Uvoz bančnega izpiska: vsako plačilo k pravemu stanovanju

Na začetku meseca je pri večini upravnikov isti prizor: v enem zavihku spletna banka, v drugem preglednica plačil. Vrstico za vrstico povezujejo nakazila s stanovanji. “NOVAK JANEZ” je nakazal 86,40 EUR z namenom “stroški junij”, v bloku pa živita dva Janeza Novaka. Pri eni stavbi je to ura dela. Pri tridesetih stavbah je to delovni dan, ki se naslednji mesec začne znova.

Banka vse te podatke že ima, natančne in popolne. Dovolj je, da jih izvozite v datoteko, namesto da jih pretipkavate.

Katero datoteko prenesti

Kvaro bere izpiske takšne, kot jih izda banka. Datoteke ni treba preimenovati, stolpcev urejati ali izpolnjevati predloge.

• XML izpisek (camt.053) po priporočilih Združenja bank Slovenije. Iz njega Kvaro prebere tudi namen plačila in sklic prejemnika.
• Izvoz prometov (camt.052) iz NLB Proklika.
• NLB “Promet na poslovnem računu” v Excelu (XLSX).
• Delavska hranilnica “Promet” v CSV.
• MT940, če ga vaša banka ponuja.

Če lahko izbirate, vzemite camt.053. V njem sta začetno in končno stanje, zato lahko Kvaro preveri, da ni izpadlo nobeno obdobje. Stanje Kvaro najde tudi v drugih izvozih: pri NLB-jevem Excelu ga izračuna iz stolpca s stanjem po vsaki transakciji, pri Delavski hranilnici pa ga prebere iz povzetka nad prometom. Dnevne izpiske za daljše obdobje stisnite v ZIP ali izberite več datotek hkrati.

Kako do datoteke

Meniji se od banke do banke razlikujejo, postopek pa je skoraj vedno enak:

1. V spletni banki odprite račun stavbe.
2. Izberite izpiske ali promet in obdobje, na primer prejšnji mesec.
3. Prenesite datoteko kot XML (camt.053), XLSX ali CSV.
4. V Kvaru pod Finance na zavihku “Dodajanje izpiskov” naložite datoteko.

Uvažajte po vrsti, mesec za mesecem. Če datoteka vsebuje začetno stanje, ga Kvaro primerja z zabeleženim stanjem računa stavbe. Če se ne ujemata, manjka prejšnji izpisek, in uvoz počaka, dokler ga ne dodate.

Kaj se zgodi ob nalaganju

Kvaro prebere vsako vrstico in jo pokaže v predogledu, preden karkoli shrani. Pri tem:

• Preveri, ali je izpisek res z računa stavbe. IBAN stavbe Kvaro preveri že ob vnosu: vsak slovenski IBAN se začne s SI56, Kvaro pa preveri tudi kontrolno številko računa, zato napačno vtipkan račun ne pride do etažnih lastnikov. IBAN iz izpiska primerja z njim. Izpisek druge stavbe, naložen po pomoti, se ustavi, preden se shrani ena sama vrstica. Če datoteka vsebuje več računov, na primer vse stavbe, ki jih vodite pri isti banki, ostanejo samo vrstice te stavbe.
• Č, š in ž ostanejo na svojem mestu. Datoteke v starejši kodni tabeli (Windows-1250) Kvaro prepozna, zato Žnidaršič na izpisku ostane Žnidaršič.
• Šteje samo knjižen promet. Vrstice, ki jih banka še obdeluje, Kvaro preskoči.
• Prazna polja ostanejo prazna. Banke v camt.053 manjkajoče ime, sklic ali namen pogosto nadomestijo z “NOTPROVIDED” ali z vezajem. Kvaro takšne nadomestke izpusti, zato se v opisu plačila ne pojavijo.

Datoteka pri tem ostane pri vas. Izpisek računa stavbe vsebuje imena in zgodovino plačil vseh etažnih lastnikov, zato ga Kvaro prebere kar v brskalniku ali na telefonu, same datoteke pa ne pošlje nikamor. Shranijo se samo vrstice, ki jih po predogledu potrdite.

Sklic SI12 in UPN QR

Ko v Kvaru odprete zbiranje sredstev, naj gre za mesečne obratovalne stroške, vplačilo v rezervni sklad ali enkratni prispevek za popravilo strehe, vsako stanovanje za to zbiranje dobi nov sklic v modelu SI12, na primer SI12 0000304185264. Zadnja števka je kontrolna in jo izračuna Kvaro.

Ob sklicu Kvaro izriše kodo UPN QR, isto, kot jo poznate z UPN naloga: prejemnik, IBAN, znesek, sklic, namen plačila ter ime lastnika z naslovom stavbe kot plačnik so v eni kodi. Slovenske mobilne bančne aplikacije jo skenirajo, zato lastnik ničesar ne vtipka. Etažnim lastnikom brez aplikacije natisnete seznam s kodo UPN QR ob vsakem, ki še ni plačal.

Vsako nakazilo nosi dva sklica: plačnikovega, pogosto SI99, in prejemnikovega. Kvaro bere samo sklic prejemnika, torej tistega, ki ste ga dodelili vi. NLB ga v izvozu XLSX izpiše brez črk SI, Kvaro pa ga prepozna tudi tako.

Ko izpisek prispe, se vsako plačilo z vašim sklicem samo poveže s pravim stanovanjem, tudi če je lastnik plačal s hčerinega računa. Za vsako zbiranje vidite, kdo je plačal, kdo delno in kdo ne.

Sklic je za vsako zbiranje nov, zato se plačilo s trajnikom, ki nosi star ali stalen sklic, ne poveže samo. Takšna plačila, skupaj z redkimi plačili brez sklica, počakajo v znesku “Nerazporejeno”, v pogledu plačnikov pa jih z gumbom “Razporedi” dodelite stanovanjem.

Odlivi delujejo enako: plačilo servisu dvigala enkrat povežete s stroškom in strošek preklopi na plačan.

Česa Kvaro ne uvozi

• Izpiskov v PDF. PDF je narejen za branje, ne za strojno obdelavo, zato ga Kvaro zavrne s sporočilom o napaki. Isto obdobje prenesite kot XML, XLSX ali CSV.
• Starega formata ZBSxml 2.2, ki so ga banke opustile leta 2016. Namesto njega izvozite camt.053.
• Posameznih obvestil o prometu (camt.054). Uvozite izpisek camt.053, ki zajame ves promet.
• Izpiskov kreditnih kartic, ker to ni promet računa stavbe.

Kaj s tem pridobite

Ko usklajevanje traja nekaj minut namesto celega večera, prihranjeni čas dobi naslednja stavba. Na zboru etažnih lastnikov imate pred sabo seznam, izračunan iz izpiska: kdo je koliko plačal, koliko je dolgov in koliko je v rezervnem skladu. Upravnik, ki to lahko pokaže, lažje prevzame novo stavbo kot tisti, ki razlaga svojo preglednico.

Celoten sistem spremljanja plačil opisuje vodnik po financah stavbe brez preglednic, letni krog od proračuna do letnega obračuna pa računovodsko leto stavbe. Od lastnikov, ki podpišejo soglasje, lahko stroške pobirate tudi z direktno obremenitvijo SEPA.