Perché i verbali dell’assemblea di condominio non dovrebbero vivere nelle email

Da qualche parte nella tua casella di posta c’è un file che si chiama più o meno verbale_assemblea_2022_definitivo_v3_FIRMATO.docx. Un’altra versione, forse diversa, è nella posta dell’amministratore precedente. Una terza è stata stampata, firmata e inserita nel registro dei verbali, che nel 2023 ha cambiato studio insieme al passaggio di consegne. Insieme sono la memoria legale del condominio: che cosa hanno deciso i condòmini, con quale maggioranza, su decine di migliaia di euro di soldi altrui.

Fai una domanda semplice a quella memoria: che cosa ha deliberato esattamente l’assemblea sulla facciata, e quando? Ora stai cercando allegati in tre caselle di posta, aprendo un verbale dopo l’altro e leggendo paragrafi fino a trovare la delibera. Se due versioni non coincidono, hai un secondo problema, peggiore del primo.

L’errore sta nel trattare le decisioni come documenti. Una delibera è un dato, e i dati vogliono una struttura.

Che cos’è davvero una delibera dell’assemblea

Togli la cerimonia e ogni punto su cui vota un’assemblea di condominio ha gli stessi cinque campi:

• La proposta. Che cosa è stato messo ai voti, con la formulazione esatta che è stata votata.
• I voti. Favorevoli, contrari, astenuti. In condominio non sono semplici conteggi: il codice civile chiede una doppia maggioranza, per numero di intervenuti e per millesimi (art. 1136), quindi “7 favorevoli e 3 contrari” può non bastare, se i 7 insieme non arrivano ai millesimi richiesti.
• L’esito. Approvata o respinta, e chi l’ha proclamata.
• Il contesto. Quale assemblea, ordinaria o straordinaria, quale punto all’ordine del giorno, quale data.
• La sintesi. Che cosa si è deciso, in parole con cui chi verrà dopo possa agire.

I verbali in Word appiattiscono tutto questo in paragrafi. I voti, la parte che più probabilmente verrà contestata dopo, diventano una frase battuta di corsa alle dieci di sera, in una sala condominiale con l’aria viziata. È esattamente quello che abbiamo sostenuto per i guasti in come funziona un sistema di gestione delle segnalazioni: quando un’informazione ha dei campi, il testo libero è il contenitore sbagliato.

I conti della votazione: lì si vince o si perde la fiducia

Votare per millesimi è un’aritmetica spietata. L’interno 4 ha 62 millesimi e vota a favore. L’interno 9 ha 48 millesimi, è affittato, e il voto spetta di regola al condòmino, non all’inquilino che ci abita. Due condòmini hanno delegato per iscritto un vicino. Tre votano per alzata di mano in sala. E per la validità della delibera contano due numeri insieme: la maggioranza degli intervenuti e i millesimi che rappresentano, che per molte delibere devono arrivare almeno a 500.

Fai tutto questo a mente, dal vivo, durante l’assemblea, e ogni votazione tirata diventa contestabile. Il condòmino che ha perso rifarà i conti a casa, e se il suo risultato non coincide con quello proclamato, la discussione non riguarda più la facciata. Riguarda l’affidabilità delle tue registrazioni. E il codice civile gli lascia trenta giorni per impugnare la delibera (art. 1137).

Registrare ogni voto sulla sua unità, con i millesimi accanto, e annotare in modo esplicito deleghe e voti espressi in sala trasforma la proclamazione in un conto che chiunque può rifare. Il contestabile diventa verificabile, e le contestazioni verificabili si chiudono in fretta.

Il registro: numerato, cronologico, e ci si può solo aggiungere

Raccogliere le delibere è solo metà della risposta. L’altra metà è come si comporta la raccolta, e il comportamento giusto è rigoroso: ogni delibera entra in un unico registro per condominio, con numerazione progressiva, in ordine cronologico, e niente di ciò che contiene viene mai modificato o cancellato. Un errore nella voce 14? La voce 15 è la correzione, e lo dice apertamente. La storia dell’errore fa parte del registro.

Sembra pignoleria finché non vedi cosa ti dà. Un registro in cui si può solo aggiungere non può essere riscritto di nascosto, da nessuno, e questo significa che nessuno deve fidarsi delle buone intenzioni dell’amministratore. Il registro protegge l’amministratore onesto quanto vincola quello che non lo è: quando un condòmino dice “non è quello che abbiamo votato”, la voce numerata con il dettaglio della votazione risponde, e la discussione finisce in un minuto. In Kvaro, ogni delibera entra nel registro quando chiudi il punto all’ordine del giorno, e i condòmini ricevono un avviso quando viene registrata.

