Svona lítur skipulagt verkbeiðnakerfi út fyrir umsjónaraðila húsfélaga

Verkbeiðni er einföld skráning. Hún er líka mikilvægasta grunneiningin í nútímarekstri, allt frá þjónustuveri flugfélags til atvikastjórnunar á sjúkrahúsi og viðhalds á fjölbýlishúsi.

Þessi grein útskýrir hvað verkbeiðni er (í þjónustuverum er talað um beiðnir eða þjónustubeiðnir), hvað gerir kerfið í kringum hana gagnlegt og hvað breytist þegar þú ferð að reka umsjón húsfélaga í slíku kerfi.

Verkbeiðni er bara skráning með fjóra eiginleika

Ef hrognamálið er tekið burt er verkbeiðni verk sem bíður, með fjórum upplýsingum tengdum við það:

1. Auðkenni, yfirleitt númer eins og #0042. Svo hægt sé að vísa í hana án þess að nokkur vafi leiki á.
2. Staða, hvar hún er stödd í ferlinu. Ný, Í vinnslu, Bíður staðfestingar, Lokuð.
3. Ábyrgðaraðili, sá sem ber ábyrgð á að koma henni áfram einmitt núna.
4. Saga, hver einasta breyting sem einhver hefur gert, með dagsetningu og tíma.

Meira er það ekki. Allt annað (flokkar, forgangur, viðhengi, athugasemdir) er valfrjálst skraut. Þessir fjórir eiginleikar breyta kvörtun í verk sem fylgst er með, í stað skilaboða sem gleymast.

Berðu það saman við skilaboð í Messenger. Skilaboð hafa innihald. Og það er allt. Þau hafa ekkert auðkenni (annað en staðsetninguna í spjallinu), enga stöðu, engan ábyrgðaraðila og enga sögu. Þess vegna er ekki hægt að keyra verkferli á þeim.

Hvers vegna hver eiginleiki skiptir máli

Auðkenni

Þegar tveir ræða verkbeiðni þurfa þeir að vita að þeir eru að tala um sömu verkbeiðnina. Í Messenger-hópi er það gert með tilvísunum: „lyftumálið frá því í gær“ eða „lekinn í íbúð 0402 sem píparinn sagði að væri þéttingin“. Um leið og fleiri en fimm verkbeiðnir eru opnar í einu verður það tvírætt.

Númer á verkbeiðni (#0042, #0089) leysir það í eitt skipti fyrir öll. Hver íbúi, umsjónaraðili eða iðnaðarmaður getur vísað í verkbeiðni eftir númeri án nokkurs vafa. Það hljómar smávægilegt. Það eyðir um 15% af öllum misskilningi í venjulegu verklagi við umsjón húsfélaga.

Staða

Staðan breytir frjálsu spjalli í stöðuvél:

Íbúinn þarf ekki að spyrja „eitthvað að frétta?“. Hann sér stöðuna. Umsjónaraðilinn þarf ekki að muna hvaða verkbeiðnir bíða eftir pípulagningamanninum. Hann síar eftir stöðu. Og sá sem rekur húsfélagaþjónustuna þarf ekki að lesa 200 skilaboð til að vita hve margar verkbeiðnir eru opnar í mánuðinum. Hann telur þær.

Staðan er líka þar sem sjálfvirknin býr. Þegar staðan breytist gerist eitthvað: ýtitilkynningar fara út, íbúar fá að vita, iðnaðarmönnum er úthlutað verki. Í Messenger-hópi er það ómögulegt, því spjallið veit ekki hvað staða er.

Ábyrgðaraðili

Hver verkbeiðni hefur, á hverju stigi, nákvæmlega einn aðila sem ber ábyrgð á að koma henni áfram. Þegar íbúinn sendir hana inn er ábyrgðaraðilinn umsjónaraðili húsfélagsins (eða iðnaðarmaðurinn sem hún var send til). Þegar umsjónaraðilinn úthlutar henni til iðnaðarmanns verður iðnaðarmaðurinn ábyrgðaraðili. Þegar iðnaðarmaðurinn merkir hana lagfærða færist ábyrgðin til íbúans, sem þarf að staðfesta eða opna hana aftur.

Þetta er eiginleikinn sem rýfur „einhver annar hlýtur að gera þetta“ hugsunarháttinn í Messenger-hópnum, þar sem allir sjá verkbeiðnina og enginn sinnir henni.

Saga

Heildarskrá yfir hverja stöðubreytingu, hverja úthlutun og hverja athugasemd. Hún skiptir sköpum af þremur ástæðum:

1. Ábyrgð. Þegar aðalfundatíminn rennur upp geturðu sýnt nákvæma tímalínu yfir hvernig hver verkbeiðni var afgreidd.
2. Mynstur. Eftir hálft ár sérðu að 40% af pípulagnaverkbeiðnunum koma frá sama húsfélaginu: merki um að tími sé kominn til að leggja endurnýjun lagna fyrir húsfund.
3. Nýtt starfsfólk. Þegar nýr umsjónaraðili byrjar hjá húsfélagaþjónustunni getur hann flett í gegnum sögu hvaða húsfélags sem er og skilið hvað er í gangi.

