Näin valitset isännöintiohjelmiston: käytännön opas isännöitsijälle

Isännöintiohjelmiston valinta on hankalaa, koska markkina on jakautunut kahtia. Toisessa päässä ovat vanhat, raskaat järjestelmät, jotka on rakennettu kirjanpitopainotteiselle isännöintitoimistolle: reskontra, tilinpäätös ja yhtiökokouspaperit tulostimelle. Ne hoitavat hyvin sen, mitä niiltä pyydettiin kaksikymmentä vuotta sitten, ja lähes mitään siitä, mitä asukkaat odottavat nyt. Toisessa päässä on sata tuoretta sovellusta, jotka hoitavat vikailmoitukset mutta unohtavat tiedotteet, asiakirjat, monen taloyhtiön samanaikaisen hoitamisen ja sen, miten toimistosi oikeasti on järjestetty.

Tämä opas on käytännön suodatin. Siinä ovat ominaisuudet, joilla on merkitystä työtään tekevälle isännöitsijälle, ja ne, joilla esittelyissä kehuskellaan mutta joita kukaan ei käytä.

Mitä oikeasti tarvitset (kahdeksan asiaa)

1. Jäsennellyt vikailmoitukset, ei pelkkää chattia

Työkalun täytyy käsitellä jokaista vikailmoitusta tietueena, jolla on tila, vastuuhenkilö ja historia. Kaikki, mikä on ”WhatsApp isännöitsijöille”, on hyödytöntä samoista syistä kuin taloyhtiön WhatsApp-ryhmä.

Jos et pysty suodattamaan kaikkien taloyhtiöidesi avoimia vikailmoituksia kahdella klikkauksella, työkalu ei ylitä rimaa.

2. Taloyhtiökohtainen rajaus

Hoidat useampaa kuin yhtä taloyhtiötä. Jokaisen näkymän on näytettävä yksi taloyhtiö tai kaikki, ei koskaan vahingossa syntynyttä sekoitusta. Taloyhtiön A asukkaat eivät saa koskaan nähdä taloyhtiön B vikailmoituksia, asiakirjoja tai tiedotteita, eivät edes vahingossa.

Jos esittelyssä ei näytetä selkeää tapaa vaihtaa taloyhtiöstä toiseen, pohjalla oleva tietomalli on väärä, ja taistelet sitä vastaan loputtomiin.

3. Neljä roolia, oikeat käyttöoikeudet

Tilinhaltija (isännöintitoimiston omistaja) / Isännöitsijä / Huoltohenkilö / Asukas. Jokainen rooli näkee eri asiat. Tilinhaltija näkee rahat ja isännöitsijät. Isännöitsijä näkee taloyhtiöt ja vikailmoitukset. Huoltohenkilö näkee vain oman työjononsa. Asukas näkee vain oman taloyhtiönsä.

Jos työkalu erottaa vain ”ylläpitäjän” ja ”käyttäjän”, hallitset käyttöoikeuksia päässäsi, ja jonain päivänä huoltohenkilö näkee laskun, jota hänen ei kuulunut nähdä.

4. Asukkaat mukaan koodilla, ei sähköpostilinkillä

Linkit vanhenevat tai päätyvät roskapostiin, tai asukkaalla ei yksinkertaisesti ole sähköpostia (tavallista vanhoissa taloissa, joissa asuu iäkkäitä asukkaita). Kuusimerkkinen koodi, jonka asukas kirjoittaa sovellukseen, toimii kaikille.

Jos työkalu tukee vain sähköpostilinkillä liittymistä, varaudu siihen, että lisäät iäkkäät asukkaasi käsin maailman tappiin asti.

5. Taloyhtiökohtaiset asiakirjat

Ne harvat asiakirjat, joita asukas oikeasti tarvitsee: järjestyssäännöt, yhtiöjärjestys, yhtiökokousten pöytäkirjat, hyväksytty talousarvio ja kunnossapitosuunnitelma. Ne ladataan kerran taloyhtiötä kohden, ja kaikilla taloyhtiön asukkailla on niihin pääsy. PDF, DOC tai kuva. 25 Mt tiedostoa kohden riittää hyvin.

Jos työkalu ei tallenna asiakirjoja, lähetät PDF-tiedostoja edelleen sähköpostilla, ja puolet hyödystä menee hukkaan.

6. Tiedotteet muistutuksineen

Kaksi tyyppiä: Tapahtuma (valinnainen muistutus tuntia, päivää, kolmea päivää tai viikkoa ennen) ja Tiedoksi. Ei muuta. Asukkaat saavat push-ilmoituksen. Isännöitsijät eivät saa muistutuksia tapahtumista, jotka he ovat itse luoneet.

