Svona rekur þú margar leiguíbúðir án þess að bæta við starfsfólki

Fyrstu tíu íbúðirnar ganga fyrir minninu. Þú veist hvaða leigjandi sendir skilaboð út af ofnunum, hver borgar alltaf of seint og hvaða pípari svarar á sunnudegi. Einhvers staðar eftir tylftina hættir minnið að vera kerfi. Viðgerð gleymist af því að hún var tilkynnt í svari í spjalli sem þú renndir fram hjá. Þú gengur á eftir greiðslu sem þegar hefur borist. Eitt kvöld í viku hverfur í að para línur í netbankanum við íbúðanúmer.

Það er vöxturinn sem brýtur óformlega fyrirkomulagið. Hver íbúð sem bætist við er enn einn straumur af „kraninn lekur“ og enn ein línan af „borguðu þau í þessum mánuði?“, og báðir straumarnir lenda enn í einum síma. Eignasafnið getur haldið áfram að vaxa. Það hvernig þú rekur það getur það ekki, nema reksturinn færist úr símanum yfir í eitthvað sem er smíðað fyrir þessa tegund vinnu.

Kvaro sér um rekstrarhelming leiguíbúðasafns: viðgerðirnar og peningana sem koma eftir að leigjandinn flytur inn. Auglýsingar og leigusamningar verða áfram þar sem þeir eru í dag. Hér á eftir fer hvernig eigandi sinnir báðum verkunum með fimmtíu íbúðir fyrir þá fyrirhöfn sem síminn krafðist með tíu.

Gefðu hverri íbúð einn stað til að tilkynna vandamál

Núna berast viðhaldsbeiðnir þér eftir öllum leiðum í einu: SMS, símtal, skilaboð til húsvarðarins, miði undir hurðinni. Hver leið tapar einhverju. Símtal hefur enga mynd. SMS missir heimilisfangið um leið og það hverfur upp þráðinn. Þú verður skiptiborðið og slærð „lekur undir vaski, íbúð 0302, áríðandi“ inn á þann lista sem þú heldur.

Kvaro gefur öllum íbúum sömu útidyrnar. Leigjandi opnar forritið og sendir inn verkbeiðni með titli, lýsingu, forgangi (Lágur, Miðlungs, Áríðandi), valfrjálsum flokki og myndum. Myndin ein sparar ferð: þú sérð tærða lokann áður en þú sendir nokkurn á staðinn. Verkbeiðnin berst tengd íbúðinni og húsinu, svo ekkert þarf að slá inn aftur og ekkert er nafnlaust.

Þú getur líka sent inn verkbeiðni fyrir hönd íbúa, fyrir eldri leigjandann sem hringir frekar en að pikka í síma. Veldu fyrir hvern hún er og hún lendir í yfirliti viðkomandi með tilkynningu, svo skráningin er eins hvort sem íbúinn skrifaði hana sjálfur eða þú.

Hver viðgerð hefur stöðu, svo ekkert situr eftir

Flatur listi yfir opin vandamál felur þau sem skipta máli í dag. Það sem eigandi með mörg hús þarf er staðan á hverri viðgerð: hvað er nýtt, hvað er á hreyfingu og hvað er fast. Hver verkbeiðni í Kvaro fer í gegnum stöðurnar Ný, Í vinnslu, Til yfirferðar og Leyst, með sérstakri niðurstöðu, Ekkert að laga, fyrir þær sem þarfnast rökstuðnings frekar en heimsóknar. Leigjandinn staðfestir viðgerðina, eða þú merkir hana leysta beint. Ef bilunin kemur aftur er verkbeiðnin opnuð á ný með skyldubundnum rökstuðningi, svo endurtekið vandamál skilur eftir sig slóð í stað þess að hverfa.

Fyrir eiganda sem fylgist með mörgum íbúðum er biðröðin aðalatriðið. Hægt er að sía hana og fletta henni síðu fyrir síðu, svo „allar áríðandi verkbeiðnir sem enn eru opnar í öllum sex húsunum“ er eitt yfirlit, ekki sex umferðir af skrolli í gegnum sex spjallþræði. Þegar iðnaðarmaður afgreiðir tíu smáverk á einum morgni leysirðu þau öll með einni fjöldaaðgerð. Ýtitilkynningar ná til þín þegar lögnin sem fór í sundur er skráð, ekki þegar leigjandinn á hæðinni fyrir neðan hringir út af loftinu. Ef þessar tilkynningar búa nú í Messenger-hópi er það sérstakur og hljóðlátur skattur, sem við fjöllum um í greininni um Messenger-hópinn.

