Svona heldurðu utan um fjármál húsfélagsins án töflureiknis

Spurðu umsjónaraðila eða gjaldkera húsfélags hvernig hann fylgist með peningunum og þú heyrir sömu samsetninguna alls staðar: netbankann í einum flipa, töflureikni í öðrum og síma fullan af „er búið að borga?“ í Messenger sem heldur þessu tvennu saman.

Töflureiknirinn er vandinn. Ekki vegna þess að töflureiknar kunni ekki að reikna, heldur vegna þess að töflureiknir veit bara það sem þú slóst síðast inn. Hver greiðsla sem berst eftir að þú lokar skjalinu gerir hann rangan. Svo þú opnar netbankann aftur, rennir yfir nýju færslurnar, parar þær við íbúðanúmer eftir minni, slærð niðurstöðuna inn aftur og endurtekur leikinn í næstu viku. Fyrir eitt húsfélag kostar þetta eitt kvöld í mánuði. Fyrir sex húsfélög verður þetta sjálft starfið.

Fjármál húsfélags hafa ákveðna lögun, og þegar þú hefur náð utan um hana hverfur mestöll handavinnan.

Peningarnir fara í tvær áttir. Haltu utan um hvora fyrir sig.

Í hverju húsfélagi er nákvæmlega tvenns konar fjárstreymi:

• Útgjöld sem fara út. Þrifafyrirtækið, lyftuþjónustan, rafvirkinn, húseigendatryggingin. Húsfélagið greiðir þau af reikningi sínum.
• Innheimtur sem koma inn. Mánaðarleg húsgjöld, sérstakt framlag vegna þakviðgerðar, framlög í framkvæmdasjóð. Eigendur greiða þær inn á reikning húsfélagsins.

Flestir töflureiknar blanda hvoru tveggja saman á eitt blað, og þess vegna breytast þeir í fornleifauppgröft. Útgjöldin þurfa svar við spurningunni „erum við búin að greiða þetta, og með hvaða línu á yfirlitinu?“ Innheimturnar þurfa allt annað svar: „hverjir nákvæmlega hafa greitt, hverjir hafa greitt að hluta og á eftir hverjum þarf ég að ganga?“ Annað er gátlisti. Hitt er reikningsyfirlit fyrir hvern eiganda. Haltu þeim aðskildum og hvorri spurningu er svarað í einni sjónhendingu.

Tilvísunarbragðið: láttu greiðslurnar segja til sín sjálfar

Orkufyrirtæki og fjarskiptafélög stemma af milljónir greiðslna á mánuði með fámennri bókhaldsdeild. Leyndarmálið er hversdagslegt: hver greiðandi fær sitt eigið auðkenni og það skilar sér aftur á bankayfirlitið með peningunum.

Sama bragð virkar fyrir húsfélag. Þegar þú stofnar innheimtu fær hver íbúð sitt eigið tilvísunarnúmer. Þegar greiðslan berst segir tilvísunin þér nákvæmlega hvaða íbúð greiddi, án þess að giska á nöfn. „J. Jónsson“ á yfirlitinu gæti verið þrír ólíkir eigendur. Tilvísun 26118047 er nákvæmlega einn.

Íslensk millifærsla þarf reikningsnúmer og kennitölu viðtakanda, og tilvísunin fer í tilvísunarreitinn í netbankanum eða bankaforritinu. Veiki hlekkurinn eru innsláttarvillur, og lausnin er að láta engan slá tilvísunina inn eftir minni. Settu hana í sjálfa greiðslubeiðnina, við hliðina á reikningsnúmerinu, kennitölunni og nákvæmri upphæð, svo eigandinn afriti allt beint inn í netbankann. Greiðslan berst þá með tilvísuninni nákvæmlega eins og hún var gefin út. Engar rangt slegnar tilvísanir, engar námundaðar upphæðir, ekkert „ég held að ég hafi borgað rétt“. Hvernig þetta gengur fyrir sig í Kvaro, skref fyrir skref, förum við yfir í greininni um kennitölu og reikningsnúmer húsfélagsins.

Ef þú setur ekkert annað upp eftir lestur þessarar greinar, settu þá upp tilvísanir. Þær skilja á milli þess að afstemming sé pörunarvinna og ágiskunarvinna.

Bankayfirlitið er bókhaldið. Lestu það inn, ekki slá það inn.

Bankayfirlitið er nú þegar áreiðanlegasta skráin yfir peninga húsfélagsins. Hver greiðsla inn, hver útgjöld út, dagsett og tæmandi. Að slá það inn í annað skjal býr til afrit sem er verra á allan hátt, og síðan eyðirðu tímum í að halda lélega afritinu í takt við góða frumritið.

Lestu það því inn. Gott verkfæri les skrána og breytir hverri færslu í línu sem þú getur tengt við útgjöld eða innheimtu. Innborganir parast sjálfkrafa við eigendur eftir tilvísun. Útborganir tengjast útgjöldunum sem þær gera upp. Kvaro les bankayfirlit á sniðunum camt.053 (CAMT XML) og MT940, líka þjöppuð í ZIP-skrá. (Hvaða snið bankinn afhendir, og hvar, er misjafnt eftir bönkum. Spurðu bankann um yfirlit húsfélagsreikningsins sem camt.053 eða MT940; það er skráin sem þú vilt.)

