Kaip valdyti didelį butų portfelį nesamdant daugiau darbuotojų

Pirmieji dešimt butų tvarkomi iš atminties. Žinote, kuris gyventojas rašo dėl katilo, kuris visada vėluoja sumokėti ir kuris rangovas atsiliepia sekmadienį. Kažkur perkopus keliolika butų, atmintis nustoja būti sistema. Remontas praleidžiamas, nes apie jį buvo pranešta pokalbio atsakyme, kurį prasukote. Priminimas apie mokėjimą nusiunčiamas tam, kas jau sumokėjo. Vienas vakaras per savaitę dingsta derinant banko eilutes su butų numeriais.

Neformalią tvarką sulaužo būtent augimas. Kiekvienas pridėtas butas yra dar vienas „varva čiaupas“ srautas ir dar viena „ar jie šį mėnesį sumokėjo?“ eilutė, o abu srautai vis dar patenka į vieną telefoną. Portfelis gali toliau augti. Būdas, kuriuo jį valdote, negali, nebent veikla persikelia iš telefono į kažką, kas sukurta būtent tokiam darbui.

Kvaro tvarko operacinę butų portfelio pusę: remontus ir pinigus, kurie ateina po įsikraustymo. Skelbimai apie nuomą ir sutartys lieka ten, kur juos tvarkote šiandien. Toliau aprašoma, kaip savininkas abu darbus atlieka su penkiasdešimčia butų, įdėdamas tiek pastangų, kiek telefonas reikalavo su dešimčia.

Suteikite kiekvienam butui vieną vietą pranešti apie problemą

Šiuo metu prašymai dėl remonto jus pasiekia visais kanalais vienu metu: žinute, skambučiu, pranešimu namo prižiūrėtojui, raštu po durimis. Kiekvienas kanalas kažką praranda. Skambutyje nėra nuotraukos. Žinutėje nebelieka adreso, kai ji nuslenka žemyn. Jūs tampate skirstytoju, kuris iš naujo įrašo „bėga vamzdis, 14 butas, skubu“ į kokį nors savo sąrašą.

Kvaro kiekvienam gyventojui suteikia tas pačias duris. Gyventojas atidaro programėlę ir praneša apie gedimą: pavadinimas, aprašymas, prioritetas (Žemas, Vidutinis, Skubus), pasirenkama kategorija ir nuotraukos. Vien nuotrauka sutaupo apsilankymą: surūdijusį vožtuvą pamatote dar prieš ką nors siųsdami. Pranešimas atkeliauja susietas su butu ir namu, todėl nieko nereikia perrašinėti ir niekas nėra anonimiška.

Galite pranešti ir gyventojo vardu, pavyzdžiui, vyresnio amžiaus gyventojui, kuris mieliau skambina, nei spaudo ekraną. Pasirinkite, kieno vardu pranešama, ir gedimas atsiras jo sraute su pranešimu, todėl įrašas bus identiškas, nesvarbu, ar jį įvedė jis, ar jūs.

Kiekvienas remontas turi būseną, todėl niekas neužstringa

Plokščias atvirų problemų sąrašas paslepia tas, kurios svarbios šiandien. Savininkui, turinčiam butų daugelyje namų, reikia žinoti kiekvieno remonto būseną: kas nauja, kas juda ir kas užstrigo. Kiekvienas Kvaro gedimas pereina būsenas Naujas, Vykdomas, Tikrinamas ir Išspręstas, o atskira baigtis „Nėra ką taisyti“ skirta tiems, kuriems reikia paaiškinimo, o ne apsilankymo. Gyventojas patvirtina sutvarkymą, arba jūs pažymite gedimą kaip išspręstą tiesiogiai. Jei gedimas pasikartoja, jis atidaromas iš naujo su privaloma priežastimi, todėl pasikartojanti problema palieka pėdsaką, o ne išnyksta.

Savininkui, stebinčiam daug butų, eilė ir yra esmė. Ją galima filtruoti ir versti puslapiais, todėl „visi skubūs dar atviri gedimai visuose šešiuose namuose“ yra vienas vaizdas, o ne šešių pokalbių prasukimas. Kai rangovas per rytą sutvarko dešimt smulkių gedimų, juos išsprendžiate vienu masiniu veiksmu. Tiesioginis pranešimas jus pasiekia, kai užregistruojamas trūkęs vamzdis, o ne tada, kai apatinio buto gyventojas paskambina dėl lubų. Jei tokie pranešimai šiuo metu gyvena grupės pokalbyje, tai atskiras tylus mokestis, aprašytas straipsnyje apie namo Messenger grupę.

