Hur många föreningar kan en förvaltare egentligen sköta?

Varje ägare av ett förvaltningsbolag försöker räkna fram den här siffran. Hur många föreningar kan en förvaltare på heltid egentligen sköta? På branschträffarna hör man vitt skilda siffror. En konkurrent skryter om att var och en i teamet har åttio. Din mest erfarna förvaltare svär på att det verkliga taket ligger på tjugo.

Alla har rätt, beroende på vad förvaltaren gör om dagarna. Vi gör kalkylen ärligt. Siffrorna i artikeln är ungefärliga och kommer från en enkel modell som du kan räkna om med dina egna uppgifter: tänk dig medelstora bostadsrättsföreningar med 20 till 60 lägenheter.

Den naiva kalkylen

De flesta beräkningar av ”föreningar per förvaltare” utgår från något i stil med:

• Ungefär 150 effektiva arbetstimmar i månaden
• Ungefär 8 felanmälningar per förening och månad, i snitt
• Ungefär 15 minuter av förvaltarens tid per felanmälan (läsa, svara, skicka vidare till hantverkaren, följa upp)
• En del administration: meddelanden, dokument, förberedelser inför föreningsstämman, överlåtelser och frågor från mäklare när någon säljer sin lägenhet

Stoppa in siffrorna så räcker en person till ungefär 60 föreningar utan att svettas. Det är den siffran som används när man värderar ett bestånd eller skriver en affärsplan.

Den siffra man når i praktiken ligger runt 20. Vart tar de andra 40 föreningarnas teoretiska kapacitet vägen?

Vart tiden egentligen tar vägen

De 15 minuterna per felanmälan stämmer isolerat. Men felanmälningar kommer inte isolerat. De kommer inbäddade i ett ständigt flöde av avbrott som äter upp det mesta av dagen innan något riktigt arbete blir gjort.

Kostnaden för kommunikationen

En enda vattenläcka som hanteras via husets Facebookgrupp ger i snitt:

1. Den boendes första inlägg (”det är vatten överallt”)
2. Förvaltarens följdfråga (”vilken lägenhet?”)
3. Den boendes foto och svar
4. Två eller tre boende till som hakar på (”hos mig också”)
5. Förvaltarens tillfälliga svar (”jag ringer rörmokaren”)
6. Den separata chatten med rörmokaren
7. Rörmokarens uppdatering en timme senare
8. Förvaltaren som klistrar in uppdateringen i husets grupp
9. En boende som frågar när det blir lagat
10. Förvaltaren som förklarar igen
11. Beskedet att det är lagat
12. En annan boende som bekräftar att det har slutat droppa

Det är tolv kontakter för en enda felanmälan. Även om var och en tar bara 90 sekunder är du uppe i nästan tjugo minuter, och du har bytt uppgift tolv gånger. Varje byte kostar ytterligare två, tre minuter av ”var var jag nu?”.

Lägg ihop det och varje felanmälan närmar sig tre kvart. Med 8 felanmälningar i månaden blir det ungefär 6 timmar per förening och månad bara i kommunikation. Med 20 föreningar blir det 120 timmar: tre hela arbetsveckor innan något riktigt arbete är gjort.

Den osynliga arbetsbördan

Det andra som kalkylen missar: en förvaltare gör mycket mer än att hantera felanmälningar. Det finns också:

• Boende som ringer i stället för att skriva (”jag ville inte störa i gruppen”)
• Boende som hör av sig till fel förvaltare eftersom de inte vet vem på kontoret som har deras förening
• Styrelser som vill ha en sammanfattning inför varje styrelsemöte
• Modereringen av Facebookgruppen, så att den inte urartar i grannbråk
• Stämmosäsongen: kallelse, dagordning, årsredovisning, budget, protokoll. En ordinarie stämma per förening och år, de flesta samlade till våren, plus de extra stämmor som dyker upp, nästan alltid på kvällstid
• Påminnelser till bostadsrättshavare som inte har betalat månadsavgiften
• Försäkringar, OVK, energideklarationer och resten av pappersarbetet

Det här är den del av isberget som ligger under vattnet. Inget av det syns i ”felanmälningar per förening och månad”.

