Zo beheer je de financiën van een VvE zonder spreadsheet

Vraag een VvE-beheerder hoe hij het geld van zijn VvE’s bijhoudt en je hoort overal dezelfde combinatie: internetbankieren in het ene tabblad, Excel in het andere, en een telefoon vol “heb je al betaald?”-berichtjes die de twee aan elkaar lijmen.

Het probleem is de spreadsheet. Niet omdat een spreadsheet slecht kan rekenen, maar omdat hij alleen weet wat je er het laatst in hebt getypt. Elke betaling die binnenkomt nadat je het bestand hebt gesloten, maakt hem onjuist. Dus open je internetbankieren opnieuw, loop je de nieuwe transacties door, koppel je ze uit je hoofd aan huisnummers, typ je het resultaat over en begin je volgende week weer van voren af aan. Voor één VvE kost dat een avond per maand. Voor zes VvE’s wordt het je baan.

De financiën van een VvE hebben een vaste vorm, en als je die vorm goed vastlegt, verdwijnt het meeste handwerk.

Geld gaat twee kanten op. Houd ze apart bij.

Elke VvE kent precies twee soorten geldstromen:

• Uitgaande kosten. Het schoonmaakbedrijf, het liftonderhoud, de elektricien, de opstalverzekering. De VvE betaalt ze van haar eigen rekening.
• Inkomende bijdragen. De maandelijkse VvE-bijdrage, een extra bijdrage voor het dakherstel, de storting in het reservefonds. Eigenaren maken ze over naar de rekening van de VvE.

De meeste spreadsheets gooien beide op één tabblad, en daarom worden ze archeologie. Bij uitgaande kosten wil je weten: “is dit betaald, en met welke regel op het afschrift?” Bij inkomende bijdragen stel je een heel andere vraag: “wie heeft er precies betaald, wie maar een deel, en wie moet ik herinneren?” Het ene is een checklist. Het andere is een administratie per eigenaar. Houd ze gescheiden en beide vragen beantwoord je in één oogopslag.

De truc met de referentie: laat betalingen zichzelf identificeren

Energiebedrijven en telecomproviders verwerken miljoenen betalingen per maand met een kleine backoffice. Hun geheim is saai: elke betaler krijgt een eigen betalingsreferentie, en die referentie komt samen met het geld terug op het bankafschrift.

Dezelfde truc werkt voor een VvE. Als je een bijdrage aanmaakt, krijgt elk appartement een eigen referentienummer. Komt de betaling binnen, dan vertelt de referentie precies welk appartement heeft betaald, zonder te gokken op een naam. “J. de Vries” op het afschrift kunnen drie verschillende eigenaren zijn. Referentie 30571264 is er precies één.

Betaalt de eigenaar met een overboeking, dan zet hij die referentie in de omschrijving. Het zwakke punt zijn tikfouten en zelfbedachte omschrijvingen (“VvE maart”, “bijdrage nr. 12”), dus hoe minder de eigenaar zelf hoeft te typen, hoe beter. Kvaro toont bij elke bijdrage het IBAN van de VvE, het exacte bedrag en de referentie, klaar om te kopiëren, samen met een Europese betaal-QR-code (de EPC-QR). De apps van ING, bunq en SNS lezen die code, die van Rabobank en ABN AMRO niet; daarom staan de gegevens er altijd ook gewoon als tekst bij. En int de VvE via automatische incasso, wat in Nederland heel gewoon is, dan hangt de omschrijving helemaal niet meer af van de eigenaar.

Als je na dit artikel maar één ding inricht, richt dan referenties in. Ze maken van afletteren een kwestie van koppelen in plaats van raden.

Het bankafschrift is het grootboek. Importeer het, typ het niet over.

Het bankafschrift is al het officiële overzicht van het geld van je VvE. Elke betaling die binnenkomt en elke kostenpost die eruit gaat, met datum en volledig. Het overtypen in een tweede document levert een kopie op die in alle opzichten slechter is, en daarna ben je uren kwijt om die slechte kopie gelijk te houden met het goede origineel.

Importeer dus in plaats daarvan. De grote Nederlandse banken bieden in internetbankieren een download van je transacties in een formaat dat software kan lezen: MT940 of CAMT.053 (XML). Kies een van die twee in het downloadmenu van je bank; dat is het bestand dat je nodig hebt. Een goed hulpmiddel leest het bestand en maakt van elke transactie een regel die je kunt koppelen aan een uitgave of een bijdrage. Inkomende regels worden automatisch op referentie aan de juiste eigenaar gekoppeld. Uitgaande regels koppel je aan de uitgave die ze voldoen.

