Wie Sie die Gebäudefinanzen ohne Tabelle führen

Fragen Sie einen Hausverwalter, wie er das Geld verfolgt, und Sie hören überall denselben Aufbau: ein Banking-Portal in einem Tab, eine Tabelle in einem anderen und ein Telefon voller „Hast du schon bezahlt?“-Gespräche, die beides zusammenhalten.

Die Tabelle ist das Problem. Nicht weil Tabellen schlecht rechnen, sondern weil eine Tabelle nur weiß, was Sie zuletzt eingetippt haben. Jede Zahlung, die eintrifft, nachdem Sie die Datei geschlossen haben, macht sie falsch. Also öffnen Sie das Banking-Portal erneut, überfliegen die neuen Transaktionen, ordnen sie aus dem Gedächtnis den Wohnungsnummern zu, tippen die Ergebnisse ab und wiederholen das nächste Woche. Für ein Objekt kostet das einen Abend im Monat. Für sechs Objekte wird es zum Vollzeitjob.

Gebäudefinanzen haben eine bestimmte Form, und sobald Sie diese Form richtig abbilden, verschwindet der größte Teil der Handarbeit. Hier ist das System.

Geld fließt in zwei Richtungen. Verfolgen Sie sie getrennt.

Jedes Objekt hat genau zwei Arten von Geldfluss:

• Ausgehende Kosten. Die Reinigungsfirma, der Aufzugsservice, der Elektriker, die Versicherung. Die Gemeinschaft zahlt diese vom Gebäudekonto.
• Eingehende Einzahlungen. Beiträge zu den Gemeinschaftskosten, eine einmalige Umlage für eine Dachreparatur, Zahlungen in die Rücklage. Die Bewohner zahlen diese auf das Gebäudekonto ein.

Die meisten Tabellen quetschen beides in ein Blatt, und deshalb werden sie zur Archäologie. Ausgehende Kosten brauchen eine Antwort auf „Haben wir das bezahlt, und aus welcher Zeile des Kontoauszugs?“. Eingehende Einzahlungen brauchen eine ganz andere Antwort: „Wer genau hat bezahlt, wer nur teilweise, und wen muss ich mahnen?”. Das eine ist eine Checkliste. Das andere ist ein Konto pro Person. Halten Sie beides getrennt, und beide Fragen werden zu einem Blick.

Der Trick mit dem Verwendungszweck: Zahlungen sollen sich selbst ausweisen

Versorger und Telekommunikationsanbieter stimmen jeden Monat Millionen von Zahlungen mit einem winzigen Backoffice ab. Ihr Geheimnis ist langweilig: Jeder Zahler erhält einen eindeutigen Verwendungszweck, und dieser Verwendungszweck kommt auf dem Kontoauszug mit dem Geld zurück.

Derselbe Trick funktioniert für ein Objekt. Wenn Sie eine Umlage erheben, erhält jede Wohnung ihren eigenen Verwendungszweck. Wenn die Zahlung eingeht, sagt Ihnen der Verwendungszweck genau, welche Wohnung gezahlt hat, ohne Namensraterei. „S. Müller“ auf dem Auszug könnten drei verschiedene Bewohner sein. Der Verwendungszweck 97-4402-118 ist genau einer.

Die Fehlerquelle sind Tippfehler, und die Lösung dafür ist ein Zahlungs-QR-Code. Standardisierte Bank-QR-Formate gibt es in ganz Europa (den EPC-QR-Code, auch GiroCode genannt, in den Euro-Ländern; nationale Formate wie das serbische NBS IPS anderswo), und jede Mobile-Banking-App kann sie scannen. Der Bewohner scannt, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt, und die Überweisung kommt maschinenlesbar an. Keine vertippten Verwendungszwecke, keine gerundeten Beträge, kein „Ich glaube, ich habe das Richtige bezahlt“.

Wenn Sie aus diesem Artikel nichts anderes umsetzen, richten Sie Verwendungszwecke ein. Sie sind der Unterschied zwischen einer Abstimmung als Abgleichaufgabe und einer Abstimmung als Ratespiel.

Der Kontoauszug ist das Hauptbuch. Importieren Sie ihn, tippen Sie ihn nicht ab.

Hier ist der gedankliche Wandel, der die Tabelle abschafft: Der Kontoauszug ist bereits die maßgebliche Aufzeichnung über das Geld Ihres Objekts. Jede Einzahlung, jede Ausgabe, mit Datum und vollständig. Ihn in ein zweites Dokument abzutippen erzeugt eine Kopie, die in jeder Hinsicht schlechter ist, und dann verbringen Sie Stunden damit, die schlechte Kopie mit dem guten Original abzugleichen.

Importieren Sie stattdessen. Jede Bank stellt Auszüge in einem maschinenlesbaren Format bereit: PDF, camt.053 XML, MT940, CSV. Ein ordentliches Werkzeug liest die Datei und macht aus jeder Transaktion eine Zeile, die Sie mit einer Kosten- oder Einzahlungsposition verknüpfen können. Eingehende Zeilen werden automatisch anhand des Verwendungszwecks den Bewohnern zugeordnet. Ausgehende Zeilen werden mit der Kostenposition verknüpft, die sie begleichen. (Wenn Sie Objekte in Serbien verwalten, wo jede Bank ihr eigenes Auszugslayout hat, führen wir genau durch diesen Zoo im Leitfaden zum Import serbischer Kontoauszüge.)

