O exercício do condomínio: do orçamento ao relatório de contas

Todos os anos, entre o Natal e a assembleia de janeiro, os administradores de condomínio desaparecem no mesmo projeto: reconstruir um ano de finanças do prédio com rigor suficiente para apresentar as contas. Os extratos voltam a ser descarregados, as caixas de sapatos com faturas são ordenadas, e um documento que os condóminos vão analisar linha a linha é montado a partir da memória e de arqueologia. Custa, com frequência, semanas por prédio.

O relatório de contas não é uma tarefa de janeiro. É o resultado de um ciclo que corre o ano inteiro. O Código Civil marca o compasso: a assembleia ordinária reúne na primeira quinzena de janeiro para aprovar as contas do ano anterior e o orçamento do ano que começa. Entre duas assembleias, o ciclo tem sempre os mesmos cinco passos: um orçamento, quotas mensais calculadas a partir dele, lançamentos mês a mês, um relatório de contas e o acerto. Cumpra-os como um ritmo e o fecho do ano é aritmética. Salte-os e é arqueologia.

Passo 1: O orçamento, decidido uma vez e aprovado formalmente

O ano começa com um plano: as despesas previstas por categoria (limpeza, manutenção do elevador, seguro contra incêndio, eletricidade e água das partes comuns, conservação), mais a contribuição para o fundo comum de reserva como linha própria, nunca misturada com as despesas correntes. A lei fixa um mínimo para essa linha: cada condómino contribui para o fundo com pelo menos 10% da sua quota-parte nas restantes despesas do condomínio.

A partir do total, a parte de cada condómino decorre da regra de repartição do prédio: em regra, a permilagem de cada fração; para certas despesas, o regulamento do condomínio pode prever partes iguais ou outra chave. O caso clássico é o elevador: nas despesas com elevadores só participam as frações que podem ser servidas por eles.

Divididas por doze, essas partes são as quotas mensais que cada condómino vai pagar durante o ano. Dois pormenores decidem se o resto do ano corre bem:

• A repartição tem de ser exata. Os montantes por condómino têm de voltar a somar o total previsto até ao cêntimo, com os arredondamentos atribuídos de propósito. Um orçamento a que faltam 40 cêntimos torna-se um relatório de contas que não fecha em dezembro.
• O orçamento é uma deliberação. A assembleia aprova-o, e essa aprovação pertence ao registo de decisões do prédio, com a votação por trás, porque todas as quotas que vai cobrar nos doze meses seguintes assentam nela. Essa disciplina de registo é um tema próprio: porque é que as atas da assembleia não devem viver no email.

Passo 2: Quotas que se cobram sozinhas

Doze meses a cobrar os mesmos montantes às mesmas pessoas é o trabalho mais automatizável de toda a profissão, e o menos automatizado na prática.

A propriedade essencial é que a cobrança de cada mês se crie sozinha a partir do orçamento aprovado. Cada cobrança mensal sai com uma referência de pagamento única por condómino, para que o dinheiro que entra seja associado à pessoa que o enviou, e cada condómino recebe o IBAN, o montante e a referência a colocar no descritivo, prontos a copiar para o homebanking. Uma transferência periódica repete o mesmo descritivo todos os meses e cada cobrança traz referências novas, por isso esses pagamentos associam-se à mão, com dois cliques. Para quem aceita o débito direto, a ronda inteira passa a ser um ficheiro carregado no homebanking: explicamos como no guia do débito direto SEPA. Seja qual for o canal, a regra é a mesma: se, para produzir a cobrança de março, tem de se lembrar de março, basta um mês distraído para estragar o ano.

Passo 3: Os lançamentos como um hábito mensal de dez minutos

Entre as quotas que entram e as faturas que saem, a conta do condomínio acumula a matéria-prima do relatório de contas: os movimentos. O hábito que mantém o ciclo vivo é pequeno. Importe cada extrato bancário quando chega, em camt.053 ou MT940, deixe que as linhas de entrada se associem aos condóminos pela referência e atribua cada linha de saída à sua categoria de despesa enquanto ainda se lembra do que era. Dez minutos por mês, como descrevemos em gerir as contas do condomínio sem Excel.

