Hogyan kezeljünk nagy lakásportfóliót több munkatárs nélkül

Az első tíz lakás fejből megy. Tudja, melyik bérlő ír a kazánról, melyik fizet mindig későn, és melyik mesterember veszi fel a telefont vasárnap. Valahol egy tucat lakás felett ez a fejben tartás megszűnik rendszer lenni. Egy javítás kimarad, mert egy chatválaszban jelezték, amelyen átgörgetett. Egy már beérkezett befizetést újra bekérnek. Egy este minden héten elmegy azzal, hogy banki sorokat párosít lakásszámokhoz.

A növekedés az, ami szétveri az informális felállást. Minden hozzáadott lakás egy újabb “csöpög a csap” folyam és egy újabb “befizettek ebben a hónapban?” sor, és mindkét folyam ugyanarra az egy telefonra érkezik. A portfólió tovább növekedhet. A mód, ahogy vezeti, nem, hacsak a működés le nem kerül a telefonról egy olyasmibe, amit a munka alakjára építettek.

A Kvaro a bérlakás-portfólió működési felét kezeli: a beköltözés után érkező javításokat és pénzt. A hirdetések és a bérleti szerződések maradnak abban, amit ma is használ. Az alábbiakban az áll, hogyan végzi egy tulajdonos mindkét feladatot ötven lakásnál annyi ráfordítással, amennyit a telefon igényelt tíznél.

Adjon minden lakásnak egy helyet a problémák bejelentésére

Jelenleg a karbantartási kérések minden csatornán egyszerre érkeznek: egy üzenet, egy hívás, egy szólás a gondnoknak, egy cédula az ajtó alatt. Minden csatorna elveszít valamit. Egy hívásnál nincs fotó. Egy üzenetnél nincs cím, amint elgörgeti. Ön lesz az elosztó, aki újra begépeli, hogy “csöpögő cső, 14-es lakás, sürgős” abba a listába, amelyet vezet.

A Kvaro minden lakónak ugyanazt a bejáratot adja. A bérlő megnyitja az alkalmazást, és bejelent egy ügyet címmel, leírással, prioritással (Alacsony, Közepes, Sürgős), egy opcionális kategóriával és fotókkal. Már a fotó megspórol egy kiszállást: látja a korrodált szelepet, mielőtt bárkit kiküldene. Az ügy a lakáshoz és az épülethez csatolva érkezik, így semmit sem kell újra begépelni, és semmi sem névtelen.

Bejelenthet a lakó nevében is, az idősebb bérlőnek, aki telefonál, nem koppint. Válassza ki, kinek a nevében jelenti be, és az ő hírfolyamában landol értesítéssel, így a bejegyzés ugyanolyan, akár ő gépelte, akár Ön.

Minden javítás állapotot visel, így semmi sem áll le

A nyitott problémák sima listája elrejti azokat, amelyek ma számítanak. Amire egy sok épületet átfogó tulajdonosnak szüksége van, az minden javítás állapota: mi az új, mi halad, és mi akadt el. Minden ügy a Kvaróban végigmegy az Új, Folyamatban, Ellenőrzés és Megoldva állapotokon, egy külön Nincs javítanivaló kimenettel azoknak, amelyekhez indoklás kell, nem kiszállás. A bérlő megerősíti a javítást, vagy Ön jelöli meg megoldottként közvetlenül. Ha a hiba visszatér, kötelező indoklással nyílik újra, így egy visszatérő probléma nyomot hagy, ahelyett hogy eltűnne.

Egy sok lakást figyelő tulajdonosnak a várólista a lényeg. Szűrhető és lapozható, így “minden még nyitott sürgős ügy mind a hat épületben” egy nézet, nem hat görgetés hat chaten át. Amikor egy mesterember egy délelőtt alatt lezár tíz apró jegyet, egyetlen tömeges művelettel oldja meg őket. A push-értesítés akkor ér el, amikor a szétrepedt csövet bejelentik, nem akkor, amikor az alsó szomszéd telefonál a plafonról. Ha ezek a bejelentések jelenleg egy csoportos chatben élnek, az a maga csendes adója, amelyről a csoportos chates cikk szól.

