Kā izskatās strukturēta pieteikumu sistēma māju pārvaldniekiem

Pieteikums ir vienkāršs ieraksts. Tas ir arī vissvarīgākais strukturālais pamatelements mūsdienu operatīvajā darbā, sākot ar aviokompāniju klientu atbalstu un slimnīcu incidentu vadību un beidzot ar māju tehnisko apkopi.

Šajā rakstā paskaidrots, kas ir pieteikums, kas padara noderīgu sistēmu ap pieteikumiem un kas mainās, kad māju pārvaldīšanu pārceļat uz šādu sistēmu.

Pieteikums ir vienkārši ieraksts ar četrām īpašībām

Atmetiet žargonu, un pieteikums ir darba vienība ar četriem pievienotiem metadatu elementiem:

1. Identifikators, parasti numurs, piemēram, #0042. Lai uz to varētu atsaukties bez neskaidrībām.
2. Statuss, kur tas atrodas darbplūsmā. Jauns, Procesā, Gaida apstiprinājumu, Slēgts.
3. Atbildīgais, cilvēks, kurš šobrīd atbild par tā virzīšanu uz priekšu.
4. Vēsture, katra izmaiņa, ko kāds veicis, ar laika zīmogiem.

Tas arī viss. Viss pārējais (kategorijas, prioritātes, pielikumi, komentāri) ir neobligāts rotājums. Šīs četras īpašības pārvērš sūdzību par izsekojamu uzdevumu, nevis aizmirstu ziņu.

Salīdziniet to ar čata ziņu. Čata ziņai ir saturs. Tas arī viss. Tai nav identifikatora (izņemot tās vietu ziņu plūsmā), nav statusa, nav atbildīgā, nav vēstures. Tāpēc uz tās nevar vadīt darbplūsmu.

Kāpēc katra no četrām īpašībām ir svarīga

Identifikators

Kad divi cilvēki apspriež problēmu, viņiem jāzina, ka viņi runā par vienu un to pašu problēmu. Čatā to dara, citējot: „tā lifta lieta no vakardienas” vai „noplūde 12. dzīvoklī, par kuru santehniķis teica, ka tā ir blīve”. Tiklīdz jūsu uzņēmumā vienlaikus ir vairāk nekā pieci atvērti jautājumi, tas kļūst neskaidri.

Pieteikuma numurs (#0042, #0089) to atrisina uz visiem laikiem. Jebkurš iedzīvotājs, pārvaldnieks vai meistars var atsaukties uz pieteikumu pēc tā numura bez jebkādām neskaidrībām. Tas izklausās triviāli. Tas novērš aptuveni 15 % no visa apjukuma tipiskā pārvaldīšanas darbplūsmā.

Statuss

Statuss pārvērš brīvu sarunu par stāvokļu mašīnu:

Iedzīvotājam nav jājautā „ir kas jauns?”. Viņš redz statusu. Pārvaldniekam nav jāatceras, kuri pieteikumi gaida santehniķi. Viņš filtrē pēc statusa. Dzīvokļu īpašniekiem nav jālasa 200 ziņu, lai uzzinātu, cik pieteikumu šomēnes ir atvērti. Viņi saskaita.

Statusā mājo arī automatizācija. Kad statuss mainās, notiek lietas: tiek izsūtīti paziņojumi, iedzīvotāji saņem ziņu, meistariem tiek piešķirti darbi. Čatā tas nav iespējams, jo čatam nav stāvokļa jēdziena.

Atbildīgais

Katram pieteikumam katrā tā dzīves cikla brīdī ir tieši viens cilvēks, kurš atbild par tā virzīšanu uz priekšu. Kad iedzīvotājs to iesniedz, atbildīgais ir mājas pārvaldnieks (vai meistars, pie kura pieteikums nonāca automātiski). Kad pārvaldnieks to piešķir meistaram, atbildīgais kļūst meistars. Kad meistars atzīmē darbu kā pabeigtu, atbildīgais kļūst iedzīvotājs. Viņam jāapstiprina vai jāatver atkārtoti.

Šī ir vienīgā funkcija, kas salauž grupas čata „kopīgās ganības traģēdiju”, kur visi redz problēmu un neviens to nerisina.

Vēsture

Pilns žurnāls ar katru statusa maiņu, katru piešķiršanu, katru komentāru. Tas ir būtiski trīs iemeslu dēļ:

1. Atbildība. Kad pienāk kopsapulču laiks, varat uzrādīt precīzu hronoloģiju par to, kā tika risināts katrs pieteikums.
2. Likumsakarību atklāšana. Pēc sešiem mēnešiem atklāsiet, ka 40 % jūsu santehnikas pieteikumu ir no vienas mājas, kas norāda uz konstruktīvu problēmu, kas dzīvokļu īpašniekiem jārisina.
3. Jaunu darbinieku ievadīšana. Kad pievienojas jauns pārvaldnieks, viņš var pāršķirstīt jebkuras mājas vēsturi un saprast, kas notiek.

