Relatórios de gestão de condomínio que se escrevem sozinhos

Todo o administrador de condomínio deve um relatório a alguém. Os condóminos querem saber o que aconteceu ao seu dinheiro. Os residentes querem saber o que aconteceu às suas queixas. A assembleia de janeiro quer um balanço do ano. E ninguém, em lado nenhum, paga ao administrador a noite que custa produzi-lo.

Por isso, o relatório tem um de dois destinos. Ou não é escrito, e a confiança desgasta-se sem se ver, até rebentar numa assembleia hostil ou na perda de um prédio. Ou é montado à mão: capturas de ecrã do homebanking, um parágrafo recordado de memória sobre a reparação do elevador, fotografias caçadas na galeria do telemóvel, tudo colado num documento que levou três horas e não satisfaz ninguém. O administrador que faz isto para seis prédios perde, ao fim do ano, uma semana de trabalho a copiar e colar.

Os dois destinos têm a mesma causa, e não é preguiça nem falta de tempo. É que os registos de base vivem em cinco sítios diferentes, e o relatório passa a ser um trabalho de arqueologia. Arrume os registos e o relatório deixa de ser um documento que se escreve. Passa a ser uma consulta que se executa.

Um relatório é uma consulta, não um documento

Se as ocorrências, as finanças, os comunicados e as decisões vivem num único sistema como registos estruturados, então “o relatório” não passa de um intervalo de datas aplicado a esses registos. O que aconteceu entre 1 e 31 de março? O sistema já sabe. Apresentar essa resposta num PDF arrumado é trabalho para uma máquina, em segundos, e não para uma pessoa, à noite.

Isto inverte a economia. Um relatório escrito à mão custa as mesmas três horas de cada vez, por isso é feito raramente e a contragosto. Um relatório gerado não custa nada por cópia, e a frequência passa a ser uma escolha livre: mensal, trimestral, antes de cada assembleia, a pedido quando um condómino pergunta. A pergunta deixa de ser “posso dar-me ao luxo de fazer relatórios?” e passa a ser “com que frequência quero que vejam o meu trabalho?”.

O que deve constar

Um relatório do condomínio merece atenção quando responde às quatro perguntas que todos os condóminos e residentes realmente têm. Tudo o resto é enchimento.

• O que foi reparado. As ocorrências resolvidas no período, cada uma com as suas fotografias. Não as ocorrências em aberto, nem a troca interna de mensagens: os resultados.
• O que aconteceu ao dinheiro. As despesas pagas, as quotas cobradas e um resumo dos movimentos da conta no período, para que a história do dinheiro tenha comprovativos.
• O que foi comunicado. Os comunicados e eventos do período, que servem também de prova de que os residentes foram mantidos informados.
• O que foi decidido. Os resultados das sondagens, com os números, para que as decisões do período fiquem registadas onde todos as podem reler.

Repare no que esta lista exclui: registos de atividade em bruto, queixas por resolver a meio da discussão, notas internas. Um relatório é o registo público do prédio, não um despejo da base de dados. O teste para cada secção é se um condómino que esteve ausente o mês inteiro o consegue ler e ficar a saber o que aconteceu.

As fotografias são a diferença entre afirmar e provar

Das quatro secções, as ocorrências resolvidas com fotografias merecem uma palavra especial, porque são as fotografias que separam “tratámos disso” de uma prova. Uma linha que diz “reparação da iluminação da escada, 48,00 €” convida à pergunta sobre se era mesmo preciso reparar. As fotografias de antes e depois respondem antes de a pergunta ser feita. Os administradores que usam um sistema de ocorrências estruturado têm isto de graça: as fotografias foram anexadas quando a ocorrência foi registada e resolvida, e o relatório limita-se a levá-las consigo como prova.

A mesma lógica aplica-se à secção financeira. Números resumidos a partir de um extrato bancário importado têm outro peso do que números escritos num documento, porque batem certo com alguma coisa. Se os seus registos de pagamentos já se calculam a partir do extrato bancário, a secção do dinheiro é a única parte da história do prédio que ninguém pode contestar.

A regularidade vale mais do que o heroísmo

A mudança mais profunda que os relatórios gerados permitem não é a rapidez. É a regularidade. Um relatório que chega todos os meses, sem ser pedido, faz algo que nenhum resumo anual brilhante consegue: torna a prestação de contas aborrecida. Os residentes deixam de se perguntar o que faz o administrador, porque a resposta aparece nos documentos do prédio no primeiro dia do mês, e todos foram avisados de que está lá.

Vale a pena automatizar isto por completo: um agendamento por prédio, mensal ou trimestral, que gera o relatório, o publica onde os residentes já procuram documentos e os avisa. Nenhum administrador no circuito, nenhuma noite heroica, nenhum “envio depois das férias”. O relatório passa a ser infraestrutura, como a inspeção periódica do elevador, e a confiança acumula-se da mesma forma que, de outro modo, se acumularia a desconfiança: em silêncio, todos os meses, em segundo plano.

Há um segundo público para o histórico que isto cria. Um ano de relatórios mensais é o melhor documento de passagem de pasta possível quando um prédio muda de administração, e a melhor prova possível quando uma empresa de gestão de condomínios apresenta uma proposta a um novo prédio: é isto que os meus prédios recebem todos os meses. O concorrente com um caderno não consegue mostrar o mesmo.

O relatório é o seu produto

Os administradores tendem a ver os relatórios como uma despesa geral. Os prédios veem-nos ao contrário: o relatório é uma das poucas coisas tangíveis que um administrador produz. O trabalho em si, os telefonemas, a coordenação dos técnicos, a conciliação dos extratos, é invisível. O relatório é onde se torna visível, o que significa que o relatório é, na prática, o produto.

Isso justifica levar a apresentação a sério: o nome e o logótipo da sua empresa, um aspeto limpo e coerente, a mesma estrutura todos os meses para que os leitores saibam onde procurar. Um relatório com a sua marca, regular e sustentado por provas, lê-se como uma operação profissional. Doze relatórios empilhados leem-se como um historial. Entrar na assembleia de janeiro com essa pilha muda a assembleia, da mesma forma que deliberações guardadas num registo a sério mudam aquilo em que a assembleia pode confiar.

O que exigir do software

Se estiver a avaliar software para isto, a lista é curta:

• Gerado, não preenchido. O relatório tem de ser construído a partir dos próprios registos de ocorrências, finanças e comunicados do sistema, num intervalo de datas à sua escolha, e não a partir de campos que preenche à mão. Se está a escrever conteúdo num construtor de relatórios, continua a escrevê-lo.
• Fotografias incluídas. As ocorrências resolvidas levam automaticamente as fotografias para o PDF.
• Assíncrono, com aviso. A geração deve acontecer no servidor e avisá-lo quando terminar, sem prender o seu ecrã enquanto o PDF é produzido.
• Agendamento e publicação. O software deve conseguir gerar relatórios de forma agendada, publicar o resultado nos documentos partilhados do prédio e avisar os residentes, sem nenhum passo manual.
• A sua marca. O relatório representa a sua empresa e deve levar o nome dela.

O relatório que deve a toda a gente nunca foi o verdadeiro problema. Os registos dispersos é que eram. Ponha o registo operacional num só sítio e o relatório deixa de custar noites e passa a ganhar renovações de contrato: uma resposta mensal, com fotografias e contas conferidas, à única pergunta que os prédios alguma vez fazem de verdade, que é “afinal, estamos a pagar-lhe para quê?”.