Como gerir as contas do condomínio sem folhas de Excel

Pergunte a um administrador de condomínio como controla o dinheiro e vai ouvir sempre a mesma combinação: o homebanking num separador, uma folha de Excel noutro, e um telemóvel cheio de conversas do tipo “já pagou a quota?” a colar as duas coisas.

O problema é a folha de cálculo. Não porque as folhas de cálculo façam mal as contas, mas porque só sabem aquilo que lá escreveu da última vez. Cada pagamento que chega depois de fechar o ficheiro torna-a errada. Então volta a abrir o homebanking, percorre os movimentos novos, associa-os de memória às frações, volta a escrever os resultados e repete tudo na semana seguinte. Para um prédio, isto custa uma noite por mês. Para seis prédios, passa a ser o trabalho.

As finanças de um condomínio têm uma forma muito própria e, quando essa forma é modelada como deve ser, a maior parte do trabalho manual desaparece.

O dinheiro anda em dois sentidos. Acompanhe-os em separado.

Todos os condomínios têm exatamente dois tipos de movimento:

• Despesas que saem. A empresa de limpeza, a manutenção do elevador, o eletricista, o seguro contra incêndio. O condomínio paga-as a partir da sua conta bancária.
• Cobranças que entram. As quotas do condomínio, uma quota extraordinária para a reparação do telhado, a contribuição para o fundo comum de reserva. Os condóminos pagam-nas para a conta do condomínio.

A maioria das folhas de cálculo mistura tudo na mesma folha, e é por isso que acabam em trabalho de arqueologia. As despesas precisam de responder a “já pagámos isto, e a partir de que linha do extrato?”. As cobranças precisam de uma resposta totalmente diferente: “quem pagou exatamente, quem pagou só uma parte e a quem tenho de ir cobrar?”. Uma é uma lista de verificação. A outra é uma conta-corrente por pessoa. Mantenha-as separadas e as duas perguntas respondem-se num relance.

O truque da referência: deixe que os pagamentos se identifiquem sozinhos

As operadoras de telecomunicações e as empresas de eletricidade conciliam milhões de pagamentos por mês com um back office minúsculo. O segredo é aborrecido: cada pagamento leva uma referência única, e essa referência regressa ao credor juntamente com o dinheiro.

O mesmo princípio funciona num condomínio. Quando lança uma cobrança, cada fração recebe a sua própria referência de pagamento. O condómino indica-a no descritivo da transferência e, quando o dinheiro chega, a referência diz exatamente que fração pagou, sem adivinhar pelo nome. “S. Ferreira” no extrato pode ser três condóminos diferentes. A referência 4402-118 é exatamente um.

Não confunda isto com uma referência Multibanco. Essa, com entidade e referência, é emitida por um prestador de serviços de pagamento, com contrato e comissões por transação. Para conciliar as quotas de um condomínio, basta uma referência simples no descritivo de uma transferência bancária normal.

O ponto fraco são as gralhas. A defesa é dar a cada condómino a referência pronta a copiar, com o IBAN e o montante ao lado, e combinar que a referência de cada cobrança vai sempre no descritivo. Copiada assim, não tem gralhas, nem montantes arredondados, nem “acho que paguei o que era para pagar”. Uma transferência periódica não serve para isto: repete o mesmo descritivo todos os meses e cada cobrança traz referências novas, por isso esses pagamentos ficam para associar à mão.

Há um caso que nenhuma referência resolve: a transferência feita num caixa Multibanco só com o NIB, que chega sem descritivo. Esses pagamentos associam-se à mão, com dois cliques, e continuam a ser a exceção em vez da regra.

Se não implementar mais nada deste artigo, implemente as referências. São a diferença entre a conciliação ser um trabalho de associação e ser um trabalho de adivinhação.

O extrato bancário é o registo. Importe-o, não o volte a escrever.

O extrato bancário já é o registo oficial do dinheiro do condomínio. Cada pagamento que entra, cada despesa que sai, com data e completo. Copiá-lo para um segundo documento cria uma cópia pior em todos os aspetos, e depois passa horas a manter a cópia má alinhada com o bom original.

