Näin hoidat taloyhtiön raha-asiat ilman Exceliä

Kysy isännöitsijältä, miten hän seuraa taloyhtiöiden rahaliikennettä, niin kuulet joka paikassa saman yhdistelmän: verkkopankki yhdessä välilehdessä, Excel toisessa ja puhelin täynnä ”joko maksoit?” -viestejä, jotka pitävät nämä kaksi koossa.

Ongelma on Excel. Ei siksi, että taulukkolaskenta laskisi väärin, vaan siksi, että taulukko tietää vain sen, mitä siihen viimeksi kirjoitit. Jokainen maksu, joka saapuu tiedoston sulkemisen jälkeen, tekee siitä väärän. Niinpä avaat verkkopankin uudelleen, käyt uudet tapahtumat läpi, yhdistät ne huoneistoihin muistin varassa, kirjoitat tulokset taas taulukkoon ja toistat saman ensi viikolla. Yhdessä taloyhtiössä tähän menee ilta kuukaudessa. Kuudessa taloyhtiössä siitä tulee koko työ.

Taloyhtiön taloudella on tietty muoto, ja kun sen mallintaa oikein, suurin osa käsityöstä katoaa.

Raha liikkuu kahteen suuntaan. Seuraa niitä erikseen.

Jokaisessa taloyhtiössä on täsmälleen kahdenlaista rahaliikennettä:

• Lähtevät kulut. Siivousyhtiö, hissihuolto, sähköasentaja, kiinteistövakuutus. Taloyhtiö maksaa nämä omalta tililtään.
• Saapuvat vastikkeet. Kuukausittainen hoitovastike, rahoitusvastike yhtiölainan lyhennyksiin, ylimääräinen vastike kattoremonttia varten. Osakkaat maksavat nämä taloyhtiön tilille.

Useimmissa Excel-taulukoissa molemmat ovat samalla välilehdellä, ja siksi niistä tulee arkeologiaa. Kuluista pitää pystyä vastaamaan: ”onko tämä maksettu, ja millä tiliotteen rivillä?” Vastikkeista kysytään jotain aivan muuta: ”kuka tarkalleen on maksanut, kuka on maksanut vain osan ja keitä pitää muistuttaa?” Ensimmäinen on tarkistuslista. Jälkimmäinen on osakaskohtainen reskontra. Pidä ne erillään, niin kumpaankin kysymykseen vastaa yksi silmäys.

Viitenumero: anna maksujen tunnistaa itse itsensä

Sähköyhtiöt ja teleoperaattorit kohdistavat miljoonia maksuja kuukaudessa pienellä taustatoimistolla. Niiden salaisuus on tylsä, ja Suomessa jokainen tuntee sen: jokaisessa laskussa on viitenumero, ja viitenumero palaa tiliotteelle rahan mukana.

Sama keino toimii taloyhtiössä. Kun luot vastikkeen, jokainen huoneisto saa sille oman viitenumeronsa. Kun maksu saapuu, viitenumero kertoo tarkalleen, mikä huoneisto maksoi, ilman nimen perusteella arvailua. ”M. Virtanen” tiliotteella voi olla kolme eri osakasta. Viitenumero 14402 11872 on täsmälleen yksi.

Suomalaiset pankit tarkistavat viitenumeron tarkisteen jo maksua syötettäessä, joten näppäilyvirhe jää kiinni ennen kuin raha lähtee. Silti mitä vähemmän osakkaan tarvitsee näppäillä, sitä parempi. Kvaro näyttää jokaisen vastikkeen yhteydessä taloyhtiön tilinumeron, tarkan summan ja viitenumeron valmiina kopioitaviksi. Lisäksi osakas saa virtuaaliviivakoodin, jonka jokainen suomalainen pankkisovellus hyväksyy ja joka täyttää tilinumeron, summan ja viitenumeron kerralla, sekä eurooppalaisen maksun QR-koodin (EPC QR), jonka osa pankkisovelluksista osaa lukea. Viitenumeron rakenteen ja virtuaaliviivakoodin käymme läpi artikkelissa viitenumero ja virtuaaliviivakoodi taloyhtiön vastikkeissa.

Jos et ota tästä artikkelista käyttöön mitään muuta, ota käyttöön viitenumerot. Ne ovat ero sen välillä, onko täsmäytys yhdistämistä vai arvaamista.

Tiliote on kirjanpidon pohja. Tuo se, älä kirjoita sitä uudelleen.

Pankin tiliote on jo taloyhtiön rahojen virallinen tallenne. Jokainen saapuva vastike ja jokainen lähtevä kulu, päivättynä ja kokonaisena. Kun kirjoitat sen uudelleen toiseen asiakirjaan, syntyy kopio, joka on joka suhteessa huonompi, ja sen jälkeen käytät tunteja huonon kopion pitämiseen ajan tasalla hyvän alkuperäisen kanssa.

Tuo siis tiedosto. Useimmat suomalaiset pankit antavat tiliotteen konekielisenä XML-tiedostona (camt.053), osa myös MT940-muodossa; jos et löydä sitä verkkopankista, kysy pankilta. Hyvä työkalu lukee tiedoston ja muuttaa jokaisen tapahtuman riviksi, jonka voit kohdistaa kuluun tai vastikkeeseen. Saapuvat maksut kohdistuvat osakkaille automaattisesti viitenumeron perusteella. Lähtevät rivit kohdistetaan kuluun, jonka ne kuittaavat.

