Import extras de cont pentru asociația de proprietari

La începutul fiecărei luni, aceeași rutină. Deschizi internet bankingul asociației, derulezi încasările și încerci să afli cine a plătit întreținerea. “POPESCU ION 245,00 RON” e proprietarul de la ap. 12 sau chiriașul de la ap. 31? Transferul cu “intretinere martie” a venit din contul fiicei, cu alt nume de familie. Sumele ajung de mână într-un Excel, iar pe la miezul nopții una ajunge pe rândul greșit. Pentru un bloc pierzi o seară. Pentru zece blocuri pierzi o zi întreagă, în fiecare lună.

Banca are deja toate datele, complete și corecte. Trebuie doar să le descarci ca fișier, în loc să le copiezi de mână.

Ce extras descarci de la fiecare bancă

Kvaro citește fișierul așa cum îl dă banca. Nu redenumești nimic, nu ștergi coloane și nu completezi niciun șablon.

• MT940, extrasul standard pentru conturile de firmă, de la Banca Transilvania, BCR, BRD (inclusiv fișierele MultiCash), ING, Raiffeisen, Alpha Bank, Exim Banca Românească, CEC, UniCredit și Revolut.
• CSV din internet banking: BT24, BCR Click 24, George și ING Home’Bank.
• Excel (XLSX) de la Raiffeisen.
• camt.053 (XML), dacă banca ți-l pune la dispoziție.

Dacă banca îți oferă și MT940, și CSV, alege MT940. În el sunt soldul de deschidere și cel de închidere, așa că Kvaro poate verifica dacă lipsește o perioadă. CSV-ul din BCR Click 24, de exemplu, nu are sold pe ultima zi, deci la el verificarea soldului nu se poate face.

Mai multe fișiere deodată, de exemplu câte unul pe zi, le selectezi împreună sau le încarci într-o arhivă ZIP. Dacă un fișier conține mai multe conturi, cum poate fi un export MultiCash de la BRD, Kvaro păstrează doar contul blocului.

Patru pași în fiecare lună

Meniurile diferă de la o bancă la alta, drumul aproape deloc:

1. În internet banking deschizi contul asociației și tranzacțiile lui.
2. Alegi perioada, de exemplu luna trecută.
3. Exporți tranzacțiile în MT940 sau CSV (la Raiffeisen, în Excel).
4. În Kvaro, la Finanțe, încarci fișierul din “Adăugare extrase”.

Descarcă extrasele fără goluri, lună de lună. Așa Kvaro poate verifica dacă lipsește vreo perioadă.

Ce se întâmplă când încarci fișierul

Kvaro citește fiecare rând și ți-l arată într-o previzualizare înainte să salveze ceva:

• Contul este verificat. Când extrasul conține IBAN-ul, Kvaro îl compară cu contul blocului și oprește extrasul altui bloc înainte să se salveze vreun rând. Exportul ING Home’Bank nu tipărește IBAN-ul, așa că este atribuit contului blocului în care îl încarci.
• Fiecare bancă e citită în dialectul ei. În MT940, BCR scrie plătitorul și detaliile cu cuvinte-cheie (“Platitor”, “Detalii”), ING le împarte în câmpuri numerotate, iar Banca Transilvania le continuă pe rânduri noi. Kvaro recunoaște banca după IBAN și scoate din fiecare extras numele plătitorului și detaliile plății, fără codurile interne ale băncii.
• Diacriticele rămân diacritice. Fișierele scrise în vechile codificări Windows se citesc corect, iar ș, ț și ă nu se transformă în semne ciudate.
• Sumele sunt în lei. Dacă extrasul nu spune altfel, moneda este RON, iar dintr-un cont afișat în mai multe monede Kvaro păstrează leii.
• Soldul este verificat. Dacă soldul de deschidere din fișier nu se potrivește cu soldul înregistrat al blocului, Kvaro te avertizează că lipsește o perioadă.

Fișierul rămâne pe dispozitivul tău

Extrasul de cont al asociației conține numele, IBAN-urile și istoricul plăților fiecărui proprietar. De aceea Kvaro îl citește direct pe calculatorul sau pe telefonul tău. Fișierul în sine nu este încărcat nicăieri. Se salvează doar rândurile pe care le păstrezi după previzualizare.

Numărul de referință face potrivirea

Când emiți în Kvaro o încasare, fie întreținerea lunară, fie o contribuție la fondul de reparații, fiecare apartament primește pentru acea încasare un număr de referință nou, din 8 cifre, generat aleatoriu. Numărul se schimbă la fiecare încasare și nu este un cod permanent al apartamentului. Proprietarul îl vede în aplicație alături de beneficiar, IBAN și sumă, fiecare cu buton de copiere, și îl lipește în detaliile plății. Detaliile sunt text liber: dacă proprietarul scrie “intretinere martie ap 12 26011804”, plata se potrivește oricum, pentru că Kvaro caută cele 8 cifre oriunde în text.

În România, Kvaro nu afișează cod QR de plată. Pentru plățile în lei nu există un cod QR bancar deschis, pe care o asociație să-l poată genera fără să se înscrie la o bancă, așa că datele de plată rămân text de copiat. Pentru proprietarii care nu folosesc aplicația, tipărești lista cu numerele de referință și o pui la avizier, lângă lista de plată.

Când încarci extrasul, fiecare plată primită cu număr de referință ajunge singură la apartamentul corect, chiar dacă a plătit fiica din contul ei. Pentru fiecare încasare vezi cine a plătit, cine a plătit parțial și cine are restanță. Puținele plăți fără referință rămân la “Neatribuit” în încasarea respectivă, iar tu le atribui apartamentului corect cu “Alocă”, din lista cu cine a plătit. La fel se întâmplă cu un ordin de plată programat: trimite în fiecare lună aceleași detalii, nu referința nouă, deci nu se potrivește singur.

Plățile ieșite merg la fel. Legi plata facturii la apă sau a firmei de lift de cheltuiala pe care o achită, iar cheltuiala trece la plătită.

Ce nu se importă

• PDF. Extrasul PDF e făcut pentru ochii oamenilor. Dacă încarci un PDF, Kvaro afișează o eroare. Descarcă aceeași perioadă în MT940 sau CSV.
• Exporturile de card. Extrasul unui card de credit nu se importă. Asociația încasează și plătește din cont, iar contul îl încarci.
• Câteva exporturi mai noi. CSV-urile din BT Go și NeoBT, șablonul CSV “Istoric Cont” din ING Business și exportul CSV de la UniCredit nu sunt citite încă. Pentru aceste conturi, descarcă extrasul în MT940.

Și după aceea?

Cu un fișier pe lună pentru fiecare bloc și câteva minute de previzualizare, lista cu cine a plătit e gata înainte să te sune cineva să întrebe. Cu un lanț continuu de extrase, decontul anual iese din aceleași date, iar cifrele din raportul către proprietari se potrivesc cu banca. Întregul sistem, de la numerele de referință la verificarea soldului, este descris în cum ții finanțele blocului fără tabele Excel. Cu cât reconcilierea îți mănâncă mai puține seri, cu atât mai multe blocuri poți prelua.