Ko pievieno „sistēma ap pieteikumiem”

Pieteikums pats par sevi ir ieraksts. Pieteikumu sistēma ap to pievieno darbplūsmu:

• Nodošana. Kad pieteikums izveidots, pie kā tas nonāk? Vairums pieteikumu sistēmu izmanto noteikumus: „kategorija = santehnika → piešķirt santehniķim X”. Pārvaldnieks nelemj.
• Paziņojumi. Kad statuss mainās, kurš saņem ziņu? Atbildīgais, pieteicējs, dažreiz novērotājs.
• Filtrēšana. „Parādiet visus jaunos pieteikumus 12. mājā, kas nav nevienam piešķirti un ir vecāki par 24 stundām.” Divi klikšķi.
• Grupas darbības. „Slēdziet 30 pieteikumus, kas jau vairāk nekā divas nedēļas gaida apstiprinājumu.” Viena darbība.

Šīs darbības čatā balstītā darbplūsmā neeksistē. WhatsApp nav iespējams „filtrēt visus atvērtos pieteikumus četrās mājās”, jo nekas WhatsApp nezina, kas ir „atvērts pieteikums”.

Minimālā dzīvotspējīgā pieteikumu darbplūsma mājai

Jums nav vajadzīga uzņēmuma platforma ar 200 funkcijām. Minimālajai noderīgajai pieteikumu darbplūsmai māju pārvaldīšanā ir:

• Virsraksts + apraksts + neobligāta kategorija + neobligāta fotogrāfija. Pats pieteikums.
• Statusa lauks ar ne vairāk kā 5 vērtībām. Jauns, Procesā, Gaida apstiprinājumu, Slēgts, Atkārtoti atvērts. Viss, kas vairāk, ir pārspīlēta inženierija.
• Piešķiršana vienai no trim lomām. Pārvaldnieks, meistars, iedzīvotājs.
• Push paziņojumi par piešķiršanu un statusa maiņu. Lai cilvēkiem nav jāatver lietotne, lai uzzinātu, ka kaut kas noticis.
• Sadalījums pa mājām. Katrs pieteikums pieder mājai, katrs lietotājs redz tikai tās mājas, kurās ir dalībnieks.

Tas ir viss kodols. Ja rīks to piedāvā saskarnē, ko iedzīvotāji var lietot bez apmācības, jums ir viss vajadzīgais.

Iebildumi, kas vienmēr parādās

„Mani iedzīvotāji to nekad neizmantos.”

Aptuveni 70 % izmantos. Pārējie 30 % uzrakstīs kaimiņam, kurš to izmanto, un viņš pieteikumu pārcels uz lietotni. Lai iegūtu operatīvos ieguvumus, jums nav vajadzīgi 100 %. Jums vajag pietiekami daudz lietotāju, lai iesūtne kļūtu par patiesības avotu.

„Mēs to mēģinājām ar e-pastu, un nestrādāja.”

E-pasts nav pieteikumu sistēma. E-pastam nav statusa, nav kopīgas iesūtnes, nav piešķiršanas, nav filtra, nav nodošanas. Mēģinājums lietot e-pastu kā pieteikumu sistēmu neizdodas, jo e-pasts tāds nav.

„Mums tam jau ir Excel tabula.”

Excel tabula ir tuvāk pieteikumu sistēmai nekā grupas čats. Tajā ir identifikatori un kaut kas līdzīgs statusa kolonnai. Tomēr tajā joprojām nav paziņojumu, nav reāllaika sadarbības, nav iedzīvotājiem redzamas saskarnes un nav automatizācijas. Tā ir darba uzskaite. Tā nav darbplūsma.

Domāšanas maiņa

Visgrūtākais, pārejot uz pieteikumu sistēmu, ir domāšanas maiņa no „es esmu sistēma” uz „sistēma ir sistēma, un es to pārraugu”. Pārvaldnieki, kuri to pieņem, izaug līdz 10 un vairāk mājām. Tie, kuri nepieņem, turpina būt dzīvi komutatori, līdz izdeg.

Pirmā nedēļa šķiet dīvaina, jo jums nav nepārtraukti jāatbild. Tad jūs saprotat, ka mājas darbojas gludi bez jūsu iejaukšanās reāllaikā, un iemesls ir tas, ka darbplūsma pati dara darbu, kas agrāk dzīvoja jūsu galvā.