Staðan reiknar sig svo sjálf. Útgjöld þar sem tengdar færslur ná yfir alla upphæðina eru greidd. Nái þær yfir hluta hennar eru þau greidd að hluta, sýnt sem „greitt / samtals“. Innheimta sýnir nákvæmlega hvaða íbúðir hafa greitt og hverjar ekki, því bankayfirlitið sagði það, ekki af því að þú mundir eftir að uppfæra reit.

Stöðuprófið: svona grípurðu mánuði sem vantar

Lúmsk villa eyðileggur fleiri bókhöld húsfélaga en nokkur innsláttarvilla: yfirlit sem vantar. Þú lest inn janúar, sleppir febrúar í látunum eftir að lögn fór í sundur í kjallaranum, lest inn mars, og nú er hver tala sem þú reiknar hljóðlega röng. Þú kemst að því ári seinna, í versta mögulega samtalinu.

Vörnin er einföld: fylgstu með hlaupandi stöðu á reikningi húsfélagsins og berðu hvert yfirlit saman við hana. Hvert yfirlit tilgreinir upphafsstöðu og lokastöðu. Ef upphafsstaða skrárinnar stemmir ekki við skráða stöðu vantar færslur, og innlesturinn á að stöðvast og segja frá í stað þess að hleypa gatinu í gegn. Lestu inn yfirlitið sem vantar og haltu svo áfram. Skráða staðan færist á lokastöðu yfirlitsins og keðjan helst órofin.

Órofin keðja er meira virði en snyrtimennska. Hún þýðir að þú getur hvenær sem er sýnt fram á hvert hver króna fór, sem er nákvæmlega það sem þú þarft á aðalfundi, og nákvæmlega það sem töflureiknir byggður á minni getur aldrei sýnt fram á. Hún er líka það sem gerir að ársuppgjörið verður til af sjálfu sér í stað þess að éta upp vikurnar fyrir aðalfund: við förum yfir allan þann hring í bókhaldsári húsfélagsins.

Orð um persónuvernd, því bankayfirlit eru viðkvæm

Bankayfirlit húsfélagsreiknings geymir nafn og greiðslusögu hvers eiganda. Hugsaðu vandlega um hvert sú skrá fer. Traustasta uppsetningin er sú þar sem yfirlitið er lesið á staðnum, í þinni eigin tölvu eða síma, og aldrei hlaðið upp eða vistað neins staðar sem skrá; aðeins færslulínurnar sem þú velur að vista fara út úr tækinu. Þegar þú metur hugbúnað skaltu spyrja beint. „Hvert fer skráin með bankayfirlitinu?“ er spurning sem allir söluaðilar ættu að geta svarað í einni setningu.

Það sem þetta leysir af hólmi

Ávinningurinn er ekki óhlutbundinn. Kerfi með tilvísunum og innlestri leysir, í raun, af hólmi:

• Afstemmingarkvöldið. Pörunin er sjálfvirk fyrir greiðslur með tilvísun og tekur tvo smelli fyrir hinar.
• „Er búið að borga?“-skilaboðin. Yfirlitið yfir hverjir hafa greitt svarar því, svo þú hefur aðeins samband við þá sem hafa í raun ekki greitt, með tölurnar fyrir framan þig. (Ef þessi samtöl fara nú fram í Messenger-hópi húsfélagsins er það sérstakt vandamál.)
• Vandræðalega ranga ásökunin. Að ganga á eftir einhverjum sem greiddi fyrir þremur vikum kostar meiri velvild en nokkur seinkun. Með greiðslum sem eru paraðar eftir tilvísun getur það ekki gerst.
• Svartholið við afhendingu. Þegar húsfélagið skiptir um umsjónaraðila eða gjaldkera er afhent tengd og órofin skrá í stað „töflureiknisins, nokkurn veginn uppfærðs til einhvers tíma“.

Hvert þetta leiðir

Þegar greiðslurnar segja til sín sjálfar og yfirlitin lesast hreint inn verða tvær uppfærslur nánast ókeypis. Sú fyrri er að mánaðarlegu húsgjöldin stofna sig sjálf út frá samþykktri rekstraráætlun: í hverjum mánuði fær hver íbúð sína innheimtu með eigin tilvísun og eigendur með forritið fá tilkynningu, án þess að þú þurfir að muna eftir mánuðinum. Verkið færist frá því að ganga á eftir greiðslum yfir í að líta yfir sjálfvirku pörunina. Sú seinni er ársuppgjörið, sem hættir að vera verkefni og verður skýrsla sem þú býrð til, því færslukeðjan sem það tekur saman er þegar til.

Töflureiknirinn hefur staðið sig vel. En hann var alltaf handvirkt afrit af skrá sem bankinn þinn heldur betur. Tengdu skrána í stað þess að afrita hana, og fjármál húsfélagsins skreppa saman úr einu kvöldi á viku í nokkrar mínútur á mánuði.