Hvað getur einn umsjónaraðili séð um mörg húsfélög?

Allir sem reka húsfélagaþjónustu reyna einhvern tímann að áætla þessa tölu. Hvað getur einn umsjónaraðili í fullu starfi raunverulega séð um mörg húsfélög? Í greininni heyrast mjög ólíkar tölur. Keppinauturinn segir að hver starfsmaður hjá sér sjái um áttatíu. Reyndasti umsjónaraðilinn þinn sver að raunverulega þakið sé í kringum tuttugu.

Þau hafa öll rétt fyrir sér, eftir því í hvað dagurinn fer hjá umsjónaraðilanum. Förum heiðarlega yfir dæmið. Tölurnar í þessari grein eru leiðbeinandi og byggja á einföldu líkani sem þú getur reiknað upp á nýtt með þínum eigin gögnum: hugsaðu þér húsfélög af meðalstærð, með 10 til 30 íbúðum.

Einfeldningslegi útreikningurinn

Flestir útreikningar á „húsfélögum á hvern umsjónaraðila“ ganga út frá einhverju á borð við þetta:

• Um 150 nýtanlegar vinnustundir á mánuði
• Um 8 verkbeiðnir á hvert húsfélag á mánuði, að meðaltali
• Um 15 mínútur af tíma umsjónaraðila á hverja verkbeiðni (lesa, svara, kalla til iðnaðarmann, fylgja eftir)
• Svolítil stjórnsýsla: tilkynningar, skjöl, undirbúningur aðalfundar, yfirlýsing húsfélags þegar íbúð er seld

Settu tölurnar inn og út kemur að einn maður ráði léttilega við um 60 húsfélög. Það er talan sem er notuð þegar verðmeta á safn húsfélaga eða gera viðskiptaáætlun.

Talan sem næst í reynd er í kringum 20. Hvert fara hin 40 húsfélögin af fræðilegu afkastagetunni?

Hvert tíminn fer í raun

Þessar 15 mínútur á hverja verkbeiðni standast einar og sér. En verkbeiðnir berast ekki einar og sér. Þær berast inni í stöðugum straumi truflana sem étur upp mestallan daginn áður en nokkuð gagnlegt er gert.

Samskiptakostnaðurinn

Einn einasti vatnsleki, afgreiddur í gegnum Messenger-hóp húsfélagsins, kallar að meðaltali á:

1. Fyrstu skilaboð íbúans („það er vatn út um allt“)
2. Spurningu umsjónaraðilans („í hvaða íbúð?“)
3. Mynd og svar íbúans
4. Tvo eða þrjá aðra íbúa sem bætast við („hjá mér líka“)
5. Bráðabirgðasvar umsjónaraðilans („ég hringi í pípara“)
6. Sérstakt spjall við pípulagningamanninn
7. Stöðufrétt frá pípulagningamanninum klukkutíma síðar
8. Umsjónaraðilann að afrita stöðufréttina inn í hóp húsfélagsins
9. Íbúa sem spyr hvenær þetta verði komið í lag
10. Umsjónaraðilann að útskýra það aftur
11. Staðfestingu á að búið sé að laga
12. Annan íbúa sem staðfestir að lekinn sé hættur

Tólf snertingar fyrir eina verkbeiðni. Jafnvel þótt hver taki aðeins 90 sekúndur eru komnar tæpar tuttugu mínútur, og þú hefur skipt um verkefni tólf sinnum. Hver skipting kostar aðrar tvær til þrjár mínútur af „hvar var ég nú aftur?“.

Leggðu þetta saman og hver verkbeiðni nálgast þrjú korter. Með 8 verkbeiðnum á mánuði eru það um 6 klukkustundir á hvert húsfélag á mánuði í samskipti eingöngu. Með 20 húsfélögum eru það 120 klukkustundir: þrjár langar vinnuvikur áður en eitthvað raunverulegt er gert.

Falda vinnan

Hitt sem útreikningurinn horfir fram hjá: umsjónaraðili gerir margfalt meira en að afgreiða verkbeiðnir. Hann glímir líka við:

• Íbúa sem hringja í stað þess að skrifa („ég vildi ekki trufla hópinn“)
• Íbúa sem skrifa röngum umsjónaraðila af því að þeir vita ekki hver á skrifstofunni sér um þeirra húsfélag
• Stjórnir og gjaldkera húsfélaga sem vilja reglulegt yfirlit yfir stöðuna
• Gæslu Messenger-hópsins, svo umræðan leysist ekki upp í rifrildi milli nágranna
• Aðalfundatörnina: fundarboð, dagskrá, ársreikning, rekstraráætlun og fundargerð fyrir hvert húsfélag. Aðalfundi þarf að halda fyrir lok apríl, svo flestir lenda þeir á sömu vikunum á vorin, oftast á kvöldin
• Eigendur í vanskilum með húsgjöldin sem þarf að elta
• Tryggingar, eldvarnir og aðra pappírsvinnu

Þetta er sá hluti ísjakans sem er undir yfirborðinu. Ekkert af þessu kemur fram í „verkbeiðnum á hvert húsfélag á mánuði“.

