Kako izabrati softver za upravljanje zgradama: vodič iz prakse

Kupovina softvera za upravljanje zgradama je naporna jer je tržište podeljeno na dva pola. Na jednom kraju imate zastarele desktop sisteme napravljene 2003. godine, dizajnirane za velike profesionalne upravnike kojima treba da štampaju zapisnike sa skupština. Strašno su predimenzionisani za sve ostalo što vam treba. Na drugom kraju imate stotinu startap aplikacija koje rade praćenje prijava ali ignorišu obaveštenja, dokumente, opseg po više zgrada i stvarnu strukturu vašeg posla.

Ovaj vodič je praktičan filter. Navodi mogućnosti koje su bitne za upravnika zgrade u radu, i one kojima se demonstracije hvale ali ih niko nikada ne koristi.

Šta vam zaista treba (tih osam)

1. Struktuirane prijave, ne samo čet

Alat treba da modeluje kvar kao zapis sa poljem statusa, zaduženom osobom i istorijom. Sve što je „WhatsApp ali za upravnike“ je beskorisno iz istih razloga iz kojih je WhatsApp.

Ako ne možete da filtrirate otvorene kvarove kroz sve zgrade u dva klika, alat je ispod nivoa.

2. Opseg po više zgrada

Vodite više od jedne zgrade. Svaki ekran treba da prikazuje jednu zgradu ili sve njih, nikada neku slučajnu mešavinu. Stanari zgrade A nikada ne bi trebalo da vide kvarove, dokumente ili obaveštenja iz zgrade B, čak ni slučajno.

Ako demonstracija ne može da vam pokaže čist način da promenite kontekst zgrade, model podataka u osnovi je pogrešan i borićete se sa njim zauvek.

3. Tri uloge, prave dozvole

Vlasnik / Upravnik / Serviser / Stanar. Svaka uloga vidi drugačiju površinu. Vlasnik vidi novac i upravnike. Upravnik vidi zgrade i prijave. Serviser vidi samo svoj red. Stanar vidi samo svoju zgradu.

Ako alat ima samo „administratora“ i „korisnika“, ručno ćete sklapati dozvole u glavi i jednog dana će serviser videti račun koji ne bi smeo.

4. Uvođenje stanara preko koda, ne preko linka na imejlu

Uvođenje preko linka na imejlu otkaže oko 30% puta. Linkovi ističu, linkovi idu u spam, stanari uopšte nemaju imejl (vrlo često u starijim zgradama). Kod od 6 znakova koji stanar otkuca u aplikaciju radi za svakoga.

Ako alat ima samo uvođenje preko linka na imejlu, očekujte da ćete ručno uvoditi starije stanare do kraja sveta.

5. Dokumenti po zgradi

Šačica dokumenata koja stanarima ikada treba: kućni red, plan zaštite od požara, zapisnici sa skupština, obračun zajedničkih troškova. Otpremite jednom po zgradi, svaki stanar u toj zgradi dobija pristup. PDF / DOC / slika. Do 25 MB po fajlu je više nego dovoljno.

Ako alat uopšte nema skladište dokumenata, nastavićete da šaljete PDF-ove na imejl i to poništava pola poente.

6. Obaveštenja sa podsetnicima

Dve kategorije: Događaj (sa opcionim podsetnikom 1h / 24h / 48h ranije) i Info. To je sve. Stanari dobijaju push obaveštenja. Upravnici ne dobijaju podsetnike za događaje koje su sami napravili.

Ako alat ima razrađene tokove obaveštavanja sa lancima odobrenja i dnevnicima postupanja, plaćate za mogućnost koja postoji da zadovolji nabavnu čekliste. Ona ne pomaže upravniku.

7. Trag o postupanju za svaki kvar

Kada vlasnik na skupštini pita zašto je kvar iz novembra trajao tri nedelje, morate da proizvedete hronologiju. Svaka promena statusa, svaka dodela, svaki komentar. Sa vremenskim oznakama.

Ovo je takođe pravno korisno. U većini pravnih sistema, dnevnik o tome kako ste postupili po žalbi je vaša odbrana ako stanar eskalira.

8. Prvo mobilna, uz podršku za veb

90% interakcije sa stanarima je na mobilnom. 90% interakcije upravnika je takođe na mobilnom (niste za stolom, u zgradi ste). Veb aplikacija je za kancelarijske zadatke: težu administraciju, naplatu, podešavanje.

Ako je alat samo za veb, a mobilno iskustvo je „responzivni veb“, stanari ga neće koristiti i cela stvar se raspada.

Šta vam zapravo ne treba (impresivne distrakcije)

Bilo šta „pokretano veštačkom inteligencijom“

Devet od deset puta ovo je mogućnost koja traži problem. Automatsko kategorisanje prijava zvuči sjajno dok ne shvatite da upravnik to može za 1 sekundu po prijavi, a veštačka inteligencija pogreši 20% puta.

