Quantes comunitats pot portar de debò un administrador de finques?

Tot titular d’un despatx d’administració de finques intenta calcular aquesta xifra. Quantes comunitats pot portar de debò un administrador a jornada completa? Als congressos del sector se senten xifres molt dispars. Un competidor presumeix que cada persona del seu equip en porta vuitanta. La teva administradora més veterana jura que el sostre real és a vint.

Tots tenen raó, segons a què dediqui el dia l’administrador. Fem els números amb honestedat. Les xifres d’aquest article són orientatives i surten d’un model senzill que pots refer amb les teves dades: pensa en comunitats mitjanes, de 20 a 40 habitatges.

Els números ingenus

La majoria dels càlculs de “comunitats per administrador” parteixen d’una cosa així:

• Unes 150 hores útils de feina al mes
• Unes 8 incidències per comunitat al mes, de mitjana
• Uns 15 minuts de l’administrador per incidència (llegir, contestar, avisar el tècnic, fer-ne el seguiment)
• Una mica de feina administrativa: comunicats, documents, preparar la junta ordinària, certificats de deutes quan algú ven el pis

Hi poses els números i surt que una persona pot portar unes 60 comunitats sense suar gaire. És la xifra que es fa servir per valorar una cartera o per fer un pla de negoci.

La xifra que s’assoleix a la pràctica ronda les 20. On van a parar les altres 40 comunitats de capacitat teòrica?

On se’n va de debò el temps

Això dels 15 minuts per incidència és cert de manera aïllada. Però les incidències no arriben aïllades. Arriben ficades en un flux continu d’interrupcions que es menja gairebé tot el dia abans de fer res útil.

El cost de la comunicació

Una sola fuita d’aigua, gestionada des del grup de WhatsApp de la comunitat, genera de mitjana:

1. El missatge inicial del veí (“hi ha aigua per tot arreu”)
2. La pregunta de l’administrador (“a quin pis?”)
3. La foto i la resposta del veí
4. Dos o tres veïns més que s’hi afegeixen (“a casa meva també”)
5. La resposta provisional de l’administrador (“truco al lampista”)
6. El xat a part amb el lampista
7. L’actualització del lampista una hora després
8. L’administrador copiant aquesta actualització al grup de la comunitat
9. Un veí preguntant quan estarà arreglat
10. L’administrador tornant-ho a explicar
11. La confirmació que ja està arreglat
12. Un altre veí confirmant que ja no degota

Dotze contactes per a una sola incidència. Encara que cadascun només porti 90 segons, ja són gairebé vint minuts, i has canviat de tasca dotze vegades. Cada canvi de tasca costa uns altres dos o tres minuts de “per on anava?”.

Suma-ho i cada incidència s’acosta a tres quarts d’hora. Amb 8 incidències al mes, són unes 6 hores per comunitat al mes només en comunicació. Amb 20 comunitats, 120 hores: tres setmanes llargues de feina abans de fer res de debò.

La càrrega fantasma

L’altra cosa que el càlcul ignora: un administrador fa moltíssim més que atendre incidències. També té:

• Veïns que truquen en lloc d’escriure (“no volia molestar ningú al grup”)
• Veïns que escriuen a l’administrador equivocat perquè no saben qui porta la seva comunitat al despatx
• Presidents de comunitat que volen un resum de com va tot
• La moderació del grup de WhatsApp, perquè no degeneri en discussions entre veïns
• La temporada de juntes: convocatòria, ordre del dia, comptes de l’exercici, pressupost, acta. Una junta ordinària per comunitat cada any, més les extraordinàries que van sorgint, gairebé sempre al vespre
• Rebuts retornats i veïns morosos a qui cal reclamar el deute
• Assegurances, la inspecció tècnica de l’edifici i la resta de paperassa

És la part de l’iceberg que queda sota l’aigua. Res d’això no apareix a “incidències per comunitat al mes”.

El sostre real

Parla amb administradors que han passat de les 40 comunitats sense cremar-se i veuràs un patró comú: s’han tret ells mateixos de la centraleta. No decideixen qui s’encarrega de cada incidència. No fan de missatgers entre veïns i tècnics. No moderen grups de WhatsApp.

A què dediquen el temps, en canvi:

• Revisar la safata d’incidències una o dues vegades al dia, no 80
• Parlar amb els presidents del que és important: pressupostos, obres, canvis de proveïdor
• Donar d’alta comunitats noves
• Resoldre el 5% d’incidències que de debò necessiten el criteri d’una persona

Un administrador la feina del qual es redueix a revisar la safata + parlar amb els presidents + resoldre els casos que es compliquen pot portar còmodament 40 o 50 comunitats. Un administrador que continua fent de centraleta es crema al voltant de les 20.

La diferència és en l’estructura.

Què canvia l’estructura

Tres coses, per ordre d’impacte:

1. Del veí al tècnic, sense passar per tu

Quan es comunica una fuita, el lampista rep l’avís directament. L’administrador no hi ha d’intervenir fins que alguna cosa es complica. Només aquest canvi elimina al voltant del 60% del cost de comunicació.

2. Un estat que els veïns poden veure

Quan un veí veu “En curs, assignada a Jordi, lampista” sense escriure a ningú, el bucle del “se sap alguna cosa?” desapareix. L’administrador deixa de ser un butlletí de notícies.

3. Incidències que es tanquen soles

Quan el tècnic marca la incidència com a acabada i el veí toca “Confirma la reparació”, la incidència es tanca. Sense missatge de seguiment. Sense recordatori. Sense investigar si el lampista va arribar a venir.

Aquestes tres coses, sumades, mouen el sostre d’unes 20 comunitats a unes 50.

La resposta honesta

Si vols estimar la capacitat del teu equip per a un pla de negoci, aquestes són xifres orientatives segons el flux de treball, per a comunitats mitjanes:

Flux de treball	Comunitats per administrador
Grups de WhatsApp + trucades	15-25
Grups de WhatsApp + Excel d’incidències	20-30
Incidències per correu electrònic	25-35
App d’incidències amb repartiment directe al tècnic	40-50
El mateix, amb un segon administrador que comparteix la càrrega	50-65

Són xifres per a administradors a jornada completa sense altres funcions. A mitja jornada baixen més o menys en proporció, fins al voltant del 30%. Per sota d’aquest punt, el cost fix de cada comunitat (conèixer l’edifici, cada veí, cada tècnic) torna a manar. I si les teves comunitats són molt més grans o més petites que la mitjana, ajusta el model amb els teus números.

Per què importa per al negoci

La capacitat de cada administrador és la xifra més important d’un despatx d’administració de finques, perquè determina la teva rendibilitat. Si un administrador porta 20 comunitats i cada comunitat et deixa X euros al mes en honoraris, els teus ingressos per administrador són 20X. Si la mateixa persona porta 50 comunitats, són 50X, i el seu sou continua sent més o menys el mateix.

Per això els despatxos que passen a un flux de treball estructurat poden oferir honoraris més ajustats que els que continuen amb grups de WhatsApp, i tot i així guanyar més per administrador. La causa és mecànica: deixen de pagar els seus administradors per fer de centraleta humana.

Si portes un despatx i et preguntes per què el marge no para d’encongir-se, mira a què dedica el dia el teu equip. El model del full de càlcul és correcte. El problema és el flux de treball que hi ha a sota.