Meer VvE’s beheren zonder extra personeel

De eerste VvE’s beheer je uit je hoofd. Je weet welke voorzitter belt over de cv-installatie, welk appartement altijd te laat betaalt en welke loodgieter op zondag opneemt. Ergens voorbij het dozijn houdt dat geheugen op een systeem te zijn. Een melding glipt erdoor omdat hij binnenkwam in een WhatsApp-antwoord waar je overheen scrolde. Je herinnert iemand aan een betaling die allang binnen is. Een avond per week verdwijnt in het koppelen van bankregels aan huisnummers.

Groei is wat de informele aanpak breekt. Elke VvE die erbij komt, is weer een stroom “de kraan lekt” en weer een rij “hebben ze deze maand betaald?”, en beide stromen komen nog steeds op één telefoon binnen. De portefeuille kan blijven groeien. De manier waarop je hem beheert niet, tenzij het dagelijkse werk van de telefoon af gaat en in iets terechtkomt dat gemaakt is voor de vorm van dit werk.

Dit artikel gaat over de twee dingen die met elke nieuwe VvE het hardst meegroeien: meldingen en geld. Wat volgt, is hoe een VvE-beheerder beide bij vijftig VvE’s runt met de moeite die de telefoon bij tien vroeg.

Geef elk appartement één plek om een probleem te melden

Nu komen meldingen via alle kanalen tegelijk binnen: een WhatsApp-bericht, een telefoontje, een boodschap bij de huismeester, een briefje op het prikbord in de hal. Elk kanaal verliest iets. Een telefoontje heeft geen foto. Een bericht verliest zijn adres zodra het wegzakt in de chat. Jij wordt de telefooncentrale en typt “lekkage standleiding, Prinsengracht 14-3, urgent” opnieuw over in het lijstje dat je bijhoudt.

Kvaro geeft elke bewoner dezelfde voordeur. De bewoner opent de app en maakt een melding aan met een titel, een omschrijving, een prioriteit (Laag, Gemiddeld of Urgent), een optionele categorie en foto’s. Alleen de foto bespaart al een bezoek: je ziet de verroeste afsluiter voordat je iemand stuurt. De melding komt binnen gekoppeld aan het appartement en het gebouw, dus er valt niets over te typen en niets is anoniem.

Je kunt ook een melding aanmaken namens een bewoner, voor de oudere bewoonster die liever belt dan tikt. Je kiest voor wie je hem aanmaakt, en hij verschijnt in haar app met een notificatie, dus het dossier is precies hetzelfde, of zij hem nu typte of jij.

Elke reparatie heeft een status, zodat niets blijft liggen

Een platte lijst met openstaande problemen verbergt de problemen die er vandaag toe doen. Wie veel VvE’s beheert, heeft de status van elke reparatie nodig: wat is nieuw, wat loopt en wat zit vast. Elke melding in Kvaro doorloopt Nieuw, In behandeling, Ter controle en Opgelost, met een aparte afsluiting, Niets te herstellen, voor meldingen die een uitleg nodig hebben in plaats van een bezoek. De bewoner bevestigt het herstel, of jij zet de melding zelf op opgelost. Komt het probleem terug, dan gaat de melding weer open met een verplichte reden, zodat een terugkerend probleem een spoor achterlaat in plaats van te verdwijnen.

Voor wie veel appartementen in de gaten houdt, draait alles om de wachtrij. Die kun je filteren en doorbladeren, dus “alle urgente meldingen die nog openstaan in alle zes VvE’s” is één overzicht, niet zes keer scrollen door zes groepsapps. Als een vakman in één ochtend tien kleine meldingen afwerkt, zet je ze in één keer op opgelost. Pushmeldingen bereiken je zodra de gesprongen leiding wordt gemeld, niet pas als de benedenburen bellen over de vlek op hun plafond. Als die meldingen nu in een WhatsApp-groep leven, is dat een stille belasting op zich, en daarover gaat het artikel over de WhatsApp-groep van de VvE.

