Cik māju viens pārvaldnieks reāli spēj pārvaldīt?

Katrs māju pārvaldīšanas uzņēmuma īpašnieks mēģina novērtēt šo skaitli. Cik māju viens pārvaldnieks, strādājot pilnu slodzi, reāli spēj pārvaldīt? Nozares konferencēs skan skaitļi no 8 līdz 20. Jūsu konkurents apgalvo, ka 30. Jūsu pieredzējušākais pārvaldnieks zvēr, ka īstie griesti ir 4.

Visiem ir taisnība, atkarībā no tā, ar ko pārvaldnieka diena paiet. Izrēķināsim to godīgi.

Naivais aprēķins

Vairums „māju uz vienu pārvaldnieku” kalkulatoru pieņem aptuveni šādi:

• 8 darba stundas dienā
• vidēji ~30 pieteikumi uz māju mēnesī
• ~15 minūtes pārvaldnieka laika uz pieteikumu (izlasīt, atbildēt, nodot meistaram, pārbaudīt)
• nedaudz administratīvā darba (paziņojumi, dokumenti, kopsapulces sagatavošana)

Ielieciet to formulā, un iznāk, ka viens pārvaldnieks bez grūtībām pārvalda 12-15 mājas. Šo skaitli uzņēmumi izmanto, kad prezentē sevi investoriem.

Praksē pārvaldnieks sasniedz 3-5. Kur tad paliek pārējās 7-10 teorētiskās kapacitātes mājas?

Kur laiks aiziet patiesībā

15 minūtes uz pieteikumu ir pareizs skaitlis, ja to skata atsevišķi. Taču pieteikumi nepienāk atsevišķi. Tie pienāk nepārtrauktā uzmanības pārslēgšanās plūsmā, kas iznīcina lielāko daļu dienas, pirms tiek paveikts kaut kas noderīgs.

Saziņas izmaksas

Viens santehnikas bojājums darbplūsmā, kas balstās uz mājas WhatsApp grupu, vidēji rada šādus soļus:

1. Iedzīvotāja pirmā ziņa („visur ūdens”)
2. Pārvaldnieka precizējošs jautājums („kurā dzīvoklī?”)
3. Iedzīvotāja fotogrāfija un atbilde
4. Divi vai trīs citi iedzīvotāji iesaistās („mums arī”)
5. Pārvaldnieka starpatbilde („zvanu santehniķim”)
6. Atsevišķa sarakste ar santehniķi
7. Santehniķa ziņa stundu vēlāk
8. Pārvaldnieks pārpublicē jaunumus mājas grupā
9. Iedzīvotājs jautā, kad būs salabots
10. Pārvaldnieks skaidro vēlreiz
11. Apstiprinājums, ka salabots
12. Vēl viens iedzīvotājs apstiprina, ka vairs netek

Divpadsmit saskares punkti viena pieteikuma dēļ. Pat ja katrs aizņem tikai 90 sekundes, jūs esat iztērējuši gandrīz divdesmit minūtes un divpadsmit reizes pārslēgušies. Katra pārslēgšanās maksā vēl divas trīs minūtes „kur es paliku?” laika.

Pareiziet ar 30 pieteikumiem uz māju mēnesī, un iznāk vairāk nekā 15 stundas uz māju mēnesī tikai saziņai vien. Četrām mājām tā ir pilna darba nedēļa, pirms paveikts kaut kas īsts.

Neredzamā slodze

Otra lieta, ko izklājlapa ignorē: pārvaldnieks nodarbojas ar daudz ko vairāk nekā tikai ar pieteiktajiem bojājumiem. Uz viņa galda ir arī:

• iedzīvotāji, kas zvana, nevis raksta („negribēju traucēt grupu”)
• iedzīvotāji, kas raksta nepareizajam pārvaldniekam, jo nezina, kurš birojā atbild par viņu māju
• dzīvokļu īpašnieki un biedrību valdes, kas vēlas ikmēneša kopsavilkumu
• WhatsApp grupu moderēšana, lai saruna paliktu lietišķa
• kopsapulču un rakstisko aptauju sagatavošana, kas vairākas reizes gadā aprij veselas nedēļas
• maksājumu parādu atgādinājumi
• apdrošināšana, gada pārskati un citi obligātie dokumenti

Tā ir aisberga zemūdens daļa. Nekas no tā neparādās rādītājā „pieteikumi uz māju mēnesī”.

