Näin isännöit useampaa taloyhtiötä ilman lisähenkilöstöä

Ensimmäiset taloyhtiöt hoituvat muistin varassa. Tiedät, minkä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja soittaa lämmönjakohuoneesta, kuka osakas maksaa aina myöhässä ja mikä putkiliike vastaa sunnuntaina. Jossain kymmenen taloyhtiön paikkeilla muisti lakkaa olemasta järjestelmä. Vikailmoitus jää huomaamatta, koska se tuli WhatsApp-vastauksena, jonka ohitit. Maksumuistutus lähtee osakkaalle, joka on jo maksanut. Ilta viikossa katoaa tilitapahtumien yhdistämiseen huoneistoihin.

Epävirallisen mallin rikkoo nimenomaan kasvu. Jokainen uusi taloyhtiö on uusi virta ”keittiön hana vuotaa” -viestejä ja uusi rivi ”onko tämän kuun vastike maksettu?” -kysymyksiä, ja molemmat virrat päätyvät edelleen yhteen puhelimeen. Kohdesalkku voi jatkaa kasvuaan. Tapa, jolla sitä hoidat, ei voi, ellei arki siirry puhelimesta johonkin, mikä on rakennettu juuri tämän työn muotoon.

Tämä artikkeli keskittyy kahteen asiaan, jotka kasvavat eniten jokaisen uuden taloyhtiön myötä: vikailmoituksiin ja rahaan. Seuraavassa kerromme, miten isännöitsijä hoitaa molemmat viidessäkymmenessä taloyhtiössä sillä vaivalla, jonka puhelin vaati kymmenessä.

Anna jokaiselle huoneistolle yksi paikka ilmoittaa viasta

Nyt vikailmoitukset tulevat sinulle kaikkia kanavia pitkin yhtä aikaa: WhatsApp-viesti, puhelu, viesti huoltoyhtiölle, lappu ilmoitustaululla. Jokainen kanava hukkaa jotain. Puhelussa ei ole kuvaa. Viestistä katoaa osoite heti, kun se vierii pois näkyvistä. Sinusta tulee puhelinvaihde, joka kirjoittaa ”putkivuoto, B 14, kiireellinen” uudelleen johonkin listaan.

Kvaro antaa jokaiselle asukkaalle saman etuoven. Asukas avaa sovelluksen ja tekee vikailmoituksen: otsikko, kuvaus, kiireellisyys (ei kiireellinen, normaali tai kiireellinen), halutessaan kategoria ja kuvat. Pelkkä kuva säästää käynnin: näet syöpyneen venttiilin ennen kuin lähetät ketään paikalle. Ilmoitus saapuu liitettynä huoneistoon ja taloyhtiöön, joten mitään ei tarvitse kirjoittaa uudelleen eikä mikään ole nimetöntä.

Voit tehdä ilmoituksen myös asukkaan puolesta, vaikkapa iäkkäälle asukkaalle, joka mieluummin soittaa kuin napauttaa. Valitse, kenen puolesta ilmoitus tehdään, niin vikailmoitus ilmestyy hänen sovellukseensa ja hän saa siitä push-ilmoituksen, ja tallenne on sama riippumatta siitä, kirjoittiko sen hän vai sinä.

Jokaisella korjauksella on tila, joten mikään ei jää lojumaan

Litteä lista avoimista ongelmista kätkee ne, joilla on tänään merkitystä. Monen taloyhtiön isännöitsijä tarvitsee jokaisen korjauksen tilan: mikä on uutta, mikä etenee ja mikä on jumissa. Jokainen vikailmoitus kulkee Kvarossa tilojen Uusi, Työn alla, Tarkistettavana ja Ratkaistu läpi, ja erillinen Ei korjattavaa -lopputulos on niille, jotka vaativat perustelun eivätkä käyntiä. Asukas vahvistaa korjauksen, tai merkitset ilmoituksen suoraan ratkaistuksi. Jos vika palaa, ilmoitus avataan uudelleen pakollisen perustelun kera, joten toistuva ongelma jättää jäljen eikä katoa.

Monta taloyhtiötä valvovalle isännöitsijälle jono on koko pointti. Sitä voi suodattaa ja selata sivuittain, joten ”kaikki avoimet kiireelliset vikailmoitukset kaikissa kuudessa taloyhtiössä” on yksi näkymä, ei kuuden WhatsApp-ryhmän selaamista. Kun huoltohenkilö kuittaa aamupäivän aikana kymmenen pientä ilmoitusta, ratkaiset ne yhdellä joukkotoiminnolla. Push-ilmoitus tavoittaa sinut, kun putkivuoto ilmoitetaan, eikä vasta kun alakerran asukas soittaa katon kosteusläikästä. Jos nuo ilmoitukset elävät nyt WhatsApp-ryhmässä, se on oma hiljainen veronsa, josta kerromme artikkelissa taloyhtiön WhatsApp-ryhmästä.