De volledige werking van de meldingenstroom, van binnenkomst tot afsluiting, staat in de gids over een gestructureerd meldingensysteem.

Verdeel reparaties zodat ze niet allemaal bij jou landen

Een portefeuille houdt op met groeien als één persoon midden in elke taak zit. Kvaro is gebouwd om je uit dat midden te halen.

Wordt er een melding gedaan, dan kan die zichzelf verdelen: naar de standaardvakman voor die categorie, naar een groep vakmensen met de juiste specialisatie die de melding zelf oppakken, naar de collega die die VvE beheert, of naar jou. Een vakman ziet alleen de categorieën die hij behandelt, dus de loodgieter krijgt loodgieterswerk en hoeft zich niet door de rest heen te werken. Groeit de portefeuille, dan voeg je een vakman of een collega-beheerder toe en geef je die een eigen terrein, in plaats van een extra uur aan je eigen dag toe te voegen.

Je abonnement bepaalt hoe ver die delegatie gaat. Free omvat een onbeperkt aantal gebouwen en appartementen met maximaal drie beheerders en vijf vakmensen, en daarmee komen de meeste kantoren een flink eind voorbij hun eerste VvE’s. Premium en Ultimate verhogen het aantal beheerders en vakmensen en voegen automatische verdeling van meldingen toe naarmate je meer aanneemt, en met Ultimate stel je per gebouw een standaardvakman in, zodat elk adres naar zijn eigen vertrouwde vakman gaat. Het hulpmiddel groeit stap voor stap mee met het aantal appartementen.

Laat betalingen zichzelf identificeren

De andere helft van de portefeuille is het geld dat binnenkomt. Bij tien VvE’s herken je de namen op het afschrift. Bij vijftig kan “J. de Vries” drie verschillende eigenaren zijn, en het koppelen van een overboeking aan een appartement wordt giswerk dat je elke week herhaalt.

Kvaro haalt het gissen weg. Als je een bijdrage aanmaakt, of het nu de maandelijkse VvE-bijdrage is, een extra bijdrage voor het dak of een storting in het reservefonds, krijgt elk appartement een eigen betalingsreferentie. De eigenaar krijgt een pushbericht en ziet in de app het IBAN van de VvE, het bedrag en die referentie, klaar om te kopiëren naar de omschrijving van zijn overboeking, samen met een Europese betaal-QR-code die een deel van de bankapps al kan scannen. Int de VvE via automatische incasso, dan komt de SEPA-incassobatch uit dezelfde bijdrage. Komt het geld binnen, dan zegt de referentie op het afschrift precies welk appartement heeft betaald, tot op de cent.

Daarna heb je per bijdrage een overzicht van wie heeft betaald: elk appartement staat op betaald, deels betaald of nog open. Najagen krimpt van een wekelijkse controle van het hele afschrift tot contact met de paar eigenaren die echt nog moeten betalen, met de cijfers voor je neus. Iemand aanmanen die drie weken geleden al heeft betaald, kost meer goodwill dan welke late betaling ook, en betalingen die op referentie zijn gekoppeld, maken die fout onmogelijk.

Het bankafschrift is de administratie. Importeer het, typ het niet over.

Je bank houdt al het officiële logboek bij van het geld van de VvE: elke betaling die binnenkomt en elke kostenpost die eruit gaat, met datum en volledig. Het overnemen in een spreadsheet levert een slechtere versie op, en daarna een tweede klus om die kopie bij te houden.

Kvaro importeert het afschrift in plaats daarvan, als MT940 of CAMT.053. Je kiest het bestand en het wordt gelezen op je eigen apparaat, in de browser of op je telefoon, en nooit geüpload of ergens opgeslagen; alleen de transactieregels die je wilt bewaren, verlaten het apparaat. Dat is belangrijk, want het afschrift van een VvE bevat de naam en de betaalgeschiedenis van elke eigenaar. Inkomende regels worden vanzelf op referentie gekoppeld aan het appartement dat betaalt, en uitgaande regels aan de uitgave die ze voldoen, dus een geregistreerde uitgave springt op betaald, deels betaald of onbetaald op basis van het afschrift, niet op basis van je geheugen. Het overzicht van wie heeft betaald en elke status komen uit wat de bank zei.