Hvað „kerfið í kringum verkbeiðnirnar“ bætir við

Verkbeiðni ein og sér er skráning. Verkbeiðnakerfi bætir verkferlinu við í kringum hana:

• Útdeiling. Þegar verkbeiðni verður til, hvert fer hún? Flest kerfi nota reglur: „flokkur = pípulagnir → úthluta pípulagningamanni X“. Umsjónaraðilinn þarf ekki að ákveða neitt.
• Ýtitilkynningar. Þegar staðan breytist, hver fær að vita? Ábyrgðaraðilinn, sá sem sendi inn verkbeiðnina og stundum aðrir sem fylgjast með.
• Síur. „Sýndu mér allar Nýjar verkbeiðnir í húsfélaginu á Lindargötu 14, án ábyrgðaraðila, eldri en sólarhrings.“ Tveir smellir.
• Fjöldaaðgerðir. „Lokaðu þeim 30 verkbeiðnum sem hafa beðið staðfestingar í meira en tvær vikur.“ Ein aðgerð.

Ekkert af þessu er til í verklagi sem byggir á Messenger. Það er engin leið að „sía allar opnar verkbeiðnir í fjórum húsfélögum“ í Messenger, því ekkert í Messenger veit hvað „opin verkbeiðni“ er.

Lágmarksverkferli fyrir húsfélag

Þú þarft ekki fyrirtækjakerfi með 200 eiginleikum. Lágmarksverkferli sem gagnast við umsjón húsfélaga inniheldur:

• Titil + lýsingu + valfrjálsan flokk + valfrjálsa mynd. Sjálfa lýsinguna á vandanum.
• Stöðureit með í mesta lagi 5 gildum. Ný, Í vinnslu, Bíður staðfestingar, Lokuð, Enduropnuð. Meira en það er óþarfa flækja.
• Úthlutun til eins af þremur hlutverkum. Umsjónaraðila, iðnaðarmanns eða íbúa.
• Ýtitilkynningar við úthlutun og stöðubreytingu. Svo enginn þurfi að opna forritið til að vita að eitthvað hafi gerst.
• Aðgreiningu eftir húsfélögum. Hver verkbeiðni tilheyrir einu húsfélagi og hver notandi sér aðeins þau húsfélög sem hann tilheyrir.

Þetta er allur kjarninn. Ef kerfi býður þér þetta, í viðmóti sem íbúar geta notað án þjálfunar, hefurðu það sem þú þarft.

Mótbárurnar sem koma alltaf

„Íbúarnir mínir munu aldrei nota þetta.“

Um 70% þeirra munu gera það. Hin 30% skrifa íbúa sem notar forritið, og sá setur verkbeiðnina inn. Þú þarft ekki alla íbúana til að njóta ávinningsins. Þú þarft nógu marga til að verkbeiðnirnar í kerfinu verði hin eina rétta mynd af stöðunni.

„Við prófuðum þetta með tölvupósti og það virkaði ekki.“

Tölvupóstur er ekki verkbeiðnakerfi. Hann hefur engar stöður, ekkert sameiginlegt innhólf, enga úthlutun, engar síur og enga útdeilingu. Að nota tölvupóst sem verkbeiðnakerfi mistekst af því að hann er það ekki.

„Við erum nú þegar með töflureikni fyrir þetta.“

Töflureiknir er nær því að vera verkbeiðnakerfi en Messenger-hópur. Hann hefur auðkenni og eins konar stöðudálk. En hann hefur enn engar tilkynningar, enga samvinnu í rauntíma, ekkert sem íbúar sjá og enga sjálfvirkni. Hann er skrá yfir verkin. Hann er ekki verkferli.

Hugarfarsbreytingin

Það erfiðasta við að skipta yfir í verkbeiðnakerfi er hugarfarsbreytingin frá „ég er kerfið“ yfir í „kerfið er kerfið og ég hef yfirumsjón með því“. Umsjónaraðilar sem tileinka sér þetta vaxa langt upp fyrir þann fjölda húsfélaga sem þeir réðu við áður. Þeir sem gera það ekki halda áfram að vera mannlegt skiptiborð þar til þeir brenna út.

Fyrsta vikan er skrýtin, því þú ert ekki að svara í sífellu. Svo áttarðu þig á að húsfélögin ganga snurðulaust án þess að þú grípir inn í jafnóðum, og ástæðan er sú að verkferlið sjálft vinnur verkið sem áður bjó í höfðinu á þér.