Kontoauszug importieren: So funktioniert es mit jeder Bank

Am Monatsanfang sieht es in vielen Hausverwaltungen gleich aus. Online-Banking öffnen, die Umsätze des WEG-Kontos durchscrollen, jede Hausgeldzahlung einer Wohnung zuordnen, die Beträge in eine Tabelle übertragen. Bei zehn Wohnungen ist das lästig. Bei zehn Objekten ist es ein Arbeitstag, der jeden Monat wiederkommt.

Dabei hat Ihre Bank alle Daten längst, sauber und vollständig. Sie müssen sie nur herausholen, statt sie abzuschreiben.

Jede Bank bietet einen Export an

Egal ob Sparkasse, Volks- oder Raiffeisenbank, Direktbank oder Großbank, egal ob in Deutschland oder Österreich: Jedes Online-Banking kann die Umsätze eines Kontos als Datei exportieren. Die Funktion heißt meist „Umsätze exportieren“, „Download“ oder „Export“, und heraus kommt eine CSV- oder eine CAMT-Datei.

Kvaro liest diese Exporte. Sie müssen nichts umbenennen, keine Spalten sortieren und keine Vorlage befüllen. Laden Sie die Datei so hoch, wie Ihre Bank sie liefert.

Welches Format sollten Sie wählen?

Wenn Ihr Online-Banking mehrere Formate anbietet, hilft eine einfache Reihenfolge:

• CAMT ist die erste Wahl. Die Bank nennt es oft „camt.053“, „camt.052“ oder schlicht „XML“. Es ist der europäische Standard, und seit die deutsche Kreditwirtschaft das ältere MT940 Ende 2025 aus ihrem Standard genommen hat, ist es das Format, auf das sich alle Banken geeinigt haben.
• CSV aus dem Online-Banking funktioniert genauso. Jede Bank baut ihre CSV-Datei etwas anders auf, mit eigenen Spalten, Kopfzeilen und Zeichensätzen. Kvaro kennt die Unterschiede, Sie merken davon nichts.
• MT940, erkennbar an der Endung .sta, liest Kvaro weiterhin, falls Ihre Banksoftware noch damit arbeitet.

Manche Banken liefern einen längeren Zeitraum als ZIP-Archiv mit einer Datei pro Tag. Auch das können Sie direkt hochladen oder mehrere Dateien auf einmal auswählen.

So kommen die Umsätze aus dem Online-Banking

Die Menüs unterscheiden sich von Bank zu Bank, der Weg ist fast immer derselbe:

1. Im Online-Banking das Konto der Eigentümergemeinschaft öffnen.
2. Die Umsatzanzeige aufrufen und den Zeitraum wählen, zum Beispiel den letzten Monat.
3. Auf „Exportieren“ oder „Download“ klicken und CAMT oder CSV wählen.
4. Die Datei in Kvaro unter Finanzen mit „Auszug hinzufügen“ hochladen.

Exportieren Sie lückenlos, Monat für Monat. Bei CAMT und MT940 prüft Kvaro zusätzlich den Anfangssaldo jedes Auszugs gegen den erfassten Kontostand und meldet sich, wenn ein Zeitraum fehlt.

Was beim Hochladen passiert

Kvaro liest jede Umsatzzeile und zeigt sie Ihnen als Vorschau, bevor etwas gespeichert wird. Dabei gilt:

• Nur gebuchte Umsätze zählen. Vorgemerkte Umsätze, die manche Banken mit in den Export schreiben, werden übersprungen. Sie erscheinen erst, wenn die Bank sie wirklich gebucht hat.
• Kontostände sind keine Zahlungen. Saldozeilen am Anfang oder Ende einer Datei werden nicht als Umsatz gezählt.
• Umlaute bleiben Umlaute. Auch Banken, die ihre Dateien noch im alten Windows-Zeichensatz schreiben, werden richtig gelesen. Aus Müller wird kein Zeichensalat.
• Der Auszug gehört zum richtigen Objekt. Steht die IBAN in der Datei, prüft Kvaro, ob sie zum Konto des Objekts passt. Der versehentlich hochgeladene Auszug eines anderen Objekts wird abgelehnt, bevor eine Zeile gespeichert ist.

Das Hausgeld ordnet sich selbst zu

Jede Wohnung zahlt ihr Hausgeld mit einem eigenen Verwendungszweck, den Kvaro beim Anlegen der Vorauszahlungen vergibt und den Eigentümer per GiroCode direkt in ihre Banking-App übernehmen. Findet Kvaro diesen Verwendungszweck in einer Umsatzzeile, ist die Zahlung sofort der richtigen Wohnung zugeordnet. Offene und teilweise bezahlte Beträge sehen Sie auf einen Blick, statt sie auszurechnen.

Ausgaben funktionieren genauso. Die Lastschrift der Stadtwerke verknüpfen Sie einmal mit der passenden Ausgabe, und ihr Status springt auf bezahlt.

Datenschutz: Die Datei bleibt bei Ihnen

Ein Auszug des WEG-Kontos enthält Namen, IBANs und die Zahlungshistorie aller Eigentümer. Kvaro liest die Datei deshalb direkt auf Ihrem Computer oder Telefon. Die Datei selbst wird nie hochgeladen. Gespeichert werden nur die Umsatzzeilen, die Sie nach der Vorschau übernehmen.

Und danach?

Mit sauber importierten Umsätzen baut sich der Rest fast von selbst auf: Wirtschaftsplan, monatliche Vorauszahlungen und am Jahresende die Jahresabrechnung. Wie dieser Kreislauf zusammenhängt, zeigt der Leitfaden zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Wie Sie die Gebäudefinanzen grundsätzlich ohne Tabelle führen, steht in Wie Sie die Gebäudefinanzen ohne Tabelle führen.