Kā pārvaldīt mājas finanses bez Excel tabulām

Pajautājiet māju pārvaldniekam, kā viņš uzskaita naudu, un visur dzirdēsiet vienu un to pašu kombināciju: internetbanka vienā cilnē, Excel tabula otrā un telefons, pilns ar „vai jau samaksājāt?” sarunām, kas abas satur kopā.

Problēma ir tabula. Ne tāpēc, ka tabulas būtu sliktas matemātikā, bet tāpēc, ka tabula zina tikai to, ko tajā pēdējo reizi ierakstījāt. Katrs maksājums, kas pienāk pēc faila aizvēršanas, padara to nepareizu. Tāpēc jūs atkal atverat internetbanku, pārskatāt jaunos darījumus, pēc atmiņas piesaistāt tos dzīvokļu numuriem, pārrakstāt rezultātus un nākamnedēļ atkārtojat. Vienai mājai tas maksā vienu vakaru mēnesī. Sešām mājām tas kļūst par darbu.

Mājas finansēm ir noteikta forma, un, tiklīdz šo formu modelējat pareizi, lielākā daļa roku darba pazūd.

Nauda plūst divos virzienos. Uzskaitiet tos atsevišķi.

Katrai mājai ir tieši divu veidu naudas plūsmas:

• Izejošie izdevumi. Uzkopšanas uzņēmums, lifta apkope, elektriķis, apdrošināšana. Tos apmaksā no mājas konta.
• Ienākošie maksājumi. Ikmēneša maksājumi, vienreizējs maksājums jumta remontam, iemaksas uzkrājumu fondā. Tos iedzīvotāji iemaksā mājas kontā.

Vairums tabulu abus sajauc vienā lapā, un tāpēc tās pārvēršas arheoloģijā. Izejošajiem izdevumiem vajag atbildi uz jautājumu „vai esam to samaksājuši, un ar kuru izraksta rindu?”. Ienākošajiem maksājumiem vajag pavisam citu atbildi: „kurš tieši ir samaksājis, kurš samaksājis daļēji un kam jāatgādina?”. Viens ir kontrolsaraksts. Otrs ir personīgs konts katram dzīvoklim. Turiet tos atsevišķi, un atbilde uz abiem jautājumiem ir redzama vienā acu uzmetienā.

Atsauces triks: ļaujiet maksājumiem identificēt sevi pašiem

Enerģētikas un telekomunikāciju uzņēmumi mēnesī salīdzina miljoniem maksājumu ar niecīgu biroju. Viņu noslēpums ir garlaicīgs: katrs maksātājs saņem unikālu maksājuma atsauci, un atsauce kopā ar naudu atgriežas bankas izrakstā.

Tas pats triks darbojas mājai. Kad izveidojat maksājumu, katrs dzīvoklis saņem savu atsauci. Kad nauda ienāk, atsauce precīzi pasaka, kurš dzīvoklis samaksāja, bez minēšanas pēc vārda. „J. Bērziņš” izrakstā var būt trīs dažādi iedzīvotāji. Atsauce 26118047 ir tieši viens.

Kļūdu avots ir pārrakstīšanās, un risinājums ir nekad neprasīt nevienam atsauci pārrakstīt. Ievietojiet to pašā maksājuma pieprasījumā, blakus precīzai summai un mājas IBAN, lai iedzīvotājs visu iekopē tieši internetbankas pārskaitījumā, bet atsauci laukā „Maksājuma mērķis”. Maksājums pienāk ar atsauci tieši tādu, kāda tā tika izsniegta. Nekādu kļūdainu atsauču, nekādu noapaļotu summu, nekāda „man šķiet, ka samaksāju pareizi”.

Ja no šī raksta neieviešat neko citu, ieviesiet atsauces. Tās ir atšķirība starp to, vai salīdzināšana ir sasaistīšanas darbs vai minēšanas darbs.

Bankas izraksts ir virsgrāmata. Importējiet to, nepārrakstiet.

Bankas izraksts jau ir jūsu mājas naudas autoritatīvais ieraksts. Katrs ienākošais maksājums, katrs izejošais izdevums, ar datumu un pilnībā. Pārrakstot to otrā dokumentā, rodas kopija, kas ir sliktāka visos aspektos, un pēc tam jūs stundām ilgi uzturat slikto kopiju saskaņā ar labo oriģinālu.

Tāpēc importējiet. Lielākā daļa banku ļauj internetbankā lejupielādēt izrakstu mašīnlasāmā formātā, piemēram, kā CSV, FiDAViSta vai ISO 20022 XML izrakstu (camt.053); kuru failu izvēlēties Swedbank un SEB internetbankā, aprakstījām bankas izraksta importa ceļvedī. Pienācīgs rīks nolasa failu un pārvērš katru darījumu rindā, ko varat sasaistīt ar izdevumu vai maksājumu. Ienākošās rindas pēc atsauces automātiski tiek piesaistītas iedzīvotājiem. Izejošās rindas tiek sasaistītas ar izdevumu, ko tās nosedz.

