Praktiska texter om felanmälningar, kommunikation med de boende, fördelning av uppdrag till hantverkare och hur du växer en förvaltningsverksamhet utan att anställa tre personer till.
Alla bostadsrättshavare vet hur man betalar till ett bankgiro. Det svåra är andra änden: att se vem som har betalat. Så fungerar kontrollsiffrorna, och så kopplar Kvaro varje inbetalning till rätt lägenhet.
De första föreningarna sköts ur minnet. Efter ett dussin försvinner en felanmälan i ett svar i Messenger, och du påminner om en avgift som redan har betalats. Så sköter du trettio föreningar med den insats som tio krävde.
Ett hotell kör samma underhållsflöde som en bostadsrättsförening, bara snabbare. Så passar felanmälningsflödet i Kvaro på ett hotell: personalen anmäler, den driftansvariga fördelar, hantverkarna åtgärdar och personalen bekräftar.
Stressen inför bokslutet varje vår är ett symtom. Årsavräkningen är resultatet av ett kretslopp som pågår hela året: budget, avgifter, bokföring, årsavräkning och låsning. Håll kretsloppet i gång, så blir bokslutet aritmetik.
Elektroniska fakturor håller på att bli ett krav för leverantörer i hela EU, och få tar emot så många leverantörsfakturor som en förvaltare. Vad som faktiskt har förändrats, och flödet som gör det till en hjälp i stället för en börda.
Varje förvaltare är skyldig föreningen en rapport, och ingen betalar för kvällen det tar att skriva den. Lösningen är ett underlag som är så välordnat att rapporten skapas av sig själv i stället för att skrivas.
Tio år av föreningens beslut ligger i tre tidigare förvaltares inkorgar som protokoll_slutlig_v3.docx. Så ser ett register över besluten ut, och varför hela poängen är att det bara går att lägga till.
Kalkylarket är inaktuellt i samma stund som du stänger det. Här är systemet som ersätter det: ett eget OCR-nummer per inbetalning, importerade kontoutdrag och betalstatusar som uppdaterar sig själva.
Husets Facebookgrupp: fastighetsförvaltningens inofficiella operativsystem. Varför varje förvaltare slår i ett tak långt tidigare än siffrorna säger, och vad du kan göra åt det.
Den ärliga kalkylen bakom en förvaltares kapacitet. På papperet räcker en person till 60 föreningar, men i praktiken stannar de flesta runt 20.
Har du aldrig använt Jira, Zendesk eller något liknande? Här är vad ett ”ärende” egentligen är, och de fyra egenskaper som förvandlar de boendes felanmälningar till ett arbetsflöde.
Från ”hissen är trasig” till avslutat ärende: livscykeln för en felanmälan i en bostadsrättsförening, och var 80 procent av alla förvaltare tappar information.
Förvaltningssystem, BRF-app, fastighetssystem: olika namn, samma inköpslista. De åtta funktioner som verkligen spelar roll, och de som imponerar i demon men som du aldrig kommer att använda.