A jegyfolyamat teljes mechanikája, a felvételtől a lezárásig, a bejelentőrendszer-útmutatóban található.

Irányítsa a javításokat, hogy ne mind Önre érkezzenek

Egy portfólió akkor áll le a skálázódásban, amikor egy ember ül minden feladat közepén. A Kvaro arra épült, hogy kivegye Önt ebből a középből.

Amikor egy ügyet bejelentenek, magától is irányítódhat: az adott kategória alapértelmezett mesteremberéhez, egy szakértelem szerint párosított javítóhoz, akik maguk veszik fel, az épület kezelőjéhez, vagy Önhöz. Egy javító csak azokat a kategóriákat látja, amelyeket kezel, így a vízszerelő a vízszerelést kapja, és sosem gázol át a többin. Ahogy a portfólió nő, hozzáad egy javítót vagy egy társkezelőt, és átad neki egy sávot, ahelyett hogy egy újabb órát adna a saját napjához.

A csomagja szabja meg, meddig terjed ez a delegálás. Az Ingyenes csomag korlátlan számú társasházat és lakást kezel legfeljebb 3 kezelővel és 5 javítóval, ami a legtöbb tulajdonost jóval az első néhány címen túlra viszi. A Premium és az Ultimate szélesíti a kezelők és javítók számát, és automatikus bejelentés-kiosztást ad hozzá, ahogy többet vállal, az Ultimate pedig lehetővé teszi, hogy épületenként rögzítsen egy alapértelmezett javítót, így minden cím a saját megbízható mesteremberéhez irányít. Az eszköz egyszerre egy szinttel nő a lakásszámmal.

Hagyja, hogy a befizetések magukat azonosítsák

A portfólió másik fele a beérkező pénz. Tíz lakásnál felismeri a neveket a kivonaton. Ötvennél a “P. Kovács” lehet három bérlő, és egy átutalás lakáshoz párosítása találgatássá válik, amelyet minden héten megismétel.

A Kvaro kiveszi a találgatást. Amikor kiír egy befizetést, legyen az közös költség, egy egyszeri tétel egy tetőjavításra vagy egy tartalékalap-hozzájárulás, minden lakás megkapja a saját fizetési közleményét. A lakó az alkalmazásban egy koppintással kimásolja a számlaszámot és a közleményt, így a netbankjában semmit sem kell begépelnie. Amikor a pénz beérkezik, a kivonaton lévő közlemény pontosan megmondja, melyik lakás fizetett, forintra pontosan.

Ezután befizetésenként kap egy ki-fizetett nézetet: minden lakás fizetettként, részlegesként vagy kintlévőségként jelenik meg. A behajtás egy heti teljes kivonat-átnézésről arra zsugorodik, hogy csak azt a néhányat keresi meg, aki valóban tartozik, a számokkal maga előtt. Valakit felkeresni, aki három hete fizetett, több jóindulatba kerül, mint bármelyik késedelmes befizetés, és a közlemény szerint párosított bejegyzések lehetetlenné teszik ezt a hibát.

A bankszámlakivonat a nyilvántartás. Importálja, ne gépelje újra.

A bankja már vezeti az épület pénzének hiteles naplóját: minden beérkező befizetést és minden kimenő költséget, dátumozva és teljesen. Ezt egy táblázatba másolva egy rosszabb változatot készít, majd egy második munkát azzal, hogy a másolatot szinkronban tartja.

A Kvaro ehelyett importálja a kivonatot. Kiválasztja a fájlt, és az a saját eszközén elemződik, a böngészőben vagy a telefonon, és sosem töltődik fel és tárolódik el sehol; csak a mentésre kiválasztott tranzakciósorok hagyják el az eszközt. Ez azért számít, mert egy épületkivonat minden lakó nevét és fizetési előzményét hordozza. A beérkező sorok maguktól párosulnak a fizető lakáshoz közlemény alapján, a kimenő sorok pedig ahhoz a költséghez kapcsolódnak, amelyet rendeznek, így egy rögzített kiadás fizetettre, részben fizetettre vagy fizetetlenre vált a kivonatból, nem a fejéből. A ki-fizetett lista és minden státusz abból származik, amit a bank mondott.

