Hvers vegna Messenger-hópur húsfélagsins heldur aftur af rekstrinum þínum

Gakktu inn á skrifstofu hvaða húsfélagaþjónustu sem er í Reykjavík, Kópavogi, Hafnarfirði eða á Akureyri og biddu umsjónaraðilann að sýna þér hvernig hann heldur utan um húsfélögin sín. Í níu skipti af tíu dregur hann upp símann og opnar Messenger. Facebook-hóp stigagangsins, hópinn um bílastæðin, hópinn sem formaður húsfélagsins stofnaði „svo allir séu upplýstir“. Stundum SMS-þráð. Forritið breytist lítið milli húsa. Vinnulagið breytist ekki neitt.

Þessi Messenger-hópur er óopinbera stýrikerfið í umsjón húsfélaga. Og hann er helsta ástæða þess að svo margir umsjónaraðilar geta ekki bætt við sig einu húsfélagi í viðbót án þess að brenna út.

Hópurinn byrjar sem hjálp. Svo vex hann í ranga átt.

Fyrir eitt húsfélag virkar Messenger-hópur ágætlega. Tuttugu íbúðir, kannski fjörutíu íbúar, ein verkbeiðni á nokkurra daga fresti. Þú lest skilaboð morgunsins yfir kaffibollanum, svarar því sem er áríðandi og lætur kattamyndirnar eiga sig. Fimm mínútur á dag og málið er leyst.

Vandinn byrjar með öðru húsfélaginu. Nú eru hóparnir orðnir tveir. Svo þrír. Hver hópur hefur sitt eigið samhengi, sína innanhússbrandara og sín festu skilaboð sem þú ætlar alltaf að uppfæra en gerir aldrei. Allir hóparnir ganga samhliða. Og allir pípa þeir í símanum þínum á sama tíma, á kvöldin og um helgar.

Þegar húsfélögin eru orðin tíu ertu ekki lengur að sjá um húsfélög. Þú ert að sjá um spjallhópa um húsfélög.

Fimm veikleikar í framkvæmd

1. Verkbeiðnir týnast í flaumnum.

„Lyftan er föst á fjórðu hæð.“ Þremur skilaboðum síðar: „Hefur einhver séð póstinn í dag?“ Tuttugu skilaboðum síðar: „Afmælið hennar Guðrúnar er á laugardaginn!“ Þegar þú kíkir á hópinn klukkan níu um kvöldið er lyftan grafin undir sextíu skilaboðum og þú hefur enga góða leið til að finna hana aftur. Leitin hjálpar, en aðeins ef þú manst hvaða orð íbúinn notaði.

2. Það er engin staða.

Skilaboð í Messenger hafa tvær stöður: lesin og ólesin. Meira er það ekki. Það er ekkert „í vinnslu“, ekkert „bíður eftir pípulagningamanninum“, ekkert „leyst, bíður staðfestingar“. Þess vegna spyrja íbúar sömu spurningarinnar þrisvar. „Eitthvað að frétta?“ „Eitthvað að frétta?“ „Halló??“ Og þú eyðir hálfum deginum í að útskýra það sama fyrir ólíku fólki.

3. Sá sem tilkynnir er ekki alltaf sá sem verður fyrir því.

Lek lögn í íbúð 0502 hefur áhrif á íbúð 0502, íbúð 0402 og stigaganginn. Þrír ólíkir íbúar skrifa um hana frá þremur ólíkum sjónarhornum, allir í sama hópnum. Þú veist ekki hvort þú ert með eina verkbeiðni eða þrjár fyrr en þú hefur lesið allt.

4. Hópurinn hentar ekki iðnaðarmönnum.

Ef þú bætir pípulagningamanninum í hóp húsfélagsins sér hann hverja kattamynd og hvert slúður úr stigaganginum. Ef þú sleppir því endarðu á að afrita verkbeiðnir úr hópnum og líma þær í sérstakt spjall við pípulagningamanninn. Hvort heldur sem er ert þú flöskuhálsinn.

5. Það situr engin saga eftir.

Þegar einhver spyr á aðalfundi hvers vegna það tók þrjár vikur að laga hitann sem bilaði í nóvember þarftu að fletta í gegnum 4.000 skilaboð til að púsla saman hvað gerðist. Og gangi þér vel að leggja þá tímalínu fram ef kvörtun eiganda fer einhvern tímann lengra, til dæmis til kærunefndar húsamála.

„En íbúarnir mínir munu aldrei nota forrit.“

Þetta er algengasta mótbáran og hún er að mestu úrelt. Sömu íbúar og skrifa í hópinn nota nú þegar tíu forrit: bankaforritið, Heilsuveru, bílastæðaforritið, Klappið í strætó, Mentor fyrir skóla barnanna og vinnupóstinn. Hindrunin er ekki hvort þeir kunni að setja upp forrit. Hindrunin er hvort forritið virðir tímann þeirra.

Ef það tekur tíu sekúndur að senda inn verkbeiðni (titill, lýsing og mynd ef vill) skipta flestir íbúar yfir. Þeir sem gera það ekki halda áfram að skrifa í hópinn, og einhver annar íbúi verður óumbeðinn brúin á milli og setur verkbeiðnina inn í forritið. Þú þarft ekki alla íbúana. Þú þarft 70% þeirra.

Hvað kemur í stað hópsins

Verkferli með fjóra eiginleika:

• Hver verkbeiðni hefur ábyrgðaraðila. Þegar íbúi sendir inn kvörtun lendir hún á borði einhvers tiltekins: ákveðins umsjónaraðila eða ákveðins iðnaðarmanns. Hún lendir ekki í sameiginlegum bunka þar sem allir vona að einhver annar taki hana að sér.
• Hver verkbeiðni hefur stöðu. Ný, Í vinnslu, Bíður staðfestingar, Lokuð. Íbúar sjá stöðuna án þess að spyrja. Umsjónaraðilar sía eftir henni án þess að fletta.
• Hver verkbeiðni hefur flokk. Pípulagnir, rafmagn, sameign, meindýravarnir. Flokkurinn ræður því hvert hún fer.
• Hver verkbeiðni lokast af sjálfu sér. Þegar iðnaðarmaðurinn merkir hana lagfærða staðfestir íbúinn eða opnar hana aftur og gefur upp ástæðu. Ekkert símtal og engin afskipti umsjónaraðila.

Þetta er það sem allar stórar þjónustudeildir í heiminum hafa notað í tvo áratugi. Umsjón húsfélaga hefur bara aldrei fengið verkfæri sem er sniðið að henni. Fyrr en nú.

Tímarnir sem þú færð til baka

Umsjónaraðilar sem segja skilið við Messenger-hópana segja allir það sama: þeir fá um tvo til þrjá tíma á dag til baka. Þeir sjá enn um sömu húsfélögin. Þeir hætta bara að vera mannlegt skiptiborð. Verkbeiðnir rata sjálfar á réttan stað. Staðan uppfærist sjálf. Íbúar staðfesta sjálfir að búið sé að laga.

Hvað þú gerir við þessa tvo til þrjá tíma er undir þér komið. Flestir umsjónaraðilar sem við þekkjum taka að sér fleiri húsfélög. Sumir fara fyrr heim. Nokkrir stofna annan rekstur. Hvað sem verður, þá færist þakið.