Artículos prácticos sobre incidencias, comunicación con los vecinos, reparto de trabajos entre profesionales y cómo hacer crecer un despacho de administración de fincas sin contratar a tres personas más.
Las primeras comunidades se llevan de memoria. Pasada la docena, una avería se pierde en una respuesta de WhatsApp y se reclama un pago que ya había llegado. Así se llevan cincuenta con el esfuerzo que pedían diez.
Un hotel repite el mismo ciclo de mantenimiento que una comunidad de propietarios, solo que más rápido. Así encaja el flujo de incidencias de Kvaro en un hotel: el personal avisa, el responsable reparte, los técnicos resuelven y el personal confirma.
Las prisas de cada año con la liquidación de cuentas son un síntoma. La liquidación es el resultado de un ciclo que dura todo el ejercicio: presupuesto, cuotas, contabilidad, liquidación y regularización. Lleva el ciclo y el cierre se convierte en aritmética.
La factura electrónica está dejando de ser opcional para tus proveedores, y pocos profesionales reciben tantas facturas como un administrador de fincas. Qué ha cambiado de verdad, y el flujo que la convierte en una ayuda en lugar de una carga.
Todo administrador le debe un informe a la comunidad y nadie le paga la tarde que cuesta redactarlo. La solución son registros tan buenos que el informe se genere solo en lugar de escribirse.
Diez años de acuerdos de una comunidad viven en los correos de tres administradores anteriores como acta_final_v3.docx. Así es un registro de acuerdos, y por qué la clave es que solo se pueda añadir.
La remesa de recibos no debería depender de una hoja con cuarenta IBAN copiados a mano. Esta es toda la maquinaria: mandatos, identificador de acreedor, preaviso y el fichero pain.008.
El Excel está desfasado en cuanto lo cierras. Este es el sistema que lo sustituye: una referencia única por pago, extractos bancarios importados y estados de pago que se actualizan solos.
El grupo de WhatsApp de la comunidad: el sistema operativo no oficial de la administración de fincas. Por qué todo administrador choca con un techo mucho antes de lo que dicen sus números, y qué hacer al respecto.
Las cuentas honestas de la capacidad de un administrador. Sobre el papel salen 60 comunidades por persona, pero en la práctica la mayoría se queda en torno a 20.
Si nunca has usado Jira, Zendesk o algo parecido, esto es lo que es de verdad un 'ticket', y los cuatro datos que convierten las quejas de los vecinos en un flujo de trabajo.
De 'el ascensor no funciona' a la incidencia cerrada: el ciclo de vida de una queja en una comunidad de propietarios, y dónde pierde información el 80% de los administradores.
Programa de administración de fincas, software de gestión de comunidades, app para la comunidad: nombres distintos, la misma lista de la compra. Las ocho funciones que importan de verdad y las que lucen en la demo pero nunca vas a usar.