Visa gedimų eigos mechanika, nuo priėmimo iki uždarymo, aprašyta gedimų registravimo sistemos vadove.

Paskirstykite remontus taip, kad jie visi neatitektų jums

Portfelis nustoja augti, kai vienas žmogus sėdi kiekvienos užduoties viduryje. Kvaro sukurtas tam, kad jus iš to vidurio ištrauktų.

Kai pranešama apie gedimą, jis gali būti paskirstytas pats: tos kategorijos numatytajam rangovui, pagal įgūdžius parinktų meistrų grupei, iš kurios kas nors jį pasiima pats, namo administratoriui arba jums. Meistras mato tik tas kategorijas, kurias tvarko, todėl santechnikas gauna santechniką ir niekada nebrenda per visa kita. Portfeliui augant, pridedate meistrą ar dar vieną administratorių ir perduodate jam atskirą sritį, užuot pridėję dar vieną valandą prie savo dienos.

Jūsų planas nustato, kiek toli tas delegavimas siekia. Nemokamas planas apima neribotą namų ir butų skaičių su iki trijų administratorių ir penkių meistrų, o to daugumai savininkų gerokai užtenka ir peržengus pirmuosius kelis adresus. Premium ir Ultimate padidina administratorių ir meistrų skaičių ir prideda automatinį gedimų paskirstymą, kai perimate daugiau, o Ultimate leidžia kiekvienam namui priskirti numatytąjį meistrą, kad kiekvienas adresas būtų nukreiptas savo patikimam rangovui. Įrankis auga po vieną lygį kartu su butų skaičiumi.

Leiskite mokėjimams patiems save identifikuoti

Kita portfelio pusė yra gaunami pinigai. Turėdami dešimt butų, išraše atpažįstate pavardes. Turėdami penkiasdešimt, „J. Kazlauskas“ gali būti trys skirtingi gyventojai, o pavedimo susiejimas su butu tampa spėlione, kurią kartojate kiekvieną savaitę.

Kvaro spėliones pašalina. Kai sukuriate įmoką, ar tai būtų mėnesinė įmoka, vienkartinė įmoka stogo remontui, ar kaupiamųjų lėšų įnašas, kiekvienas butas gauna savo įmokos kodą. Gyventojas gauna tiesioginį pranešimą ir programėlėje mato sumą bei tą kodą, paruoštus nukopijuoti į mokėjimo paskirties lauką savo internetinėje bankininkystėje. Jei gyventojas nori, kad įmoka būtų nurašoma nuo jo sąskaitos automatiškai, iš tos pačios įmokos galima parengti SEPA tiesioginio debeto paketą. Kai pinigai ateina, kodas išraše tiksliai parodo, kuris butas sumokėjo, iki cento.

Tada kiekvienai įmokai matote, kas sumokėjo: kiekvienas butas pažymėtas kaip sumokėjęs, sumokėjęs iš dalies arba nesumokėjęs. Priminimai susitraukia nuo savaitinio viso išrašo peržiūrėjimo iki kreipimosi tik į tuos kelis, kurie iš tikrųjų skolingi, su skaičiais prieš akis. Priminimas žmogui, kuris sumokėjo prieš tris savaites, kainuoja daugiau geros valios nei bet koks vėluojantis mokėjimas, o pagal įmokos kodą susieti įrašai tokią klaidą padaro neįmanomą.

Banko išrašas yra įrašas. Importuokite jį, neperrašinėkite.

Jūsų bankas jau saugo patikimiausią namo pinigų žurnalą: kiekvieną gautą mokėjimą ir kiekvieną išleistą sumą, su datomis ir išsamiai. Nukopijavus jį į skaičiuoklę, gaunama prastesnė versija, o paskui ir antras darbas, kad kopija liktų suderinta.

Kvaro vietoj to importuoja išrašą. Pasirenkate failą, ir jis apdorojamas jūsų pačių įrenginyje, naršyklėje ar telefone, ir niekur neįkeliamas ir nesaugomas; įrenginį palieka tik tos operacijų eilutės, kurias nusprendžiate išsaugoti. Tai svarbu, nes namo išraše yra kiekvieno gyventojo vardas ir mokėjimų istorija. Gaunamos eilutės pagal įmokos kodą pačios susiejamos su sumokėjusiu butu, o išeinančios eilutės susiejamos su išlaidomis, kurias jos padengia, todėl užregistruota išlaida tampa apmokėta, apmokėta iš dalies arba neapmokėta pagal išrašą, o ne pagal jūsų atmintį. Sąrašas, kas sumokėjo, ir kiekviena būsena remiasi tuo, ką pasakė bankas.

