Taloyhtiön vastikkeet: viitenumero ja virtuaaliviivakoodi ilman virheitä

Vastikkeen eräpäivänä taloyhtiön tilille saapuu neljäkymmentä maksua. Useimmissa on viitenumero. Yksi on maksettu viestillä ”vastike maaliskuu A 12”, koska osakas ei löytänyt viitettä. Yksi tulee puolison tililtä nimellä, jota et tunnista. Yksi on 20 euroa liian pieni, koska osakas maksoi viime vuoden summan. Tiliote näyttää ne sellaisina kuin pankki ne vastaanotti. Loput selvität sinä, Excel vieressä.

Tämä ei ole pikkuasia. Vastikevalvonta on isännöinnin perustehtäviä, ja kun maksamattomista vastikkeista joudutaan päättämään hallituksessa tai yhtiökokouksessa, esimerkiksi huoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan, lukujen on oltava kiistattomia. Tieto siitä, kuka on maksanut ja kuinka paljon, on edellytys sille, että muistutat oikeita ihmisiä ja esität yhtiökokoukselle luvut, jotka kestävät.

Tilisiirto viitenumerolla on hyvä järjestelmä, kun kolme asiaa on kunnossa: julkaisemasi tilinumero on oikea, jokaisessa maksussa on huoneiston tunnistava viitenumero, ja tiliotteen lukee kone eikä sinä. Käydään ne läpi yksi kerrallaan ja katsotaan samalla, miten Kvaro hoitaa kunkin.

1. Viitenumero, jonka pankki tarkistaa

Suomalainen viitenumero ei ole vapaata tekstiä. Sen viimeinen numero on tarkiste, joka lasketaan muista numeroista, ja pankit tarkistavat sen jo maksua syötettäessä. Jos osakas näppäilee yhden numeron väärin, pankkisovellus hylkää viitteen ennen kuin raha lähtee.

Kvarossa jokainen vastike saa jokaiselle huoneistolle oman kahdeksannumeroisen viitteen, ja osakkaalle se näytetään oikeana suomalaisena viitenumerona:

• alkuun 1,
• sen perään kahdeksan numeron viite,
• loppuun tarkiste, joka lasketaan kertoimilla 7, 3 ja 1.

Tarkiste lasketaan näin: numerot kerrotaan oikealta vasemmalle vuorotellen kertoimilla 7, 3 ja 1, tulot lasketaan yhteen, ja tarkiste on luku, joka täydentää summan seuraavaan tasakymmeneen (jos summa on jo tasakymmen, tarkiste on 0). Viitteelle 12345678 perusosa on 112345678, tulojen summa on 151 ja tarkiste 9. Valmis viitenumero on 1123456789, ja se näytetään viiden numeron ryhminä oikealta alkaen: 11234 56789.

Miksi ykkönen alussa? Pankit jättävät viitenumeron alusta nollat pois, koska ne eivät muuta viitettä. Jos kahdeksannumeroinen viite alkaisi nollalla ja se lähetettäisiin sellaisenaan, pankki lyhentäisi sen, ja tiliotteelle palaisi eri numerosarja kuin annettiin. Alun ykkönen pitää kaikki kahdeksan numeroa tallessa, joten sama sarja palaa tiliotteelle ja maksu kohdistuu oikein.

Osakas näkee sovelluksessa saajan sekä tilinumeron, summan ja viitenumeron, kunkin vieressä kopiointipainike. Kopioi, liitä pankkisovellukseen, vahvista. Ei yhtään näppäiltyä numeroa.

2. Virtuaaliviivakoodi: kolme kenttää yhdellä liittämisellä

Paperilaskun alareunan viivakoodi on suomalaisille tuttu, ja sen tekstimuoto, virtuaaliviivakoodi, on vielä kätevämpi. Se on 54 numeron jono, johon on pakattu kaikki maksun tiedot. Kun osakas liittää sen pankkisovellukseen, tilinumero, summa ja viitenumero täyttyvät kerralla. Jokainen suomalainen pankkisovellus hyväksyy virtuaaliviivakoodin.

Kvaro käyttää kotimaista viitenumeroa, ei kansainvälistä RF-viitettä, joten koodi muodostetaan Finanssialan pankkiviivakoodiohjeen versiona 4:

• 4 eli version numero,
• taloyhtiön IBANin 16 numeroa ilman FI-alkua,
• summa: kuusi numeroa euroja ja kaksi numeroa senttejä,
• 000 varattuna,
• viitenumero 20 numeroon etunollilla täydennettynä,
• eräpäivän paikalla 000000.

Koodissa ei ole eräpäivää, joten osakas valitsee maksupäivän itse pankissa. Sovelluksessa virtuaaliviivakoodi on maksutietojen joukossa kopioitavana rivinä.

Entä osakkaat, jotka eivät käytä sovellusta? Kvarosta tulostat viitearkin, jossa on jokaisen huoneiston viitenumero, ja jokaisen maksamattoman huoneiston kohdalle piirretään sama koodi skannattavana pankkiviivakoodina (Code 128) Finanssialan ohjeen mittojen mukaan. Arkin voi jakaa postiluukkuihin tai liittää vastikeilmoitukseen, ja osakas maksaa sen kuten paperilaskun: lukee viivakoodin pankkisovelluksella, jos sovellus lukee viivakoodeja, tai näppäilee tiedot. Viitenumero toimii samalla tavalla myös osakkaalle, joka ei ole koskaan asentanut sovellusta, koska kohdistus tapahtuu tiliotteella, ei sovelluksessa.

