L’esercizio condominiale: dal preventivo al rendiconto annuale

Ogni anno, nelle settimane prima dell’assemblea ordinaria, gli amministratori di condominio spariscono dentro lo stesso progetto: ricostruire un intero esercizio di conti del condominio abbastanza bene da presentare il rendiconto. Si riscaricano gli estratti conto, si riordinano scatoloni di fatture, e un documento che i condòmini leggeranno riga per riga viene messo insieme a forza di memoria e archeologia. Può costare settimane per ogni condominio.

Il rendiconto non è un lavoro dell’ultimo minuto. È il risultato di un ciclo che dura tutto l’anno. Il codice civile ne disegna il perimetro: l’assemblea approva il preventivo delle spese e la loro ripartizione tra i condòmini (art. 1135), e l’amministratore deve redigere il rendiconto annuale della gestione e convocare l’assemblea per approvarlo entro 180 giorni (art. 1130). Dentro quel perimetro, ogni esercizio segue gli stessi cinque passaggi: un preventivo, le rate che lo finanziano, la contabilità mese per mese, il rendiconto e il conguaglio con ogni condòmino. Seguili come una routine e la chiusura è aritmetica. Saltali e la chiusura è archeologia.

Passaggio 1: il preventivo, deciso una volta e approvato formalmente

L’anno comincia con un piano: le spese previste per voce (pulizie, ascensore, assicurazione, utenze, manutenzione), più il versamento al fondo di riserva come voce a sé, mai mescolato con le spese ordinarie. Dal totale si ricava la quota di ogni condòmino secondo il criterio di ripartizione del condominio: di regola i millesimi di proprietà, a volte in parti uguali per unità, oppure una tabella di ripartizione dedicata per certe spese, come quella di scale e ascensore, che il codice civile divide per metà in base al valore delle unità e per metà in base all’altezza del piano (art. 1124).

Divise per dodici, quelle quote diventano le rate mensili che ogni condòmino verserà per tutto l’esercizio. Due dettagli decidono se il resto dell’anno fila liscio:

• La ripartizione deve essere esatta. Le quote dei singoli condòmini devono tornare al totale previsto fino al centesimo, con l’arrotondamento assegnato di proposito. Un preventivo a cui mancano 40 centesimi è un rendiconto che a fine anno non quadra.
• Il preventivo è una delibera. Lo approva l’assemblea, e quell’approvazione va nel registro dei verbali del condominio, con la votazione alle spalle, perché ogni rata che incasserai nei dodici mesi successivi si regge su di essa. Quella disciplina di registrazione è un tema a sé: perché i verbali dell’assemblea non dovrebbero vivere nelle email.

Passaggio 2: rate che si emettono da sole

Dodici mesi passati a incassare le stesse somme dalle stesse persone sono il lavoro più automatizzabile di tutta la professione, e nella pratica il meno automatizzato.

La chiave è che la rata di ogni mese dovrebbe crearsi da sola a partire dal preventivo approvato, con un riferimento univoco per ogni condòmino, così che il denaro in entrata venga abbinato a chi l’ha mandato. Chi paga con bonifico mette il riferimento nella causale. Chi ha firmato un mandato SEPA non deve ricordarsi nulla, e per te il suo mese si riduce a una distinta SDD, un file che carichi sull’home banking del condominio, come raccontiamo nella guida all’addebito diretto SEPA. Qualunque sia il canale, la regola è la stessa: se preparare la rata di marzo richiede che tu ti ricordi di marzo, un mese distratto rompe l’anno senza che nessuno se ne accorga.

Passaggio 3: la contabilità come abitudine da dieci minuti al mese

Tra le rate che entrano e le fatture che escono, il conto del condominio accumula la materia prima del rendiconto: i movimenti. L’abitudine che tiene vivo il ciclo è piccola. Importa ogni estratto conto quando arriva (in XML CAMT o MT940), lascia che le entrate si abbinino a ogni condòmino grazie al riferimento e assegna ogni uscita alla sua voce di spesa finché ti ricordi ancora di cosa si trattava. Dieci minuti al mese, come spieghiamo in come gestire la contabilità del condominio senza Excel.

È il passaggio che sostituisce l’archeologia di prima dell’assemblea. Un rendiconto costruito a fine esercizio partendo da movimenti già classificati è un report. Lo stesso rendiconto costruito mesi dopo partendo da carte non classificate è una ricostruzione, ed è nelle ricostruzioni che nascono gli errori e la sfiducia dei condòmini.

