Hoeveel VvE’s kan één beheerder echt aan?

Iedereen die een VvE-beheerkantoor leidt, probeert dit getal te schatten. Hoeveel VvE’s kan één beheerder met een volledige werkweek echt aan? Op branchebijeenkomsten hoor je de meest uiteenlopende getallen. Een concurrent beweert dat elke beheerder bij hem tachtig VvE’s doet. Je beheerder met de meeste dienstjaren zweert dat het echte plafond bij twintig ligt.

Ze hebben allemaal gelijk, afhankelijk van waar de beheerder zijn dag mee vult. Laten we het eerlijk doorrekenen. De getallen in dit artikel zijn indicatief en komen uit een eenvoudig model dat je met je eigen gegevens kunt narekenen: denk aan middelgrote VvE’s van 20 tot 40 appartementen.

De naïeve rekensom

De meeste berekeningen van “VvE’s per beheerder” gaan uit van zoiets als dit:

• Zo’n 150 productieve werkuren per maand
• Gemiddeld zo’n 8 meldingen per VvE per maand
• Zo’n 15 minuten beheerderstijd per melding (lezen, antwoorden, een vakman inschakelen, opvolgen)
• Wat administratief werk: mededelingen, documenten, de vergadering van eigenaars voorbereiden, de opgave voor de notaris als een eigenaar zijn appartement verkoopt

Vul het in en er komt uit dat één persoon zo’n 60 VvE’s zonder moeite aankan. Dat is het getal waarmee een portefeuille wordt gewaardeerd of een ondernemingsplan wordt geschreven.

Het getal dat in de praktijk wordt gehaald, ligt rond de 20. Waar blijven die andere 40 VvE’s aan theoretische capaciteit?

Waar de tijd echt naartoe gaat

Die 15 minuten per melding kloppen op zichzelf. Maar meldingen komen niet op zichzelf binnen. Ze komen binnen in een doorlopende stroom onderbrekingen die het grootste deel van de dag opslokt voordat er iets nuttigs is gedaan.

De communicatielast

Eén enkele lekkage, afgehandeld via de WhatsApp-groep van de VvE, levert gemiddeld dit op:

1. Het eerste bericht van de bewoner (“overal water”)
2. De vraag van de beheerder (“welk appartement?”)
3. De foto en het antwoord van de bewoner
4. Twee of drie andere bewoners die aanhaken (“bij mij ook”)
5. Het tussenbericht van de beheerder (“ik bel de loodgieter”)
6. Het aparte gesprek met de loodgieter
7. De update van de loodgieter een uur later
8. De beheerder die die update doorzet naar de groep van de VvE
9. Een bewoner die vraagt wanneer het gemaakt is
10. De beheerder die het nog een keer uitlegt
11. De bevestiging dat het gemaakt is
12. Een tweede bewoner die bevestigt dat het niet meer lekt

Twaalf contactmomenten voor één melding. Ook als elk ervan maar 90 seconden duurt, ben je al bijna twintig minuten kwijt, en ben je twaalf keer van taak gewisseld. Elke wissel kost nog eens twee tot drie minuten “waar was ik ook alweer?”.

Tel het op en elke melding kost al snel drie kwartier. Met 8 meldingen per maand is dat zo’n 6 uur per VvE per maand, alleen aan communicatie. Met 20 VvE’s is dat 120 uur: ruim drie werkweken voordat er echt iets gedaan is.

De onzichtbare werklast

Wat de rekensom ook negeert: een beheerder doet veel meer dan meldingen afhandelen. Hij heeft ook te maken met:

• Bewoners die bellen in plaats van schrijven (“ik wilde de groep niet lastigvallen”)
• Bewoners die de verkeerde beheerder benaderen omdat ze niet weten wie op kantoor hun VvE doet
• VvE-besturen die willen weten hoe alles ervoor staat
• Het modereren van de groepsapp, zodat die niet ontspoort in ruzies tussen buren
• Het vergaderseizoen: uitnodiging, agenda, jaarrekening, begroting, notulen. Minstens één vergadering van eigenaars per VvE per jaar, plus de extra vergaderingen die tussendoor opduiken, bijna altijd ’s avonds
• Achterstallige bijdragen en eigenaren die je moet blijven aanschrijven
• Verzekeringen, het meerjarenonderhoudsplan en de rest van het papierwerk

Dat is het deel van de ijsberg onder water. Niets hiervan zie je terug in “meldingen per VvE per maand”.