Vikailmoitusten koko kulku vastaanotosta sulkemiseen on kuvattu vikailmoitusjärjestelmän oppaassa.

Ohjaa korjaukset niin, etteivät ne kaikki päädy sinulle

Kohdesalkku lakkaa kasvamasta, kun yksi ihminen istuu jokaisen tehtävän keskellä. Kvaro on rakennettu siirtämään sinut pois sieltä.

Kun vikailmoitus tehdään, se voi ohjautua itsestään: kyseisen kategorian oletushuoltohenkilölle, osaamisen mukaan valitulle huoltohenkilöjoukolle, josta joku ottaa sen itselleen, taloyhtiön isännöitsijälle tai sinulle. Huoltohenkilö näkee vain ne kategoriat, joita hän hoitaa, joten putkimies saa putkityöt eikä joudu kahlaamaan kaiken muun läpi. Kun kohdesalkku kasvaa, lisäät huoltohenkilön tai toisen isännöitsijän ja annat hänelle oman kaistan sen sijaan, että lisäisit tunnin omaan päivääsi.

Pakettisi määrää, kuinka pitkälle delegointi ulottuu. Ilmainen paketti kattaa rajattomasti taloyhtiöitä ja huoneistoja, enintään kolme isännöitsijää ja viisi huoltohenkilöä, mikä riittää useimmille toimistoille selvästi ensimmäisiä kohteita pidemmälle. Premium ja Ultimate kasvattavat isännöitsijöiden ja huoltohenkilöiden määrää ja tuovat vikailmoitusten automaattisen ohjauksen, kun kohteita tulee lisää, ja Ultimatessa voit määrittää jokaiselle taloyhtiölle oman oletushuoltohenkilön, jolloin jokainen osoite ohjautuu omalle luotetulle tekijälleen. Työkalu kasvaa porras kerrallaan huoneistomäärän mukana.

Anna maksujen tunnistaa itse itsensä

Kohdesalkun toinen puoli on saapuva raha. Kymmenessä taloyhtiössä tunnistat tiliotteen nimet. Viidessäkymmenessä ”M. Virtanen” voi olla kolme eri osakasta, ja tilisiirron yhdistämisestä huoneistoon tulee arvailua, jota toistat joka viikko.

Kvaro poistaa arvailun. Kun luot vastikkeen, oli se sitten hoitovastike, ylimääräinen vastike kattoremonttiin tai rahoitusvastike, jokainen huoneisto saa sille oman viitenumeronsa. Osakas saa push-ilmoituksen ja näkee sovelluksessa summan, taloyhtiön tilinumeron ja viitenumeron valmiina kopioitaviksi sekä virtuaaliviivakoodin, jonka jokainen suomalainen pankkisovellus hyväksyy. Jos osakas mieluummin antaa veloittaa vastikkeen tililtään, SEPA-suoraveloituserä syntyy samasta vastikkeesta. Kun raha saapuu, tiliotteen viitenumero kertoo tarkalleen, mikä huoneisto maksoi, sentilleen.

Sen jälkeen sinulla on jokaiselle vastikkeelle näkymä maksaneista: jokainen huoneisto näkyy tilassa maksettu, osittain maksettu tai maksamatta. Muistuttaminen kutistuu koko tiliotteen viikoittaisesta läpikäynnistä yhteydenottoon niihin harvoihin, jotka oikeasti ovat velkaa, luvut edessäsi. Maksumuistutus osakkaalle, joka maksoi kolme viikkoa sitten, maksaa enemmän hyvää tahtoa kuin yksikään myöhästynyt maksu, ja viitenumerolla kohdistetut tiedot tekevät sen virheen mahdottomaksi.

Tiliote on tallenne. Tuo se, älä kirjoita sitä uudelleen.

Pankkisi pitää jo virallista kirjaa taloyhtiön rahoista: jokainen saapuva maksu ja jokainen lähtevä kulu, päivättynä ja kokonaisena. Sen kopioiminen Exceliin tekee huonomman version ja sen jälkeen toisen työn kopion pitämisestä ajan tasalla.

Kvarossa tuot sen sijaan tiliotteen camt.053-XML- tai MT940-muodossa. Valitset tiedoston, ja se luetaan omalla laitteellasi, selaimessa tai puhelimessa, eikä sitä koskaan ladata tai tallenneta minnekään; laitteelta lähtevät vain ne tapahtumarivit, jotka päätät tallentaa. Sillä on merkitystä, koska taloyhtiön tiliotteella on jokaisen osakkaan nimi ja maksuhistoria. Saapuvat rivit kohdistuvat maksaneeseen huoneistoon viitenumeron perusteella itsestään, ja lähtevät rivit kohdistetaan kuluun, jonka ne kuittaavat, joten kirjattu kulu muuttuu maksetuksi, osittain maksetuksi tai maksamattomaksi tiliotteen eikä muistisi perusteella. Lista maksaneista ja jokainen tila perustuvat siihen, mitä pankki sanoi.

