Kāpēc mājas WhatsApp grupa bremzē jūsu pārvaldīšanas uzņēmumu

Ieejiet jebkurā māju pārvaldīšanas birojā Rīgā, Daugavpilī, Liepājā vai Jelgavā un palūdziet pārvaldniekam parādīt, kā viņš vada savas mājas. Deviņos gadījumos no desmit viņš izņems telefonu un atvērs WhatsApp. Kāpņu telpas grupa, mājas grupa un vēl viena, ko biedrības valdes priekšsēdētājs izveidoja, „lai visi būtu lietas kursā”. Dažreiz arī mājas Facebook grupa. Lietotne no mājas uz māju mainās maz. Darba kārtība nemainās nemaz.

Šī WhatsApp grupa ir māju pārvaldīšanas neoficiālā operētājsistēma. Tā ir arī lielākais atsevišķais iemesls, kāpēc vairums pārvaldnieku nespēj pārvaldīt vairāk par trim vai četrām mājām, neizdegot.

Sākumā grupa ir noderīga. Pēc tam tā aug nepareizā virzienā.

Vienai mājai WhatsApp grupa ir gluži piemērota. Divdesmit dzīvokļu, varbūt četrdesmit iedzīvotāju, kāds bojājums ik pēc pāris dienām. Rīta ziņas izlasāt pie kafijas, atbildat uz steidzamajām, kaķu fotogrāfijas izlaižat. Piecas minūtes dienā, un viss nokārtots.

Problēmas sākas ar otro māju. Tagad jums ir divas grupas. Tad trīs. Katrai grupai ir savs konteksts, savi joki un savas piespraustās ziņas, kuras jūs vienmēr gatavojaties atjaunināt. Visas grupas darbojas paralēli. Visas vienlaikus pīkst jūsu telefonā, visu vakaru un visas brīvdienas.

Ap ceturto māju jūs vairs nepārvaldāt mājas. Jūs pārvaldāt sarunas par mājām.

Pieci konkrēti veidi, kā grupa pieviļ

1. Pieteikumi pazūd ziņu plūsmā.

„Lifts iestrēdzis ceturtajā stāvā.” Trīs ziņas vēlāk: „Vai kāds šodien redzēja pastnieku?” Divdesmit ziņas vēlāk: „Sestdien pagalma talka, nāciet visi!” Kad plkst. 21.00 atverat grupu, lifta problēma ir aprakta zem sešdesmit ziņām, un nav ērta veida to atkal atrast. Meklēšana palīdz, bet tikai tad, ja atceraties, kādus vārdus iedzīvotājs lietoja.

2. Ziņām nav statusa.

WhatsApp ziņai ir divi stāvokļi: izlasīta un neizlasīta. Tas arī viss. Nav „procesā”, nav „gaida santehniķi”, nav „salabots, gaida apstiprinājumu”. Tāpēc iedzīvotāji vienu un to pašu jautājumu uzdod trīs reizes. „Ir kas jauns?” „Ir kas jauns?” „Hallo??” Un jūs pavadāt pusi dienas, dažādiem cilvēkiem skaidrojot vienu un to pašu.

3. Tas, kurš ziņo, ne vienmēr ir tas, kuru tas skar.

Tekoša caurule 15. dzīvoklī skar 15. dzīvokli, dzīvokli zem tā un kāpņu telpu. Trīs dažādi cilvēki par to rakstīs no trim dažādiem skatpunktiem, visi vienā grupā. Kamēr neesat izlasījuši visu, nevarat pateikt, vai runa ir par vienu bojājumu vai trim.

4. Grupa nestrādā ar meistariem.

Pievienojiet santehniķi mājas grupai, un viņš redzēs katru kaķa fotogrāfiju un katru kāpņu telpas tenku pavedienu. Nepievienojiet, un jūs pārkopēsiet pieteikumus no grupas atsevišķā sarakstē ar santehniķi. Jebkurā gadījumā šaurā vieta esat jūs.

5. Nepaliek nekādu pēdu.

Kad kopsapulcē dzīvokļu īpašnieki jautā, kāpēc novembra apkures bojājuma novēršana aizņēma trīs nedēļas, jūs ritināt 4 000 ziņu, mēģinot atjaunot notikušo. Veiksmi, ja šāda hronoloģija kādreiz būs jāuzrāda tiesā, kad kāda sūdzība saasināsies. Nemaz nerunājot par to, ka visu iedzīvotāju tālruņa numuri grupā ir redzami visiem, kas rada savus datu aizsardzības jautājumus.

„Bet mani iedzīvotāji nekad neizmantos lietotni.”

Šis ir biežākais iebildums, un lielākoties tas ir novecojis. Tie paši iedzīvotāji, kas raksta grupā, jau izmanto desmit lietotnes: bankas lietotni, ēdiena piegādi, stāvvietas apmaksu, sabiedriskā transporta biļetes, bērnu E-klasi un darba e-pastu. Šķērslis nav tas, vai viņi prot uzstādīt lietotni. Šķērslis ir tas, vai lietotne ciena viņu laiku.

Ja bojājuma pieteikšana aizņem desmit sekundes (virsraksts, apraksts un, ja vēlas, fotogrāfija), vairums iedzīvotāju pāriet uz lietotni. Tie, kuri nepāriet, turpina rakstīt grupā, un kāds no viņiem pats no sevis kļūst par tiltu starp abiem kanāliem, pārceļot pieteikumus uz lietotni. Jums nav vajadzīgi 100 % iedzīvotāju. Jums vajag 70 %.

Kas aizstāj grupu

Darbplūsma ar četrām īpašībām:

• Katram pieteikumam ir atbildīgais. Kad iedzīvotājs iesniedz pieteikumu, tas nonāk uz konkrēta cilvēka galda: pie konkrēta pārvaldnieka vai konkrēta meistara. Tas nenonāk kopīgā kaudzē, kur katrs cer, ka ar to tiks galā kāds cits.
• Katram pieteikumam ir statuss. Jauns, Procesā, Gaida apstiprinājumu, Slēgts. Iedzīvotāji to redz, nejautājot. Pārvaldnieki to filtrē, neritinot.
• Katram pieteikumam ir kategorija. Santehnika, elektrība, koplietošanas telpas, kaitēkļu apkarošana. Kategorija nosaka, pie kā pieteikums nonāk.
• Katrs pieteikums noslēdzas pats. Kad meistars atzīmē darbu kā pabeigtu, iedzīvotājs vai nu apstiprina labojumu, vai atver pieteikumu atkārtoti, norādot iemeslu. Nav vajadzīgs ne zvans, ne pārvaldnieka iejaukšanās.

To visas lielās klientu atbalsta organizācijas pasaulē izmanto jau divas desmitgades. Māju pārvaldīšana līdz šim nebija saņēmusi rīku, kas atbilstu tieši tās vajadzībām. Līdz tagad.

Atgūtās stundas

Pārvaldnieki, kas atsakās no WhatsApp grupām, vienmēr stāsta vienu un to pašu: dienā atbrīvojas aptuveni divas līdz trīs stundas. Viņi joprojām pārvalda tās pašas mājas. Viņi vienkārši pārstāj būt dzīvs komutators. Pieteikumi paši nonāk pie īstā cilvēka. Statusi atjaunojas paši. Iedzīvotāji paši apstiprina labojumus.

Ko darīt ar šīm divām vai trim stundām, izlemjat jūs. Vairums mums pazīstamo pārvaldnieku uzņemas vairāk māju. Daži agrāk dodas mājās. Retais uzsāk otru biznesu. Jebkurā gadījumā griesti paceļas.