Det verkliga taket

Prata med förvaltare som har gått förbi 40 föreningar utan att gå in i väggen, så ser du ett gemensamt mönster: de har tagit bort sig själva från växeln. De bestämmer inte vem som tar hand om varje felanmälan. De springer inte med besked mellan boende och hantverkare. De modererar inga Facebookgrupper.

Vad de lägger tiden på i stället:

• Går igenom inkorgen för felanmälningar en eller två gånger om dagen, inte 80
• Pratar med styrelserna om det som är viktigt: budget, underhållsplan, stambyten, byte av leverantörer
• Tar in nya föreningar
• Löser de 5 procent av felanmälningarna som verkligen kräver en människas omdöme

En förvaltare vars jobb har krympt till inkorgen + samtalen med styrelserna + det som eskalerar kan utan problem sköta 40 eller 50 föreningar. En förvaltare som fortfarande är växeln går in i väggen runt 20.

Skillnaden ligger i strukturen.

Det som förändrar strukturen

Tre saker, i ordning efter effekt:

1. Från boende till hantverkare, utan att gå via dig

När en läcka anmäls får rörmokaren beskedet direkt. Förvaltaren behöver inte vara inblandad förrän något eskalerar. Bara den förändringen tar bort ungefär 60 procent av kommunikationskostnaden.

2. En status som de boende kan se

När en boende ser ”Pågår, tilldelad Johan, rörmokare” utan att skriva till någon, försvinner hela ”något nytt?”-slingan. Förvaltaren slutar vara en nyhetsbyrå.

3. Felanmälningar som avslutas av sig själva

När hantverkaren markerar felanmälan som klar och den boende trycker på Bekräfta, avslutas den. Inget uppföljningsmeddelande. Ingen påminnelse. Ingen utredning av om rörmokaren verkligen kom.

Tillsammans flyttar de här tre sakerna taket från ungefär 20 föreningar till ungefär 50.

Det ärliga svaret

Om du vill uppskatta teamets kapacitet i en affärsplan är det här ungefärliga siffror efter arbetssätt, för medelstora föreningar:

Arbetssätt	Föreningar per förvaltare
Facebookgrupper + telefonsamtal	15-25
Facebookgrupper + felanmälningar i Excel	20-30
Felanmälningar via e-post	25-35
App för felanmälan med direkt fördelning till hantverkare	40-50
Samma sak, med en andra förvaltare som delar på lasten	50-65

Siffrorna gäller förvaltare på heltid utan andra roller. På deltid sjunker de ungefär i proportion, ner till omkring 30 procent. Under det börjar den fasta kostnaden för varje förening (att känna fastigheten, varje boende, varje hantverkare) att dominera igen. Och om dina föreningar är mycket större eller mindre än snittet: räkna om modellen med dina egna siffror.

Varför det spelar roll för affären

Varje förvaltares kapacitet är den viktigaste siffran i ett förvaltningsbolag, eftersom den avgör din lönsamhet. Om en förvaltare har 20 föreningar och varje förening ger dig X kronor i månaden i arvode, är intäkten per förvaltare 20X. Om samma person har 50 föreningar är den 50X, och lönen är ungefär densamma.

Därför kan förvaltningsbolag som går över till ett strukturerat arbetsflöde erbjuda lägre arvoden än de som fortfarande kör på Facebookgrupper, och ändå tjäna mer per förvaltare. Orsaken är mekanisk: de slutar betala sina förvaltare för att vara mänskliga växlar.

Om du driver ett förvaltningsbolag och undrar varför marginalen fortsätter att krympa, titta på vad ditt team gör om dagarna. Det är inget fel på kalkylarksmodellen. Problemet är arbetsflödet under den.