Yksi tarkistus pelastaa hiljaa koko tallenteen. Jokaisessa tiliotteessa on alku- ja loppusaldo, ja Kvaro vertaa alkusaldoa taloyhtiön kirjattuun saldoon ennen tuontia. Jos jätät kuukauden väliin putkivuodon keskellä, seuraava tuonti ei päästä aukkoa läpi: se pysähtyy ja kertoo, että tiliote puuttuu. Katkeamaton tiliotteiden ketju on se, minkä avulla voit milloin tahansa osoittaa, mihin jokainen maksu meni ja mistä jokainen kulu tuli, ja juuri sitä osakas tai taloyhtiön hallitus kysyy. Koko vastikeseurannan järjestelmä on kuvattu taloyhtiön talousoppaassa.

Vie sovellus asukkaiden käsiin

Mikään tästä ei toimi, jos asukkaat eivät ole sovelluksessa, ja laajassa kohdesalkussa se kuulostaa vaikealta osuudelta. Se on helppo osuus. Jokaisella taloyhtiöllä on kuusimerkkinen liittymiskoodi ja jaettava linkki; asukas napauttaa linkkiä, ja se avaa sovelluksen suoraan liittymisnäkymään koodi valmiiksi täytettynä, tai ohjaa ensin sovelluskauppaan asentamaan sovelluksen. Sama asukas voi kuulua useaan hoitamaasi taloyhtiöön ja vaihtaa niiden välillä, joten osakas, joka asuu yhdessä taloyhtiössä ja omistaa vuokra-asunnon toisessa, käyttää yhtä tiliä.

Asukkaiden sovellus on myös hiljaisin myyntityökalusi. Kun tarjoat isännöintiä seuraavalle taloyhtiölle, ”asukkaanne saavat sovelluksen, jossa he näkevät vikailmoituksen kirjautuvan ja sulkeutuvan ja näkevät tarkalleen, mitä ovat velkaa” on konkreettinen ero verrattuna isännöitsijään, joka hoitaa kaiken edelleen puhelimella. Se on argumentti, joka ratkaisee hallituksen valinnan.

Todista se taloyhtiökohtaisesti, pyydettäessä

Kohdesalkun hoitaminen tarkoittaa, että samaan kysymykseen pitää vastata jokaisesta osoitteesta: miten tällä taloyhtiöllä oikeasti menee? Kvaro luo taloyhtiökohtaisen PDF-raportin mille tahansa aikavälille, ja siihen kootaan ratkaistut vikailmoitukset kuvineen, talous, tiedotteet ja kyselyt. Raportti luodaan palvelimella, ja saat ilmoituksen, kun se on valmis, joten kuuden taloyhtiön kuukausi on kuusi napautusta eikä viikonloppu kokoamista.

Raportti maksaa itsensä takaisin kahdesti. Se on tallenne, jonka annat taloyhtiön hallitukselle tai osakkaalle, ja se on todiste, jonka näytät seuraavalle taloyhtiölle, jonka haluat voittaa. Ultimate-paketissa raportit ajastuvat kuukausittain tai neljännesvuosittain, julkaistaan taloyhtiön asiakirjoihin ja kantavat omaa logoasi. Koko kuva on raporttioppaassa.

Mikä oikeasti skaalautuu

Minkä tahansa työkalun rehellinen testi on, maksaako kahdennenkymmenennen taloyhtiön hoitaminen vähemmän kuin viidennen. Tässä maksaa, koska jokaisen huoneiston synnyttämä työ virtaa nyt järjestelmään eikä sinun päällesi. Korjaus ohjautuu huoltohenkilölle ja sulkeutuu itsestään. Maksu tunnistaa itsensä ja täsmäytyy tiliotteelta. Raportti kokoaa itsensä pyydettäessä. Jokainen uusi taloyhtiö lisää rivin, ei iltaa.

Siinä on ero sen välillä, että sinulla on paljon taloyhtiöitä, ja sen välillä, että hoidat paljon taloyhtiöitä. Taloyhtiöiden määrä ei koskaan ollut todellinen raja. Todellinen katto on se, kuinka montaa yksi ihminen ehtii hoitaa ennen kuin arki pysäyttää kasvun, ja sitä käsittelemme artikkelissa montako taloyhtiötä yksi isännöitsijä oikeasti ehtii hoitaa. Siirrä vikailmoitukset ja raha pois puhelimestasi, niin yhden ihmisen hoitamien taloyhtiöiden määrä nousee niiden mukana.