Kiek namų gali realiai administruoti vienas administratorius?

Kiekvienas administravimo įmonės savininkas bando įvertinti šį skaičių. Kiek namų vienas administratorius iš tikrųjų gali tvarkyti dirbdamas visu etatu? Konferencijose skamba skaičiai nuo 8 iki 20. Konkurentas tvirtina, kad 30. Jūsų patyręs administratorius prisiekia, kad tikrosios lubos yra 4.

Visi jie teisūs, priklausomai nuo to, kam administratorius skiria savo dieną. Panagrinėkime tai sąžiningai.

Naivūs skaičiavimai

Dauguma „namų vienam administratoriui“ skaičiuoklių remiasi maždaug tokiomis prielaidomis:

• 8 darbo valandos per dieną
• vidutiniškai ~30 gedimų vienam namui per mėnesį
• ~15 minučių administratoriaus laiko vienam gedimui (perskaityti, atsakyti, perduoti, patikrinti)
• keletas administracinių užduočių (skelbimai, dokumentai, visuotinio susirinkimo pasiruošimas)

Įrašote šiuos skaičius ir lengvai gaunate 12-15 namų vienam administratoriui. Būtent šį skaičių įmonės naudoja, kai pristato save investuotojams.

Praktikoje administratorius pasiekia 3-5. Kur tada dingsta likę 7-10 teorinių pajėgumų namų?

Kur iš tikrųjų dingsta laikas

15 minučių vienam gedimui yra teisingas skaičius atskirai paėmus. Tačiau gedimai neateina atskirai. Jie ateina įsilieję į nuolatinį dėmesio perjungimo srautą, kuris suėda didžiąją dienos dalį dar prieš pradedant tikrą darbą.

Komunikacijos sąnaudos

Vienas santechnikos gedimas, tvarkomas per namo Messenger grupę, vidutiniškai sukuria:

1. Pradinę gyventojo žinutę („visur vanduo“)
2. Administratoriaus patikslinantį klausimą („kuriame bute?“)
3. Gyventojo nuotrauką ir atsakymą
4. Dar du ar tris įsiterpiančius gyventojus („taip, pas mus irgi“)
5. Administratoriaus laikiną atsakymą („skambinsiu santechnikui“)
6. Atskirą pokalbį Messenger su santechniku
7. Santechniko atnaujinimą po valandos
8. Administratoriaus perkeltą atnaujinimą į namo grupę
9. Gyventojo klausimą, kada bus sutvarkyta
10. Administratoriaus pakartotinį paaiškinimą
11. Patvirtinimą, kad sutvarkyta
12. Antro gyventojo patvirtinimą, kad nebevarva

Tai dvylika sąlyčio taškų vienam gedimui. Net jei kiekvienas trunka 90 sekundžių, sudeginote beveik dvidešimt minučių ir dvylika kartų perjungėte dėmesį. Kiekvienas perjungimas kainuoja dar dvi-tris minutes, kol susivokiate, „kur aš buvau?“.

Padauginkite iš 30 gedimų vienam namui per mėnesį ir gausite daugiau nei 15 valandų vienam namui per mėnesį vien komunikacijai. Keturiems namams tai visa darbo savaitė dar prieš atliekant bet kokį tikrą darbą.

Nematomas darbo krūvis

Kitas dalykas, kurio skaičiuoklė nepaiso: administratoriai tvarko kur kas daugiau nei praneštus gedimus. Jie taip pat turi reikalų su:

• Gyventojais, kurie skambina, užuot parašę („nenorėjau trukdyti grupei“)
• Gyventojais, kurie rašo ne tam administratoriui, nes nežino, kuris administratorius tvarko kurį namą
• Bendrijų pirmininkais ir butų savininkais, kurie nori mėnesinių suvestinių
• Messenger grupės moderavimu, kad diskusija išliktų dalykiška
• Valdybos posėdžių ir visuotinių susirinkimų pasiruošimu tris ar keturis kartus per metus, kuris suėda ištisas savaites
• Įmokų išieškojimu
• Draudimo ir teisės aktų reikalavimų popierizmu

Tai povandeninė ledkalnio dalis. Nieko iš to nesimato skaičiuje „gedimų vienam namui per mėnesį“.

