Montako taloyhtiötä yksi isännöitsijä oikeasti ehtii hoitaa?

Jokainen isännöintitoimiston omistaja yrittää arvioida tätä lukua. Montako taloyhtiötä yksi isännöitsijä oikeasti ehtii hoitaa täyspäiväisesti? Alan tilaisuuksissa kuulee hyvin erilaisia lukuja. Kilpailija kehuu, että sen isännöitsijöillä on kullakin yli viisikymmentä kohdetta. Kokenein isännöitsijäsi vannoo, että todellinen katto on kaksikymmentä.

Kaikki ovat oikeassa, riippuen siitä, mihin isännöitsijän päivä kuluu. Käydään laskelmat läpi rehellisesti. Tämän artikkelin luvut ovat suuntaa antavia ja perustuvat yksinkertaiseen malliin, jonka voit laskea uudelleen omilla luvuillasi: ajattele keskikokoisia taloyhtiöitä, joissa on 20-40 huoneistoa.

Naiivi laskelma

Useimmat ”taloyhtiöitä isännöitsijää kohden” -laskelmat lähtevät suunnilleen tästä:

• Noin 150 tehollista työtuntia kuukaudessa
• Keskimäärin noin 8 vikailmoitusta taloyhtiötä kohden kuukaudessa
• Noin 15 minuuttia isännöitsijän aikaa vikailmoitusta kohden (lukeminen, vastaaminen, huoltoon välittäminen, seuranta)
• Vähän hallinnollista työtä: tiedotteet, asiakirjat, varsinaisen yhtiökokouksen valmistelu ja isännöitsijäntodistukset huoneistokauppoja varten

Kun luvut laittaa laskimeen, tulos on, että yksi ihminen hoitaa noin 60 taloyhtiötä hikoilematta. Tätä lukua käytetään, kun arvioidaan kohdesalkun arvoa tai tehdään liiketoimintasuunnitelmaa.

Käytännössä saavutettu luku on noin 20. Minne katoavat loput 40 taloyhtiötä teoreettisesta kapasiteetista?

Mihin aika oikeasti kuluu

Vartti vikailmoitusta kohden pitää paikkansa erikseen tarkasteltuna. Vikailmoitukset eivät kuitenkaan tule erikseen. Ne tulevat keskeytysten jatkuvassa virrassa, joka syö suurimman osan päivästä ennen kuin mitään hyödyllistä ehtii tapahtua.

Viestinnän hinta

Yksi vesivuoto, jota hoidetaan taloyhtiön WhatsApp-ryhmässä, synnyttää keskimäärin nämä vaiheet:

1. Asukkaan ensimmäinen viesti (”vettä on joka paikassa”)
2. Isännöitsijän tarkentava kysymys (”missä huoneistossa?”)
3. Asukkaan kuva ja vastaus
4. Kaksi tai kolme muuta asukasta liittyy keskusteluun (”meilläkin”)
5. Isännöitsijän välivastaus (”soitan putkimiehelle”)
6. Erillinen keskustelu putkimiehen kanssa
7. Putkimiehen päivitys tuntia myöhemmin
8. Isännöitsijä kopioi päivityksen taloyhtiön ryhmään
9. Asukas kysyy, milloin vika on korjattu
10. Isännöitsijä selittää saman uudelleen
11. Vahvistus siitä, että vika on korjattu
12. Toinen asukas vahvistaa, ettei enää tipu

Kaksitoista kosketuspistettä yhden vikailmoituksen takia. Vaikka jokainen veisi vain 90 sekuntia, niistä kertyy lähes kaksikymmentä minuuttia, ja olet vaihtanut tehtävää kaksitoista kertaa. Jokainen vaihto maksaa vielä kaksi tai kolme minuuttia ”missä olinkaan?” -aikaa.

Kun kaiken laskee yhteen, jokainen vikailmoitus vie lähes kolme varttia. Kahdeksalla vikailmoituksella kuukaudessa se tekee noin 6 tuntia taloyhtiötä kohden kuukaudessa pelkkään viestintään. Kahdellakymmenellä taloyhtiöllä se on 120 tuntia: reilut kolme työviikkoa ennen kuin mitään varsinaista on tehty.

Näkymätön työkuorma

Toinen asia, jonka laskelma ohittaa: isännöitsijä tekee paljon muutakin kuin hoitaa vikailmoituksia. Hänen pöydällään on myös:

• Asukkaita, jotka soittavat viestin sijaan (”en halunnut häiritä ryhmää”)
• Asukkaita, jotka kirjoittavat väärälle isännöitsijälle, koska eivät tiedä, kuka toimistossa hoitaa heidän taloyhtiötään
• Hallitusten puheenjohtajia, jotka haluavat säännöllisen katsauksen siitä, miten asiat etenevät
• WhatsApp-ryhmän moderointia, jotta keskustelu ei ajaudu naapurien väliseksi riidaksi
• Kevään yhtiökokouskausi: kokouskutsut, tilinpäätös, talousarvio, kunnossapitotarveselvitys ja pöytäkirja. Varsinainen yhtiökokous jokaisessa taloyhtiössä kerran vuodessa, lisäksi hallituksen kokoukset ja tarvittaessa ylimääräiset yhtiökokoukset, useimmiten iltaisin
• Osakkaiden muutostyöilmoituksia ja maksamattomien vastikkeiden perintää
• Vakuutuksia, isännöitsijäntodistuksia ja muuta paperityötä

Tämä on jäävuoren vedenalainen osa. Mikään siitä ei näy luvussa ”vikailmoituksia taloyhtiötä kohden kuukaudessa”.

