El ejercicio contable de la comunidad: del presupuesto a la liquidación

Cada año, en las semanas antes de la junta ordinaria, los administradores de fincas desaparecen en el mismo proyecto: reconstruir un ejercicio entero de cuentas de la comunidad lo bastante bien como para presentar la liquidación. Se vuelven a descargar extractos, se ordenan cajas de facturas y un documento que los propietarios van a revisar línea a línea se monta a base de memoria y arqueología. Puede costar semanas por comunidad.

La liquidación de cuentas no es una tarea de última hora. Es el resultado de un ciclo que dura todo el año. La Ley de Propiedad Horizontal marca el contorno: al menos una junta al año para aprobar el presupuesto de ingresos y gastos previsibles y las cuentas del ejercicio, y un fondo de reserva que nunca baje del 10 % del último presupuesto ordinario. Dentro de ese marco, todo ejercicio sigue los mismos cinco pasos: un presupuesto, las cuotas mensuales que lo financian, la contabilidad mes a mes, la liquidación del ejercicio y la regularización con cada propietario. Llévalos como una rutina y el cierre es aritmética. Sáltatelos y el cierre es arqueología.

Paso 1: el presupuesto, decidido una vez y aprobado formalmente

El año empieza con un plan: los gastos previstos por partida (limpieza, ascensor, seguro, suministros, mantenimiento), más la aportación al fondo de reserva como línea propia, nunca mezclada con los gastos corrientes. Del total sale lo que corresponde a cada propietario según el criterio de reparto de la comunidad: normalmente su cuota de participación, a veces a partes iguales por piso, o un reparto especial que la comunidad tenga establecido para ciertos gastos, como el ascensor que no pagan los locales de la planta baja.

Divididas entre doce, esas cantidades son las cuotas mensuales que cada propietario pagará durante todo el ejercicio. Dos detalles deciden si el resto del año va sobre ruedas:

• El reparto tiene que ser exacto. Las cantidades por propietario tienen que volver a sumar el total previsto hasta el céntimo, con el redondeo asignado a propósito. Un presupuesto al que le faltan 40 céntimos es una liquidación que al cierre no cuadra.
• El presupuesto es un acuerdo. Lo aprueba la junta, y esa aprobación pertenece al registro de acuerdos de la comunidad, con la votación detrás, porque cada cuota que cobres durante los doce meses siguientes se apoya en ella. Esa disciplina de registro es un tema en sí mismo: por qué las actas de la junta no deberían vivir en el correo.

Paso 2: cuotas que se cobran solas

Doce meses cobrando las mismas cantidades a las mismas personas es el trabajo más automatizable de toda la profesión, y en la práctica el menos automatizado.

La clave es que el cobro de cada mes debería crearse solo a partir del presupuesto aprobado, con una referencia única por propietario, para que el dinero que entra se asigne a quien lo envió. En España lo habitual es el recibo domiciliado, y ahí todo el mes se reduce a una remesa: un fichero que subes a la banca online de la comunidad, como contamos en la guía de remesas de adeudo directo SEPA. Quien paga por transferencia pone la referencia en el concepto. Sea cual sea el canal, la regla es la misma: si preparar el cobro de marzo exige que te acuerdes de marzo, un mes despistado rompe el año sin que se note.

Paso 3: la contabilidad como costumbre de diez minutos al mes

Entre las cuotas que entran y las facturas que salen, la cuenta de la comunidad acumula la materia prima de la liquidación: los movimientos. La costumbre que mantiene vivo el ciclo es pequeña. Importa cada extracto cuando llega (en Norma 43, camt.053 o MT940), deja que los ingresos se asignen a cada propietario por la referencia y asigna cada cargo a su partida mientras todavía recuerdas qué era. Diez minutos al mes, como explicamos en cómo llevar las cuentas de la comunidad sin Excel.

Este es el paso que sustituye a la arqueología de antes de la junta. Una liquidación montada al cierre a partir de movimientos ya clasificados es un informe. La misma liquidación montada meses después a partir de papeles sin clasificar es una reconstrucción, y en las reconstrucciones nacen los errores y la desconfianza de los propietarios.