Nel frattempo, le fatture dei fornitori vanno accanto alla spesa che hanno generato: registra ognuna come spesa classificata quando arriva e conserva l’originale, perché scritture e documenti giustificativi del condominio vanno conservati per dieci anni (art. 1130-bis). Quando una fattura arriva come file strutturato nel formato europeo EN 16931, può diventare una bozza di spesa con una sola conferma, come raccontiamo in fattura elettronica e condominio. Uno scatolone in meno.

Passaggio 4: il rendiconto, calcolato, non composto

Se i passaggi da 1 a 3 hanno funzionato tutto l’anno, il rendiconto è una derivazione: la spesa totale per voce confrontata con il preventivo, la quota di ogni condòmino secondo gli stessi criteri di ripartizione, quanto ogni condòmino ha effettivamente versato secondo i movimenti abbinati, e la differenza per ciascuno. Accanto, la situazione patrimoniale del condominio: i saldi dei conti, il fondo di riserva, i crediti verso i condòmini. È quello che chiede anche il codice civile: entrate, uscite, situazione patrimoniale, fondi disponibili ed eventuali riserve, espressi in modo da consentire l’immediata verifica (art. 1130-bis).

Due cose bloccano il calcolo, e a ragione; un buon programma le nomina invece di produrre in silenzio un documento sbagliato. Un buco di copertura, cioè un periodo senza estratto conto importato, in cui si sono mossi soldi che la registrazione non vede. Oppure movimenti non classificati, righe che nessuno ha assegnato a una voce. Entrambi si trovano in pochi minuti se ci pensi a fine esercizio. Entrambi sono mine se li lasci alla settimana prima dell’assemblea.

Passaggio 5: il conguaglio, e la chiusura

L’assemblea esamina il rendiconto e lo approva; anche questa approvazione è una delibera che va nel registro dei verbali. Poi si regolano le differenze: il condòmino che ha versato meno di quanto gli spettava deve il conguaglio, quello che ha versato di più resta a credito. Calcolarlo e incassarlo a mano, condòmino per condòmino, è l’ultimo baluardo della fatica di fine anno, e non c’è motivo che lo sia. I risultati per condòmino sono già calcolati; trasformarli in rate di conguaglio e crediti dovrebbe essere un’azione sola, non un pomeriggio di conti e copia e incolla. In Kvaro, quando confermi il rendiconto approvato, per ogni condòmino che deve viene emessa la rata di conguaglio, e per ogni condòmino che ha versato di più resta registrato un credito, da compensare o da restituire.

E una volta approvato, l’esercizio si chiude. Nessuna modifica a un anno chiuso, mai; le correzioni si fanno, documentate, nell’esercizio aperto. Che le registrazioni contabili non si possano alterare è un principio contabile quasi universale, ma la ragione di fondo è la stessa dei verbali: una registrazione che dimostrabilmente non si può riscrivere di nascosto è una registrazione a cui nessuno deve credere sulla parola.

Due flussi paralleli meritano di restare visibili tutto l’anno invece di comparire come sorpresa alla chiusura. Il fondo di riserva sono i soldi di lungo periodo dei condòmini, e dovrebbe potersi seguire come saldo a sé, idealmente su un conto dedicato, con i versamenti visibili rispetto al previsto; e quando l’assemblea delibera lavori di manutenzione straordinaria, il codice civile chiede di costituire un fondo speciale pari all’importo dei lavori (art. 1135), che conviene seguire nello stesso modo. Il passaggio dei dati al commercialista, se ti appoggi a uno studio esterno, dovrebbe essere un’esportazione, non una ribattitura: per questo esistono i file di esportazione contabile, perché le tue registrazioni entrino nel suo programma invece di essere dettate al telefono. Kvaro esporta un file contabile generico, con le voci e i numeri di conto che assegni tu.

Il dividendo: condòmini che possono verificare da soli

Segui il ciclo e cambia qualcosa che va oltre il tuo carico di lavoro. Ogni condòmino ha, in qualsiasi momento, una risposta aggiornata alle domande che altrimenti riempiono la prima ora dell’assemblea: quanto ho versato, quanto devo, quanto c’è nel fondo di riserva, per cosa ha speso il condominio. Quando l’estratto conto di ogni condòmino è visibile tutto l’anno, l’assemblea smette di essere un processo all’amministratore e torna a essere l’organo che decide.

Le settimane risparmiate ogni anno sono il ritorno evidente. Quello che si accumula nel tempo è la fiducia: un condominio che può verificare quando vuole i numeri del suo amministratore è un condominio che lo riconferma in assemblea senza battaglie.