Die Status berechnen sich dann von selbst. Eine Kostenposition, deren verknüpfte Transaktionen den vollen Betrag abdecken, ist bezahlt. Decken sie nur einen Teil ab: teilweise bezahlt, angezeigt als „bezahlt / gesamt“. Eine Umlage zeigt genau, welche Wohnungen bezahlt haben und welche nicht, weil es so auf dem Auszug stand, nicht weil Sie daran gedacht haben, eine Zelle zu aktualisieren.

Die Saldenprüfung: So finden Sie fehlende Monate

Ein unauffälliger Fehler ruiniert mehr Gebäudebuchhaltungen als jeder Tippfehler: ein fehlender Auszug. Sie importieren den Januar, überspringen im Chaos eines Rohrbruchs den Februar, importieren den März, und nun ist jede Zahl, die Sie berechnen, still und heimlich falsch. Sie merken es ein Jahr später, im denkbar schlechtesten Gespräch.

Die Absicherung ist einfach: Verfolgen Sie den laufenden Saldo des Gebäudekontos und prüfen Sie jeden Auszug dagegen. Jeder Auszug weist einen Anfangs- und einen Endsaldo aus. Wenn der Anfangssaldo der Datei nicht mit Ihrem erfassten Saldo übereinstimmt, fehlen Datensätze, und der Import sollte stoppen und das sagen, statt die Lücke durchrutschen zu lassen. Importieren Sie den fehlenden Auszug, dann fahren Sie fort. Ihr erfasster Saldo springt auf den Endsaldo des Auszugs, und die Kette bleibt lückenlos.

Eine lückenlose Kette ist mehr wert als Ordnung. Sie bedeutet, dass Sie jederzeit belegen können, wohin jeder Euro geflossen ist, und genau das brauchen Sie auf der Eigentümerversammlung, und genau das kann eine aus dem Gedächtnis gebaute Tabelle nie belegen. Sie ist auch der Grund, warum sich die Jahresabrechnung von selbst aufbaut, statt Ihren Januar aufzufressen: Diesen ganzen Zyklus behandeln wir im Leitfaden zur Eigentümerabrechnung.

Ein Hinweis zum Datenschutz, denn Auszüge sind sensibel

Ein Kontoauszug eines Gebäudekontos enthält den Namen und die Zahlungshistorie jedes Bewohners. Gehen Sie bewusst damit um, wohin diese Datei gelangt. Die stärkste Lösung ist eine, bei der der Auszug lokal verarbeitet wird, auf Ihrem eigenen Computer oder Telefon, und nie irgendwo als Datei hochgeladen oder gespeichert wird; nur die Transaktionszeilen, die Sie speichern möchten, verlassen das Gerät. Wenn Sie Werkzeuge prüfen, stellen Sie diese Frage direkt. „Wohin gelangt die Auszugsdatei?“ ist eine Frage, die jeder Anbieter in einem Satz beantworten können sollte.

Was das ersetzt

Der Nutzen ist nicht abstrakt. Ein System aus Verwendungszweck plus Import ersetzt ganz konkret:

• Den Abstimmungsabend. Der Abgleich wird für Zahlungen mit Verwendungszweck automatisch und für den Rest zu zwei Klicks.
• Die „Hast du bezahlt?“-Nachrichten. Die Wer-hat-bezahlt-Ansicht beantwortet das, sodass Sie nur die tatsächlichen Nichtzahler kontaktieren, mit den Zahlen vor Augen. (Wenn diese Gespräche derzeit in einem Gruppenchat stattfinden, ist das ein eigenes Problem.)
• Die peinliche Falschbeschuldigung. Jemanden zu mahnen, der vor drei Wochen bezahlt hat, kostet mehr Wohlwollen als jede verspätete Zahlung. Über den Verwendungszweck abgeglichene Datensätze machen das unmöglich.
• Das schwarze Loch der Übergabe. Ein Verwalterwechsel übergibt eine verknüpfte, lückenlose Aufzeichnung statt „der Tabelle, größtenteils aktuell bis zu irgendeinem Zeitpunkt“.

Wohin das führt

Sobald sich Zahlungen selbst ausweisen und Auszüge sauber importieren, werden zwei Erweiterungen fast kostenlos. Die erste ist der Einzug per Lastschrift, statt auf Überweisungen zu warten, was die Arbeit vom Mahnen zu einem monatlichen Datei-Upload verlagert: Wir behandeln sie im Leitfaden zur SEPA-Lastschrift. Die zweite ist die Jahresabrechnung, die kein Projekt mehr ist, sondern ein Bericht, den Sie erzeugen, weil die Transaktionskette, die sie zusammenfasst, bereits existiert.

Die Tabelle hatte ihre gute Zeit. Aber sie war immer eine manuelle Kopie einer Aufzeichnung, die Ihre Bank besser führt. Verknüpfen Sie die Aufzeichnung, statt sie zu kopieren, und die Gebäudefinanzen schrumpfen von einem Abend pro Woche auf Minuten pro Monat.