Het echte plafond

Praat met beheerders die voorbij de 40 VvE’s zijn gegroeid zonder op te branden en je ziet één gemeenschappelijk patroon: ze hebben zichzelf uit de telefooncentrale gehaald. Ze beslissen niet wie elke melding oppakt. Ze spelen geen doorgeefluik tussen bewoners en vakmensen. Ze modereren geen WhatsApp-groepen.

Waar ze hun tijd dan wel aan besteden:

• De inbox met meldingen een of twee keer per dag bekijken, niet 80 keer
• Met besturen praten over wat ertoe doet: begrotingen, groot onderhoud, een andere leverancier
• Nieuwe VvE’s in beheer nemen
• De 5% meldingen oppakken die echt het oordeel van een mens nodig hebben

Een beheerder van wie het werk is teruggebracht tot de inbox bijhouden + met besturen praten + oppakken wat escaleert, kan zonder moeite 40 of 50 VvE’s aan. Een beheerder die nog steeds de telefooncentrale is, brandt rond de 20 op.

Het verschil zit in de structuur.

Wat de structuur verandert

Drie dingen, in volgorde van impact:

1. Van bewoner naar vakman, zonder tussenstop bij jou

Als er een lekkage wordt gemeld, krijgt de loodgieter direct een notificatie. De beheerder hoeft er pas bij te komen als er iets escaleert. Alleen deze verandering schrapt al zo’n 60% van de communicatielast.

2. Een status die bewoners kunnen zien

Als een bewoner “In behandeling, toegewezen aan Bram, loodgieter” ziet zonder iemand te appen, verdwijnt de “al iets bekend?”-lus volledig. De beheerder houdt op een doorgeefluik voor statusupdates te zijn.

3. Meldingen die zichzelf sluiten

Als de vakman de melding als klaar markeert en de bewoner op Herstel bevestigen tikt, sluit de melding. Geen opvolgbericht. Geen herinnering. Geen speurwerk naar de vraag of de loodgieter echt is geweest.

Samen verschuiven deze drie het plafond van zo’n 20 VvE’s naar zo’n 50.

Het eerlijke antwoord

Wil je de capaciteit van je team inschatten voor een ondernemingsplan, dan zijn dit indicatieve getallen per werkwijze, voor middelgrote VvE’s:

Werkwijze	VvE’s per beheerder
WhatsApp-groepen + telefoontjes	15-25
WhatsApp-groepen + Excel voor meldingen	20-30
Meldingen per e-mail	25-35
Meldingen-app met directe toewijzing aan vakmensen	40-50
Hetzelfde, met een tweede beheerder die het werk deelt	50-65

Deze getallen gaan uit van beheerders met een volledige werkweek en geen andere taken. In deeltijd dalen ze ongeveer evenredig, tot zo’n 30%. Daaronder gaan de vaste lasten per VvE (het gebouw kennen, elke bewoner, elke vakman) weer de doorslag geven. En zijn jouw VvE’s veel groter of kleiner dan gemiddeld, pas het model dan aan met je eigen cijfers.

Waarom dit belangrijk is voor je bedrijf

De capaciteit per beheerder is het belangrijkste getal van een VvE-beheerkantoor, omdat die je rendement bepaalt. Doet een beheerder 20 VvE’s en levert elke VvE je X euro per maand aan beheervergoeding op, dan is je omzet per beheerder 20X. Doet dezelfde persoon 50 VvE’s, dan is het 50X, terwijl zijn salaris ongeveer gelijk blijft.

Daarom kunnen kantoren die overstappen op een gestructureerde werkwijze scherpere tarieven bieden dan kantoren die nog op WhatsApp-groepen draaien, en toch meer verdienen per beheerder. De oorzaak is puur mechanisch: ze betalen hun beheerders niet langer om menselijke telefooncentrale te spelen.

Leid je een beheerkantoor en vraag je je af waarom je marge blijft krimpen, kijk dan waar je team de hele dag mee bezig is. Het spreadsheetmodel klopt. Het probleem is de werkwijze eronder.