Kā pārvaldīt lielu dzīvokļu portfeli bez papildu darbiniekiem

Pirmie desmit dzīvokļi darbojas uz atmiņas. Jūs zināt, kurš īrnieks raksta par boileri, kurš vienmēr maksā vēlu un kurš darbuzņēmējs atbild arī svētdienā. Kaut kur aiz duča dzīvokļu šī atmiņa pārstāj būt sistēma. Remonts paliek neizdarīts, jo par to paziņoja čata atbildē, kuru pāršķirstījāt. Tiek atgādināts par maksājumu, kas jau ienācis. Viens vakars nedēļā pazūd, piesaistot bankas rindas dzīvokļu numuriem.

Tieši izaugsme salauž neformālo kārtību. Katrs dzīvoklis, ko pievienojat, ir vēl viena „krāns tek” plūsma un vēl viena rinda „vai šomēnes samaksāja?”, un abas plūsmas joprojām nonāk vienā telefonā. Portfelis var augt tālāk. Veids, kā to vadāt, nevar, ja vien darbs nepārceļas no telefona uz kaut ko, kas radīts tieši šī darba formai.

Kvaro pārņem dzīvokļu portfeļa operatīvo pusi: remontus un naudu, kas nāk pēc iemitināšanās. Sludinājumi un īres līgumi paliek tur, kur tos kārtojat šodien. Tālāk aprakstīts, kā īpašnieks abus darbus paveic piecdesmit dzīvokļos ar tādu piepūli, kādu telefons prasīja pie desmit.

Dodiet katram dzīvoklim vienu vietu, kur pieteikt problēmu

Šobrīd pieteikumi par bojājumiem pie jums nonāk pa visiem kanāliem reizē: īsziņa, zvans, ziņa sētniekam, zīmīte zem durvīm. Katrs kanāls kaut ko pazaudē. Zvanam nav fotogrāfijas. Īsziņai nav adreses, tiklīdz tā aizritējusi. Jūs kļūstat par komutatoru, kurš pārraksta „tek caurule, 14. dzīvoklis, steidzami” jebkurā sarakstā, ko vedat.

Kvaro katram iedzīvotājam dod vienas un tās pašas ieejas durvis. Īrnieks atver lietotni un iesniedz bojājuma pieteikumu ar virsrakstu, aprakstu, prioritāti (Zema, Vidēja, Steidzama), pēc izvēles kategoriju un fotogrāfijām. Fotogrāfija vien ietaupa braucienu: sarūsējušo ventili redzat, pirms kādu sūtāt. Pieteikums pienāk piesaistīts dzīvoklim un mājai, tāpēc nekas nav jāpārraksta un nekas nav anonīms.

Jūs varat iesniegt pieteikumu arī iedzīvotāja vārdā, piemēram, vecākam īrniekam, kurš labāk zvana nekā spaida ekrānu. Izvēlieties, kura vārdā tas iesniegts, un pieteikums nonāk viņa plūsmā ar paziņojumu, tāpēc ieraksts ir identisks neatkarīgi no tā, vai to ierakstīja viņš vai jūs.

Katram remontam ir statuss, tāpēc nekas nestāv uz vietas

Vienkāršs atvērto problēmu saraksts paslēpj tās, kas ir svarīgas šodien. Īpašniekam ar daudzām mājām vajag katra remonta stāvokli: kas ir jauns, kas virzās un kas ir iestrēdzis. Katrs pieteikums Kvaro iziet cauri statusiem Jauns, Procesā, Pārbaudē un Atrisināts, ar atsevišķu iznākumu „Nav ko labot” gadījumiem, kad vajag pamatojumu, nevis braucienu. Īrnieks apstiprina novēršanu, vai arī jūs atzīmējat pieteikumu kā atrisinātu tieši. Ja bojājums atkārtojas, pieteikums tiek atkārtoti atvērts ar obligātu iemeslu, tāpēc atkārtota problēma atstāj pēdas, nevis pazūd.

Īpašniekam, kas pārrauga daudzus dzīvokļus, rinda ir pats galvenais. Tā ir filtrējama un sadalīta lapās, tāpēc „visi steidzamie pieteikumi, kas joprojām atvērti visās sešās mājās” ir viens skats, nevis sešu čatu ritināšana. Kad darbuzņēmējs no rīta novērš desmit sīkus bojājumus, jūs tos atrisināt ar vienu grupas darbību. Push paziņojumi jūs sasniedz, kad tiek pieteikta plīsusi caurule, nevis tad, kad zemāk dzīvojošais īrnieks zvana par griestiem. Ja šie pieteikumi šobrīd dzīvo WhatsApp grupā, tas ir atsevišķs, kluss nodoklis, par ko rakstām rakstā par mājas WhatsApp grupām.