E il registro dei verbali previsto dalla legge?

Il codice civile chiede già ordine. Dell’assemblea si redige un verbale da trascrivere in un registro tenuto dall’amministratore (art. 1136), e tra i suoi compiti c’è proprio la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, in cui vanno annotate anche le mancate costituzioni dell’assemblea, le delibere e le brevi dichiarazioni dei condòmini che lo chiedono (art. 1130). Il verbale lo sottoscrivono di norma il presidente e il segretario dell’assemblea, e ogni interessato può chiedere all’amministratore di consultare i registri e ottenerne copia firmata (art. 1129).

Niente di tutto questo cambia con un programma. Il verbale sottoscritto resta il documento che fa fede, e nessuna app lo firma al posto del presidente e del segretario. Ma un raccoglitore di verbali è un supporto, non un motore di ricerca: serve a far fede, non a trovare in cinque minuti che cosa si è deciso sull’ascensore nel 2019. Kvaro affianca ai verbali firmati un registro delle delibere numerate, ciascuna con la sua votazione alle spalle, che trovi nella scheda Registro dei verbali e puoi esportare in PDF quando ti serve. Il verbale firmato dà la validità; il registro ti dà la memoria.

Anche le decisioni prese fuori dall’assemblea ordinaria vanno nello stesso registro

Non tutto aspetta l’assemblea ordinaria. Ci sono assemblee straordinarie convocate in fretta per un guasto urgente, a volte con metà dei condòmini. E ci sono, più di rado, decisioni che tutti i condòmini sottoscrivono per iscritto senza riunirsi. Sono proprio le decisioni che si perdono: senza una riunione alle spalle non c’è un verbale, e il foglio firmato finisce in un cassetto, fuori da qualsiasi ordine abbiano le assemblee.

Il registro risolve il problema perché è la casa unica delle delibere, comunque siano state prese. La delibera dell’assemblea straordinaria prende il suo numero nella stessa sequenza di quelle dell’ordinaria. La decisione sottoscritta per iscritto la aggiungi a mano nella stessa sequenza, con la data in cui si è conclusa. Un solo posto dove guardare. Nessuna seconda memoria informale.

Il registro è ciò che sopravvive al passaggio di consegne

Gli amministratori cambiano. Quando un condominio cambia amministratore, o il tuo studio perde un collaboratore, l’archivio della posta se ne va con lui. Il codice civile obbliga l’amministratore uscente a consegnare tutta la documentazione (art. 1129), ma email inoltrate e una cartella di PDF etichettata a mano non ricostruiscono dieci anni di vita del condominio; il nuovo amministratore parte mezzo alla cieca e scopre le vecchie delibere inciampandoci sopra.

Un registro si consegna come un pezzo solo: la storia completa delle delibere del condominio, numerata, con le votazioni allegate. E si stampa. I condòmini hanno diritto di consultare i registri, e quando qualcuno vende il suo appartamento, prima o poi il notaio o chi compra chiede se ci sono lavori straordinari già deliberati. Con un registro è un’esportazione. Con le email è un fine settimana perso.

Il copione a questo punto ti sarà familiare: i canali informali sembrano gratis fino al giorno in cui ti serve la registrazione, che è lo stesso motivo per cui il gruppo WhatsApp del condominio limita in silenzio la tua capacità. Con le delibere cambia solo la posta in gioco, perché lì la registrazione ha un peso legale.

Comincia dalla prossima assemblea

Nessuno ricopia dieci anni di verbali all’indietro, e non serve. Comincia il registro alla prossima assemblea: i punti all’ordine del giorno inseriti prima della riunione, i voti registrati per unità man mano che vengono espressi, l’esito proclamato a partire dal conteggio e le delibere numerate nel registro la sera stessa. Il vecchio archivio resta com’è, e ogni delibera da qui in avanti si può trovare, verificare e consegnare in ordine.

C’è una delibera che merita di essere la prima del registro, perché si ripete ogni anno ed è quella che muove più soldi: l’approvazione del preventivo nell’assemblea ordinaria. Quello che quell’approvazione mette in moto, dalle rate mensili al rendiconto, è l’esercizio condominiale, dal preventivo al rendiconto, e merita un articolo tutto suo.