Vienas patikrinimas tyliai išgelbsti visą įrašą. Kiekvienas išrašas nurodo pradinį ir galutinį likutį, o Kvaro prieš importuodamas patikrina pradinį likutį pagal namo užregistruotą likutį. Praleiskite mėnesį trūkusio vamzdžio chaose, ir kitas importas neleis spragai prasprūsti: jis sustos ir praneš, kad trūksta išrašo. Nenutrūkstama išrašų grandinė leidžia bet kuriuo metu įrodyti, kur nukeliavo kiekvienas mokėjimas ir iš kur atsirado kiekviena išlaida, o būtent to klausia bendraturtis ar bendrijos valdyba. Visa mokėjimų sekimo sistema aprašyta bendrijos finansų vadove.

Įdėkite programėlę gyventojams į rankas

Niekas iš to neveikia, jei gyventojų nėra programėlėje, o dideliame portfelyje tai skamba kaip sunkioji dalis. Iš tikrųjų tai lengvoji dalis. Kiekvienas namas turi šešių simbolių prisijungimo kodą ir bendrinamą nuorodą; gyventojas ją paspaudžia, ir nuoroda atidaro programėlę iškart prisijungimo ekrane su jau įrašytu kodu arba pirmiausia nukreipia į parduotuvę ją įdiegti. Vienas gyventojas gali priklausyti keliems jūsų namams ir perjungti juos, todėl gyventojas, persikraustantis portfelio viduje, išlaiko vieną paskyrą.

Gyventojų programėlė yra ir tyliausias jūsų pardavimų įrankis. Kai pristatote save kitam namui, „jūsų gyventojai gaus programėlę, kurioje matyti, kaip užregistruojamas ir uždaromas remontas, ir tiksliai matyti, kiek jie skolingi“ yra apčiuopiamas skirtumas nuo administratoriaus, kuris vis dar viską tvarko telefonu. Būtent šis argumentas laimi sutartį.

Įrodykite tai kiekvienam namui, kai tik paprašo

Turėti portfelį reiškia atsakyti į tą patį klausimą apie kiekvieną adresą: kaip iš tikrųjų sekasi šiam namui? Kvaro sugeneruoja kiekvieno namo PDF ataskaitą už bet kurį laikotarpį, į kurią sudedami sutvarkyti gedimai su nuotraukomis, finansai, skelbimai ir apklausos. Ji generuojama serveryje ir jums praneša, kai paruošta, todėl šešių namų mėnuo yra šeši paspaudimai, o ne savaitgalis rinkimo.

Ataskaita atsiperka dukart. Tai įrašas, kurį įteikiate bendrijos valdybai ar bendraturčiui, ir tai įrodymas, kurį parodote kitam namui, kurį norite laimėti. Ultimate plane ataskaitos generuojamos pagal grafiką kas mėnesį ar kas ketvirtį, skelbiamos namo dokumentų bibliotekoje ir turi jūsų logotipą. Visas vaizdas pateiktas ataskaitų vadove.

Kas iš tikrųjų auga kartu

Sąžiningas bet kokio įrankio testas yra tai, ar dvidešimto namo valdymas kainuoja mažiau nei penkto. Čia taip ir yra, nes darbas, kurį sukuria kiekvienas butas, dabar teka į sistemą, o ne ant jūsų. Remontas nukeliauja meistrui ir pats užsidaro. Mokėjimas pats save identifikuoja ir suderinamas pagal išrašą. Ataskaita pati susidėlioja, kai tik paprašote. Kiekvienam butui pridedate eilutę, o ne vakarą.

Tai ir yra skirtumas tarp to, kad turite daug butų, ir to, kad valdote daug butų. Butai visada buvo lengvoji dalis. Tikrosios lubos yra tai, kiek butų vienas žmogus iš tikrųjų gali valdyti, kol veikla neapriboja augimo, ir tai išnagrinėta straipsnyje kiek namų gali administruoti vienas žmogus. Perkelkite remontus ir pinigus iš savo telefono, ir butų, kuriuos gali valdyti vienas žmogus, skaičius kils kartu su jais.