Statusi tad aprēķinās paši. Izdevums, kura sasaistītie darījumi sedz visu summu, ir samaksāts. Ja tie sedz daļu, tas ir daļēji samaksāts, un redzams „samaksāts / kopā”. Maksājums precīzi parāda, kuri dzīvokļi ir samaksājuši un kuri nav, jo tā teica izraksts, nevis tāpēc, ka jūs atcerējāties atjaunināt šūnu.

Atlikuma pārbaude: kā pamanīt trūkstošus mēnešus

Viena nemanāma kļūda sabojā vairāk māju grāmatvedību nekā jebkura pārrakstīšanās: trūkstošs izraksts. Jūs importējat janvāri, plīsušas caurules haosā izlaižat februāri, importējat martu, un tagad katrs jūsu aprēķinātais skaitlis ir klusi nepareizs. To uzzināt pēc gada, visneērtākajā iespējamajā sarunā.

Aizsardzība ir vienkārša: sekojiet mājas konta tekošajam atlikumam un pārbaudiet katru izrakstu pret to. Katrā izrakstā ir norādīts sākuma un beigu atlikums. Ja faila sākuma atlikums nesakrīt ar jūsu reģistrēto atlikumu, trūkst ierakstu, un importam jāapstājas un par to jāpaziņo, nevis jāļauj robam paslīdēt garām. Importējiet trūkstošo izrakstu un turpiniet. Jūsu reģistrētais atlikums pielāgojas izraksta beigu atlikumam, un ķēde paliek nepārtraukta.

Nepārtraukta ķēde ir vērtīgāka par kārtīgumu. Tā nozīmē, ka jebkurā brīdī varat pierādīt, kur aizgāja katrs eiro, un tieši tas jums vajadzīgs kopsapulcē, un tieši to no atmiņas veidota tabula nekad nevar pierādīt. Tieši tas arī ļauj gada norēķinam sagatavoties pašam, nevis aprīt jūsu janvāri: visu šo ciklu aprakstām rakstā mājas finanšu gads.

Piezīme par privātumu, jo izraksti ir sensitīvi

Mājas konta bankas izrakstā ir katra iedzīvotāja vārds un maksājumu vēsture. Apdomājiet, kur šis fails nonāk. Visdrošākais risinājums ir tāds, kurā izraksts tiek nolasīts lokāli, jūsu datorā vai telefonā, un nekur netiek augšupielādēts vai saglabāts kā fails; ierīci atstāj tikai tās darījumu rindas, kuras izvēlaties saglabāt. Izvērtējot rīkus, uzdodiet šo jautājumu tieši. „Kur nonāk izraksta fails?” ir jautājums, uz kuru katram piegādātājam jāspēj atbildēt vienā teikumā.

Ko tas aizstāj

Ieguvums nav abstrakts. Sistēma, kas balstās uz atsaucēm un izrakstu importu, konkrēti aizstāj:

• Salīdzināšanas vakaru. Maksājumiem ar atsauci sasaiste notiek automātiski, pārējiem tā prasa divus klikšķus.
• „Vai jūs samaksājāt?” ziņas. Uz to atbild samaksājušo skats, tāpēc jāsazinās tikai ar tiem, kuri patiešām nav samaksājuši, un skaitļi ir jūsu priekšā. (Ja šīs sarunas pašlaik notiek WhatsApp grupā, tā ir atsevišķa problēma.)
• Neveiklo nepamatoto apvainojumu. Atgādinājums cilvēkam, kurš samaksāja pirms trim nedēļām, maksā vairāk labas gribas nekā jebkurš nokavēts maksājums. Ar atsauci sasaistīti ieraksti to padara neiespējamu.
• Nodošanas melno caurumu. Mainoties pārvaldniekam, tiek nodots sasaistīts, nepārtraukts ieraksts, nevis „tabula, kas kādā brīdī bija lielākoties aktuāla”.

Kurp tas ved

Kad maksājumi identificē sevi paši un izraksti importējas bez problēmām, divi uzlabojumi kļūst gandrīz bezmaksas. Pirmais ir dzīvokļu īpašnieku pārcelšana uz SEPA tiešo debetu, ar kuru jūs paši iekasējat summas vienā partijā. Tad darbs pārvēršas no atgādināšanas vienkāršā sasaistu pārbaudē. Regulārais maksājums iedzīvotāja internetbankā katru mēnesi atkārto veco atsauci, tāpēc katru šādu iemaksu jūs piešķirat dzīvoklim ar roku. Otrais ir gada norēķins, kas pārstāj būt projekts un kļūst par atskaiti, ko ģenerējat, jo darījumu ķēde, ko tas apkopo, jau pastāv.

Excel tabulai bija labi laiki. Taču tā vienmēr bija ar roku veidota kopija ierakstam, ko jūsu banka glabā labāk. Sasaistiet ierakstu, nevis kopējiet to, un mājas finanses sarūk no viena vakara nedēļā līdz dažām minūtēm mēnesī.