Eén controle redt ongemerkt de hele administratie. Elk afschrift vermeldt een beginsaldo en een eindsaldo, en Kvaro vergelijkt het beginsaldo met het geregistreerde saldo van de VvE voordat het importeert. Sla in de drukte rond een gesprongen leiding een maand over, en de volgende import laat het gat niet door: hij stopt en meldt dat er een afschrift ontbreekt. Een doorlopende keten van afschriften is wat je in staat stelt om op elk moment aan te tonen waar elke betaling naartoe ging en waar elke kostenpost vandaan kwam, en dat is precies waar de kascommissie en de vergadering van eigenaars om vragen. Het volledige systeem voor betalingsadministratie staat in de gids over VvE-financiën zonder spreadsheet.

Zet de app in handen van de bewoners

Dit werkt allemaal niet als de bewoners niet in de app zitten, en in een grote portefeuille klinkt dat als het moeilijke deel. Het is het makkelijke deel. Elk gebouw heeft een aanmeldcode van zes tekens en een link om te delen; de bewoner tikt erop en de link opent de app direct op het aanmeldscherm met de code al ingevuld, of stuurt hem eerst naar de appwinkel om de app te installeren. Eén bewoner kan bij meerdere van jouw gebouwen horen en tussen die gebouwen wisselen, dus een eigenaar die in de ene VvE woont en in een andere een appartement verhuurt, gebruikt één account.

De bewonersapp is ook je stilste verkoopinstrument. Als je je presenteert om het beheer van de volgende VvE over te nemen, is “je bewoners krijgen een app waarin ze zien hoe een reparatie wordt vastgelegd en afgesloten, en precies wat ze moeten betalen” een concreet verschil met de beheerder die alles nog via de telefoon doet. Dat is het argument dat de stemming in de vergadering van eigenaars wint.

Laat het per VvE zien, wanneer erom wordt gevraagd

Een portefeuille beheren betekent voor elk adres dezelfde vraag beantwoorden: hoe staat deze VvE er echt voor? Kvaro maakt per gebouw een pdf-rapport over elke gewenste periode, met de opgeloste meldingen en hun foto’s, de financiën, de mededelingen en de peilingen. Het rapport wordt op de server gemaakt en je krijgt een seintje als het klaar is, dus een maand voor zes VvE’s is zes keer tikken, geen weekend documenten samenstellen.

Het rapport verdient zich twee keer terug. Het is het verslag dat je aan het VvE-bestuur of aan een eigenaar geeft, en het is het bewijs dat je laat zien aan de volgende VvE die je wilt binnenhalen. Met Ultimate plannen de rapporten zichzelf maandelijks of per kwartaal in, worden ze gepubliceerd in de documenten van het gebouw en dragen ze je eigen logo. Alle details staan in de gids over automatische rapporten.

Wat echt meegroeit

De eerlijke test voor elk hulpmiddel is of de twintigste VvE minder kost om te beheren dan de vijfde. Hier is dat zo, omdat het werk dat elk appartement oplevert nu in een systeem terechtkomt in plaats van bij jou. Een reparatie gaat naar een vakman en sluit zichzelf af. Een betaling identificeert zichzelf en wordt afgeletterd op het afschrift. Een rapport stelt zichzelf samen wanneer je erom vraagt. Wat je per VvE toevoegt, is een regel, geen avond.

Dat is het verschil tussen veel VvE’s hebben en veel VvE’s beheren. Het aantal VvE’s was nooit de echte grens. Hoeveel één persoon er kan beheren voordat het dagelijkse werk de groei afremt, is het echte plafond, en dat rekenen we door in hoeveel VvE’s één beheerder echt aankan. Haal de meldingen en het geld van je telefoon, en het aantal VvE’s dat één persoon kan beheren, stijgt mee.