Pilns pieteikumu plūsmas mehānisms, no saņemšanas līdz slēgšanai, aprakstīts pieteikumu sistēmas ceļvedī.

Nododiet remontus tā, lai tie visi nenonāk pie jums

Portfelis pārstāj augt, kad viens cilvēks sēž katra uzdevuma vidū. Kvaro ir veidots, lai jūs no šī vidus izņemtu.

Kad pieteikums iesniegts, tas var tikt nodots pats: attiecīgās kategorijas noklusējuma darbuzņēmējam, meistaru grupai, kas atlasīta pēc prasmēm un kas pieteikumu uzņemas pati, mājas pārvaldniekam vai jums. Meistars redz tikai tās kategorijas, ar kurām strādā, tāpēc santehniķis saņem santehniku un nekad nebrien cauri pārējam. Portfelim augot, jūs pievienojat meistaru vai vēl vienu pārvaldnieku un nododat viņam savu jomu, nevis pieskaitāt vēl vienu stundu savai dienai.

Jūsu plāns nosaka, cik tālu šī deleģēšana sniedzas. Bezmaksas plāns aptver neierobežotu māju un dzīvokļu skaitu ar līdz trim pārvaldniekiem un pieciem meistariem, un ar to vairums īpašnieku tiek krietni tālāk par pirmajām dažām adresēm. Premium un Ultimate palielina pārvaldnieku un meistaru skaitu un, uzņemoties vairāk, pievieno automātisku pieteikumu nodošanu, bet Ultimate ļauj katrai mājai piesaistīt noklusējuma meistaru, lai katra adrese nonāktu pie sava uzticamā darbuzņēmēja. Rīks aug līdzi dzīvokļu skaitam, pa vienam līmenim.

Ļaujiet maksājumiem identificēt sevi pašiem

Otra portfeļa puse ir ienākošā nauda. Pie desmit dzīvokļiem jūs atpazīstat vārdus izrakstā. Pie piecdesmit „J. Kalniņš” var būt trīs īrnieki, un pārskaitījuma piesaiste dzīvoklim kļūst par minēšanu, ko atkārtojat katru nedēļu.

Kvaro minēšanu novērš. Kad izveidojat maksājumu, vai tas būtu ikmēneša maksājums, vienreizējs maksājums jumta remontam vai iemaksa uzkrājumu fondā, katrs dzīvoklis saņem savu maksājuma atsauci. Iedzīvotājs saņem push paziņojumu un lietotnē redz summu, IBAN un šo atsauci, gatavas iekopēšanai internetbankas pārskaitījumā, atsauci laukā „Maksājuma mērķis”. Ja iedzīvotājs dod priekšroku tam, lai summa tiktu iekasēta no viņa konta, no tā paša maksājuma var izveidot SEPA tiešā debeta partiju. Kad nauda ienāk, atsauce izrakstā precīzi pasaka, kurš dzīvoklis samaksāja, līdz pat centam.

Pēc tam katram maksājumam jums ir samaksājušo skats: katrs dzīvoklis redzams kā samaksājis, daļēji samaksājis vai nesamaksājis. Atgādināšana sarūk no iknedēļas visa izraksta pārskatīšanas līdz saziņai tikai ar tiem dažiem, kuri patiešām ir parādā, un skaitļi ir jūsu priekšā. Atgādinājums cilvēkam, kurš samaksāja pirms trim nedēļām, maksā vairāk labas gribas nekā jebkurš nokavēts maksājums, un ar atsauci sasaistīti ieraksti šo kļūdu padara neiespējamu.

Bankas izraksts ir ieraksts. Importējiet to, nepārrakstiet.

Jūsu banka jau glabā autoritatīvu mājas naudas žurnālu: katrs ienākošais maksājums un katrs izejošais izdevums, ar datumu un pilnībā. Kopējot to tabulā, rodas sliktāka versija un pēc tam otrs darbs, lai kopiju uzturētu aktuālu.

Kvaro tā vietā importē izrakstu, piemēram, CSV, FiDAViSta vai camt.053 XML formātā. Jūs izvēlaties failu, un tas tiek nolasīts jūsu pašu ierīcē, pārlūkā vai telefonā, un nekur netiek augšupielādēts vai saglabāts; ierīci atstāj tikai tās darījumu rindas, kuras izvēlaties saglabāt. Tas ir svarīgi, jo mājas izrakstā ir katra iedzīvotāja vārds un maksājumu vēsture. Ienākošās rindas pēc atsauces pašas tiek piesaistītas dzīvoklim, kas maksāja, un izejošās rindas tiek sasaistītas ar izdevumu, ko tās nosedz, tāpēc reģistrēts izdevums kļūst samaksāts, daļēji samaksāts vai nesamaksāts pēc izraksta, nevis pēc jūsu atmiņas. Samaksājušo saraksts un katrs statuss balstās uz to, ko teica banka.