De statussen berekenen zich daarna vanzelf. Een uitgave met gekoppelde transacties die het volledige bedrag dekken, is betaald. Dekken ze een deel, dan is hij deels betaald, zichtbaar als “betaald / totaal”. Een bijdrage laat precies zien welke appartementen hebben betaald en welke niet, omdat het afschrift dat zegt, niet omdat jij eraan dacht een cel bij te werken.

De saldocontrole: zo ontdek je ontbrekende maanden

Er is één sluipende fout die meer VvE-administraties verpest dan welke tikfout ook: een ontbrekend afschrift. Je importeert januari, slaat februari over in de drukte rond een gesprongen waterleiding, importeert maart, en vanaf dat moment klopt elk getal dat je berekent niet meer, zonder dat het opvalt. Je komt er een jaar later achter, tijdens het slechtst denkbare gesprek.

De bescherming is eenvoudig: houd het lopende saldo van de VvE-rekening bij en controleer elk afschrift daartegen. Elk afschrift vermeldt een beginsaldo en een eindsaldo. Klopt het beginsaldo van het bestand niet met het saldo dat jij hebt geregistreerd, dan ontbreken er transacties, en dan hoort de import te stoppen en dat te melden in plaats van het gat stilletjes door te laten. Importeer het ontbrekende afschrift en ga verder. Je geregistreerde saldo springt naar het eindsaldo van het afschrift en de keten blijft doorlopend.

Een doorlopende keten is meer waard dan netheid. Het betekent dat je op elk moment kunt aantonen waar elke euro is gebleven, en dat is precies wat de kascommissie wil zien voordat de vergadering van eigenaars de jaarrekening vaststelt. Een spreadsheet die op geheugen is gebouwd, kan dat nooit aantonen. Het is ook wat ervoor zorgt dat de jaarafrekening zichzelf opbouwt in plaats van je voorjaar op te slokken: die hele cyclus behandelen we in het boekjaar van de VvE.

Even over privacy, want afschriften zijn gevoelig

Het afschrift van een VvE-rekening bevat de naam en de betaalgeschiedenis van elke eigenaar. Denk dus goed na over waar dat bestand naartoe gaat. De sterkste opzet is er een waarin het afschrift lokaal wordt gelezen, op je eigen computer of telefoon, en nooit als bestand wordt geüpload of ergens wordt opgeslagen; alleen de transactieregels die je zelf wilt bewaren, verlaten het apparaat. Stel die vraag rechtstreeks als je software vergelijkt. “Waar gaat het afschriftbestand naartoe?” is een vraag die elke leverancier in één zin moet kunnen beantwoorden. Met de AVG in het achterhoofd is dat geen detail.

Wat dit vervangt

De winst is niet abstract. Een systeem van referenties plus import vervangt, heel concreet:

• De afletteravond. Koppelen gaat automatisch voor betalingen met een referentie en kost twee klikken voor de rest.
• De “heb je al betaald?”-berichtjes. Het overzicht van wie heeft betaald geeft het antwoord, dus je benadert alleen wie echt nog moet betalen, met de cijfers voor je neus. (Als die gesprekken nu in de WhatsApp-groep van de VvE plaatsvinden, is dat een probleem op zich.)
• De pijnlijke onterechte herinnering. Iemand aanmanen die drie weken geleden al heeft betaald, kost meer goodwill dan welke late betaling ook. Met betalingen die op referentie zijn gekoppeld, kan dat niet meer gebeuren.
• Het zwarte gat bij een overdracht. Als een VvE van beheerder wisselt, draag je een gekoppelde, doorlopende administratie over in plaats van “de spreadsheet, grotendeels bijgewerkt tot een bepaald moment”.

Waar dit naartoe leidt

Als betalingen zichzelf identificeren en afschriften netjes binnenkomen, worden twee verbeteringen bijna gratis. De eerste is de incassobatch die rechtstreeks uit dezelfde gegevens komt, in plaats van een lijst die je met de hand bijhoudt in de zakelijke omgeving van je bank, of het wachten op overboekingen: najagen wordt dan het uploaden van één bestand bij je bank, zoals we uitleggen in de praktische gids voor SEPA-incasso. De tweede is de jaarafrekening, die ophoudt een project te zijn en een rapport wordt dat je genereert, omdat de keten van transacties die hij samenvat al bestaat.

De spreadsheet heeft het lang volgehouden. Maar hij was altijd een handmatige kopie van een administratie die je bank beter bijhoudt. Koppel die administratie in plaats van haar te kopiëren, en de financiën van je VvE’s krimpen van een avond per week tot een paar minuten per maand.