Per què les actes de la junta de propietaris no haurien de viure al correu

En algun racó del teu correu hi ha un fitxer que es diu una cosa com acta_junta_2022_final_v3_SIGNADA.docx. Una altra versió, potser diferent, és al correu de l’administrador anterior. Una tercera es va imprimir, es va signar i es va enganxar al llibre d’actes, que en teoria custodia el secretari i que a la pràctica pot ser a casa d’algun president anterior. Entre totes tres són la memòria legal de la comunitat: què van acordar els propietaris, amb quina majoria, sobre desenes de milers d’euros de diners dels altres.

Fes una pregunta senzilla a aquesta memòria: què va acordar exactament la junta sobre la façana, i quan? Ara estàs buscant adjunts en tres bústies, obrint cada acta i llegint paràgrafs fins a trobar l’acord. Si dues versions no coincideixen, tens un segon problema, pitjor que el primer.

L’error és tractar les decisions com a documents. Un acord és un registre, i els registres demanen estructura.

Què és realment un acord de la junta

Treu-ne la cerimònia i cada punt que vota una junta de propietaris té els mateixos cinc camps:

• La proposta. El que es va sotmetre a votació, amb la redacció exacta que es va votar.
• Els vots. A favor, en contra, abstencions. En una comunitat de propietaris no són simples recomptes: sovint cal una doble majoria, la de propietaris i la de quotes de participació, així que «7 a favor i 3 en contra» pot ser un acord rebutjat si aquests 3 sumen la majoria de les quotes.
• El resultat. Aprovat o rebutjat, i qui el va proclamar.
• El context. Quina junta, ordinària o extraordinària, quin punt de l’ordre del dia, quina data.
• El resum. Què es va acordar, en un llenguatge amb què algú pugui actuar d’aquí a cinc anys.

Les actes en Word aplanen tot això en paràgrafs. Els vots, la part amb més probabilitats de discutir-se després, es converteixen en una frase que algú va escriure amb presses a les nou del vespre, dret a l’entrada de l’escala. És exactament el que defensàvem sobre les avaries a com és un sistema d’incidències estructurat: tan bon punt la informació té camps, el text lliure és el recipient equivocat.

Els comptes de la votació: aquí es guanya o es perd la confiança

Votar per quotes és una aritmètica implacable. El 2n 1a té una quota de participació del 6,20 % i vota a favor. El 4t 2a té un 4,80 %, està llogat, i el vot és del propietari o de qui el representi per escrit, no del llogater pel fet de viure-hi. Dos propietaris han delegat el vot en un veí. Tres voten a mà alçada a la sala. I per als acords que exigeixen una majoria sobre el total de propietaris, els absents encara compten: tenen un termini, des que se’ls comunica l’acord, per manifestar-hi la seva oposició.

Fes tot això de memòria, en directe, durant la junta, i cada votació ajustada es torna discutible. El propietari que ha perdut farà els comptes a casa, i si el seu resultat no coincideix amb el que vas proclamar tu, la discussió ja no és sobre la façana. És sobre si els teus registres són de fiar.

Registrar cada vot vinculat al seu habitatge, amb la seva quota de participació, i anotar de manera explícita les delegacions i els vots en paper converteix la proclamació en un compte que qualsevol pot repetir. El que era discutible passa a ser comprovable, i les discussions comprovables s’acaben de pressa.

El registre: numerat, cronològic i on només es pot afegir

Reunir els acords és només la meitat de la resposta. L’altra meitat és com es comporta aquesta col·lecció, i el comportament correcte és estricte: cada acord adoptat entra en un únic registre per comunitat, amb numeració correlativa, en ordre cronològic, i res del que conté no s’edita ni s’esborra mai. Un error a l’assentament 14? L’assentament 15 és la correcció, i ho diu obertament. La història de l’error forma part del registre.

Sembla una mania de detallista fins que veus el que et dona. Un registre on només es pot afegir no es pot reescriure en silenci, per ningú, i això vol dir que ningú no s’ha de refiar de les bones intencions de l’administrador. El registre protegeix l’administrador honrat tant com limita el que no ho és: quan un propietari diu «això no és el que vam votar», l’assentament numerat amb el detall de la votació respon, i la conversa s’acaba en un minut. A Kvaro, cada acord entra al registre en tancar el punt de l’ordre del dia, i els propietaris reben un avís quan s’hi registra.

