Come scegliere un software per la gestione del condominio: guida pratica

Scegliere un software per amministratori di condominio è scomodo perché il mercato è spaccato in due. Da una parte ci sono i gestionali di una volta, installati sul computer dello studio e pensati per la contabilità, i riparti, le rate e la stampa dei verbali. Fanno benissimo quello che facevano vent’anni fa e quasi niente di quello che oggi ti chiedono i condòmini. Dall’altra ci sono cento app appena nate che gestiscono le segnalazioni ma si dimenticano degli avvisi, dei documenti, del lavoro su tanti condomini alla volta e di come è organizzato davvero il tuo studio.

Questa guida è un filtro pratico. Raccoglie le funzioni che contano per un amministratore di condominio che lavora sul campo, e quelle che nelle demo fanno bella figura ma che nessuno usa.

Quello che ti serve davvero (le otto)

1. Segnalazioni strutturate, non solo chat

Lo strumento deve trattare ogni segnalazione come un record con uno stato, un responsabile e una cronologia. Qualsiasi cosa sia “WhatsApp per amministratori” non serve, per gli stessi motivi per cui non serve il gruppo WhatsApp del condominio.

Se non riesci a filtrare in due clic le segnalazioni aperte di tutti i tuoi condomini, lo strumento è sotto il minimo.

2. Separazione per condominio

Segui più di un condominio. Ogni schermata deve mostrare un condominio o tutti, mai un miscuglio accidentale. I residenti del condominio A non devono mai vedere segnalazioni, documenti o avvisi del condominio B, nemmeno per sbaglio.

Se nella demo non ti mostrano un modo pulito per passare da un condominio all’altro, il modello dei dati che c’è sotto è sbagliato e ci combatterai per sempre.

3. Quattro ruoli, permessi veri

Titolare dello studio / Amministratore / Manutentore / Residente. Ogni ruolo vede una cosa diversa. Il titolare vede i soldi e gli amministratori. L’amministratore vede i condomini e le segnalazioni. Il manutentore vede solo la propria coda di lavoro. Il residente vede solo il suo condominio.

Se lo strumento distingue soltanto tra “admin” e “utente”, finirai per gestire i permessi a memoria e un giorno un manutentore vedrà una fattura che non doveva vedere.

4. Accesso dei residenti con un codice, non con un link via email

I link scadono, finiscono nello spam, oppure il residente un indirizzo email non ce l’ha proprio (capita spesso nei palazzi più vecchi, con tanti residenti anziani). Un codice di sei caratteri che il residente digita nell’app funziona con tutti.

Se lo strumento prevede solo l’invito tramite link, preparati a registrare a mano i tuoi residenti più anziani per sempre.

5. I documenti di ogni condominio

I pochi documenti di cui un residente ha davvero bisogno: il regolamento di condominio, le istruzioni antincendio, i verbali delle assemblee, il preventivo approvato. Si caricano una volta per condominio e tutti i residenti di quel condominio possono consultarli. PDF, DOC o immagine. Con 25 MB per file sei più che coperto.

Se lo strumento non archivia documenti, continuerai a mandare PDF via email e metà del senso si perde.

6. Avvisi con promemoria

Due tipi: Evento (con promemoria facoltativo 1 ora, 1 giorno, 3 giorni o 1 settimana prima) e Info. Nient’altro. I residenti ricevono una notifica push. Gli amministratori non ricevono promemoria per gli eventi che hanno creato loro stessi.

Se lo strumento ha flussi di avvisi complicatissimi, con catene di approvazione e registri di audit, stai pagando una funzione che esiste per spuntare una voce in un capitolato d’acquisto. A un amministratore non serve.

7. La cronologia di ogni segnalazione

Quando un condòmino chiede in assemblea perché una segnalazione di novembre ha richiesto tre settimane, devi poter mostrare una cronologia. Ogni cambio di stato, ogni assegnazione, ogni commento. Con data e ora.

Ti copre anche le spalle. Se un condòmino contesta, la cronologia di come hai gestito la sua segnalazione è il modo migliore per dimostrare che sei intervenuto in tempo.

8. Pensato per lo smartphone, con la versione web

Il 90% di quello che fanno i residenti lo fanno dal telefono. Anche il 90% di quello che fa l’amministratore (non sei alla scrivania, sei in un androne o a un sopralluogo). La versione web serve per il lavoro d’ufficio: l’amministrazione pesante, la fatturazione, la configurazione.

Se lo strumento funziona solo sul web e l’“app” è un sito che si adatta al telefono, i residenti non la useranno e tutto crolla.

Quello che non ti serve (le distrazioni che fanno colpo)

Tutto ciò che è “con l’intelligenza artificiale”

Nove volte su dieci è una funzione in cerca di un problema. Classificare le segnalazioni in automatico sembra fantastico finché non ti accorgi che l’amministratore lo fa in un secondo per segnalazione e l’IA sbaglia una volta su cinque.

Lascia perdere finché lo strumento che usi già non la aggiunge gratis.

Pagamenti integrati nel gestionale

Nella demo sembra meraviglioso. Nella pratica i condòmini pagano la rata condominiale come hanno sempre fatto: con un bonifico sul conto corrente del condominio, oppure con l’addebito diretto SEPA che l’amministratore presenta alla banca. Infilare un sistema di pagamento nel tuo gestionale significa ricostruire binari che esistono già, e in ogni caso le somme del condominio devono transitare sul conto corrente intestato al condominio.