Tilat lasketaan sen jälkeen itsestään. Kulu, jonka kohdistetut tapahtumat kattavat koko summan, on maksettu. Jos ne kattavat osan, kulu on osittain maksettu, ja näkyvissä on ”maksettu / yhteensä”. Vastike näyttää tarkalleen, mitkä huoneistot ovat maksaneet ja mitkä eivät, koska tiliote sanoo niin, ei siksi, että muistit päivittää solun.

Saldotarkistus: näin huomaat puuttuvat kuukaudet

Yksi huomaamaton virhe pilaa useamman taloyhtiön kirjanpidon kuin yksikään kirjoitusvirhe: puuttuva tiliote. Tuot tammikuun, ohitat helmikuun putkivuodon keskellä, tuot maaliskuun, ja nyt jokainen laskemasi luku on hiljaa väärin. Huomaat sen vuotta myöhemmin, pahimmassa mahdollisessa keskustelussa.

Suoja on yksinkertainen: pidä kirjaa taloyhtiön tilin juoksevasta saldosta ja tarkista jokainen tiliote sitä vasten. Jokaisessa tiliotteessa on alku- ja loppusaldo. Jos tiedoston alkusaldo ei täsmää kirjattuun saldoon, tapahtumia puuttuu, ja tuonnin pitää pysähtyä ja kertoa siitä sen sijaan, että aukko livahtaisi läpi. Tuo puuttuva tiliote ja jatka. Kirjattu saldo asettuu tiliotteen loppusaldoon, ja ketju pysyy katkeamattomana.

Katkeamaton ketju on arvokkaampi kuin siisteys. Se tarkoittaa, että voit milloin tahansa osoittaa, mihin jokainen euro meni, ja juuri sitä kysytään varsinaisessa yhtiökokouksessa, kun tilinpäätöstä vahvistetaan. Muistin varassa koottu Excel ei pysty osoittamaan sitä koskaan. Sama ketju saa myös vuositilityksen syntymään itsestään sen sijaan, että se söisi viikkosi ennen kevään yhtiökokousta: käymme koko kierroksen läpi artikkelissa taloyhtiön tilikausi talousarviosta vuositilitykseen.

Huomio tietosuojasta, koska tiliotteet ovat arkaluonteisia

Taloyhtiön tilin tiliotteella on jokaisen osakkaan nimi ja maksuhistoria. Mieti tarkkaan, minne tiedosto päätyy. Vahvin ratkaisu on sellainen, jossa tiliote luetaan paikallisesti omalla tietokoneellasi tai puhelimellasi, eikä sitä ladata tai tallenneta minnekään tiedostona; laitteelta lähtevät vain ne tapahtumarivit, jotka päätät tallentaa. Kun arvioit työkaluja, kysy tätä suoraan. ”Minne tiliotetiedosto menee?” on kysymys, johon jokaisen toimittajan pitäisi osata vastata yhdellä lauseella.

Mitä tämä korvaa

Hyöty ei ole abstrakti. Viitenumeroihin ja tiliotteiden tuontiin perustuva järjestelmä korvaa käytännössä:

• Täsmäytysillan. Kohdistus on automaattinen viitenumerollisille maksuille ja parin klikkauksen asia lopuille.
• ”Joko maksoit?” -viestit. Näkymä maksaneista vastaa kysymykseen, joten otat yhteyttä vain niihin, jotka eivät oikeasti ole maksaneet, luvut edessäsi. (Jos nämä keskustelut käydään nyt taloyhtiön WhatsApp-ryhmässä, se on oma ongelmansa.)
• Kiusallisen väärän syytöksen. Maksumuistutus osakkaalle, joka maksoi kolme viikkoa sitten, maksaa enemmän hyvää tahtoa kuin yksikään myöhästynyt maksu. Viitenumerolla kohdistetut tiedot tekevät sen mahdottomaksi.
• Isännöitsijänvaihdoksen mustan aukon. Kun taloyhtiö vaihtaa isännöitsijää, uudelle isännöitsijälle siirtyy kohdistettu, katkeamaton tallenne eikä ”Excel, suunnilleen ajan tasalla jostain hetkestä lähtien”.

Mihin tämä johtaa

Kun maksut tunnistavat itsensä ja tiliotteet tuodaan siististi, kaksi parannusta tulee lähes ilmaiseksi. Ensimmäinen on SEPA-suoraveloitus: samoista tiedoista syntyy suoraveloituserä, jonka lataat pankin palveluun, jolloin vastikkeiden periminen ei enää odota, että jokainen osakas muistaa maksaa. Kerromme koko menettelyn SEPA-suoraveloituksen oppaassa. Toinen on vuositilitys, joka lakkaa olemasta projekti ja muuttuu raportiksi, jonka luot, koska sen kokoama tapahtumaketju on jo olemassa.

Excel palveli aikansa hyvin. Mutta se oli aina käsin tehty kopio tallenteesta, jota pankkisi pitää paremmin. Kohdista tallenne sen sijaan, että kopioisit sitä, niin taloyhtiön raha-asiat kutistuvat illasta viikossa muutamaan minuuttiin kuukaudessa.