Īstie griesti

Parunājiet ar pārvaldniekiem, kuri pārvalda vairāk nekā piecas mājas un nav izdeguši, un atradīsiet vienu kopīgu iezīmi: viņi ir izņēmuši sevi no maršrutēšanas slāņa. Viņi nelemj, kurš risinās katru pieteikumu. Viņi nepārsūta informāciju starp iedzīvotājiem un meistariem. Viņi nemoderē WhatsApp grupas.

Ar ko viņi nodarbojas tā vietā:

• pieteikumu rindu pārskata vienu vai divas reizes dienā, nevis 80 reizes
• runā ar dzīvokļu īpašniekiem par stratēģiskām lietām: budžetu, renovāciju, piegādātāju maiņu
• pārņem jaunas mājas
• risina tos 5 % pieteikumu, kuriem patiešām vajag cilvēka spriedumu

Pārvaldnieks, kura darbs ir sašaurināts līdz pieteikumu šķirošanai, saziņai ar īpašniekiem un saasinātiem gadījumiem, ērti pārvalda 8-12 mājas. Pārvaldnieks, kurš joprojām pats ir maršrutēšanas slānis, izdegs pie 4.

Atšķirība ir struktūrā.

Kas maina struktūru

Trīs lietas, sakārtotas pēc ietekmes:

1. Tieši no iedzīvotāja pie meistara

Kad tiek pieteikts santehnikas bojājums, santehniķis paziņojumu saņem tieši. Pārvaldniekam nav jāiesaistās, kamēr kaut kas nesarežģījas. Šī viena izmaiņa samazina saziņas slodzi par aptuveni 60 %.

2. Statuss, ko iedzīvotāji redz

Kad iedzīvotājs redz „Procesā, piešķirts: Andris, santehniķis”, nevienam neko nerakstot, „ir kas jauns?” cikls pazūd pavisam. Pārvaldnieks pārstāj būt statusu raidītājs.

3. Pieteikumi, kas noslēdzas paši

Kad meistars atzīmē darbu kā pabeigtu un iedzīvotājs pieskaras „Apstiprināt”, pieteikums tiek slēgts. Nekādas papildu ziņas. Nekāda atgādinājuma. Nekādas izmeklēšanas, vai santehniķis vispār bija atnācis.

Šīs trīs lietas kopā paceļ griestus no 4 līdz 12.

Godīgā atbilde

Ja mēģināt novērtēt pārvaldnieku kapacitāti plānošanas modelim, lūk, reālistiski skaitļi atkarībā no darba veida:

Darba veids	Mājas uz vienu pārvaldnieku
WhatsApp grupa + telefona zvani	3-5
WhatsApp grupa + pieteikumi izklājlapā	4-6
Pieteikumi e-pastā	5-7
Strukturēta pieteikumu lietotne ar tiešu nodošanu meistaram	8-12
Tas pats, un slodzi dala vēl viens pārvaldnieks	12-16

Šie skaitļi attiecas uz pārvaldniekiem ar pilnu slodzi un bez citiem pienākumiem. Nepilnas slodzes gadījumā skaitļi samazinās aptuveni proporcionāli, līdz apmēram 30 % no pilnas slodzes. Zem tās katras mājas pastāvīgās izmaksas (jāpazīst katra māja, katrs iedzīvotājs, katrs meistars) atkal sāk dominēt. Ja jūsu mājas ir krietni lielākas vai mazākas par vidējo, pielāgojiet modeli saviem skaitļiem.

Kāpēc tas ir svarīgi biznesam

Pārvaldnieka kapacitāte ir vissvarīgākais skaitlis māju pārvaldīšanas uzņēmumā, jo tā nosaka jūsu vienības ekonomiku. Ja pārvaldnieks pārvalda 4 mājas un katra māja ienes X eiro mēnesī pārvaldīšanas maksā, jūsu ieņēmumi uz vienu pārvaldnieku ir 4X. Ja tas pats pārvaldnieks pārvalda 10 mājas, tie ir 10X, bet alga paliek aptuveni tāda pati.

Tāpēc uzņēmumi, kas pāriet uz strukturētu darbplūsmu, var piedāvāt par 30-50 % zemāku pārvaldīšanas maksu nekā tie, kas joprojām strādā WhatsApp grupās, un tik un tā nopelnīt vairāk uz vienu pārvaldnieku. Iemesls ir mehānisks: viņi pārstāj maksāt saviem pārvaldniekiem par to, ka tie ir dzīvi komutatori.

Ja vadāt pārvaldīšanas uzņēmumu un domājat, kāpēc peļņas marža gadu no gada sarūk, paskatieties, ar ko jūsu pārvaldnieki nodarbojas visu dienu. Izklājlapas modelis ir kārtībā. Problēma ir darbplūsma zem tā.