és propi d’aquí

La llengua pesa més del que sembla: els veïns resolen els assumptes de casa seva en la seva llengua, i una app mig traduïda és la primera excusa per no fer-la servir. Kvaro està sencer en català, per a l’administrador i per als veïns: l’app web, les apps d’iOS i Android, les notificacions push, els correus i els PDF. I el veí que s’estima més el castellà el pot fer servir en castellà.

Però no n’hi ha prou amb traduir. Un programa pensat per a un altre país pot tenir totes les funcions de la llista i tot i així no servir-te. Abans de decidir, comprova el que és propi d’administrar comunitats aquí:

• Extractes bancaris d’aquí. Que llegeixi l’extracte del teu banc, també en el format clàssic Norma 43 (Quadern 43), i no només fitxers d’altres països.
• Remeses SEPA. Que generi el fitxer d’adeutaments directes que accepta el teu banc i guardi els mandats signats pels propietaris.
• Quotes de participació. Que reparteixi les despeses segons la quota de cada habitatge quan toca, i no només a parts iguals.
• La junta i les actes. Que t’ajudi a portar el registre numerat d’acords de cada junta de propietaris i a imprimir-lo, sense oblidar que el llibre d’actes de la comunitat continua sent el document oficial.

Si algun d’aquests quatre punts falla, ho pagaràs cada mes en feina manual.

Abans de decidir-te

El que compres són dues o tres hores al dia del teu propi temps. Pren-te l’avaluació seriosament, dona’t una prova real de dues setmanes amb almenys una comunitat abans de comprometre’t i que no et distregui l’espectacle de la demo.

El programa adequat és el que, al cap de dues setmanes, ja no voldries deixar.