Jos työkalussa on monimutkaiset tiedotteiden työnkulut hyväksymisketjuineen ja lokeineen, maksat ominaisuudesta, joka on olemassa hankintojen vaatimuslistan täyttämiseksi. Isännöitsijää se ei auta.

7. Jokaisen vikailmoituksen historia

Kun osakas kysyy yhtiökokouksessa, miksi marraskuun vikailmoituksen hoitamiseen meni kolme viikkoa, sinun on pystyttävä näyttämään aikajana. Jokainen tilamuutos, jokainen osoitus, jokainen kommentti. Päivämäärineen ja kellonaikoineen.

Se myös suojaa sinua. Jos osakas tekee valituksen, historia siitä, miten hoidit asian, on paras tapa osoittaa, että toimit ajoissa.

8. Suunniteltu mobiiliin, toimii myös selaimessa

90 % asukkaiden asioinnista tapahtuu puhelimella. Niin tapahtuu myös 90 % isännöitsijän työstä (et istu pöydän ääressä, olet kohteessa). Verkkosovellus on toimistotöitä varten: raskas hallinto, laskutus ja asetukset.

Jos työkalu toimii vain selaimessa ja ”mobiilisovellus” on puhelimen näyttöön mukautuva verkkosivu, asukkaat eivät käytä sitä ja koko homma kaatuu.

Mitä et oikeasti tarvitse (vaikuttavat harhautukset)

Kaikki, missä lukee ”tekoäly”

Yhdeksän kertaa kymmenestä se on ominaisuus, joka etsii ongelmaa. Vikailmoitusten automaattinen luokittelu kuulostaa hienolta, kunnes huomaat, että isännöitsijä tekee sen sekunnissa ilmoitusta kohden ja tekoäly erehtyy joka viidennellä kerralla.

Ohita, kunnes jo käyttämäsi työkalu lisää sen ilmaiseksi.

Sisäänrakennettu maksunvälitys

Esittelyssä se kuulostaa upealta. Käytännössä osakkaat maksavat vastikkeensa niin kuin ennenkin: tilisiirtona taloyhtiön tilille viitenumerolla, usein toistuvana maksuna omassa verkkopankissaan. Maksunvälityksen rakentaminen isännöintiohjelmistoon tarkoittaa jo olemassa olevien raiteiden rakentamista uudelleen, ja taloyhtiön rahojen kuuluu olla taloyhtiön tilillä.

Oikeasti tunteja säästää se, että ohjelmisto antaa jokaiselle vastikkeelle oikean viitenumeron ja täsmäyttää tiliotteen itse. Jos taloyhtiö haluaa periä vastikkeet SEPA-suoraveloituksella, ohjelmiston pitää myös koota suoraveloituserän tiedosto, jonka lataat pankkisi palveluun. Raha kulkee edelleen pankin kautta, ei ohjelmiston.

Urakoitsijahakemistot

”Löydä putkimies sovelluksemme kautta.” Oman paikkakuntasi putkimiehet ovat ihmisiä, jotka jo tunnet, ja sovelluksen valikoima on huonompi kuin oma luotettujen tekijöiden listasi. Tämä ominaisuus elää sijoittajaesityksissä. Kukaan ei käytä sitä.

Räätälöitävät työnkulkueditorit

Vedä ja pudota -käyttöliittymä omien vikailmoitustilojen suunnitteluun. Kuulostaa tehokkaalta. Todellisuudessa käytät oletusta etkä koske siihen koskaan. Ja jos kosket, luot työnkulun, joka hämmentää jokaista myöhemmin aloittavaa isännöitsijää. Vakiomalli, jossa on viisi tilaa, toimii. Älä monimutkaista.

”Asukastyytyväisyyskyselyt” jokaisen vikailmoituksen jälkeen

Asukkaat täyttävät yhden kyselyn ja ohittavat loput. Vikailmoituksen vahvistus (Vahvista korjatuksi / Avaa uudelleen) on paljon luotettavampi signaali, ja se on ilmainen, koska se on jo osa työnkulkua.

Hinnoittelu realistisesti

Hinnoittelumallit vaihtelevat alalla paljon: taloyhtiökohtainen, huoneistokohtainen, käyttäjäkohtainen tai kiinteä hinta. Mallista riippumatta tarkista ensin, mitä ilmaisversio oikeasti kattaa, koska moni työkalu rajaa sen yhteen taloyhtiöön tai muutamaan huoneistoon.