3. QR-koodi: kätevä silloin, kun se toimii

Maksutietojen vieressä Kvaro näyttää EPC QR -koodin, eurooppalaisen SEPA-tilisiirron koodin, jossa ovat saaja, IBAN, summa ja viitenumero omassa rakenteisessa kentässään. Osa pankkisovelluksista osaa lukea sen ja täyttää maksun itse, osa ei. Siksi tilinumero, summa, viitenumero ja virtuaaliviivakoodi näkyvät aina myös tekstinä. QR-koodi on lisäoikotie, ei ainoa reitti.

4. Tilinumero tarkistetaan kahdesti

Suomalainen IBAN on 18 merkkiä: FI, kaksi tarkistenumeroa ja 14-numeroinen kotimainen tilinumero, esimerkiksi FI21 1234 5600 0007 85. IBANin tarkistenumerot suojaavat koko tunnusta kansainvälisellä MOD-97-laskennalla. Lisäksi kotimaisen tilinumeron viimeinen numero on oma tarkisteensa, joka lasketaan Luhnin algoritmilla, kun pankin tunnus alkaa numerolla 1-6 tai 8. Uudemmilla pankeilla, joiden tunnus alkaa seitsemällä, tätä toista tarkistetta ei ole.

Kun tallennat taloyhtiön tilinumeron, Kvaro tarkistaa pituuden, IBANin tarkistenumerot ja, jos pankin tunnus sen sallii, kotimaisen tarkisteen. Jos olet vaihtanut kaksi numeroa keskenään, tilinumero hylätään heti, ennen kuin se päätyy osakkaille.

Miksi tällä on väliä, kun osakkaan pankkikin tarkistaa IBANin? Koska tallentamasi tilinumero näytetään taloyhtiön jokaiselle osakkaalle. Jos virhe on siinä, pankki hylkää sen neljällekymmenelle ihmiselle yksi kerrallaan, ja puhelimesi soi koko viikon.

5. Tiliote tekee kohdistuksen

Kuun lopussa, tai milloin haluat, haet verkkopankista taloyhtiön tiliotteen konekielisenä XML-tiliotteena (camt.053) tai MT940-muodossa, myös ZIP-tiedostoon pakattuna, ja tuot sen Kvaroon. Jos et löydä näitä muotoja verkkopankista, kysy pankilta: juuri niitä Kvaro lukee. Tiedosto luetaan omalla laitteellasi, eikä sitä ladata minnekään; tietokoneelta tai puhelimelta lähtevät vain ne tapahtumat, jotka päätät tallentaa.

Ennen tuontia Kvaro tekee kaksi tarkistusta:

• Oikea tili. Tiliotteen on kuuluttava taloyhtiön tilille. Jos valitset vahingossa isännöintitoimiston tai toisen taloyhtiön tiliotteen, tuonti pysähtyy.
• Alkusaldo. Tiliotteen alkusaldon on vastattava kirjattua saldoa. Jos se ei vastaa, välistä puuttuu tiliote, ja Kvaro kertoo sen sen sijaan, että aukko livahtaisi läpi.

Sen jälkeen jokainen saapuva maksu kohdistuu oikeaan huoneistoon viitenumeron perusteella, myös silloin kun pankki lyhentää tapahtuman tekstiä, ja myös osakkaille, jotka eivät ole koskaan asentaneet sovellusta. Viitenumeron sisällä ovat samat kahdeksan numeroa, joista maksu tunnistetaan. Jokaisesta vastikkeesta näet listan maksaneista: maksettu, osittain maksettu, maksamatta. Ne harvat maksut, joissa viitettä ei ole, jäävät kohdistamattomaksi summaksi, ja kohdistat ne oikeille huoneistoille parilla klikkauksella. Kuukausittainen PDF-raportti kokoaa kaiken hallitukselle.

Niille, jotka eivät halua muistaa: SEPA-suoraveloitus

Tilisiirto nojaa osakkaan muistiin. Niille, jotka eivät halua muistaa mitään, on SEPA-suoraveloitus: osakas allekirjoittaa suoraveloitusvaltuutuksen, syötät taloyhtiön velkojan tunnuksen kerran, ja Kvaro luo vastikkeesta pain.008-muotoisen suoraveloituserän, jonka lataat pankin palveluun. Sovellusta käyttävät osakkaat saavat ennakkoilmoituksen automaattisesti. Kaikki vaiheet valtuutuksesta palautuksiin ovat SEPA-suoraveloituksen oppaassa.

Kvaro ei ole maksupalveluntarjoaja: raha kulkee osakkaan tililtä suoraan taloyhtiön tilille eikä koskaan Kvaron kautta.

Tarkistuslista

1. Varmista, että tili on taloyhtiön nimissä, ja tallenna tilinumero Kvaroon: jos tarkiste ei täsmää, huomaat sen heti.
2. Luo vastikkeet Kvarossa, jotta jokainen huoneisto saa oman viitenumeronsa.
3. Kirjoita vastikeilmoitukseen yksi ohje: ”Maksa aina sovelluksessa tai viitearkissa näkyvällä viitenumerolla, älä viestillä.”
4. Tulosta viitearkki viivakoodeineen osakkaille, jotka eivät käytä sovellusta.
5. Pyydä pankilta tiliote camt.053- tai MT940-muodossa ja tuo se joka kuukausi.
6. Tarkista lista maksaneista ja kohdista käsin ne harvat maksut, joissa viitettä ei ole.
7. Tarjoa suoraveloitusvaltuutusta osakkaille, jotka haluavat vastikkeen veloitettavaksi suoraan tililtään.

Koko kuva ensimmäisestä vastikemaksusta vuositilitykseen on artikkelissa näin hoidat taloyhtiön raha-asiat ilman Exceliä.