Bankgiro och OCR-nummer i en BRF: så hamnar varje avgift på rätt lägenhet

Före varje månadsskifte betalar bostadsrättshavarna månadsavgiften till föreningens bankgiro. De flesta gör det på samma sätt: loggar in med BankID, fyller i bankgironumret och beloppet och skriver något i meddelandefältet. ”Avgift mars.” ”Lgh 1102.” ”Andersson.” Eller ingenting alls. Sedan sitter kassören eller förvaltaren med internetbanken i ett fönster och lägenhetsförteckningen i ett annat och bockar av, rad för rad.

Föreningar med en stor ekonomisk förvaltare har länge fått avier med OCR-nummer, och där sköts matchningen av förvaltarens system. Men för förvaltare och styrelser som sköter ekonomin själva är avstämningen fortfarande handarbete, och det är där felen uppstår: två inbetalningar från ”Andersson” samma dag, en dotter som betalar för sin mamma, ett meddelande som banken har kortat av.

Lösningen är densamma som elbolaget använder: ett OCR-nummer per inbetalning. Här går vi igenom hur bankgiro och OCR-nummer fungerar, vad bankerna faktiskt kontrollerar, och hur Kvaro sköter varje steg.

Bankgironumret: föreningens adress för inbetalningar

Ett bankgironummer är inget kontonummer. Det är en adress som är kopplad till föreningens bankkonto, och bostadsrättshavarna betalar till numret i stället för till kontot. Byter föreningen bank kan bankgironumret följa med, så att ingen behöver ändra hur de betalar.

Numret har sju eller åtta siffror och skrivs med ett bindestreck före de fyra sista, till exempel 991-2346. Den sista siffran är en kontrollsiffra som räknas fram med modulus 10, samma metod som för personnummer. En felskriven siffra ger alltid fel kontrollsiffra, och de flesta fall där två siffror har bytt plats fångas också.

I Kvaro anger du föreningens bankgironummer på fastigheten, i stället för clearingnummer och kontonummer. Kvaro kontrollerar längden och kontrollsiffran när du sparar, så att ett felskrivet nummer stoppas innan en enda bostadsrättshavare har sett det, och visar sedan numret i det vanliga formatet.

OCR-numret: en referens som banken kan kontrollera

Ett OCR-nummer är en referens som bara består av siffror, högst 25 stycken, där den sista siffran är en kontrollsiffra enligt samma modulus 10-metod. Numret kan dessutom ha en längdsiffra: den näst sista siffran anger hur många siffror numret har, där bara entalssiffran räknas.

Den som tar emot betalningar på ett bankgiro kan välja att OCR-numren ska kontrolleras. Med hård kontroll räknar betalarens bank om kontrollsiffran; med variabel längdkontroll kontrollerar den även längdsiffran. I båda fallen stoppas ett felskrivet nummer redan när bostadsrättshavaren skriver in det, innan betalningen skickas. Det är den stora skillnaden mot ett fritt meddelande: banken kan inte kontrollera ”Lgh 1102”, men den kan kontrollera ett OCR-nummer.

Kvaro bygger OCR-numret så att det klarar båda kontrollerna. Varje lägenhets avgift har en egen referens på åtta siffror, och OCR-numret blir elva siffror: en inledande etta, de åtta siffrorna, en längdsiffra och en kontrollsiffra. Ta 11234567813:

• 1 är den inledande ettan, som gör att numret aldrig börjar med en nolla, även när referensen gör det.
• 12345678 är avgiftens referens.
• 1 är längdsiffran: numret har elva siffror, och entalssiffran i 11 är 1.
• 3 är kontrollsiffran. Dubbla varannan siffra i 1123456781, med början i den sista, lägg ihop siffrorna i det du får fram, och summan blir 37. Det som fattas upp till närmaste tiotal, 3, är kontrollsiffran.

Varje avgift får sina egna OCR-nummer. Månadsavgiften för april har alltså andra nummer än den för mars, precis som på en avi. Det är därför Kvaro kan skilja en inbetalning för mars från en för april, även när beloppet är detsamma.