Viena pārbaude klusi izglābj visu ierakstu. Katrā izrakstā norādīts sākuma un beigu atlikums, un Kvaro pirms importa salīdzina sākuma atlikumu ar mājas reģistrēto atlikumu. Izlaidiet mēnesi plīsušas caurules haosā, un nākamais imports neļaus robam paslīdēt garām: tas apstāsies un pateiks, ka trūkst izraksta. Nepārtraukta izrakstu ķēde ļauj jebkurā brīdī pierādīt, kur aizgāja katrs maksājums un no kurienes nāca katrs izdevums, un tieši to prasa dzīvokļa līdzīpašnieks vai dzīvokļu īpašnieku biedrības valde. Visa maksājumu uzskaites sistēma izklāstīta mājas finanšu ceļvedī.

Nododiet lietotni iedzīvotāju rokās

Nekas no tā nedarbojas, ja iedzīvotāji nav lietotnē, un lielā portfelī tas izklausās pēc grūtākās daļas. Tā ir vieglākā. Katrai mājai ir sešu rakstzīmju pievienošanās kods un kopīgošanas saite; iedzīvotājs uz tās pieskaras, un saite atver lietotni tieši pievienošanās ekrānā ar jau ievadītu kodu vai vispirms aizved uz veikalu lietotnes instalēšanai. Viens iedzīvotājs var piederēt vairākām jūsu mājām un pārslēgties starp tām, tāpēc iedzīvotājs, kurš pārceļas portfeļa ietvaros, saglabā vienu kontu.

Iedzīvotāju lietotne ir arī jūsu klusākais pārdošanas rīks. Kad piesakāties pārvaldīt nākamo māju, „jūsu iedzīvotāji saņem lietotni, kurā redzams, kā remonts tiek pieteikts un noslēgts, un precīzi redzams, cik viņi ir parādā” ir konkrēta atšķirība no pārvaldnieka, kurš joprojām visu vada pa telefonu. Tieši šis arguments uzvar līgumā.

Pierādiet to katrai mājai, pēc pieprasījuma

Portfeļa īpašniekam par katru adresi jāatbild uz vienu un to pašu jautājumu: kā šai mājai patiesībā klājas? Kvaro jebkuram datumu diapazonam ģenerē PDF atskaiti par katru māju, kurā apkopoti atrisinātie pieteikumi ar fotogrāfijām, finanses, paziņojumi un balsojumi. Tā tiek veidota serverī un paziņo jums, kad ir gatava, tāpēc sešu māju mēnesis ir seši pieskārieni, nevis salikšanas nedēļas nogale.

Atskaite atmaksājas divreiz. Tas ir ieraksts, ko nododat dzīvokļu īpašnieku biedrības valdei vai līdzīpašniekam, un tas ir pierādījums, ko parādāt nākamajai mājai, kuru vēlaties iegūt. Ultimate plānā atskaites tiek plānotas pašas, ik mēnesi vai ik ceturksni, publicētas mājas dokumentu bibliotēkā un nes jūsu logotipu. Pilna aina ir atskaišu ceļvedī.

Kas patiešām aug līdzi

Godīgā jebkura rīka pārbaude ir tā, vai divdesmitās mājas vadīšana izmaksā mazāk nekā piektās. Šeit tā ir, jo darbs, ko rada katrs dzīvoklis, tagad plūst sistēmā, nevis pie jums. Remonts nonāk pie meistara un noslēdzas pats. Maksājums identificē sevi un tiek saskaņots no izraksta. Atskaite saliekas pati pēc pieprasījuma. Tas, ko pievienojat par katru dzīvokli, ir rinda, nevis vakars.

Tā ir atšķirība starp to, ka jums pieder daudz dzīvokļu, un to, ka jūs vadāt daudz dzīvokļu. Dzīvokļi vienmēr bija vieglākā daļa. Tas, cik daudz viens cilvēks patiešām spēj vadīt, pirms darbs ierobežo izaugsmi, ir īstie griesti, un tos izrēķinām rakstā cik māju spēj pārvaldīt viens cilvēks. Pārceliet remontus un naudu prom no telefona, un dzīvokļu skaits, ko viens cilvēks spēj vadīt, pieaugs līdzi.