Por isso, importe. Os bancos disponibilizam extratos em formatos legíveis por máquina, como o camt.053 (XML) ou o MT940, que muitos serviços de homebanking para empresas permitem exportar. Uma boa ferramenta lê o ficheiro e transforma cada movimento numa linha que pode associar a uma despesa ou a uma cobrança. As linhas de entrada associam-se automaticamente aos condóminos pela referência. As linhas de saída ligam-se à despesa que liquidam.

Os estados passam a calcular-se sozinhos. Uma despesa com movimentos associados que cobrem o montante total está paga. Se cobrem só uma parte, fica parcialmente paga, apresentada como “pago / total”. Uma cobrança mostra exatamente que frações pagaram e quais não, porque o extrato o disse, não porque se lembrou de atualizar uma célula.

A verificação do saldo: como apanhar os meses em falta

Há uma falha subtil que estraga mais contas de condomínio do que qualquer gralha: um extrato em falta. Importa janeiro, salta fevereiro no meio do caos de uma rotura na coluna de água, importa março, e a partir daí cada número calculado está discretamente errado. Descobre-o um ano depois, na pior conversa possível.

A proteção é simples: acompanhe o saldo corrente da conta do condomínio e confira cada extrato com ele. Cada extrato declara um saldo inicial e um saldo final. Se o saldo inicial do ficheiro não bater certo com o saldo registado, faltam movimentos, e a importação deve parar e dizê-lo, em vez de deixar passar o buraco. Importe o extrato em falta e continue. O saldo registado passa a ser o saldo final do extrato, e a cadeia mantém-se contínua.

Uma cadeia contínua vale mais do que arrumação. Significa que, a qualquer momento, pode provar para onde foi cada euro, que é exatamente aquilo de que precisa na assembleia de condóminos, e exatamente aquilo que uma folha de cálculo feita de memória nunca consegue provar. É também o que faz com que o relatório de contas anual se construa sozinho, em vez de lhe consumir o mês de janeiro: tratamos esse ciclo completo no guia do exercício do condomínio.

Uma nota sobre privacidade, porque os extratos são sensíveis

O extrato da conta de um condomínio contém o nome e o histórico de pagamentos de todos os condóminos. Pense bem para onde vai esse ficheiro, até porque o RGPD não perdoa descuidos. A solução mais robusta é aquela em que o extrato é lido localmente, no seu computador ou telemóvel, e nunca é enviado nem guardado em lado nenhum como ficheiro; só saem do dispositivo as linhas de movimentos que decidir guardar. Ao avaliar ferramentas, faça a pergunta diretamente. “Para onde vai o ficheiro do extrato?” é uma pergunta a que qualquer fornecedor deve conseguir responder numa frase.

O que isto substitui

O ganho não é abstrato. Um sistema de referências e importação substitui, em concreto:

• A noite da conciliação. A associação passa a ser automática para os pagamentos com referência e dois cliques para os restantes.
• As mensagens “já pagou?”. A vista de quem pagou responde-lhes, por isso só contacta quem está realmente em dívida, com os números à frente. (Se essas conversas acontecem hoje no grupo de WhatsApp do prédio, esse é um problema à parte.)
• A acusação injusta. Cobrar a quem pagou há três semanas custa mais boa vontade do que qualquer atraso. Registos associados por referência tornam esse erro impossível.
• O buraco negro da passagem de pasta. Uma mudança de administração entrega um registo ligado e contínuo, em vez de “o Excel, mais ou menos atualizado até certa altura”.

Para onde isto leva

Quando os pagamentos se identificam sozinhos e os extratos se importam sem atrito, duas melhorias ficam quase de graça. A primeira é cobrar as quotas por débito direto em vez de esperar pelas transferências, o que troca a perseguição aos condóminos por um ficheiro carregado no homebanking uma vez por mês: explicamos tudo no guia do débito direto SEPA. A segunda é o relatório de contas anual, que deixa de ser um projeto e passa a ser um relatório que se gera, porque a cadeia de movimentos que ele resume já existe.

A folha de Excel teve o seu tempo. Mas sempre foi uma cópia manual de um registo que o seu banco guarda melhor. Ligue-se ao registo em vez de o copiar, e as contas do condomínio encolhem de uma noite por semana para alguns minutos por mês.