Egy ellenőrzés csendben megmenti az egész nyilvántartást. Minden kivonat közöl egy nyitó és egy záró egyenleget, és a Kvaro ellenőrzi a nyitó egyenleget az épület rögzített egyenlegével szemben, mielőtt importál. Hagyjon ki egy hónapot egy szétrepedt cső káoszában, és a következő import nem engedi, hogy a rés átcsússzon: megáll, és közli, hogy egy kivonat hiányzik. A kivonatok folytonos láncolata az, ami lehetővé teszi, hogy bármely pillanatban bizonyítsa, hová ment minden befizetés és honnan jött minden költség, ami pontosan az, amit egy tulajdonosi közgyűlés kér. A teljes befizetés-nyilvántartó rendszert a társasházi pénzügyek útmutató fejti ki.

Juttassa el az alkalmazást a lakók kezébe

Mindebből semmi sem működik, ha a lakók nincsenek benne az alkalmazásban, és egy nagy portfólión át ez a nehéz résznek hangzik. Ez a könnyű rész. Minden épületnek van egy hatkarakteres csatlakozási kódja és egy megosztható linkje; a lakó rákoppint, és a link egyenesen a csatlakozási képernyőn nyitja meg az alkalmazást a már kitöltött kóddal, vagy elküldi a boltba, hogy előbb telepítse. Egy bérlő több épületéhez is tartozhat, és válthat közöttük, így egy lakó, aki a portfólión belül költözik, megtartja az egy fiókját.

A lakói alkalmazás egyben a legcsendesebb értékesítési eszköze is. Amikor a következő épületet ajánlja, a “lakói kapnak egy alkalmazást, amely megmutatja egy javítás bejelentését és lezárását, és megmutatja pontosan, mennyivel tartoznak” kézzelfogható különbség attól a kezelőtől, aki még mindig telefonon vezet mindent. Ez az az érv, amely elnyeri a megbízást.

Bizonyítsa épületenként, igény szerint

Egy portfólió birtoklása azt jelenti, hogy minden címre ugyanazt a kérdést válaszolja meg: hogy áll valójában ez az épület? A Kvaro épületenkénti PDF-beszámolót állít elő tetszőleges időszakra, amely összefogja a megoldott ügyeket a fotóikkal, a pénzügyeket, valamint a közleményeket és bármely szavazást. Szerveroldalon renderelődik, és értesíti Önt, amikor kész, így egy hathónapos hat épület hat koppintás, nem egy hétvégényi összeállítás.

A beszámoló kétszeresen megkeresi az árát. Ez az a nyilvántartás, amelyet egy tulajdonosi közgyűlésnek vagy egy társtulajdonosnak átad, és ez az a bizonyíték, amelyet a következő épületnek megmutat, amelyet el akar nyerni. Az Ultimate csomagon a beszámolók havonta vagy negyedévente maguktól ütemeződnek, közzéteszik magukat az épület dokumentumtárában, és a saját logóját viselik. A teljes kép a beszámoló-útmutatóban található.

Mi skálázódik valójában

Bármely eszköz őszinte próbája, hogy a huszadik épület olcsóbb-e vezetni, mint az ötödik volt. Itt olcsóbb, mert az a munka, amelyet minden lakás létrehoz, most egy rendszerbe folyik, nem Önre. Egy javítás egy javítóhoz irányul, és magát zárja le. Egy befizetés magát azonosítja, és a kivonatból egyeztet. Egy beszámoló magát állítja össze igény szerint. Amit lakásonként hozzáad, az egy sor, nem egy este.

Ez a különbség aközött, hogy sok lakást birtokol, és hogy sok lakást vezet. A lakások mindig a könnyű rész voltak. Az igazi plafon az, hogy egy ember valójában hányat tud vezetni, mielőtt a működés megköti a növekedést, amit hány épületet bír el egy ember jár körbe. Vigye le a javításokat és a pénzt a telefonjáról, és a lakások száma, amelyet egy ember vezetni tud, velük együtt emelkedik.