É este passo que substitui a arqueologia de janeiro. Um relatório de contas montado em dezembro a partir de movimentos categorizados é um relatório. O mesmo relatório montado na véspera da assembleia a partir de papéis por categorizar é uma reconstrução, e é nas reconstruções que nascem os erros e a desconfiança dos condóminos.

Entretanto, as faturas dos fornecedores chegam cada vez mais como dados estruturados em vez de papel: uma fatura eletrónica lida pela máquina pode tornar-se um rascunho de despesa categorizado com uma só confirmação, com o original guardado durante os anos que a conservação de documentos exige. Menos uma caixa de sapatos. Explicamos o processo no guia da fatura eletrónica.

Passo 4: O relatório de contas, calculado, não redigido

Se os passos 1 a 3 correram o ano inteiro, o relatório de contas é uma dedução: o total das despesas por categoria face ao orçamento, a parte de cada condómino segundo as mesmas regras de repartição, os pagamentos efetivos de cada condómino a partir dos movimentos associados, e a diferença por condómino. Ao lado, a situação patrimonial do condomínio: saldos das contas, fundo comum de reserva, quotas por receber.

Há duas coisas que bloqueiam legitimamente o cálculo, e um bom software nomeia-as em vez de produzir em silêncio um documento errado. Uma lacuna de cobertura, ou seja, um período sem extrato importado, em que houve dinheiro a mexer que o registo não vê. Ou linhas por categorizar, movimentos que ninguém atribuiu. Em dezembro, ambas se encontram em minutos. Na véspera da assembleia, são minas.

Passo 5: O acerto e o fecho

A assembleia analisa as contas e aprova-as; essa aprovação é, ela própria, uma deliberação para o registo. Depois, acertam-se as diferenças: quem pagou menos do que a sua parte real das despesas fica com um saldo a pagar, quem pagou mais fica com um crédito. Fazer esses acertos à mão, condómino a condómino, é o último reduto do trabalho braçal de fim de ano, e não há razão para isso. Os resultados por condómino já estão calculados; transformá-los em débitos e créditos de acerto deve ser uma ação, não uma tarde de contas e de copiar e colar.

E, uma vez aprovado, o período fecha. Nenhuma edição a um ano fechado, nunca; as correções fazem-se como lançamentos documentados no novo período. A imutabilidade dos registos contabilísticos é um princípio quase universal, mas a razão de fundo é a mesma do registo de deliberações: um registo que comprovadamente não pode ser reescrito às escondidas é um registo em que ninguém tem de acreditar por fé.

Há duas correntes paralelas que merecem visibilidade o ano inteiro, e não uma surpresa no fim. O fundo comum de reserva é o dinheiro de longo prazo dos condóminos e deve ser acompanhado como saldo próprio, depositado numa instituição bancária como a lei exige, de preferência numa conta própria, com as contribuições visíveis face ao orçamento. E a entrega ao contabilista deve ser uma exportação, não uma nova digitação: os ficheiros de exportação de lançamentos existem precisamente para que os seus registos entrem no programa do contabilista, em vez de serem ditados ao telefone.

O dividendo: condóminos que conseguem ver por si próprios

Mantenha o ciclo e algo muda para além da sua própria carga de trabalho. Cada condómino tem, a qualquer momento, uma resposta atualizada às perguntas que de outro modo enchem a primeira hora da assembleia: quanto já paguei, quanto devo, quanto tem o fundo comum de reserva, em que gastou o condomínio o dinheiro. Quando a conta-corrente está visível o ano inteiro, a assembleia de janeiro deixa de ser uma auditoria ao administrador e volta a ser um órgão que decide.

As semanas poupadas todos os anos são o retorno óbvio. O retorno que se acumula é a confiança: um condomínio que consegue verificar as contas do administrador quando quer é um condomínio que renova o contrato sem guerras.