Raunverulega þakið

Talaðu við umsjónaraðila sem hafa farið yfir 40 húsfélög án þess að brenna út og þú finnur eitt sameiginlegt mynstur: þeir hafa tekið sjálfa sig út úr skiptiborðinu. Þeir ákveða ekki hver tekur hverja verkbeiðni. Þeir bera ekki skilaboð milli íbúa og iðnaðarmanna. Þeir halda ekki uppi reglu í Messenger-hópum.

Í hvað þeir nota tímann í staðinn:

• Fara yfir verkbeiðnirnar einu sinni eða tvisvar á dag, ekki 80 sinnum
• Ræða það sem skiptir máli við stjórnir húsfélaganna: rekstraráætlanir, framkvæmdir, skipti á þjónustuaðilum
• Taka inn ný húsfélög
• Afgreiða þau 5% verkbeiðna sem þurfa raunverulega mannlegt mat

Umsjónaraðili sem sinnir bara yfirferð verkbeiðna + samskiptum við stjórnir + því sem stigmagnast ræður þægilega við 40 eða 50 húsfélög. Umsjónaraðili sem er enn mannlegt skiptiborð brennur út í kringum 20.

Munurinn liggur í skipulaginu.

Það sem breytir skipulaginu

Þrennt, raðað eftir áhrifum:

1. Frá íbúa beint til iðnaðarmanns

Þegar vatnsleki er tilkynntur fær pípulagningamaðurinn verkbeiðnina beint í símann. Umsjónaraðilinn þarf ekki að koma að málinu fyrr en eitthvað flækist. Þessi eina breyting sker niður um 60% af samskiptakostnaðinum.

2. Staða sem íbúar geta séð

Þegar íbúi sér „Í vinnslu, úthlutað Jóni pípulagningamanni“ án þess að skrifa neinum hverfa endalausu „eitthvað að frétta?“ skilaboðin. Umsjónaraðilinn hættir að vera fréttaþjónusta.

3. Verkbeiðnir sem lokast af sjálfu sér

Þegar iðnaðarmaðurinn merkir verkbeiðnina lagfærða og íbúinn ýtir á Staðfesta lagfæringu lokast hún. Engin eftirfylgniskilaboð. Engin áminning. Engin rannsókn á því hvort pípulagningamaðurinn hafi yfirhöfuð komið.

Saman færa þessi þrjú atriði þakið úr um 20 húsfélögum upp í um 50.

Heiðarlega svarið

Ef þú vilt áætla afkastagetu teymisins fyrir viðskiptaáætlun eru hér leiðbeinandi tölur eftir verklagi, miðað við húsfélög af meðalstærð:

Verklag	Húsfélög á hvern umsjónaraðila
Messenger-hópar + símtöl	15-25
Messenger-hópar + töflureiknir fyrir verkbeiðnir	20-30
Verkbeiðnir í tölvupósti	25-35
Verkbeiðnaforrit sem sendir beint á iðnaðarmann	40-50
Það sama, með öðrum umsjónaraðila sem deilir álaginu	50-65

Tölurnar miðast við umsjónaraðila í fullu starfi sem sinna engu öðru. Í hlutastarfi lækka þær nokkurn veginn hlutfallslega, niður í um 30%. Þar fyrir neðan fer fasti kostnaðurinn við hvert húsfélag (að þekkja húsið, hvern íbúa, hvern iðnaðarmann) aftur að ráða ferðinni. Og ef húsfélögin þín eru mun stærri eða minni en meðaltalið skaltu stilla líkanið af með þínum eigin tölum.

Hvers vegna þetta skiptir máli fyrir reksturinn

Afkastageta hvers umsjónaraðila er mikilvægasta talan í rekstri húsfélagaþjónustu, því hún ræður arðseminni. Ef umsjónaraðili sér um 20 húsfélög og hvert þeirra skilar X krónum á mánuði í þóknun eru tekjurnar á hvern umsjónaraðila 20X. Ef sami maður sér um 50 húsfélög eru þær 50X, og launin hans eru nokkurn veginn þau sömu.

Þess vegna geta húsfélagaþjónustur sem skipta yfir í skipulagt verklag boðið lægri þóknun en þær sem eru enn í Messenger-hópunum, og samt þénað meira á hvern umsjónaraðila. Ástæðan er einföld vélfræði: þær hætta að borga umsjónaraðilunum sínum fyrir að vera mannlegt skiptiborð.

Ef þú rekur húsfélagaþjónustu og veltir fyrir þér hvers vegna framlegðin heldur áfram að minnka, skoðaðu í hvað dagurinn fer hjá teyminu. Líkanið í töflureikninum er í lagi. Vandinn er verklagið undir því.