I el llibre d’actes?

La normativa ja demana ordre. Els acords de la junta s’han de fer constar en un llibre d’actes legalitzat al Registre de la Propietat. L’acta recull, entre altres coses, la data i el lloc, qui va convocar la junta, els propietaris presents i representats, l’ordre del dia i els acords adoptats amb el resultat de les votacions. La signen el president i el secretari, i el llibre el custodia el secretari.

Res d’això canvia amb un programa. L’acta signada continua anant al llibre, i cap aplicació no substitueix la legalització del Registre. Però el llibre és un suport, no un cercador: serveix per donar fe, no per trobar en cinc minuts què es va acordar sobre l’ascensor el 2019. Kvaro porta, al costat del llibre legalitzat, el registre de treball: cada acord numerat i amb la votació al darrere, que pots exportar en PDF quan ho necessitis (a l’app el trobaràs a la pestanya Llibre d’actes). El llibre legalitzat dona la validesa legal; el registre et dona la memòria.

El que es decideix fora de la junta ordinària, al mateix registre

No tot espera la junta ordinària. Hi ha juntes extraordinàries convocades de pressa per una quota extraordinària urgent, de vegades amb la meitat dels veïns. I hi ha acords que no queden tancats la nit de la junta, perquè el resultat final depèn del que diguin els absents durant el termini que tenen per oposar-s’hi. Són justament els acords que es perden: el desenllaç arriba després, per carta o per correu, fora de l’acta que tothom té al cap.

El registre ho resol sent la casa única dels acords adoptats, s’adoptin com s’adoptin. L’acord de la junta extraordinària rep el seu número a la mateixa seqüència que els de l’ordinària. Si cal, hi afegeixes a mà un acord, per exemple un acord per escrit, en aquesta mateixa seqüència. I si el còmput dels absents canvia un resultat, el canvi entra com un assentament nou numerat, a la vista de tothom. Un sol lloc on mirar. Cap memòria paral·lela i informal.

El registre és el que sobreviu a un canvi d’administrador

Els administradors canvien. Quan una comunitat canvia d’administrador de finques, o el teu despatx perd un company, l’arxiu de correu se’n va amb ell. Els reenviaments i una carpeta de PDF etiquetada a mà no reconstrueixen deu anys de vida de la comunitat; el nou administrador comença mig a cegues i descobreix els acords antics ensopegant-hi.

Un registre es lliura com una sola peça: la història completa d’acords de la comunitat, numerada, amb la votació adjunta. A més, s’imprimeix. Els propietaris tenen dret a conèixer els acords, i quan algú ven el seu habitatge, el comprador o la immobiliària pregunten tard o d’hora si hi ha alguna quota extraordinària aprovada. Amb un registre, això és una exportació. Amb correus, és un cap de setmana perdut.

El patró ja et sonarà: els canals informals semblen gratuïts fins al dia que necessites el registre, que és la mateixa raó per la qual el grup de WhatsApp de la comunitat limita en silenci la teva capacitat. Amb els acords només puja el que està en joc, perquè aquí el registre té pes legal.

Comença a la pròxima junta

Ningú no passa a net deu anys d’actes cap enrere, i no cal. Comença el registre a la pròxima junta: els punts de l’ordre del dia a dins abans de la reunió, els vots registrats per habitatge a mesura que s’emeten, el resultat proclamat a partir del recompte i els acords numerats al registre aquell mateix vespre. L’arxiu antic es queda com està, i cada acord d’ara endavant es pot trobar, comprovar i lliurar net.

Hi ha un acord que mereix ser el primer del registre, perquè es repeteix cada any i és el que mou més diners: l’aprovació del pressupost a la junta ordinària. El que aquesta aprovació posa en marxa, de les quotes mensuals a la liquidació de l’exercici, és l’exercici comptable de la comunitat, i mereix el seu propi article.