Izbira programske opreme za upravljanje stavb: praktični vodnik za upravnika

Nakup programske opreme za upravljanje stavb je nadležen, ker je trg dvopolen. Na eni strani imate zastarele namizne sisteme, zgrajene leta 2003, zasnovane za upravnika, ki mora natisniti zapisnik zbora etažnih lastnikov. Za vse drugo, kar potrebujete, so divje predimenzionirani. Na drugi strani imate sto zagonskih aplikacij, ki sledijo prijavam, a prezrejo obvestila, dokumente, ločevanje po stavbah in dejansko strukturo organizacije vašega posla.

Ta vodnik je praktičen filter. Našteva funkcije, ki štejejo za delujočega upravnika, in funkcije, s katerimi se hvalijo predstavitve, a jih nihče nikoli ne uporabi.

Kaj dejansko potrebujete (osem stvari)

1. Strukturirane prijave, ne le klepet

Orodje mora prijavo modelirati kot zapis s poljem statusa, dodeljeno osebo in zgodovino. Karkoli je “WhatsApp, a za upravnike”, je neuporabno iz istih razlogov, iz katerih je WhatsApp.

Če ne morete v dveh klikih filtrirati odprtih prijav po vseh stavbah, je orodje pod sprejemljivo mejo.

2. Ločevanje po več stavbah

Upravljate več kot eno stavbo. Vsak zaslon mora prikazovati eno stavbo ali vse, nikoli neke naključne mešanice. Stanovalci stavbe A nikoli ne bi smeli videti prijav, dokumentov ali obvestil iz stavbe B, niti po naključju.

Če vam predstavitev ne more pokazati čistega načina za preklapljanje konteksta stavbe, je osnovni podatkovni model napačen in se boste z njim borili za vedno.

3. Tri vloge, prave pravice

Lastnik / Upravnik / Serviser / Stanovalec. Vsaka vloga vidi drugačno površino. Lastnik vidi denar in upravnike. Upravnik vidi stavbe in prijave. Serviser vidi le svojo čakalno vrsto. Stanovalec vidi le svojo stavbo.

Če ima orodje le “skrbnika” in “uporabnika”, boste pravice ročno krpali v svoji glavi in nekega dne bo serviser videl račun, ki ga ne bi smel.

4. Vključitev stanovalcev s kodo, ne s povezavo po e-pošti

Vključevanje s povezavo po e-pošti odpove približno v 30 % primerov. Povezave potečejo, povezave gredo med neželeno pošto, stanovalci sploh nimajo e-pošte (zelo pogosto v starejših stavbah). Šestmestna koda, ki jo stanovalec vtipka v aplikacijo, deluje za vse.

Če ima orodje le vključevanje s povezavo po e-pošti, pričakujte, da boste starejše stanovalce ročno vključevali do konca časa.

5. Dokumenti po stavbah

Peščica dokumentov, ki jih stanovalci kdaj potrebujejo: hišni red, požarni načrt, zapisnik zbora etažnih lastnikov, obračun obratovalnih stroškov. Naložite enkrat na stavbo, vsak stanovalec v tej stavbi dobi dostop. PDF / DOC / slika. Do 25 MB na datoteko je več kot dovolj.

Če orodje sploh nima shrambe za dokumente, boste še naprej pošiljali PDF-je po e-pošti in to izniči polovico smisla.

6. Obvestila z opomniki

Dve kategoriji: Dogodek (z neobveznim opomnikom 1 uro / 24 ur / 48 ur prej) in Informacija. To je vse. Stanovalci prejmejo potisna obvestila. Upravniki ne prejmejo opomnikov za dogodke, ki so jih ustvarili sami.

Če ima orodje zapletene poteke obvestil z verigami odobritev in revizijskimi dnevniki, plačujete za funkcijo, ki obstaja, da zadosti nabavnemu seznamu. Upravniku ne pomaga.

7. Sled za revizijo na vsaki prijavi

Ko lastnik na zboru vpraša, zakaj je novembrska prijava trajala tri tedne, morate predstaviti časovni potek. Vsaka sprememba statusa, vsaka dodelitev, vsak komentar. S časovnimi žigi.

To je tudi pravno koristno. V večini pravnih okolij je revizijski dnevnik o tem, kako ste obravnavali pritožbo, vaša obramba, če jo stanovalec zaostri.

8. Najprej za mobilne naprave, podprto na spletu

90 % interakcije stanovalcev poteka prek mobilnih naprav. 90 % interakcije upravnika prav tako poteka prek mobilnih naprav (niste za mizo, ste v stavbi). Spletna aplikacija je za pisarniška opravila: zahtevno administracijo, zaračunavanje, nastavitve.

Če je orodje le spletno in je mobilna izkušnja “odzivni splet”, ga stanovalci ne bodo uporabljali in vse skupaj razpade.

Kaj dejansko ne potrebujete (vtisljive zmote)

Karkoli “z umetno inteligenco”

Devetkrat od desetih je to funkcija, ki išče težavo. Samodejno razvrščanje prijav zveni odlično, dokler ne ugotovite, da upravnik to opravi v 1 sekundi na prijavo in da se umetna inteligenca zmoti v 20 % primerov.