Todellinen katto

Kun juttelet isännöitsijöiden kanssa, jotka ovat ylittäneet 40 taloyhtiön rajan palamatta loppuun, löydät yhteisen piirteen: he ovat poistaneet itsensä puhelinvaihteen paikalta. He eivät päätä, kuka hoitaa minkäkin vikailmoituksen. He eivät välitä viestejä asukkaiden ja huoltohenkilöiden välillä. He eivät moderoi WhatsApp-ryhmiä.

Mihin he käyttävät aikansa sen sijaan:

• Vikailmoitusjonon läpikäyntiin kerran tai kaksi päivässä, ei 80 kertaa
• Keskusteluihin hallitusten kanssa olennaisista asioista: talousarvioista, korjaushankkeista, toimittajavaihdoksista
• Uusien taloyhtiöiden käyttöönottoon
• Niihin 5 %:iin vikailmoituksista, jotka oikeasti vaativat ihmisen harkintaa

Isännöitsijä, jonka työ supistuu jonon läpikäyntiin, hallitusten kanssa asiointiin ja eskaloituviin asioihin, ehtii hoitaa mukavasti 40 tai 50 taloyhtiötä. Isännöitsijä, joka yhä toimii puhelinvaihteena, palaa loppuun noin kahdenkymmenen kohdalla.

Ero on rakenteessa.

Mikä muuttaa rakennetta

Kolme asiaa, vaikutuksen mukaisessa järjestyksessä:

1. Asukkaalta suoraan huoltohenkilölle

Kun vesivuodosta tehdään vikailmoitus, putkimies saa tiedon suoraan. Isännöitsijän ei tarvitse puuttua asiaan, ellei jokin mutkistu. Pelkästään tämä muutos poistaa noin 60 % viestinnän kuormasta.

2. Tila, jonka asukkaat näkevät

Kun asukas näkee ”Työn alla, osoitettu: Jari, putkimies” kirjoittamatta kenellekään, ”onko tästä mitään uutta?” -kierre katoaa. Isännöitsijä lakkaa olemasta tiedotuskanava.

3. Vikailmoitukset, jotka sulkeutuvat itsestään

Kun huoltohenkilö merkitsee työn valmiiksi ja asukas napauttaa Vahvista korjatuksi, vikailmoitus sulkeutuu. Ei seurantaviestiä. Ei muistutusta. Ei selvittelyä siitä, kävikö putkimies ylipäätään paikalla.

Nämä kolme yhdessä siirtävät kattoa noin kahdestakymmenestä taloyhtiöstä noin viiteenkymmeneen.

Rehellinen vastaus

Jos haluat arvioida tiimisi kapasiteettia liiketoimintasuunnitelmaa varten, tässä ovat suuntaa antavat luvut työnkulun mukaan keskikokoisille taloyhtiöille:

Työnkulku	Taloyhtiöitä isännöitsijää kohden
WhatsApp-ryhmät + puhelut	15-25
WhatsApp-ryhmät + vikailmoitukset Excelissä	20-30
Vikailmoitukset sähköpostilla	25-35
Vikailmoitussovellus, joka ohjaa suoraan huoltohenkilölle	40-50
Sama, ja toinen isännöitsijä jakaa kuormaa	50-65

Luvut koskevat täyspäiväisiä isännöitsijöitä, joilla ei ole muita tehtäviä. Osa-aikaisilla luvut pienenevät suunnilleen samassa suhteessa kuin työaika, kunhan työaika on vähintään noin 30 % täydestä. Sen alapuolella jokaisen taloyhtiön kiinteä kuorma (rakennuksen, jokaisen asukkaan ja jokaisen huoltohenkilön tunteminen) alkaa taas hallita. Ja jos taloyhtiösi ovat paljon keskimääräistä suurempia tai pienempiä, säädä mallia omilla luvuillasi.

Miksi tällä on merkitystä liiketoiminnalle

Isännöitsijän kapasiteetti on isännöintitoimiston tärkein yksittäinen luku, koska se ratkaisee kannattavuutesi. Jos isännöitsijä hoitaa 20 taloyhtiötä ja jokainen tuo X euroa kuukaudessa isännöintipalkkiota, liikevaihtosi isännöitsijää kohden on 20X. Jos sama ihminen hoitaa 50 taloyhtiötä, se on 50X, ja palkka pysyy suunnilleen samana.

Siksi toimistot, jotka siirtyvät jäsenneltyyn työnkulkuun, voivat tarjota isännöinnin kilpailutuksissa edullisemman palkkion kuin WhatsApp-ryhmien varassa toimivat ja silti ansaita enemmän isännöitsijää kohden. Syy on mekaaninen: ne lakkaavat maksamasta isännöitsijöilleen elävänä puhelinvaihteena toimimisesta.

Jos johdat isännöintitoimistoa ja mietit, miksi kate kutistuu vuodesta toiseen, katso, mihin tiimisi päivät kuluvat. Taulukkolaskelman malli on kunnossa. Ongelma on sen alla oleva työnkulku.