Tikrosios lubos

Pakalbėkite su administratoriais, kurie peržengė penkių namų ribą neperdegę, ir rasite vieną bendrą bruožą: jie pašalino save iš perdavimo grandies. Jie nesprendžia, kas tvarko kiekvieną gedimą. Jie neperdavinėja informacijos tarp gyventojų ir meistrų. Jie nemoderuoja Messenger grupių.

Kam jie skiria laiką vietoj to:

• Gautųjų dėžutės peržiūrai kartą ar du per dieną, o ne 80 kartų
• Pokalbiams su butų savininkais strateginiais klausimais: biudžetais, renovacija, rangovų keitimu
• Naujų namų perėmimui
• Tiems 5 % gedimų, kuriems iš tikrųjų reikia žmogaus sprendimo

Administratorius, kurio vaidmuo susiaurėja iki gautųjų rūšiavimo, bendravimo su savininkais ir sudėtingesnių atvejų, patogiai gali tvarkyti 8-12 namų. Administratorius, kuris vis dar yra perdavimo grandis, perdegs ties 4.

Skirtumas slypi struktūroje.

Kas keičia struktūrą

Trys dalykai, pagal poveikį:

1. Tiesioginis kelias nuo gyventojo iki meistro

Kai pranešama apie santechnikos gedimą, santechnikas pranešimą gauna tiesiogiai. Administratoriui nereikia dalyvauti, kol kas nors nesusikomplikuoja. Vien šis pokytis sumažina komunikacijos sąnaudas maždaug 60 %.

2. Būsena, kurią mato gyventojai

Kai gyventojas mato „Vykdomas, priskirta: Tomas, santechnikas“ niekam nerašydamas, „ar yra naujienų?“ ratas išnyksta visiškai. Administratorius nustoja būti būsenų skelbėju.

3. Pačios užsidarančios užklausos

Kai meistras pažymi gedimą kaip sutvarkytą, o gyventojas paspaudžia „Patvirtinti, kad sutaisyta“, gedimas užsidaro. Jokios papildomos žinutės. Jokio priminimo. Jokio aiškinimosi, „ar santechnikas iš tikrųjų atvyko?“.

Šie trys dalykai kartu pakelia lubas nuo 4 iki 12.

Sąžiningas atsakymas

Jei bandote įvertinti administratorių pajėgumus planavimo modeliui, štai realistiški skaičiai pagal darbo eigą:

Darbo eiga	Namų vienam administratoriui
Messenger grupė + telefono skambučiai	3-5
Messenger grupė + gedimų lentelė	4-6
El. pašto užklausų sistema	5-7
Struktūruota gedimų programėlė su tiesioginiu perdavimu meistrui	8-12
Tas pats, kai krūvį dalijasi du administratoriai	12-16

Šie skaičiai taikomi visu etatu dirbantiems administratoriams be kitų pareigų. Dirbant ne visu etatu skaičiai mažėja maždaug proporcingai iki maždaug 30 % etato. Žemiau šios ribos vėl ima dominuoti kiekvieno namo pastovios sąnaudos (pažinti kiekvieną namą, kiekvieną gyventoją, kiekvieną meistrą).

Kodėl tai svarbu verslui

Administratoriaus pajėgumai yra svarbiausias administravimo įmonės skaičius, nes jie lemia jūsų vieneto ekonomiką. Jei administratorius tvarko 4 namus, o kiekvienas namas atneša X € per mėnesį administravimo mokesčio, jūsų pajamos vienam administratoriui yra 4X. Jei tas pats administratorius tvarko 10 namų, jos yra 10X, o administratoriaus atlyginimas lieka maždaug toks pat.

Todėl įmonės, perėjusios prie struktūruotos darbo eigos, gali pasiūlyti 30-50 % mažesnius administravimo mokesčius nei įmonės, vis dar dirbančios per Messenger grupes, ir vis tiek uždirbti daugiau vienam administratoriui. Priežastis mechaninė: jos nustoja mokėti administratoriams už buvimą gyvu komutatoriumi.

Jei vadovaujate administravimo įmonei ir svarstote, kodėl jūsų marža vis mažėja, pažiūrėkite, ką jūsų administratoriai veikia visą dieną. Skaičiuoklės modelis yra geras. Problema slypi po juo esančioje darbo eigoje.