Quello che ti fa risparmiare ore davvero è che il programma prepari la distinta SDD per l’addebito diretto SEPA da caricare sull’home banking e che poi riconcili l’estratto conto da solo. I soldi continuano a passare dalla banca, non dal programma.

Elenchi di fornitori

“Trova un idraulico con la nostra app.” Gli idraulici della tua città sono persone che conosci già, e il catalogo dell’app è peggio della tua rubrica di manutentori di fiducia. Questa funzione vive nelle presentazioni per gli investitori. Nessuno la usa.

Editor di flussi personalizzati

Un’interfaccia drag and drop per disegnare i tuoi stati delle segnalazioni. Sembra potente. Nella realtà userai il flusso predefinito e non lo toccherai mai. E se lo tocchi, creerai un flusso che confonderà ogni amministratore che arriva dopo. Il modello standard a cinque stati funziona. Non complicarlo.

Questionari di “soddisfazione del residente” dopo ogni segnalazione

I residenti compileranno un questionario e ignoreranno tutti gli altri. La conferma della segnalazione (Conferma risoluzione / Riapri segnalazione) è un segnale molto più affidabile, ed è gratis, perché fa già parte del flusso.

I prezzi, con i piedi per terra

I modelli di prezzo in questo settore sono i più vari: per condominio, per unità, per utente o a canone fisso. Qualunque sia il modello, la prima cosa da guardare è che cosa copre davvero il piano gratuito, perché molti programmi lo limitano a un condominio o a una manciata di unità.

Il piano Gratuito di Kvaro copre condomini e unità immobiliari illimitati, con finanze, segnalazioni, report, avvisi e documenti inclusi, e senza carta di credito. I limiti veri riguardano la dimensione del team e i report:

• Gratuito: condomini e unità illimitati, fino a 3 amministratori e 5 manutentori, 2 report del condominio generati al mese.
• Premium: fino a 5 amministratori e 10 manutentori, report illimitati.
• Ultimate: amministratori e manutentori illimitati, report programmati con il tuo marchio e un manutentore predefinito per ogni categoria in ciascun condominio.

I piani a pagamento si pagano per unità al mese, e il titolare dello studio fissa un tetto di spesa mensile, così la fattura non arriva mai come una sorpresa.

La prova dei 30 minuti

Quando provi uno strumento, fai esattamente questo e in mezz’ora saprai se vale la pena:

1. Registrati. Ci hai messo più di 5 minuti? Brutto segno.
2. Crea un condominio. Ti ha chiesto 17 campi? Brutto segno. Per cominciare dovrebbero bastarne due (nome e indirizzo).
3. Invita un residente. Lo capirebbe una persona che non va d’accordo con la tecnologia? Provalo con qualcuno della tua famiglia.
4. Invia una lamentela come residente. Il modulo era veloce e tollerante? Ti ha obbligato a scegliere una categoria prima ancora di poter descrivere il problema?
5. Smistala come amministratore. Sei riuscito ad assegnarla a un manutentore con due tocchi?
6. Risolvila come manutentore. Sei riuscito a segnarla come completata senza scrivere un paragrafo?
7. Confermala come residente. Ti è arrivata la notifica? Confermare richiedeva un solo tocco?

Se tutti e sette i passaggi sono rapidi ed evidenti, lo strumento è buono. Se anche uno solo richiede più di 90 secondi, lo strumento non ha capito il flusso di lavoro.

Una nota sulla lingua e su ciò che è tipico dell’Italia

La lingua pesa più di quanto sembri: le persone gestiscono le faccende di casa nella propria lingua, e un’app tradotta a metà è la prima scusa per non usarla. Kvaro è interamente in italiano, per l’amministratore e per i residenti: l’app web, le app per iOS e Android, le notifiche push, le email e i PDF.

Ma tradurre non basta. Un programma pensato per un altro Paese può avere tutte le funzioni della lista e non servirti lo stesso. Prima di decidere, verifica ciò che è tipico dell’amministrazione di condominio qui:

• L’estratto conto della banca. Che legga l’estratto conto che scarichi dall’home banking del condominio in un formato standard come camt.053 (CAMT XML) o MT940, invece di costringerti a ricopiarlo a mano.
• L’addebito diretto SEPA. Che generi la distinta SDD (il file pain.008) da caricare sull’home banking e conservi i mandati SEPA firmati dai condòmini.
• I millesimi. Che ripartisca le spese secondo le tabelle millesimali quando serve, e non solo in parti uguali.
• L’assemblea e le delibere. Che ti aiuti a tenere il registro dei verbali con le delibere numerate di ogni assemblea e a stamparlo, visto che curarne la tenuta è un obbligo dell’amministratore.

Se anche uno solo di questi quattro punti non torna, lo pagherai ogni mese in lavoro manuale.

Prima di decidere

Quello che stai comprando sono due o tre ore al giorno del tuo tempo. Prendi sul serio la valutazione, concediti una prova vera di due settimane su almeno un condominio prima di impegnarti e non farti distrarre dallo spettacolo della demo.

Il programma giusto è quello a cui, dopo due settimane, non saresti più disposto a rinunciare.