Vad bostadsrättshavaren ser

När du skapar en avgift, eller när månadens avgift skapas automatiskt ur föreningens budget, får varje bostadsrättshavare med appen en pushnotis. I appen står tre uppgifter, var och en med en knapp för att kopiera: bankgironumret, beloppet och OCR-numret. Bostadsrättshavaren öppnar sin bankapp, väljer att betala till bankgiro och klistrar in. Någon QR-kod finns inte, och den behövs inte heller: tre kopierade fält räcker, och inget av dem behöver skrivas av.

Alla har inte appen, och det behöver de inte ha. Du kan lägga in bostadsrättshavare på lägenheten utan att de har något konto, och de får ett OCR-nummer precis som alla andra. Till dem skriver du ut referenslistan, där varje lägenhets OCR-nummer står, så att de har sitt nummer på papper. Deras inbetalningar matchas på samma sätt som alla andras.

Så stäms inbetalningarna av

Pengarna kommer in på föreningens bankkonto, och det är bankens kontoutdrag du importerar i Kvaro, som camt.053 (CAMT XML) eller MT940, gärna flera filer samlade i en zip-fil. Filen läses på din egen dator eller mobil och laddas aldrig upp; bara de rader du väljer att spara lämnar enheten.

Kvaro letar sedan efter referensen i varje inbetalning, i OCR-fältet eller i meddelandetexten. Det fungerar även när banken har formaterat om texten eller kortat den, och även när bostadsrättshavaren har skrivit OCR-numret i meddelandefältet för att föreningens bankgiro saknar OCR-kontroll. När referensen hittas kopplas inbetalningen till rätt lägenhet och rätt avgift, och listan över vem som har betalat uppdateras: betald, delvis betald eller obetald.

En inbetalning utan referens, den som bara säger ”avgift mars”, kopplar du själv till avgiften och fördelar på rätt lägenhet med ett par klick. Det är undantaget, inte regeln, och det krymper för varje månad som fler betalar med OCR-numret.

Till sist kontrollerar Kvaro kedjan: kontoutdragets ingående saldo ska stämma med föreningens registrerade saldo. Har en månad hoppats över stannar importen och säger att ett kontoutdrag saknas, i stället för att låta luckan följa med in i årsavräkningen. Hur resten av ekonomin hänger ihop, från utgifter till avräkning, beskriver vi i så sköter du föreningens ekonomi utan kalkylark.

Det Kvaro inte gör

Kvaro är ingen betaltjänst. Pengarna går direkt från bostadsrättshavarens bank till föreningens bankgiro, och ingenting passerar genom Kvaro. Det finns ingen dragning via Autogiro, ingen Swish och ingen QR-kod för betalning. Kvaro läser heller inte Bankgirots egna filer med inbetalningsuppgifter, bara bankens kontoutdrag. Det Kvaro gör är de två stegen runt själva betalningen: att ge varje avgift ett OCR-nummer som banken kan kontrollera, och att koppla inbetalningen till rätt lägenhet när den syns på kontoutdraget.

Checklista

1. Lägg in föreningens bankgironummer på fastigheten i Kvaro. Kontrollsiffran stoppar ett felskrivet nummer direkt.
2. Ta reda på om bankgirot har OCR-kontroll. Hård kontroll och variabel längdkontroll fungerar med Kvaros OCR-nummer. Har bankgirot fast längdkontroll inställd på en annan längd än elva siffror, be banken ändra den. Utan OCR-kontroll skriver bostadsrättshavarna numret i meddelandefältet, och matchningen fungerar ändå.
3. Lägg in alla lägenheter och bostadsrättshavare, även dem utan app, så att varje avgift får ett OCR-nummer per lägenhet.
4. Be banken om kontoutdraget som camt.053 eller MT940 och titta på en testfil: varje inbetalning ska synas med sitt OCR-nummer eller sitt meddelande.
5. Skriv ut referenslistan till dem som inte har appen, och påminn alla om att använda månadens OCR-nummer, inte förra månadens.
6. Importera kontoutdraget varje månad. Saldokontrollen säger till om ett saknas, och listan över vem som har betalat är klar när importen är klar.