Öll virkni verkbeiðnaferlisins, frá móttöku til lokunar, er útskýrð í leiðarvísinum um verkbeiðnakerfi.

Beindu viðgerðum annað svo þær lendi ekki allar á þér

Eignasafn hættir að geta vaxið þegar ein manneskja situr í miðju hvers verks. Kvaro er smíðað til að taka þig úr þeirri miðju.

Þegar verkbeiðni er send inn getur hún farið sjálf á réttan stað: til sjálfgefins iðnaðarmanns fyrir flokkinn, í hóp iðnaðarmanna sem valdir eru eftir fagsviði og taka verkið að sér sjálfir, til umsjónaraðila hússins eða til þín. Iðnaðarmaður sér aðeins flokkana sem hann sinnir, svo pípulagningamaðurinn fær pípulagnir og þarf aldrei að vaða í gegnum restina. Þegar safnið stækkar bætirðu við iðnaðarmanni eða öðrum umsjónaraðila og færð honum sitt svið, í stað þess að bæta enn einum klukkutíma við þinn eigin dag.

Áskriftarleiðin ræður því hversu langt sú útdeiling nær. Ókeypis leiðin nær yfir ótakmarkaðan fjölda húsa og íbúða með allt að þremur umsjónaraðilum og fimm iðnaðarmönnum, sem dugar flestum eigendum langt fram yfir fyrstu heimilisföngin. Premium og Ultimate rýmka fjölda umsjónaraðila og iðnaðarmanna og bæta við sjálfvirkri úthlutun verkbeiðna eftir því sem þú tekur meira að þér, og í Ultimate geturðu fest sjálfgefinn iðnaðarmann við hvert hús, svo verkbeiðnir hvers húss fari til þess iðnaðarmanns sem þú treystir þar. Verkfærið vex eitt þrep í einu með fjölda íbúða.

Láttu greiðslurnar segja til sín sjálfar

Hinn helmingur eignasafnsins er peningarnir sem koma inn. Með tíu íbúðir þekkirðu nöfnin á yfirlitinu. Með fimmtíu gæti „S. Sigurðsson“ verið þrír leigjendur, og að para millifærslu við íbúð verður ágiskun sem þú endurtekur í hverri viku.

Kvaro tekur ágiskunina burt. Þegar þú stofnar innheimtu, hvort sem hún er mánaðarleg greiðsla, stakt gjald vegna þakviðgerðar eða framlag í framkvæmdasjóð, fær hver íbúð sína eigin tilvísun. Íbúinn fær ýtitilkynningu og sér reikningsnúmerið, kennitöluna, upphæðina og tilvísunina í forritinu, tilbúin til að afrita inn í netbankann. Þegar peningarnir berast segir tilvísunin á yfirlitinu nákvæmlega hvaða íbúð greiddi, upp á krónu.

Þú færð svo yfirlit yfir hverjir hafa greitt fyrir hverja innheimtu: hver íbúð sýnd sem greidd, greidd að hluta eða ógreidd. Innheimtan skreppur saman úr vikulegri yfirferð á öllu yfirlitinu í að hafa aðeins samband við þá fáu sem raunverulega skulda, með tölurnar fyrir framan þig. Að ganga á eftir einhverjum sem greiddi fyrir þremur vikum kostar meiri velvild en nokkur seinkun, og greiðslur sem eru paraðar eftir tilvísun gera þau mistök ómöguleg.

Bankayfirlitið er skráin. Lestu það inn, ekki slá það inn.

Bankinn þinn heldur nú þegar áreiðanlegustu skrána yfir peninga hússins: hverja greiðslu inn og hver útgjöld út, dagsett og tæmandi. Að afrita hana í töflureikni býr til verri útgáfu, og svo aukaverk við að halda afritinu í takt.