Preskočite dok alat koji već koristite to ne doda besplatno.

Ugrađena obrada plaćanja

Zvuči neverovatno u demonstraciji. U praksi, stanari plaćaju zakup ili zajedničke troškove kroz onaj kanal koji njihova država koristi (bankovni prenos, trajni nalog, mobilne bankarske aplikacije na Balkanu), a integrisanje plaćanja u vaš alat za upravljanje znači ponovno pravljenje šina koje već postoje. Većina agencija koje su ovo probale vratile su to nazad.

Marketplejsovi dobavljača

„Nađite vodoinstalatera kroz našu aplikaciju.“ Vodoinstalateri u vašem gradu su ljudi koje već poznajete, a izbor na marketplejsu je gori od vašeg sopstvenog spiska. Ova mogućnost postoji u prezentacijama; niko je ne koristi.

Uređivači prilagođenih tokova rada

Interfejs prevuci-i-pusti za dizajniranje sopstvenih statusa prijava. Zvuči moćno. U stvarnosti ćete koristiti podrazumevani i nikada ga nećete dirati. Ako ga dirnete, napravićete tok rada koji zbuni svakog upravnika koji se kasnije pridruži. Standardni model sa 5 statusa radi. Ne komplikujte preterano.

Ankete „zadovoljstva stanara“ posle svakog kvara

Stanari će popuniti jednu anketu, pa ignorisati ostale. Potvrda kvara (Potvrdi popravku / Ponovo otvori) je mnogo verniji signal, i besplatan je, jer je već deo toka rada.

Provera stvarnosti oko cenovnika

Cene u ovom prostoru su divlje. Neki alati naplaćuju po zgradi, neki po stanu, neki po korisniku, neki po upravniku. Nekolicina je sa fiksnom cenom. Evo kako da razmišljate o tome:

• Cena po stanu je najgora. Kažnjava vas što vodite zgrade sa mnogo malih stanova.
• Cena po zgradi je u redu ako je granica stanova po zgradi dovoljno visoka.
• Cena po upravniku se poklapa sa time kako se vrednost stvara u vašem poslu. Kapacitet vaših upravnika je ono što se skalira.
• Fiksna cena sa nivoima mogućnosti je najčistija, posebno ako uključuje besplatan nivo za probu.

Razumna cena za malu agenciju (3-5 zgrada) je 30-80€ mesečno ukupno. Bilo šta iznad 200€ mesečno za malu agenciju je tržište zastarelih desktop sistema i treba da bežite.

Procena za 30 minuta

Kada probate alat, uradite tačno ovo i za 30 minuta ćete saznati da li valja:

1. Registrujte se. Da li je trajalo više od 5 minuta? Loš znak.
2. Napravite zgradu. Da li je tražilo 17 polja? Loš znak. Dva (naziv i adresa) bi trebalo da budu dovoljna za početak.
3. Pozovite stanara. Da li je tok bio razumljiv osobi koja nije tehnička? Testirajte na sopstvenoj porodici.
4. Prijavite žalbu kao stanar. Da li je forma bila brza i tolerantna? Da li ste morali da izaberete kategoriju pre nego što ste uopšte mogli da otkucate kvar?
5. Trijaža kao upravnik. Da li ste mogli da je dodelite serviseru u dva tapa?
6. Rešite kao serviser. Da li ste mogli da označite spremnim bez kucanja pasusa?
7. Potvrdite kao stanar. Da li ste dobili obaveštenje? Da li je radnja potvrde bila jedan tap?

Ako je svih sedam koraka brzo i očigledno, alat je dobar. Ako bilo koji od njih traje više od 90 sekundi, alat ne razume tok rada.

Napomena o internacionalizaciji

Ako ste na tržištu gde se ne govori engleski, jezik je važniji nego što mislite. Alat koji je u potpunosti preveden na jezik vaših stanara dobiće 30% veće prihvatanje od onog koji je samo na engleskom, čak i kada vaši stanari nominalno govore engleski. Ljudi se bave svojom stambenom situacijom na maternjem jeziku.

Dobri alati prvo internacionalizuju površinu okrenutu stanarima, drugu po redu površinu okrenutu upravnicima, a površinu za vlasnika / naplatu ostavljaju na engleskom. To je pravi redosled, jer je stanar korisnik sa najvećim rizikom odustajanja ako iskustvo deluje strano.

Suština

Kupujete nazad dva do tri sata sopstvenog vremena dnevno. Shvatite procenu ozbiljno, dajte sebi pravu dvonedeljnu probu na bar jednoj zgradi pre nego što se obavežete, i nemojte da vas distraktira demonstraciono pozorište.

Pravi alat je onaj koji posle dve nedelje ne biste hteli da date. Sve ostalo je buka.