Mientras tanto, las facturas de los proveedores llegan cada vez más como datos estructurados y no como papel: una factura electrónica leída por la máquina puede convertirse en un gasto en borrador, con la partida sugerida, tras una sola confirmación, y con el original archivado durante los años que haya que conservarlo. Una caja de facturas menos. Lo contamos en la factura electrónica para administradores de fincas.

Paso 4: la liquidación, calculada, no redactada

Si los pasos 1 a 3 han funcionado todo el año, la liquidación del ejercicio es una derivación: el gasto total por partida frente al presupuesto, lo que le corresponde a cada propietario según el mismo criterio de reparto, lo que cada propietario ha pagado de verdad según los movimientos casados, y la diferencia de cada uno. Al lado, la situación patrimonial de la comunidad: los saldos de las cuentas, el fondo de reserva y las cantidades pendientes de cobro.

Hay dos cosas que bloquean el cálculo con toda razón, y un buen programa las nombra en lugar de producir un documento equivocado sin avisar. Un hueco de cobertura, es decir, un periodo sin extracto importado, en el que se movió dinero que el registro no ve. O movimientos sin clasificar, filas que nadie asignó a ninguna partida. Las dos se encuentran en minutos si lo haces al cierre. Las dos son minas si lo dejas para la semana antes de la junta.

Paso 5: la regularización, y el cierre

La junta ordinaria revisa la liquidación y la aprueba; esa aprobación también es un acuerdo para el registro. Después se regularizan las diferencias: el propietario que ha pagado menos de lo que le correspondía debe la diferencia, y el que ha pagado de más queda con saldo a su favor. Calcular y cobrar esto a mano, propietario por propietario, es el último reducto del trabajo pesado del cierre, y no hay motivo para ello. Los resultados por propietario ya están calculados; convertirlos en cargos y saldos a favor debería ser una acción, no una tarde de cuentas y copiar y pegar. En Kvaro, al confirmar la liquidación aprobada se crea el cobro de regularización de cada propietario que debe, y queda anotado el saldo a favor de cada uno que pagó de más, para compensarlo o devolverlo.

Y una vez aprobada, el ejercicio se cierra. Nada de editar un año cerrado, nunca; las correcciones se hacen, documentadas, en el ejercicio abierto. Que los registros contables no se puedan alterar es un principio contable casi universal, pero la razón de fondo es la misma que con el registro de acuerdos: un registro que demostrablemente no se puede reescribir en silencio es un registro que nadie tiene que creerse a ciegas.

Hay dos corrientes paralelas que merecen estar a la vista todo el año y no aparecer como sorpresa al cierre. El fondo de reserva es el dinero a largo plazo de los propietarios, y debería poder seguirse como saldo propio, idealmente en su propia cuenta, con las aportaciones visibles frente a lo previsto; como la LPH fija un mínimo del 10 % del último presupuesto ordinario, conviene que la aportación salga del propio presupuesto y no de un cálculo aparte. Y el traspaso a la gestoría o al asesor contable debería ser una exportación, no volver a teclear: para eso existen los ficheros de exportación contable, para que tus registros entren en su programa de contabilidad en lugar de dictarse por teléfono. Kvaro exporta un fichero contable genérico, con las partidas y los números de cuenta que tú asignes.

El dividendo: propietarios que lo pueden comprobar por sí mismos

Lleva el ciclo y cambia algo más allá de tu carga de trabajo. Cada propietario tiene, en cualquier momento, una respuesta actualizada a las preguntas que, si no, llenan la primera hora de la junta: qué he pagado, qué debo, cuánto hay en el fondo de reserva, en qué ha gastado la comunidad. Cuando la cuenta de cada propietario está a la vista todo el año, la junta deja de ser una auditoría del administrador y vuelve a ser el órgano que decide.

Las semanas que te ahorras cada año son el beneficio evidente. El que se acumula es la confianza: una comunidad que puede comprobar las cifras de su administrador cuando quiera es una comunidad que lo renueva en la junta sin pelea.