Kvaro les yfirlitið inn í staðinn, sem camt.053 (CAMT XML) eða MT940. Þú velur skrána og hún er lesin í þínu eigin tæki, í vafranum eða í símanum, og henni er aldrei hlaðið upp né hún vistuð neins staðar; aðeins færslulínurnar sem þú velur að vista fara út úr tækinu. Það skiptir máli, því bankayfirlit húss geymir nafn og greiðslusögu hvers íbúa. Innborganir parast sjálfar við íbúðina sem greiddi eftir tilvísun, og útborganir tengjast útgjöldunum sem þær gera upp, svo skráð útgjöld verða greidd, greidd að hluta eða ógreidd út frá yfirlitinu en ekki minni þínu. Listinn yfir hverjir hafa greitt og hver einasta staða byggja á því sem bankinn sagði.

Ein athugun bjargar allri skránni í kyrrþey. Hvert yfirlit tilgreinir upphafsstöðu og lokastöðu, og Kvaro ber upphafsstöðuna saman við skráða stöðu hússins áður en það les inn. Ef þú sleppir mánuði í látunum eftir að lögn fór í sundur neitar næsti innlestur að hleypa gatinu í gegn: hann stöðvast og segir þér að yfirlit vanti. Órofin keðja yfirlita er það sem gerir þér kleift að sýna hvenær sem er hvert hver greiðsla fór og hvaðan hver útgjöld komu, sem er nákvæmlega það sem meðeigandi eða stjórn húsfélags biður um. Allt greiðslukerfið er útlistað í leiðarvísinum um fjármál húsfélagsins.

Komdu forritinu í hendur íbúanna

Ekkert af þessu virkar ef íbúarnir eru ekki í forritinu, og í stóru eignasafni hljómar það eins og erfiði hlutinn. Það er auðveldi hlutinn. Hvert hús hefur sex stafa boðskóða og hlekk til að deila; íbúinn smellir á hlekkinn og hann opnar forritið beint á skráningarskjánum með kóðann þegar útfylltan, eða sendir hann í appverslunina til að setja forritið upp fyrst. Einn leigjandi getur tilheyrt fleiri en einu af húsunum þínum og skipt á milli þeirra, svo íbúi sem flytur innan safnsins heldur einum aðgangi.

Íbúaforritið er líka hljóðlátasta söluverkfærið þitt. Þegar þú sækist eftir næsta húsi er „íbúarnir fá forrit sem sýnir viðgerð skráða og lokið, og sýnir nákvæmlega hvað þeir skulda“ áþreifanlegur munur frá þeim sem rekur enn allt úr símanum. Það eru rökin sem landa samningnum.

Sýndu árangurinn fyrir hvert hús, þegar þörf krefur

Að eiga eignasafn þýðir að svara sömu spurningunni fyrir hvert heimilisfang: hvernig gengur þessu húsi í raun? Kvaro býr til PDF-skýrslu fyrir hvert hús yfir hvaða tímabil sem er, sem tekur saman leystar verkbeiðnir með myndum, fjármálin, tilkynningar og kannanir. Hún er búin til á þjóninum og lætur þig vita þegar hún er tilbúin, svo mánuður með sex húsum er sex smellir, ekki helgi af samsetningu.

Skýrslan borgar sig tvisvar. Hún er gagnið sem þú afhendir stjórn húsfélags eða meðeiganda, og hún er sönnunin sem þú sýnir næsta húsi sem þú vilt landa. Í Ultimate verða skýrslurnar til sjálfkrafa mánaðarlega eða ársfjórðungslega, birtast í skjölum hússins og bera þitt eigið merki. Heildarmyndin er í leiðarvísinum um sjálfvirkar skýrslur.

Það sem raunverulega vex með þér

Heiðarlegasta prófið á hvert verkfæri er hvort tuttugasta húsið kosti minna í rekstri en það fimmta. Hér gerir það það, því vinnan sem hver íbúð skapar rennur nú inn í kerfi í stað þess að lenda á þér. Viðgerð ratar til iðnaðarmanns og lokast sjálf. Greiðsla segir til sín og stemmist af við yfirlitið. Skýrsla setur sig saman þegar þú biður um hana. Það sem bætist við fyrir hverja íbúð er lína, ekki kvöld.

Það er munurinn á því að eiga margar íbúðir og að reka margar íbúðir. Íbúðirnar voru alltaf auðveldi hlutinn. Hversu margar ein manneskja getur í raun rekið áður en reksturinn setur vextinum þak er hið raunverulega þak, og við reiknum það út í hversu mörgum húsfélögum einn umsjónaraðili getur sinnt. Færðu viðgerðirnar og peningana úr símanum og fjöldi íbúða sem ein manneskja getur rekið hækkar með þeim.