Kvaron Ilmainen-paketti kattaa rajattomasti taloyhtiöitä ja huoneistoja, siihen sisältyvät talous, vikailmoitukset, raportit, tiedotteet ja asiakirjat, eikä luottokorttia tarvita. Todelliset rajat koskevat tiimin kokoa ja raportteja:

• Ilmainen: rajattomasti taloyhtiöitä ja huoneistoja, enintään 3 isännöitsijää ja 5 huoltohenkilöä (käyttämäsi urakoitsijat), 2 luotua taloyhtiöraporttia kuukaudessa.
• Premium: enintään 5 isännöitsijää ja 10 huoltohenkilöä, rajattomasti raportteja.
• Ultimate: rajattomasti isännöitsijöitä ja huoltohenkilöitä, ajastetut raportit omalla brändilläsi ja taloyhtiökohtainen oletushuoltohenkilö jokaiselle kategorialle.

Maksulliset paketit laskutetaan huoneistoa kohden kuukaudessa, ja tilinhaltija asettaa kuukausittaisen kulukaton, joten lasku ei koskaan tule yllätyksenä.

30 minuutin testi

Kun kokeilet työkalua, tee täsmälleen tämä, niin tiedät puolessa tunnissa, kannattaako siihen panostaa:

1. Rekisteröidy. Menikö siihen yli 5 minuuttia? Huono merkki.
2. Luo taloyhtiö. Kysyttiinkö 17 kenttää? Huono merkki. Alkuun pitäisi riittää kaksi (nimi ja osoite).
3. Kutsu asukas. Ymmärtäisikö vaiheet ihminen, joka ei ole tekniikan ystävä? Kokeile omalla perheelläsi.
4. Tee vikailmoitus asukkaana. Oliko lomake nopea ja anteeksiantava? Pakotettiinko sinut valitsemaan kategoria ennen kuin pystyit edes kirjoittamaan ongelman?
5. Käsittele ilmoitus isännöitsijänä. Pystyitkö osoittamaan sen huoltohenkilölle kahdella napautuksella?
6. Ratkaise se huoltohenkilönä. Pystyitkö merkitsemään työn valmiiksi kirjoittamatta kappaleen verran tekstiä?
7. Vahvista asukkaana. Tuliko ilmoitus perille? Oliko vahvistus yksi napautus?

Jos kaikki seitsemän vaihetta ovat nopeita ja itsestään selviä, työkalu on hyvä. Jos jokin vie yli 90 sekuntia, työkalu ei ymmärrä työnkulkua.

Kielestä ja siitä, mikä on suomalaisille taloyhtiöille ominaista

Kieli painaa enemmän kuin luulisi: asukkaat hoitavat kotiinsa liittyvät asiat omalla kielellään, ja puoliksi käännetty sovellus on ensimmäinen tekosyy jättää se käyttämättä. Kvaro on kokonaan suomeksi niin isännöitsijälle kuin asukkaille: verkkosovellus, iOS- ja Android-sovellukset, push-ilmoitukset, sähköpostit ja PDF-raportit. Se toimii myös ruotsiksi, mikä on tärkeää kaksikielisillä paikkakunnilla.

Pelkkä käännös ei kuitenkaan riitä. Toiseen maahan suunniteltu ohjelmisto voi täyttää koko yllä olevan listan ja silti olla sinulle hyödytön. Tarkista ennen päätöstä, mikä suomalaisen taloyhtiön hoidossa on omaa:

• Viitenumerot. Että jokainen vastike saa oikean suomalaisen viitenumeron, jonka pankki tarkistaa jo maksua syötettäessä, ja että asukas voi kopioida virtuaaliviivakoodin suoraan pankkisovellukseensa.
• Tiliotteet. Että se lukee taloyhtiön tilin tiliotteen pankin tarjoamassa vakiomuodossa, kuten camt.053 (XML-tiliote) tai MT940, ja kohdistaa osakkaiden maksut itse viitenumeron perusteella.
• SEPA-suoraveloitus. Jos haluat periä vastikkeet suoraveloituksella, että se kokoaa pankkisi hyväksymän suoraveloituserän ja pitää kirjaa osakkaiden allekirjoittamista valtuutuksista.
• Osakeosuudet. Että kulut voi tarvittaessa jakaa huoneistojen osakeosuuksien mukaan eikä vain tasan.
• Yhtiökokous ja sen päätökset. Että se auttaa pitämään jokaisen yhtiökokouksen päätöksistä numeroitua päätösluetteloa ja tulostamaan sen.

Jos jokin näistä puuttuu, maksat siitä joka kuukausi käsityönä.

Ennen kuin sitoudut

Se, mitä oikeasti ostat, on kaksi tai kolme tuntia omaa aikaasi joka päivä. Ota arviointi vakavasti, anna itsellesi oikea kahden viikon kokeilu vähintään yhdellä taloyhtiöllä ennen kuin sitoudut, äläkä anna esittelyn näytösluonteen hämätä.

Oikea ohjelmisto on se, josta et kahden viikon jälkeen enää suostuisi luopumaan.