Izpustite, dokler orodje, ki ga že uporabljate, te funkcije ne doda brezplačno.

Vgrajeno procesiranje plačil

V predstavitvi zveni neverjetno. V praksi stanovalci plačujejo najemnino ali obratovalne stroške prek kanala, ki ga uporablja njihova država (bančni nakazila, mobilne bančne aplikacije), vključevanje plačil v vaše upravniško orodje pa pomeni ponovno gradnjo tirov, ki že obstajajo. Večina podjetij, ki so to poskusila, je odločitev preklicala.

Tržnice izvajalcev

“Najdite vodovodarja prek naše aplikacije.” Vodovodarji v vašem mestu so ljudje, ki jih že poznate, izbor na tržnici pa je slabši od vaše lastne zasedbe. Ta funkcija obstaja v predstavitvenih gradivih; nihče je ne uporablja.

Urejevalniki poteka dela po meri

Vmesnik povleci in spusti za oblikovanje lastnih statusov prijav. Zveni zmogljivo. V resnici boste uporabljali privzeto nastavitev in se tega nikoli ne dotaknili. Če se boste dotaknili, boste ustvarili potek dela, ki bo zmedel vsakega upravnika, ki se pridruži pozneje. Standardni model s 5 statusi deluje. Ne pretiravajte z zapletenostjo.

Ankete o “zadovoljstvu stanovalcev” po vsaki prijavi

Stanovalci bodo izpolnili eno anketo, nato pa ignorirali ostale. Potrditev prijave (Potrdi popravilo / Znova odpri) je veliko verodostojnejši signal in je brezplačna, ker je že del poteka dela.

Preverjanje resnice o cenah

Cene na tem področju so divje. Nekatera orodja zaračunavajo na stavbo, nekatera na enoto, nekatera na uporabnika, nekatera na upravnika. Nekaj jih je pavšalnih. Tukaj je, kako o tem razmišljati:

• Cena na enoto je najslabša. Kaznuje vas za upravljanje stavb z veliko majhnimi stanovanji.
• Cena na stavbo je v redu, če je zgornja meja enot na stavbo dovolj visoka.
• Cena na upravnika je usklajena s tem, kako se v vašem poslu ustvarja vrednost. Vaša zmogljivost upravnika je tisto, kar raste.
• Pavšal s stopnjami funkcij je najčistejši, še posebej če vključuje brezplačno stopnjo za preizkušanje.

Razumna cena za majhno podjetje (3-5 stavb) je 30-80 €/mesec skupaj. Karkoli nad 200 €/mesec za majhno podjetje je trg zastarelih namiznih sistemov in morali bi pobegniti.

30-minutno preverjanje

Ko preizkušate orodje, naredite točno tole in v 30 minutah boste izvedeli, ali je dobro:

1. Registrirajte se. Je trajalo več kot 5 minut? Slab znak.
2. Ustvarite stavbo. Je zahtevalo 17 polj? Slab znak. Dve (ime in naslov) bi morali zadostovati za začetek.
3. Povabite stanovalca. Je bil potek razumljiv netehnični osebi? Preizkusite na lastni družini.
4. Oddajte pritožbo kot stanovalec. Je bil obrazec hiter in prizanesljiv? Ste morali izbrati kategorijo, preden ste sploh lahko vtipkali napako?
5. Triažirajte kot upravnik. Ste jo lahko dodelili serviserju v dveh tapih?
6. Razrešite kot serviser. Ste jo lahko označili za pripravljeno, ne da bi natipkali odstavek?
7. Potrdite kot stanovalec. Ste prejeli obvestilo? Je bilo dejanje potrditve en sam tap?

Če je vseh sedem korakov hitrih in očitnih, je orodje dobro. Če kateri koli od njih traja več kot 90 sekund, orodje ne razume poteka dela.

Opomba o lokalizaciji

Če ste na neangleško govorečem trgu, jezik šteje bolj, kot mislite. Orodje, ki je v celoti prevedeno v jezik vaših stanovalcev, bo doseglo 30 % višjo uporabo kot tisto, ki je samo v angleščini, tudi kadar vaši stanovalci nominalno govorijo angleško. Ljudje urejajo svoje bivanjske razmere v svojem maternem jeziku.

Dobra orodja najprej lokalizirajo površino, namenjeno stanovalcem, kot drugo površino za upravnike, površino za lastnike in zaračunavanje pa pustijo v angleščini. To je pravi vrstni red, ker je stanovalec uporabnik z najvišjim tveganjem osipa, če se mu izkušnja zdi tuja.

Bistvo

Odkupujete si dve do tri ure svojega časa na dan. Vzemite ovrednotenje resno, dajte si pravo dvotedensko preizkusno obdobje na vsaj eni stavbi, preden se odločite, in se ne pustite zamotiti predstavitvenemu gledališču.

Pravo orodje je tisto, ki se mu po dveh tednih ne bi želeli odpovedati. Vse drugo je šum.